Perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan dalam pengelolaan perpustakaan sekolah. Pencatatan koleksi yang sebelumnya dilakukan menggunakan buku inventaris atau lembar kerja sederhana kini dapat dikelola melalui aplikasi otomasi perpustakaan. Salah satu aplikasi yang banyak digunakan di Indonesia adalah Senayan Library Management System atau lebih dikenal dengan SLiMS.
SLiMS merupakan aplikasi pengelolaan perpustakaan berbasis web yang bersifat open source. Aplikasi ini dapat membantu pustakawan mengelola data bibliografi, eksemplar koleksi, keanggotaan, peminjaman, pengembalian, laporan, serta katalog daring. Karena berbasis web, pengelolaan data dapat dilakukan melalui peramban seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge selama perangkat terhubung dengan server tempat SLiMS dipasang.
Pada perkembangannya, SLiMS terus mengalami pembaruan. Salah satu rilis yang tersedia pada 2026 adalah SLiMS 9.8.0 dengan nama Bulian D Ace. Pembaruan ini membawa sejumlah penyempurnaan, antara lain penguatan keamanan, peningkatan fitur pencarian, perbaikan pengelolaan bibliografi dan OPAC, serta beberapa pembaruan pada laporan dan pemeliharaan sistem. Oleh karena itu, pustakawan perlu memperhatikan versi aplikasi yang digunakan sebelum mengikuti tutorial. Menu, tampilan, dan fitur tertentu dapat berbeda antara satu versi dengan versi lainnya.
Artikel ini membahas cara memahami dan menggunakan SLiMS untuk kebutuhan perpustakaan sekolah. Pembahasan disusun mulai dari persiapan, pengenalan menu, pengolahan koleksi, pengelolaan anggota, layanan sirkulasi, hingga pemanfaatan OPAC. Contoh yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan sekolah dasar, tetapi prinsip dasarnya dapat diterapkan pula pada jenjang pendidikan lainnya.
1. Mengenal SLiMS dan Fungsinya dalam Perpustakaan Sekolah
SLiMS merupakan perangkat lunak otomasi perpustakaan yang membantu mengelola kegiatan perpustakaan secara terkomputerisasi. Penggunaannya tidak terbatas pada pencatatan judul buku. Aplikasi ini juga mendukung pengelolaan data setiap eksemplar, transaksi peminjaman, pengembalian, keanggotaan, serta penyediaan katalog yang dapat ditelusuri pemustaka.
Dalam pengelolaan perpustakaan sekolah, SLiMS dapat dimanfaatkan untuk beberapa kegiatan berikut.
Pertama, pengelolaan bibliografi. Pustakawan dapat memasukkan informasi buku, seperti judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, ISBN, deskripsi fisik, subjek, dan nomor klasifikasi.
Kedua, pengelolaan eksemplar. Setiap buku yang dimiliki perpustakaan dapat diberi kode inventaris atau barcode tersendiri. Dengan demikian, beberapa buku yang memiliki judul dan edisi sama tetap dapat dibedakan berdasarkan eksemplarnya.
Ketiga, layanan sirkulasi. Data peminjaman dan pengembalian dapat dicatat melalui sistem. Pustakawan dapat mengetahui anggota yang sedang meminjam buku, tanggal pengembalian, dan riwayat transaksi.
Keempat, pengelolaan anggota. Data peserta didik, guru, dan tenaga kependidikan dapat dimasukkan sebagai anggota sesuai kebijakan perpustakaan.
Kelima, katalog daring atau OPAC. Pemustaka dapat mencari koleksi berdasarkan judul, pengarang, subjek, maupun kata kunci tanpa harus membuka rak satu per satu.
Keenam, laporan dan statistik. Data yang tersimpan dapat dimanfaatkan untuk menyusun laporan koleksi, transaksi, keanggotaan, dan aktivitas layanan.
Pemanfaatan fitur tersebut membantu pustakawan bekerja lebih tertib. Namun, aplikasi tidak menggantikan proses pengolahan bahan pustaka. Penentuan tajuk subjek, klasifikasi, nomor panggil, dan kelengkapan data tetap membutuhkan ketelitian serta pengetahuan kepustakawanan.
2. Memeriksa Versi dan Kesiapan Perangkat
Sebelum melakukan instalasi atau pembaruan, pustakawan perlu mengetahui versi SLiMS yang sedang digunakan. Informasi versi dapat dilihat melalui bagian informasi aplikasi atau halaman rilis resmi SLiMS.
Pada November 2026, situs resmi SLiMS mencatat SLiMS 9.8.0 sebagai rilis terbaru. Pengguna yang masih memakai versi 9.7.2 tidak harus langsung melakukan pembaruan tanpa persiapan. Periksa terlebih dahulu kompatibilitas sistem, kebutuhan operasional, ketersediaan cadangan data, dan petunjuk peningkatan versi.
Kesiapan perangkat meliputi beberapa hal berikut.
Komputer atau laptop yang akan digunakan untuk mengelola aplikasi.
Sistem operasi yang masih mendapatkan dukungan keamanan.
Peramban web yang diperbarui.
Web server dan layanan database yang sesuai dengan persyaratan versi SLiMS.
Ruang penyimpanan yang memadai.
Koneksi jaringan lokal atau internet sesuai kebutuhan penggunaan.
Media penyimpanan cadangan, misalnya hard disk eksternal atau penyimpanan lain yang aman.
Persyaratan teknis SLiMS dapat berubah mengikuti perkembangan versi. Oleh sebab itu, jangan menggunakan daftar kebutuhan perangkat dari tutorial lama sebagai patokan mutlak. Periksa persyaratan pada dokumentasi dan repositori resmi untuk versi yang akan dipasang.
Untuk penggunaan di satu komputer, pustakawan dapat mempelajari paket Portable SLiMS apabila tersedia dan sesuai dengan versi yang digunakan. Untuk penggunaan oleh beberapa komputer dalam jaringan, diperlukan konfigurasi server dan jaringan yang benar. Jika perpustakaan sekolah belum memiliki tenaga teknis, proses instalasi awal sebaiknya didampingi operator atau teknisi yang memahami pengelolaan server.
3. Mengunduh Aplikasi dari Sumber Resmi
Langkah awal instalasi adalah memperoleh berkas aplikasi dari sumber yang dapat dipercaya. Unduhan sebaiknya berasal dari situs resmi SLiMS atau repositori resmi pengembang.
Hindari mengunduh aplikasi dari situs yang tidak jelas karena berkas instalasi dapat saja telah dimodifikasi atau disisipi program berbahaya. Pastikan nama versi dan informasi rilis sesuai dengan dokumentasi.
Sebelum memasang versi baru, lakukan pencadangan database dan folder aplikasi yang sedang digunakan. Jangan langsung menimpa instalasi lama. Simpan salinan versi sebelumnya agar masih tersedia apabila proses pembaruan mengalami masalah.
Setelah berkas diperoleh, ikuti petunjuk instalasi sesuai jenis paket yang digunakan. Instalasi SLiMS berbasis server membutuhkan web server, PHP, dan MySQL atau MariaDB. Sementara itu, paket portabel dapat menyertakan komponen yang dibutuhkan sehingga lebih mudah digunakan untuk pembelajaran awal.
4. Mengenal Halaman OPAC dan Halaman Administrator
SLiMS mempunyai dua bagian yang perlu dibedakan, yaitu OPAC dan halaman administrator.
OPAC (Online Public Access Catalog) merupakan katalog daring yang digunakan pemustaka untuk mencari koleksi. Halaman ini dapat menampilkan kotak pencarian, daftar koleksi, informasi bibliografi, serta ketersediaan eksemplar sesuai konfigurasi perpustakaan.
Halaman administrator digunakan pustakawan atau petugas yang diberi kewenangan untuk mengelola data. Pada bagian ini terdapat menu untuk pengolahan bibliografi, sirkulasi, keanggotaan, laporan, dan pengaturan sistem.
Akun administrator harus dijaga kerahasiaannya. Jangan menggunakan satu akun dengan kata sandi yang mudah ditebak untuk semua petugas. Jika sistem mendukung pembagian hak akses, berikan kewenangan sesuai tugas masing-masing.
Untuk perpustakaan sekolah dasar, pustakawan dapat menggunakan akun pengelola utama untuk kegiatan pengolahan dan administrasi, sedangkan akses lain diberikan sesuai kebutuhan. Pengaturan hak akses membantu mengurangi risiko perubahan atau penghapusan data oleh pengguna yang tidak berwenang.
5. Mengatur Identitas dan Informasi Perpustakaan
Setelah berhasil masuk sebagai administrator, periksa pengaturan identitas perpustakaan. Informasi yang perlu diperhatikan antara lain nama perpustakaan, alamat, kontak, logo, dan keterangan lain yang akan ditampilkan pada katalog.
Isilah identitas dengan data resmi sekolah. Penulisan nama perpustakaan sebaiknya konsisten dengan dokumen kelembagaan. Logo yang digunakan juga perlu memiliki kualitas gambar yang cukup baik agar tampil jelas pada halaman OPAC.
Pengaturan berikutnya adalah kebijakan layanan, seperti batas peminjaman, lama peminjaman, aturan perpanjangan, dan ketentuan keanggotaan. Nilai pengaturan tersebut harus mengikuti kebijakan perpustakaan sekolah, bukan sekadar menyalin pengaturan milik perpustakaan lain.
Perpustakaan sekolah dasar, misalnya, dapat memiliki aturan berbeda untuk peserta didik dan guru. Jika kebijakan belum ditetapkan secara tertulis, pustakawan sebaiknya berkoordinasi dengan kepala sekolah sebelum mengaktifkan aturan transaksi.
6. Memasukkan Data Bibliografi Buku
Data bibliografi merupakan informasi yang menjelaskan identitas suatu terbitan. Pengisian data bibliografi perlu dilakukan dengan teliti karena informasi tersebut akan digunakan dalam katalog dan penelusuran koleksi.
Sebelum memasukkan data, siapkan buku yang akan diolah. Periksa halaman judul, halaman balik judul, daftar isi, dan bagian lain yang memberikan informasi penerbitan. Jangan hanya mengandalkan tulisan pada sampul karena informasi pada sampul dapat berbeda dengan halaman judul.
Secara umum, informasi yang perlu disiapkan meliputi:
Judul dan anak judul.
Nama pengarang atau penanggung jawab.
Edisi.
Tempat terbit.
Nama penerbit.
Tahun terbit.
Deskripsi fisik.
ISBN jika tersedia.
Bahasa.
Subjek.
Nomor klasifikasi.
Catatan tambahan apabila diperlukan.
Pada modul Bibliografi, pilih fungsi penambahan data bibliografi. Isikan kolom sesuai informasi yang ditemukan pada buku. Kolom wajib biasanya ditandai oleh sistem. Kolom lain dapat dilengkapi apabila informasinya tersedia dan relevan.
Perhatikan konsistensi penulisan nama pengarang. Jika nama pengarang ditulis dengan pola berbeda pada buku-buku yang sejenis, hasil pencarian berdasarkan pengarang dapat menjadi kurang rapi. Gunakan pedoman katalogisasi yang berlaku dan kebijakan pengolahan perpustakaan.
Jangan memasukkan nomor inventaris setiap eksemplar ke dalam data bibliografi utama. Data bibliografi menggambarkan identitas judul atau terbitan, sedangkan nomor inventaris dan barcode digunakan untuk membedakan setiap eksemplar fisik.
7. Menambahkan Data Eksemplar
Setelah data bibliografi disimpan, langkah berikutnya adalah memasukkan data eksemplar. Bagian ini penting terutama ketika perpustakaan memiliki beberapa salinan buku dengan judul yang sama.
Misalnya, perpustakaan memiliki lima eksemplar buku berjudul Mengenal Lingkungan. Pustakawan cukup membuat satu rekaman bibliografi untuk edisi yang sama, kemudian menambahkan lima data eksemplar. Setiap eksemplar mempunyai kode atau nomor inventaris yang berbeda.
Data eksemplar dapat memuat informasi seperti kode eksemplar, lokasi, status koleksi, sumber perolehan, dan keterangan lain sesuai fitur aplikasi. Pastikan kode tidak digunakan berulang untuk dua buku yang berbeda.
Setelah data tersimpan, cetak atau tuliskan barcode sesuai kebutuhan. Tempelkan barcode pada bagian buku yang mudah dipindai, tetapi tidak menutupi informasi penting.
8. Mengelola Keanggotaan Perpustakaan
Data anggota digunakan dalam layanan peminjaman. Di sekolah dasar, anggota dapat terdiri atas peserta didik, guru, dan tenaga kependidikan sesuai kebijakan perpustakaan.
Sebelum memasukkan data, susun daftar anggota yang telah diverifikasi. Informasi yang dapat dicatat antara lain nomor anggota, nama, jenis keanggotaan, kelas atau unit kerja, dan masa berlaku keanggotaan.
Nomor anggota harus unik. Untuk peserta didik, perpustakaan dapat menggunakan nomor anggota yang ditetapkan secara konsisten, misalnya berdasarkan kode sekolah dan nomor urut. Hindari menggunakan nomor yang sama untuk beberapa orang.
Data pribadi anggota perlu dilindungi. Jangan menampilkan informasi sensitif pada OPAC atau membagikan daftar anggota kepada pihak yang tidak berkepentingan. Gunakan data seperlunya untuk pelayanan perpustakaan.
9. Melaksanakan Layanan Peminjaman dan Pengembalian
Fitur sirkulasi membantu pustakawan mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian. Sebelum transaksi dilakukan, pastikan anggota telah terdaftar dan eksemplar buku sudah tercatat dalam sistem.
Pada saat peminjaman, petugas memilih atau memindai identitas anggota, kemudian memindai barcode buku yang dipinjam. Sistem akan mencatat transaksi berdasarkan aturan yang telah ditetapkan.
Pada saat pengembalian, petugas memindai kode buku dan memeriksa hasil transaksi. Pastikan status buku berubah menjadi tersedia apabila tidak ada masalah lain.
Untuk perpustakaan sekolah dasar, pustakawan sebaiknya tetap melakukan pemeriksaan fisik terhadap buku. Sistem dapat mencatat transaksi, tetapi kondisi buku, halaman yang rusak, atau sampul yang lepas tetap harus diperiksa secara langsung.
Jika terjadi kesalahan transaksi, lakukan koreksi sesuai kewenangan dan prosedur. Hindari menghapus riwayat secara sembarangan karena data transaksi dapat dibutuhkan untuk laporan dan penelusuran masalah.
10. Mengoptimalkan OPAC untuk Pemustaka
OPAC merupakan salah satu fitur yang dapat memperluas akses informasi koleksi. Melalui OPAC, peserta didik dan guru dapat mencari buku tanpa harus meminta pustakawan membuka daftar inventaris.
Agar OPAC bermanfaat, data bibliografi harus lengkap dan konsisten. Judul yang salah ketik, nama pengarang yang tidak seragam, atau subjek yang tidak sesuai dapat menghambat penelusuran.
Pustakawan dapat menguji pencarian menggunakan beberapa kata kunci. Misalnya, mencari berdasarkan judul, nama pengarang, atau topik. Periksa apakah hasil yang muncul benar-benar sesuai dengan buku yang dimiliki.
Untuk mengenalkan OPAC kepada peserta didik, perpustakaan dapat menyediakan petunjuk sederhana di dekat komputer layanan. Petunjuk dapat berisi cara mengetik kata kunci, memilih hasil pencarian, dan membaca informasi ketersediaan buku.
Jika komputer perpustakaan terbatas, OPAC dapat diakses melalui komputer lain yang berada dalam jaringan yang sama apabila konfigurasi memungkinkan. Akses dari luar sekolah membutuhkan pengaturan jaringan dan keamanan tambahan.
11. Membuat Laporan dan Melakukan Evaluasi
Data yang tersimpan di SLiMS dapat dimanfaatkan untuk mengevaluasi kegiatan perpustakaan. Pustakawan dapat melihat jumlah koleksi, data anggota, transaksi peminjaman, dan laporan lain yang tersedia pada versi aplikasi yang digunakan.
Laporan sebaiknya tidak hanya dikumpulkan sebagai dokumen administrasi. Informasi tersebut perlu digunakan untuk mengetahui kebutuhan pengembangan perpustakaan.
Contohnya, data peminjaman dapat membantu pustakawan mengidentifikasi jenis buku yang banyak diminati. Data koleksi dapat menunjukkan bidang pengetahuan yang masih kurang. Sementara itu, data anggota dapat membantu mengevaluasi jangkauan layanan perpustakaan.
Jika laporan menunjukkan bahwa koleksi tertentu jarang dipinjam, pustakawan tidak harus langsung menyimpulkan bahwa buku tersebut tidak bermanfaat. Perlu diperiksa apakah buku sesuai usia pembaca, apakah penempatannya mudah dijangkau, dan apakah peserta didik telah mengetahui keberadaannya.
12. Pemeliharaan Sistem dan Keamanan Data
Penggunaan SLiMS perlu disertai pemeliharaan berkala. Aplikasi yang berjalan tanpa pemeriksaan dapat mengalami masalah, seperti database tidak dapat diakses, file unggahan hilang, atau gangguan keamanan.
Beberapa kebiasaan yang perlu diterapkan adalah:
Melakukan backup database secara berkala.
Menyimpan salinan folder aplikasi dan file koleksi digital.
Menggunakan kata sandi administrator yang kuat.
Membatasi hak akses sesuai tugas.
Memperbarui aplikasi setelah memeriksa kompatibilitas dan membuat backup.
Memeriksa kapasitas penyimpanan.
Menguji proses pemulihan cadangan secara berkala.
Menghindari penggunaan akun administrator pada komputer umum.
Pembaruan aplikasi tidak boleh dilakukan secara terburu-buru. Periksa catatan rilis, persyaratan teknis, serta petunjuk upgrade. Versi PHP dan database yang sesuai untuk satu rilis belum tentu sama dengan versi yang dibutuhkan rilis berikutnya.
Penutup
SLiMS dapat menjadi sarana penting dalam meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan sekolah. Melalui aplikasi ini, kegiatan pengolahan koleksi, pencatatan eksemplar, keanggotaan, peminjaman, pengembalian, laporan, dan penelusuran katalog dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
Namun, keberhasilan penerapan SLiMS tidak hanya ditentukan oleh instalasi aplikasi. Ketepatan data, konsistensi pengolahan, keamanan sistem, pencadangan, serta kemampuan pustakawan dalam memanfaatkan fitur juga sangat menentukan.
Perpustakaan sekolah dapat memulai penerapan secara bertahap. Pustakawan dapat mendahulukan pendataan koleksi, kemudian mengembangkan layanan sirkulasi dan OPAC setelah data cukup tertata. Dengan cara tersebut, teknologi tidak sekadar menjadi fasilitas tambahan, tetapi benar-benar mendukung pelayanan informasi dan budaya membaca di sekolah.
Referensi
SLiMS. (2026). SLiMS 9.8.0 (Bulian D Ace): Release notes. GitHub. https://github.com/slims/slims9_bulian/releases
SLiMS. (n.d.). Documentation. https://slims.web.id/web/pages/docs/
SLiMS. (n.d.). SLiMS 9 Bulian: Official source code repository. GitHub. https://github.com/slims/slims9_bulian
Postingan
0 Komentar untuk "Tutorial SLiMS Terbaru: Panduan Mengelola Perpustakaan Sekolah dengan SLiMS 9.8.0"