Home » Penelusuran administrasi

Administrasi merupakan salah satu unsur penting dalam pengelolaan perpustakaan sekolah. Perpustakaan yang memiliki koleksi lengkap dan ruang yang nyaman belum tentu dapat dikatakan dikelola dengan baik apabila administrasinya tidak tertata. Sebaliknya, administrasi yang tersusun rapi akan memudahkan pengelola dalam merencanakan program, mengelola koleksi, memberikan layanan, melakukan evaluasi, hingga menyiapkan dokumen saat dilakukan monitoring, supervisi, maupun akreditasi.

Masih banyak perpustakaan sekolah yang hanya memiliki beberapa buku administrasi dasar, seperti buku inventaris dan buku peminjaman. Padahal, berdasarkan praktik pengelolaan perpustakaan yang baik serta mengacu pada Standar Nasional Perpustakaan, terdapat berbagai dokumen administrasi yang seharusnya dimiliki untuk mendukung penyelenggaraan layanan secara profesional.

Artikel ini membahas secara lengkap berbagai administrasi perpustakaan sekolah yang sebaiknya dimiliki oleh SD, SMP, dan SMA, lengkap dengan fungsi masing-masing sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melengkapi administrasi perpustakaan.

Apa Itu Administrasi Perpustakaan Sekolah?

Administrasi perpustakaan sekolah adalah seluruh dokumen, catatan, formulir, dan arsip yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan perpustakaan.

Administrasi tidak hanya berkaitan dengan pencatatan koleksi buku, tetapi juga mencakup perencanaan program kerja, organisasi, layanan, sarana prasarana, kegiatan literasi, keuangan, hingga pelaporan. Dengan administrasi yang baik, setiap kegiatan perpustakaan dapat terdokumentasi dengan jelas sehingga memudahkan pengambilan keputusan dan pengembangan layanan.

Mengapa Administrasi Perpustakaan Sangat Penting?

Administrasi yang tertata memberikan banyak manfaat bagi perpustakaan sekolah, di antaranya:

memudahkan pengelolaan koleksi;
meningkatkan kualitas layanan kepada pemustaka;
menjadi bukti pelaksanaan program kerja;
mempermudah penyusunan laporan;
mendukung proses supervisi dan akreditasi;
menjadi dasar evaluasi dan perbaikan layanan;
meningkatkan akuntabilitas pengelolaan perpustakaan.

Dengan administrasi yang lengkap, perpustakaan tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan buku, tetapi juga menjadi pusat sumber belajar yang dikelola secara profesional.

Dasar Hukum Administrasi Perpustakaan

Penyusunan administrasi perpustakaan sekolah mengacu pada beberapa regulasi, antara lain:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.
Peraturan dan kebijakan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah yang berkaitan dengan pengelolaan perpustakaan sekolah.

Seluruh administrasi yang disusun sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan sekolah tanpa mengabaikan ketentuan yang berlaku.

Kelompok Administrasi Perpustakaan Sekolah

Agar lebih mudah dipahami, administrasi perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang sebagai berikut.

A. Administrasi Perencanaan

Administrasi perencanaan berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan seluruh kegiatan perpustakaan selama satu tahun pelajaran.

1. Program Kerja Tahunan

Dokumen ini memuat seluruh kegiatan perpustakaan yang akan dilaksanakan selama satu tahun, lengkap dengan jadwal, penanggung jawab, indikator keberhasilan, dan sumber pendanaan.

2. Program Kerja Semester

Program semester merupakan penjabaran program tahunan sehingga pelaksanaan kegiatan menjadi lebih terarah dan mudah dipantau.

3. Rencana Anggaran Perpustakaan

Dokumen ini berisi perencanaan kebutuhan biaya untuk pengadaan koleksi, perawatan buku, pengembangan layanan, kegiatan literasi, hingga pemeliharaan sarana perpustakaan.

4. Kalender Kegiatan Perpustakaan

Kalender kegiatan memuat jadwal pelaksanaan seluruh program selama satu tahun, seperti Bulan Literasi, Hari Buku Nasional, lomba literasi, hingga evaluasi tahunan.

5. Jadwal Pelayanan Perpustakaan

Dokumen ini mengatur hari dan jam layanan perpustakaan sehingga pemustaka memperoleh kepastian waktu pelayanan.

B. Administrasi Organisasi

Administrasi organisasi berkaitan dengan pengelolaan kelembagaan perpustakaan.

6. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi menjelaskan susunan pengelola perpustakaan beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing.

7. Surat Keputusan (SK) Pengelola Perpustakaan

SK diterbitkan oleh kepala sekolah sebagai dasar hukum penugasan kepala perpustakaan, pustakawan, atau petugas perpustakaan.

8. Uraian Tugas Pengelola

Dokumen ini menjelaskan pembagian tugas setiap petugas agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.

9. Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP menjadi pedoman pelaksanaan layanan, seperti peminjaman buku, pengembalian, pengadaan koleksi, inventarisasi, hingga pelayanan referensi.

10. Tata Tertib Perpustakaan

Berisi hak, kewajiban, larangan, serta sanksi bagi pemustaka sehingga tercipta suasana perpustakaan yang tertib dan nyaman.

C. Administrasi Koleksi

Administrasi koleksi merupakan dokumen yang berkaitan dengan pencatatan seluruh bahan pustaka.

11. Buku Induk Inventaris

Mencatat seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan berdasarkan urutan penerimaan.

12. Buku Inventaris Koleksi

Berisi data rinci setiap koleksi, mulai dari nomor inventaris, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, harga, hingga sumber perolehan.

13. Buku Pengadaan Koleksi

Mencatat seluruh buku yang diperoleh melalui pembelian, hibah, bantuan pemerintah, atau sumbangan masyarakat.

14. Buku Hibah Koleksi

Digunakan untuk mencatat koleksi yang berasal dari donasi atau hibah.

15. Buku Penghapusan Koleksi

Mencatat koleksi yang rusak berat, hilang, atau sudah tidak relevan sehingga perlu dihapus sesuai prosedur.

D. Administrasi Layanan Perpustakaan

Administrasi layanan merupakan dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan kepada peserta didik, guru, tenaga kependidikan, maupun pengguna perpustakaan lainnya. Administrasi ini menjadi bukti bahwa perpustakaan tidak hanya memiliki koleksi, tetapi juga aktif memberikan layanan kepada pemustaka.

16. Buku Anggota Perpustakaan

Buku anggota berisi daftar seluruh pengguna yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Data yang dapat dicatat antara lain:

nomor anggota;
nama anggota;
nomor induk siswa/NIP;
kelas atau jabatan;
alamat;
tanggal pendaftaran;
keterangan.

Buku anggota membantu pengelola mengetahui jumlah pemustaka aktif serta memudahkan pelayanan peminjaman buku.

Pada sekolah yang sudah menggunakan sistem digital, data anggota dapat disimpan dalam aplikasi perpustakaan, tetapi tetap diperlukan arsip data sebagai dokumen pendukung.

17. Buku Peminjaman Buku

Buku peminjaman merupakan administrasi utama dalam layanan sirkulasi.

Dokumen ini mencatat setiap transaksi peminjaman koleksi perpustakaan.

Isi buku peminjaman biasanya meliputi:

tanggal peminjaman;
nama peminjam;
kelas;
nomor anggota;
judul buku;
nomor inventaris;
tanggal kembali;
tanda tangan.

Melalui buku peminjaman, pengelola dapat mengetahui:

jumlah transaksi peminjaman;
buku yang sering digunakan;
tingkat pemanfaatan koleksi;
kedisiplinan pemustaka.

18. Buku Pengembalian Buku

Buku pengembalian digunakan untuk mencatat buku yang telah dikembalikan oleh peminjam.

Data yang dicatat antara lain:

tanggal pengembalian;
nama peminjam;
judul buku;
kondisi buku;
keterlambatan pengembalian;
keterangan.

Administrasi ini penting untuk mengontrol keberadaan koleksi agar tidak terjadi kehilangan atau kerusakan buku.

19. Buku Kunjungan Perpustakaan

Buku kunjungan berfungsi untuk mencatat jumlah pengguna yang datang ke perpustakaan.

Data yang dapat dicatat:

tanggal kunjungan;
nama pengunjung;
kelas;
tujuan kunjungan;
kegiatan yang dilakukan.

Contoh tujuan kunjungan:

membaca;
mencari referensi;
mengerjakan tugas;
mengikuti kegiatan literasi;
menggunakan fasilitas perpustakaan.

Data kunjungan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi perkembangan minat baca peserta didik.

20. Buku Tamu Perpustakaan

Buku tamu digunakan untuk mencatat pihak luar yang berkunjung ke perpustakaan.

Contohnya:

pengawas sekolah;
dinas pendidikan;
perpustakaan daerah;
orang tua siswa;
narasumber kegiatan literasi.

Isi buku tamu antara lain:

tanggal kunjungan;
nama tamu;
instansi;
keperluan;
tanda tangan;
catatan.

21. Buku Saran dan Kritik

Buku saran digunakan untuk menampung masukan dari pemustaka terkait layanan perpustakaan.

Masukan dapat berkaitan dengan:

ketersediaan buku;
kenyamanan ruang;
pelayanan petugas;
kegiatan literasi;
fasilitas perpustakaan.

Saran tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas layanan.

E. Administrasi Literasi Perpustakaan

Perpustakaan sekolah tidak hanya berfungsi sebagai tempat membaca, tetapi juga menjadi pusat pengembangan budaya literasi. Oleh karena itu, kegiatan literasi perlu direncanakan dan didokumentasikan.

22. Jadwal Kegiatan Literasi

Jadwal literasi berisi rencana pelaksanaan kegiatan membaca atau kegiatan literasi lainnya.

Contoh kegiatan:

membaca 15 menit sebelum pembelajaran;
kunjungan perpustakaan;
pojok baca kelas;
lomba membaca;
resensi buku;
kegiatan menulis.

Dokumen ini menunjukkan bahwa sekolah memiliki program penguatan budaya membaca.

23. Jurnal Membaca Siswa

Jurnal membaca digunakan untuk mencatat aktivitas membaca peserta didik.

Isi jurnal dapat berupa:

nama siswa;
kelas;
tanggal membaca;
judul buku;
jumlah halaman;
ringkasan isi buku;
pesan atau nilai yang diperoleh.

Jurnal membaca membantu guru dan pengelola perpustakaan memantau perkembangan kebiasaan membaca siswa.

24. Dokumentasi Gerakan Literasi Sekolah (GLS)

Dokumentasi kegiatan menjadi bukti pelaksanaan program literasi.

Dokumen dapat berupa:

foto kegiatan;
berita acara;
daftar hadir;
laporan kegiatan;
hasil karya siswa.

Dokumentasi sebaiknya disimpan secara sistematis berdasarkan tahun kegiatan.

25. Rekap Kegiatan Literasi

Rekap kegiatan literasi berisi rangkuman seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan.

Contoh isi:

No	Kegiatan	Waktu Pelaksanaan	Peserta	Hasil
1	Membaca 15 menit	Setiap hari	Siswa	Budaya membaca meningkat
2	Lomba membaca puisi	Agustus	Siswa	Meningkatkan kreativitas
3	Kunjungan perpustakaan	Terjadwal	Kelas I-VI	Pemanfaatan perpustakaan meningkat

F. Administrasi Sarana dan Prasarana Perpustakaan

Sarana dan prasarana merupakan pendukung utama layanan perpustakaan. Semua fasilitas yang dimiliki perlu dicatat agar mudah dikontrol dan dirawat.

26. Buku Inventaris Meja dan Kursi

Dokumen ini mencatat seluruh perlengkapan mebel perpustakaan.

Contoh data:

nomor inventaris;
nama barang;
jumlah;
kondisi;
tahun perolehan;
sumber dana.

27. Buku Inventaris Rak Buku

Rak buku merupakan fasilitas utama penyimpanan koleksi.

Pencatatan meliputi:

jumlah rak;
jenis rak;
lokasi penempatan;
kondisi barang.

28. Buku Inventaris Komputer dan Perangkat TIK

Jika perpustakaan memiliki komputer, printer, atau perangkat digital lainnya, perlu dibuat administrasi inventaris.

Data meliputi:

nama perangkat;
merek;
nomor aset;
tahun pembelian;
kondisi;
keterangan.

29. Denah Ruang Perpustakaan

Denah perpustakaan menggambarkan tata letak ruangan.

Biasanya memuat:

pintu masuk;
meja layanan;
rak buku;
ruang baca;
area komputer;
papan informasi.

Denah membantu pengguna memahami lokasi fasilitas perpustakaan.

30. Daftar Sarana dan Prasarana

Daftar sarana berisi seluruh fasilitas yang tersedia di perpustakaan.

Contohnya:

meja baca;
kursi;
rak buku;
komputer;
kipas angin;
lemari;
papan pengumuman.

G. Administrasi Keuangan Perpustakaan

Administrasi keuangan diperlukan agar penggunaan anggaran perpustakaan dapat dipertanggungjawabkan.

31. Rencana Anggaran Perpustakaan

Berisi rencana kebutuhan biaya dalam satu tahun.

Contoh:

pengadaan buku;
perawatan koleksi;
kegiatan literasi;
pengembangan layanan.

32. Buku Kas Perpustakaan

Buku kas mencatat pemasukan dan pengeluaran dana perpustakaan.

Data yang dicatat:

tanggal transaksi;
uraian;
pemasukan;
pengeluaran;
saldo.

33. Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban

Setiap penggunaan dana perlu dilengkapi dokumen pendukung.

Contohnya:

kuitansi;
nota pembelian;
berita acara penerimaan;
laporan penggunaan dana.

H. Administrasi Evaluasi dan Pelaporan

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan program perpustakaan serta menentukan perbaikan yang diperlukan.

34. Laporan Bulanan Perpustakaan

Laporan bulanan berisi perkembangan kegiatan perpustakaan.

Contoh isi:

jumlah pengunjung;
jumlah peminjaman;
kegiatan literasi;
kendala;
tindak lanjut.

35. Laporan Tahunan Perpustakaan

Laporan tahunan merupakan dokumen pertanggungjawaban seluruh kegiatan perpustakaan selama satu tahun.

Isi laporan antara lain:

Pendahuluan;
Profil perpustakaan;
Program kerja;
Pelaksanaan kegiatan;
Data koleksi;
Data layanan;
Kegiatan literasi;
Kendala dan solusi;
Evaluasi;
Rencana pengembangan.

Administrasi Tambahan yang Disarankan

Selain 35 administrasi utama tersebut, terdapat beberapa dokumen pendukung yang dapat meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan.

1. Buku Klasifikasi Koleksi

Berisi pengelompokan buku berdasarkan sistem klasifikasi tertentu, misalnya Dewey Decimal Classification (DDC).

2. Buku Katalog Perpustakaan

Berfungsi sebagai alat temu kembali informasi agar pengguna mudah menemukan koleksi.

3. Daftar Koleksi Perpustakaan

Berisi seluruh daftar judul buku yang tersedia.

4. Buku Perawatan Koleksi

Mencatat kegiatan perbaikan, penjilidan, atau pemeliharaan buku.

5. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar

Digunakan untuk mengarsipkan administrasi surat menyurat perpustakaan.

6. Buku Notulen Rapat

Berisi hasil rapat pengelola perpustakaan.

7. Dokumentasi Supervisi atau Monitoring

Berisi catatan hasil kunjungan kepala sekolah, pengawas, atau pihak terkait.

Administrasi Mana yang Wajib dan Mana yang Disarankan?

Tidak semua dokumen memiliki tingkat kepentingan yang sama. Sekolah dapat menentukan prioritas berdasarkan kebutuhan dan kondisi perpustakaan.

Administrasi Prioritas Utama	Administrasi Pengembangan
SK Pengelola Perpustakaan	QR Code Koleksi
Program Kerja Perpustakaan	Perpustakaan Digital
Buku Inventaris Koleksi	Dashboard Statistik
Buku Pengadaan Buku	Media Sosial Perpustakaan
Buku Peminjaman	Sistem Otomasi Perpustakaan
Buku Kunjungan	Website Perpustakaan
Laporan Tahunan	Promosi Koleksi Baru

Administrasi utama sebaiknya dimiliki oleh semua perpustakaan sekolah, sedangkan administrasi pengembangan dapat disesuaikan dengan kemampuan dan fasilitas sekolah.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Administrasi Perpustakaan

Walaupun terlihat sederhana, masih banyak perpustakaan sekolah yang mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan administrasi.

1. Administrasi Baru Dibuat Saat Akreditasi

Kesalahan yang sering terjadi adalah membuat dokumen hanya ketika akan dilakukan akreditasi atau monitoring.

Administrasi seharusnya dibuat dan diperbarui secara rutin karena merupakan bagian dari kegiatan sehari-hari perpustakaan.

2. Data Tidak Sesuai Kondisi Sebenarnya

Contohnya:

jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku inventaris;
jumlah kunjungan tidak sesuai kondisi;
laporan kegiatan dibuat tanpa pelaksanaan nyata.

Administrasi yang baik harus menggambarkan kondisi sebenarnya.

3. Tidak Ada Bukti Pendukung

Setiap kegiatan sebaiknya memiliki bukti, seperti:

foto;
daftar hadir;
laporan;
hasil karya siswa;
berita acara.

4. Format Administrasi Tidak Seragam

Penggunaan format yang berbeda-beda dapat membuat pengelolaan kurang rapi.

Sebaiknya perpustakaan memiliki format baku untuk setiap administrasi.

Cara Menata 25–35 Map Ordner Administrasi Perpustakaan agar Rapi dan Siap Akreditasi

Administrasi perpustakaan yang lengkap akan lebih mudah dikelola apabila disusun dalam sistem penyimpanan yang rapi. Banyak perpustakaan sekolah sebenarnya sudah memiliki berbagai dokumen, tetapi kesulitan saat mencari karena arsip belum dikelompokkan dengan baik.

Salah satu cara yang efektif adalah menggunakan map ordner administrasi perpustakaan yang dikelompokkan berdasarkan bidang kegiatan. Dengan sistem ini, pengelola perpustakaan dapat dengan cepat menemukan dokumen saat diperlukan untuk supervisi, monitoring, akreditasi, atau evaluasi sekolah.

Jumlah map dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing sekolah. Tidak harus selalu 35 map, tetapi sebaiknya seluruh dokumen penting memiliki tempat penyimpanan yang jelas.

Berikut contoh sistem penataan administrasi perpustakaan sekolah.

Contoh Susunan 30 Map Ordner Administrasi Perpustakaan Sekolah

MAP 1

Profil Perpustakaan Sekolah

Isi dokumen:

Profil perpustakaan;
sejarah berdirinya perpustakaan;
visi dan misi perpustakaan;
struktur organisasi;
denah ruang perpustakaan;
data pengelola;
foto fasilitas perpustakaan.

Fungsi:

Memberikan gambaran umum tentang kondisi perpustakaan sekolah.

MAP 2

Dasar Hukum dan Kebijakan Perpustakaan

Isi dokumen:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014;
Standar Nasional Perpustakaan;
peraturan sekolah terkait perpustakaan;
surat edaran atau pedoman lainnya.

Fungsi:

Menunjukkan bahwa pengelolaan perpustakaan memiliki dasar hukum yang jelas.

MAP 3

SK dan Organisasi Perpustakaan

Isi dokumen:

SK Kepala Sekolah tentang pengelola perpustakaan;
struktur organisasi;
uraian tugas;
pembagian tugas pengelola.

Fungsi:

Menjelaskan legalitas dan tanggung jawab pengelola perpustakaan.

MAP 4

Program Kerja Perpustakaan

Isi dokumen:

program kerja tahunan;
program kerja semester;
rencana kegiatan;
indikator keberhasilan;
jadwal pelaksanaan.

Fungsi:

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

MAP 5

Rencana Anggaran Perpustakaan

Isi dokumen:

rencana kebutuhan anggaran;
usulan pengadaan koleksi;
rencana kegiatan literasi;
rencana pemeliharaan sarana.

MAP 6

Kalender dan Jadwal Kegiatan

Isi dokumen:

kalender kegiatan perpustakaan;
jadwal layanan;
jadwal kunjungan kelas;
jadwal literasi.

MAP 7

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Isi dokumen:

SOP pelayanan perpustakaan;
SOP peminjaman buku;
SOP pengembalian buku;
SOP pengadaan koleksi;
SOP perawatan buku;
SOP penggunaan ruang perpustakaan.

MAP 8

Tata Tertib Perpustakaan

Isi dokumen:

tata tertib siswa;
hak dan kewajiban anggota;
aturan peminjaman;
aturan penggunaan fasilitas.

MAP 9

Administrasi Anggota Perpustakaan

Isi dokumen:

daftar anggota;
kartu anggota;
formulir pendaftaran;
rekap anggota aktif.

MAP 10

Buku Induk Inventaris Koleksi

Isi dokumen:

buku induk koleksi;
nomor inventaris;
data penerimaan buku.

MAP 11

Pengadaan Koleksi

Isi dokumen:

daftar pembelian buku;
daftar buku bantuan pemerintah;
daftar hibah;
berita acara penerimaan buku.

MAP 12

Katalog dan Klasifikasi Koleksi

Isi dokumen:

daftar klasifikasi buku;
katalog koleksi;
daftar kode buku;
pedoman klasifikasi.

MAP 13

Daftar Koleksi Perpustakaan

Isi dokumen:

daftar judul buku;
jumlah eksemplar;
kategori koleksi;
kondisi buku.

MAP 14

Perawatan dan Penghapusan Koleksi

Isi dokumen:

daftar buku rusak;
kegiatan perbaikan;
berita acara penghapusan;
daftar buku yang dikeluarkan dari koleksi.

MAP 15

Administrasi Peminjaman Buku

Isi dokumen:

buku peminjaman;
rekap transaksi peminjaman;
daftar buku populer.

MAP 16

Administrasi Pengembalian Buku

Isi dokumen:

catatan pengembalian;
daftar keterlambatan;
catatan buku hilang/rusak.

MAP 17

Administrasi Kunjungan Perpustakaan

Isi dokumen:

buku kunjungan;
rekap kunjungan bulanan;
grafik pengunjung.

MAP 18

Buku Tamu dan Saran

Isi dokumen:

buku tamu;
buku saran;
tindak lanjut masukan.

MAP 19

Program Literasi Sekolah

Isi dokumen:

program literasi;
jadwal kegiatan;
rencana kegiatan membaca;
kegiatan literasi sekolah.

MAP 20

Dokumentasi Kegiatan Literasi

Isi dokumen:

foto kegiatan;
berita kegiatan;
daftar peserta;
hasil karya siswa.

MAP 21

Jurnal Membaca Siswa

Isi dokumen:

jurnal membaca;
laporan membaca;
rekap aktivitas membaca siswa.

MAP 22

Inventaris Sarana Prasarana

Isi dokumen:

inventaris meja;
kursi;
rak;
komputer;
printer;
fasilitas lainnya.

MAP 23

Denah dan Tata Ruang Perpustakaan

Isi dokumen:

denah ruang;
foto ruangan;
daftar fasilitas.

MAP 24

Administrasi Keuangan

Isi dokumen:

buku kas;
bukti transaksi;
laporan penggunaan dana.

MAP 25

Surat Masuk dan Surat Keluar

Isi dokumen:

surat undangan;
surat tugas;
surat kerja sama;
surat pemberitahuan.

MAP 26

Notulen dan Berita Acara

Isi dokumen:

notulen rapat;
berita acara kegiatan;
daftar hadir rapat.

MAP 27

Monitoring dan Supervisi

Isi dokumen:

instrumen supervisi;
hasil monitoring;
catatan kepala sekolah;
catatan pengawas.

MAP 28

Laporan Bulanan

Isi dokumen:

laporan kegiatan bulanan;
statistik layanan;
kendala dan tindak lanjut.

MAP 29

Laporan Tahunan Perpustakaan

Isi dokumen:

laporan pelaksanaan program;
capaian kegiatan;
evaluasi;
rencana pengembangan.

MAP 30

Dokumentasi Akhir dan Bukti Pendukung

Isi dokumen:

foto kegiatan;
sertifikat;
piagam;
penghargaan;
bukti kerja sama;
dokumen pendukung lainnya.

Tips Agar Administrasi Perpustakaan Lebih Profesional

1. Gunakan Kode Arsip

Contoh:

ADM-01 : Profil Perpustakaan

ADM-02 : Dasar Hukum

ADM-03 : SK dan Organisasi

ADM-04 : Program Kerja

Dengan kode tersebut, pencarian dokumen menjadi lebih cepat.

2. Pisahkan Dokumen Aktif dan Arsip

Dokumen yang sering digunakan:

buku peminjaman;
buku kunjungan;
program kerja;
jadwal layanan.

Sebaiknya ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau.

Dokumen lama dapat disimpan sebagai arsip.

3. Buat Arsip Digital

Selain dokumen cetak, perpustakaan sebaiknya memiliki folder digital.

Contoh struktur folder:

ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

📁 01 Profil Perpustakaan

📁 02 SK dan Organisasi

📁 03 Program Kerja

📁 04 Koleksi

📁 05 Layanan

📁 06 Literasi

📁 07 Laporan

📁 08 Dokumentasi

Penyimpanan digital membantu mencegah kehilangan dokumen.

Kesimpulan

Administrasi perpustakaan sekolah bukan sekadar kumpulan buku catatan, tetapi merupakan sistem dokumentasi yang menunjukkan bagaimana perpustakaan direncanakan, dikelola, dilayani, dan dikembangkan.

Perpustakaan SD, SMP, maupun SMA yang memiliki administrasi lengkap akan lebih mudah:

melaksanakan program kerja;
meningkatkan layanan kepada siswa;
mengelola koleksi secara tertib;
melakukan evaluasi;
memenuhi kebutuhan supervisi dan akreditasi.

Tidak semua administrasi harus dibuat sekaligus. Sekolah dapat memulai dari dokumen utama seperti SK pengelola, program kerja, buku inventaris, buku peminjaman, buku kunjungan, SOP, dan laporan kegiatan, kemudian dikembangkan secara bertahap.

Dengan administrasi yang tertata, perpustakaan sekolah dapat berkembang menjadi pusat sumber belajar yang aktif, modern, dan mendukung peningkatan budaya literasi peserta didik.

Referensi

International Federation of Library Associations and Institutions. (2021). IFLA School Library Guidelines.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Pedoman Gerakan Literasi Sekolah.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

PUJI H. 18.16 Admin Bandung Indonesia

Contoh Administrasi Lengkap Perpustakaan Sekolah SD, SMP, dan SMA Sesuai Standar Nasional (Terbaru)

Apa Itu Administrasi Perpustakaan Sekolah?

Mengapa Administrasi Perpustakaan Sangat Penting?

Administrasi yang tertata memberikan banyak manfaat bagi perpustakaan sekolah, di antaranya:

memudahkan pengelolaan koleksi;
meningkatkan kualitas layanan kepada pemustaka;
menjadi bukti pelaksanaan program kerja;
mempermudah penyusunan laporan;
mendukung proses supervisi dan akreditasi;
menjadi dasar evaluasi dan perbaikan layanan;
meningkatkan akuntabilitas pengelolaan perpustakaan.

Dengan administrasi yang lengkap, perpustakaan tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan buku, tetapi juga menjadi pusat sumber belajar yang dikelola secara profesional.

Dasar Hukum Administrasi Perpustakaan

Penyusunan administrasi perpustakaan sekolah mengacu pada beberapa regulasi, antara lain:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.
Peraturan dan kebijakan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah yang berkaitan dengan pengelolaan perpustakaan sekolah.

Seluruh administrasi yang disusun sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan sekolah tanpa mengabaikan ketentuan yang berlaku.

Kelompok Administrasi Perpustakaan Sekolah

Agar lebih mudah dipahami, administrasi perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang sebagai berikut.

A. Administrasi Perencanaan

Administrasi perencanaan berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan seluruh kegiatan perpustakaan selama satu tahun pelajaran.

1. Program Kerja Tahunan

Dokumen ini memuat seluruh kegiatan perpustakaan yang akan dilaksanakan selama satu tahun, lengkap dengan jadwal, penanggung jawab, indikator keberhasilan, dan sumber pendanaan.

2. Program Kerja Semester

Program semester merupakan penjabaran program tahunan sehingga pelaksanaan kegiatan menjadi lebih terarah dan mudah dipantau.

3. Rencana Anggaran Perpustakaan

Dokumen ini berisi perencanaan kebutuhan biaya untuk pengadaan koleksi, perawatan buku, pengembangan layanan, kegiatan literasi, hingga pemeliharaan sarana perpustakaan.

4. Kalender Kegiatan Perpustakaan

Kalender kegiatan memuat jadwal pelaksanaan seluruh program selama satu tahun, seperti Bulan Literasi, Hari Buku Nasional, lomba literasi, hingga evaluasi tahunan.

5. Jadwal Pelayanan Perpustakaan

Dokumen ini mengatur hari dan jam layanan perpustakaan sehingga pemustaka memperoleh kepastian waktu pelayanan.

B. Administrasi Organisasi

Administrasi organisasi berkaitan dengan pengelolaan kelembagaan perpustakaan.

6. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi menjelaskan susunan pengelola perpustakaan beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing.

7. Surat Keputusan (SK) Pengelola Perpustakaan

SK diterbitkan oleh kepala sekolah sebagai dasar hukum penugasan kepala perpustakaan, pustakawan, atau petugas perpustakaan.

8. Uraian Tugas Pengelola

Dokumen ini menjelaskan pembagian tugas setiap petugas agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.

9. Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP menjadi pedoman pelaksanaan layanan, seperti peminjaman buku, pengembalian, pengadaan koleksi, inventarisasi, hingga pelayanan referensi.

10. Tata Tertib Perpustakaan

Berisi hak, kewajiban, larangan, serta sanksi bagi pemustaka sehingga tercipta suasana perpustakaan yang tertib dan nyaman.

C. Administrasi Koleksi

Administrasi koleksi merupakan dokumen yang berkaitan dengan pencatatan seluruh bahan pustaka.

11. Buku Induk Inventaris

Mencatat seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan berdasarkan urutan penerimaan.

12. Buku Inventaris Koleksi

Berisi data rinci setiap koleksi, mulai dari nomor inventaris, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, harga, hingga sumber perolehan.

13. Buku Pengadaan Koleksi

Mencatat seluruh buku yang diperoleh melalui pembelian, hibah, bantuan pemerintah, atau sumbangan masyarakat.

14. Buku Hibah Koleksi

Digunakan untuk mencatat koleksi yang berasal dari donasi atau hibah.

15. Buku Penghapusan Koleksi

Mencatat koleksi yang rusak berat, hilang, atau sudah tidak relevan sehingga perlu dihapus sesuai prosedur.

D. Administrasi Layanan Perpustakaan

16. Buku Anggota Perpustakaan

Buku anggota berisi daftar seluruh pengguna yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Data yang dapat dicatat antara lain:

nomor anggota;
nama anggota;
nomor induk siswa/NIP;
kelas atau jabatan;
alamat;
tanggal pendaftaran;
keterangan.

Buku anggota membantu pengelola mengetahui jumlah pemustaka aktif serta memudahkan pelayanan peminjaman buku.

Pada sekolah yang sudah menggunakan sistem digital, data anggota dapat disimpan dalam aplikasi perpustakaan, tetapi tetap diperlukan arsip data sebagai dokumen pendukung.

17. Buku Peminjaman Buku

Buku peminjaman merupakan administrasi utama dalam layanan sirkulasi.

Dokumen ini mencatat setiap transaksi peminjaman koleksi perpustakaan.

Isi buku peminjaman biasanya meliputi:

tanggal peminjaman;
nama peminjam;
kelas;
nomor anggota;
judul buku;
nomor inventaris;
tanggal kembali;
tanda tangan.

Melalui buku peminjaman, pengelola dapat mengetahui:

jumlah transaksi peminjaman;
buku yang sering digunakan;
tingkat pemanfaatan koleksi;
kedisiplinan pemustaka.

18. Buku Pengembalian Buku

Buku pengembalian digunakan untuk mencatat buku yang telah dikembalikan oleh peminjam.

Data yang dicatat antara lain:

tanggal pengembalian;
nama peminjam;
judul buku;
kondisi buku;
keterlambatan pengembalian;
keterangan.

Administrasi ini penting untuk mengontrol keberadaan koleksi agar tidak terjadi kehilangan atau kerusakan buku.

19. Buku Kunjungan Perpustakaan

Buku kunjungan berfungsi untuk mencatat jumlah pengguna yang datang ke perpustakaan.

Data yang dapat dicatat:

tanggal kunjungan;
nama pengunjung;
kelas;
tujuan kunjungan;
kegiatan yang dilakukan.

Contoh tujuan kunjungan:

membaca;
mencari referensi;
mengerjakan tugas;
mengikuti kegiatan literasi;
menggunakan fasilitas perpustakaan.

Data kunjungan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi perkembangan minat baca peserta didik.

20. Buku Tamu Perpustakaan

Buku tamu digunakan untuk mencatat pihak luar yang berkunjung ke perpustakaan.

Contohnya:

pengawas sekolah;
dinas pendidikan;
perpustakaan daerah;
orang tua siswa;
narasumber kegiatan literasi.

Isi buku tamu antara lain:

tanggal kunjungan;
nama tamu;
instansi;
keperluan;
tanda tangan;
catatan.

21. Buku Saran dan Kritik

Buku saran digunakan untuk menampung masukan dari pemustaka terkait layanan perpustakaan.

Masukan dapat berkaitan dengan:

ketersediaan buku;
kenyamanan ruang;
pelayanan petugas;
kegiatan literasi;
fasilitas perpustakaan.

Saran tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas layanan.

E. Administrasi Literasi Perpustakaan

Perpustakaan sekolah tidak hanya berfungsi sebagai tempat membaca, tetapi juga menjadi pusat pengembangan budaya literasi. Oleh karena itu, kegiatan literasi perlu direncanakan dan didokumentasikan.

22. Jadwal Kegiatan Literasi

Jadwal literasi berisi rencana pelaksanaan kegiatan membaca atau kegiatan literasi lainnya.

Contoh kegiatan:

membaca 15 menit sebelum pembelajaran;
kunjungan perpustakaan;
pojok baca kelas;
lomba membaca;
resensi buku;
kegiatan menulis.

Dokumen ini menunjukkan bahwa sekolah memiliki program penguatan budaya membaca.

23. Jurnal Membaca Siswa

Jurnal membaca digunakan untuk mencatat aktivitas membaca peserta didik.

Isi jurnal dapat berupa:

nama siswa;
kelas;
tanggal membaca;
judul buku;
jumlah halaman;
ringkasan isi buku;
pesan atau nilai yang diperoleh.

Jurnal membaca membantu guru dan pengelola perpustakaan memantau perkembangan kebiasaan membaca siswa.

24. Dokumentasi Gerakan Literasi Sekolah (GLS)

Dokumentasi kegiatan menjadi bukti pelaksanaan program literasi.

Dokumen dapat berupa:

foto kegiatan;
berita acara;
daftar hadir;
laporan kegiatan;
hasil karya siswa.

Dokumentasi sebaiknya disimpan secara sistematis berdasarkan tahun kegiatan.

25. Rekap Kegiatan Literasi

Rekap kegiatan literasi berisi rangkuman seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan.

Contoh isi:

No	Kegiatan	Waktu Pelaksanaan	Peserta	Hasil
1	Membaca 15 menit	Setiap hari	Siswa	Budaya membaca meningkat
2	Lomba membaca puisi	Agustus	Siswa	Meningkatkan kreativitas
3	Kunjungan perpustakaan	Terjadwal	Kelas I-VI	Pemanfaatan perpustakaan meningkat

F. Administrasi Sarana dan Prasarana Perpustakaan

Sarana dan prasarana merupakan pendukung utama layanan perpustakaan. Semua fasilitas yang dimiliki perlu dicatat agar mudah dikontrol dan dirawat.

26. Buku Inventaris Meja dan Kursi

Dokumen ini mencatat seluruh perlengkapan mebel perpustakaan.

Contoh data:

nomor inventaris;
nama barang;
jumlah;
kondisi;
tahun perolehan;
sumber dana.

27. Buku Inventaris Rak Buku

Rak buku merupakan fasilitas utama penyimpanan koleksi.

Pencatatan meliputi:

jumlah rak;
jenis rak;
lokasi penempatan;
kondisi barang.

28. Buku Inventaris Komputer dan Perangkat TIK

Jika perpustakaan memiliki komputer, printer, atau perangkat digital lainnya, perlu dibuat administrasi inventaris.

Data meliputi:

nama perangkat;
merek;
nomor aset;
tahun pembelian;
kondisi;
keterangan.

29. Denah Ruang Perpustakaan

Denah perpustakaan menggambarkan tata letak ruangan.

Biasanya memuat:

pintu masuk;
meja layanan;
rak buku;
ruang baca;
area komputer;
papan informasi.

Denah membantu pengguna memahami lokasi fasilitas perpustakaan.

30. Daftar Sarana dan Prasarana

Daftar sarana berisi seluruh fasilitas yang tersedia di perpustakaan.

Contohnya:

meja baca;
kursi;
rak buku;
komputer;
kipas angin;
lemari;
papan pengumuman.

G. Administrasi Keuangan Perpustakaan

Administrasi keuangan diperlukan agar penggunaan anggaran perpustakaan dapat dipertanggungjawabkan.

31. Rencana Anggaran Perpustakaan

Berisi rencana kebutuhan biaya dalam satu tahun.

Contoh:

pengadaan buku;
perawatan koleksi;
kegiatan literasi;
pengembangan layanan.

32. Buku Kas Perpustakaan

Buku kas mencatat pemasukan dan pengeluaran dana perpustakaan.

Data yang dicatat:

tanggal transaksi;
uraian;
pemasukan;
pengeluaran;
saldo.

33. Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban

Setiap penggunaan dana perlu dilengkapi dokumen pendukung.

Contohnya:

kuitansi;
nota pembelian;
berita acara penerimaan;
laporan penggunaan dana.

H. Administrasi Evaluasi dan Pelaporan

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan program perpustakaan serta menentukan perbaikan yang diperlukan.

34. Laporan Bulanan Perpustakaan

Laporan bulanan berisi perkembangan kegiatan perpustakaan.

Contoh isi:

jumlah pengunjung;
jumlah peminjaman;
kegiatan literasi;
kendala;
tindak lanjut.

35. Laporan Tahunan Perpustakaan

Laporan tahunan merupakan dokumen pertanggungjawaban seluruh kegiatan perpustakaan selama satu tahun.

Isi laporan antara lain:

Pendahuluan;
Profil perpustakaan;
Program kerja;
Pelaksanaan kegiatan;
Data koleksi;
Data layanan;
Kegiatan literasi;
Kendala dan solusi;
Evaluasi;
Rencana pengembangan.

Administrasi Tambahan yang Disarankan

Selain 35 administrasi utama tersebut, terdapat beberapa dokumen pendukung yang dapat meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan.

1. Buku Klasifikasi Koleksi

Berisi pengelompokan buku berdasarkan sistem klasifikasi tertentu, misalnya Dewey Decimal Classification (DDC).

2. Buku Katalog Perpustakaan

Berfungsi sebagai alat temu kembali informasi agar pengguna mudah menemukan koleksi.

3. Daftar Koleksi Perpustakaan

Berisi seluruh daftar judul buku yang tersedia.

4. Buku Perawatan Koleksi

Mencatat kegiatan perbaikan, penjilidan, atau pemeliharaan buku.

5. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar

Digunakan untuk mengarsipkan administrasi surat menyurat perpustakaan.

6. Buku Notulen Rapat

Berisi hasil rapat pengelola perpustakaan.

7. Dokumentasi Supervisi atau Monitoring

Berisi catatan hasil kunjungan kepala sekolah, pengawas, atau pihak terkait.

Administrasi Mana yang Wajib dan Mana yang Disarankan?

Tidak semua dokumen memiliki tingkat kepentingan yang sama. Sekolah dapat menentukan prioritas berdasarkan kebutuhan dan kondisi perpustakaan.

Administrasi Prioritas Utama	Administrasi Pengembangan
SK Pengelola Perpustakaan	QR Code Koleksi
Program Kerja Perpustakaan	Perpustakaan Digital
Buku Inventaris Koleksi	Dashboard Statistik
Buku Pengadaan Buku	Media Sosial Perpustakaan
Buku Peminjaman	Sistem Otomasi Perpustakaan
Buku Kunjungan	Website Perpustakaan
Laporan Tahunan	Promosi Koleksi Baru

Administrasi utama sebaiknya dimiliki oleh semua perpustakaan sekolah, sedangkan administrasi pengembangan dapat disesuaikan dengan kemampuan dan fasilitas sekolah.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Administrasi Perpustakaan

Walaupun terlihat sederhana, masih banyak perpustakaan sekolah yang mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan administrasi.

1. Administrasi Baru Dibuat Saat Akreditasi

Kesalahan yang sering terjadi adalah membuat dokumen hanya ketika akan dilakukan akreditasi atau monitoring.

Administrasi seharusnya dibuat dan diperbarui secara rutin karena merupakan bagian dari kegiatan sehari-hari perpustakaan.

2. Data Tidak Sesuai Kondisi Sebenarnya

Contohnya:

jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku inventaris;
jumlah kunjungan tidak sesuai kondisi;
laporan kegiatan dibuat tanpa pelaksanaan nyata.

Administrasi yang baik harus menggambarkan kondisi sebenarnya.

3. Tidak Ada Bukti Pendukung

Setiap kegiatan sebaiknya memiliki bukti, seperti:

foto;
daftar hadir;
laporan;
hasil karya siswa;
berita acara.

4. Format Administrasi Tidak Seragam

Penggunaan format yang berbeda-beda dapat membuat pengelolaan kurang rapi.

Sebaiknya perpustakaan memiliki format baku untuk setiap administrasi.

Cara Menata 25–35 Map Ordner Administrasi Perpustakaan agar Rapi dan Siap Akreditasi

Jumlah map dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing sekolah. Tidak harus selalu 35 map, tetapi sebaiknya seluruh dokumen penting memiliki tempat penyimpanan yang jelas.

Berikut contoh sistem penataan administrasi perpustakaan sekolah.

Contoh Susunan 30 Map Ordner Administrasi Perpustakaan Sekolah

MAP 1

Profil Perpustakaan Sekolah

Isi dokumen:

Profil perpustakaan;
sejarah berdirinya perpustakaan;
visi dan misi perpustakaan;
struktur organisasi;
denah ruang perpustakaan;
data pengelola;
foto fasilitas perpustakaan.

Fungsi:

Memberikan gambaran umum tentang kondisi perpustakaan sekolah.

MAP 2

Dasar Hukum dan Kebijakan Perpustakaan

Isi dokumen:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014;
Standar Nasional Perpustakaan;
peraturan sekolah terkait perpustakaan;
surat edaran atau pedoman lainnya.

Fungsi:

Menunjukkan bahwa pengelolaan perpustakaan memiliki dasar hukum yang jelas.

MAP 3

SK dan Organisasi Perpustakaan

Isi dokumen:

SK Kepala Sekolah tentang pengelola perpustakaan;
struktur organisasi;
uraian tugas;
pembagian tugas pengelola.

Fungsi:

Menjelaskan legalitas dan tanggung jawab pengelola perpustakaan.

MAP 4

Program Kerja Perpustakaan

Isi dokumen:

program kerja tahunan;
program kerja semester;
rencana kegiatan;
indikator keberhasilan;
jadwal pelaksanaan.

Fungsi:

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

MAP 5

Rencana Anggaran Perpustakaan

Isi dokumen:

rencana kebutuhan anggaran;
usulan pengadaan koleksi;
rencana kegiatan literasi;
rencana pemeliharaan sarana.

MAP 6

Kalender dan Jadwal Kegiatan

Isi dokumen:

kalender kegiatan perpustakaan;
jadwal layanan;
jadwal kunjungan kelas;
jadwal literasi.

MAP 7

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Isi dokumen:

SOP pelayanan perpustakaan;
SOP peminjaman buku;
SOP pengembalian buku;
SOP pengadaan koleksi;
SOP perawatan buku;
SOP penggunaan ruang perpustakaan.

MAP 8

Tata Tertib Perpustakaan

Isi dokumen:

tata tertib siswa;
hak dan kewajiban anggota;
aturan peminjaman;
aturan penggunaan fasilitas.

MAP 9

Administrasi Anggota Perpustakaan

Isi dokumen:

daftar anggota;
kartu anggota;
formulir pendaftaran;
rekap anggota aktif.

MAP 10

Buku Induk Inventaris Koleksi

Isi dokumen:

buku induk koleksi;
nomor inventaris;
data penerimaan buku.

MAP 11

Pengadaan Koleksi

Isi dokumen:

daftar pembelian buku;
daftar buku bantuan pemerintah;
daftar hibah;
berita acara penerimaan buku.

MAP 12

Katalog dan Klasifikasi Koleksi

Isi dokumen:

daftar klasifikasi buku;
katalog koleksi;
daftar kode buku;
pedoman klasifikasi.

MAP 13

Daftar Koleksi Perpustakaan

Isi dokumen:

daftar judul buku;
jumlah eksemplar;
kategori koleksi;
kondisi buku.

MAP 14

Perawatan dan Penghapusan Koleksi

Isi dokumen:

daftar buku rusak;
kegiatan perbaikan;
berita acara penghapusan;
daftar buku yang dikeluarkan dari koleksi.

MAP 15

Administrasi Peminjaman Buku

Isi dokumen:

buku peminjaman;
rekap transaksi peminjaman;
daftar buku populer.

MAP 16

Administrasi Pengembalian Buku

Isi dokumen:

catatan pengembalian;
daftar keterlambatan;
catatan buku hilang/rusak.

MAP 17

Administrasi Kunjungan Perpustakaan

Isi dokumen:

buku kunjungan;
rekap kunjungan bulanan;
grafik pengunjung.

MAP 18

Buku Tamu dan Saran

Isi dokumen:

buku tamu;
buku saran;
tindak lanjut masukan.

MAP 19

Program Literasi Sekolah

Isi dokumen:

program literasi;
jadwal kegiatan;
rencana kegiatan membaca;
kegiatan literasi sekolah.

MAP 20

Dokumentasi Kegiatan Literasi

Isi dokumen:

foto kegiatan;
berita kegiatan;
daftar peserta;
hasil karya siswa.

MAP 21

Jurnal Membaca Siswa

Isi dokumen:

jurnal membaca;
laporan membaca;
rekap aktivitas membaca siswa.

MAP 22

Inventaris Sarana Prasarana

Isi dokumen:

inventaris meja;
kursi;
rak;
komputer;
printer;
fasilitas lainnya.

MAP 23

Denah dan Tata Ruang Perpustakaan

Isi dokumen:

denah ruang;
foto ruangan;
daftar fasilitas.

MAP 24

Administrasi Keuangan

Isi dokumen:

buku kas;
bukti transaksi;
laporan penggunaan dana.

MAP 25

Surat Masuk dan Surat Keluar

Isi dokumen:

surat undangan;
surat tugas;
surat kerja sama;
surat pemberitahuan.

MAP 26

Notulen dan Berita Acara

Isi dokumen:

notulen rapat;
berita acara kegiatan;
daftar hadir rapat.

MAP 27

Monitoring dan Supervisi

Isi dokumen:

instrumen supervisi;
hasil monitoring;
catatan kepala sekolah;
catatan pengawas.

MAP 28

Laporan Bulanan

Isi dokumen:

laporan kegiatan bulanan;
statistik layanan;
kendala dan tindak lanjut.

MAP 29

Laporan Tahunan Perpustakaan

Isi dokumen:

laporan pelaksanaan program;
capaian kegiatan;
evaluasi;
rencana pengembangan.

MAP 30

Dokumentasi Akhir dan Bukti Pendukung

Isi dokumen:

foto kegiatan;
sertifikat;
piagam;
penghargaan;
bukti kerja sama;
dokumen pendukung lainnya.

Tips Agar Administrasi Perpustakaan Lebih Profesional

1. Gunakan Kode Arsip

Contoh:

ADM-01 : Profil Perpustakaan

ADM-02 : Dasar Hukum

ADM-03 : SK dan Organisasi

ADM-04 : Program Kerja

Dengan kode tersebut, pencarian dokumen menjadi lebih cepat.

2. Pisahkan Dokumen Aktif dan Arsip

Dokumen yang sering digunakan:

buku peminjaman;
buku kunjungan;
program kerja;
jadwal layanan.

Sebaiknya ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau.

Dokumen lama dapat disimpan sebagai arsip.

3. Buat Arsip Digital

Selain dokumen cetak, perpustakaan sebaiknya memiliki folder digital.

Contoh struktur folder:

ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

📁 01 Profil Perpustakaan

📁 02 SK dan Organisasi

📁 03 Program Kerja

📁 04 Koleksi

📁 05 Layanan

📁 06 Literasi

📁 07 Laporan

📁 08 Dokumentasi

Penyimpanan digital membantu mencegah kehilangan dokumen.

Kesimpulan

Administrasi perpustakaan sekolah bukan sekadar kumpulan buku catatan, tetapi merupakan sistem dokumentasi yang menunjukkan bagaimana perpustakaan direncanakan, dikelola, dilayani, dan dikembangkan.

Perpustakaan SD, SMP, maupun SMA yang memiliki administrasi lengkap akan lebih mudah:

melaksanakan program kerja;
meningkatkan layanan kepada siswa;
mengelola koleksi secara tertib;
melakukan evaluasi;
memenuhi kebutuhan supervisi dan akreditasi.

Dengan administrasi yang tertata, perpustakaan sekolah dapat berkembang menjadi pusat sumber belajar yang aktif, modern, dan mendukung peningkatan budaya literasi peserta didik.

Referensi

International Federation of Library Associations and Institutions. (2021). IFLA School Library Guidelines.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Pedoman Gerakan Literasi Sekolah.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.