Contoh Pengisian Data Bibliografi di SLiMS: Panduan Katalogisasi Buku untuk Perpustakaan Sekolah

Contoh Pengisian Data Bibliografi di SLiMS: Panduan Katalogisasi Buku untuk Perpustakaan Sekolah

PUJI H.

08.38

0 komentar

 

Penggunaan aplikasi otomasi perpustakaan membantu pustakawan mengelola koleksi secara lebih tertib dan efisien. Salah satu aplikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia adalah SLiMS (Senayan Library Management System). Aplikasi ini menyediakan fasilitas untuk mengelola data bibliografi, eksemplar, anggota, sirkulasi, katalog daring, dan berbagai laporan perpustakaan.

Salah satu pekerjaan penting dalam penggunaan SLiMS adalah memasukkan data bibliografi. Data tersebut menjadi dasar bagi sistem untuk menampilkan informasi koleksi melalui OPAC. Jika data bibliografi diisi secara tepat, pemustaka dapat menemukan buku berdasarkan judul, nama pengarang, penerbit, subjek, maupun kata kunci lainnya. Sebaliknya, kesalahan pengisian dapat menyebabkan informasi tidak akurat, hasil pencarian tidak sesuai, atau munculnya rekaman ganda.

Pengisian data bibliografi bukan sekadar kegiatan mengetik informasi buku ke dalam formulir aplikasi. Sebelum memasukkan data, pustakawan perlu memeriksa buku, mengidentifikasi unsur bibliografi, menentukan pengarang dan pihak yang bertanggung jawab, menganalisis subjek, serta memastikan tidak ada rekaman yang sama sebelumnya.

Dalam pengembangan standar katalogisasi, RDA (Resource Description and Access) memberikan pendekatan untuk mendeskripsikan sumber informasi secara lebih terstruktur. SLiMS menyediakan sejumlah fasilitas yang dapat membantu penerapan elemen deskripsi tersebut. Namun, perlu dipahami bahwa aplikasi SLiMS bukan standar katalogisasi. SLiMS merupakan perangkat lunak untuk mengelola data, sedangkan ketepatan isi rekaman tetap bergantung pada pengetahuan dan keputusan petugas.

Artikel ini membahas praktik pengisian data bibliografi buku menggunakan SLiMS, dengan contoh yang dapat disesuaikan untuk perpustakaan sekolah. Pembahasan diarahkan pada persiapan data, pengisian formulir, penggunaan unsur RDA, pengelolaan eksemplar, pemeriksaan OPAC, serta cara menghindari kesalahan pengatalogan.

1. Mengenal Modul Bibliografi dalam SLiMS

SLiMS menyediakan modul bibliografi untuk mengelola rekaman deskriptif koleksi. Melalui modul ini, petugas dapat memasukkan identitas buku, mengubah data, mengelola informasi tertentu, dan menghubungkan rekaman bibliografi dengan data eksemplar.

Secara umum, terdapat dua kelompok data yang perlu dibedakan.

A. Data bibliografi

Data bibliografi menggambarkan identitas suatu bahan perpustakaan atau penerbitan yang sedang dideskripsikan. Contohnya:

• Judul buku.

• Nama pengarang.

• Pernyataan tanggung jawab.

• Edisi.

• Penerbit.

• Tempat terbit.

• Tahun terbit.

• ISBN.

• Deskripsi fisik.

• Jenis konten.

• Jenis media.

• Jenis pembawa.

• Subjek.

• Nomor klasifikasi.

Data bibliografi digunakan untuk membantu pengguna mengenali dan menemukan suatu koleksi.

B. Data item atau eksemplar

Data item menggambarkan setiap salinan yang dimiliki perpustakaan. Informasi yang dapat dicatat antara lain:

• Kode eksemplar.

• Nomor induk.

• Lokasi koleksi.

• Status koleksi.

• Jenis atau tipe koleksi.

• Sumber perolehan, jika dikelola.

• Informasi lain sesuai konfigurasi sistem.

Pembedaan tersebut sangat penting. Jika perpustakaan memiliki lima eksemplar buku dengan judul dan penerbitan yang sama, pustakawan tidak perlu membuat lima rekaman bibliografi. Cukup satu rekaman bibliografi dan lima data item yang berbeda.

2. Persiapan Sebelum Memasukkan Data

Kesalahan pengisian sering terjadi karena petugas langsung membuka formulir bibliografi tanpa melakukan pemeriksaan awal. Agar proses lebih terarah, lakukan persiapan berikut.

A. Menyiapkan buku fisik

Letakkan buku yang akan diolah di meja kerja. Periksa sampul, halaman judul, halaman balik judul, halaman hak cipta, daftar isi, dan bagian fisik lainnya.

Jangan hanya menggunakan sampul depan sebagai sumber informasi. Informasi pada sampul dapat berbeda dengan halaman judul atau halaman hak cipta.

B. Membuat catatan bibliografi

Sebelum membuka SLiMS, catat informasi yang ditemukan.

Contoh data latihan:

Unsur	Informasi
Judul	Mengenal Lingkungan Sekitar
Pengarang	Siti Rahmawati
Edisi/cetakan	Cetakan kedua
Tempat terbit	Yogyakarta
Penerbit	Pustaka Cendekia
Tahun terbit	2024
ISBN	978-623-000-123-4
Jumlah halaman	x, 120 halaman
Ilustrasi	Berwarna
Ukuran	21 cm
Bahasa	Indonesia
Jenis bahan	Buku cetak

Data di atas hanya contoh ilustratif. ISBN tersebut bukan nomor yang boleh digunakan untuk buku sebenarnya. Ketika melakukan katalogisasi, gunakan informasi yang benar-benar tercantum pada buku.

C. Memeriksa katalog yang sudah ada

Sebelum membuat rekaman baru, cari terlebih dahulu judul atau ISBN buku pada katalog SLiMS. Pemeriksaan ini bertujuan menghindari duplikasi.

Jika ditemukan rekaman yang mirip, bandingkan penerbit, tahun terbit, edisi, dan karakteristik fisiknya. Jangan langsung menganggap dua buku sama hanya karena judulnya serupa.

D. Menentukan subjek dan klasifikasi

Baca daftar isi dan bagian utama buku untuk mengetahui pokok bahasan. Setelah itu, tentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasi berdasarkan pedoman yang digunakan perpustakaan.

Hindari menentukan klasifikasi hanya dari judul. Buku dengan kata “lingkungan” dapat membahas ilmu lingkungan, pendidikan lingkungan, kebersihan, atau cerita fiksi bertema alam.

3. Masuk ke Sistem Administrasi SLiMS

Setelah persiapan selesai, buka alamat instalasi SLiMS melalui peramban. Masuk menggunakan akun petugas yang memiliki hak akses untuk mengelola bibliografi.

Pada halaman administrasi, pilih modul Bibliography. Modul tersebut menampilkan daftar rekaman yang telah tersimpan dan menyediakan fasilitas untuk menambahkan bibliografi baru.

Nama menu dapat sedikit berbeda menurut versi, bahasa antarmuka, dan konfigurasi instalasi. Dalam SLiMS 9.7.2, petugas dapat menggunakan fasilitas penambahan bibliografi melalui menu yang tersedia pada modul tersebut.

Sebelum mulai bekerja, pastikan:

1. Akun yang digunakan memiliki hak akses yang sesuai.

2. Data buku sudah diperiksa.

3. Koneksi ke server atau basis data berjalan dengan baik.

4. Tidak ada proses penyuntingan rekaman yang sama oleh petugas lain.

5. Pencadangan data perpustakaan dilakukan sesuai jadwal.

4. Mengisi Formulir Bibliografi

Pilih fasilitas untuk menambahkan bibliografi baru. Formulir bibliografi berisi sejumlah kolom yang digunakan untuk merekam identitas buku.

Pengisian harus dilakukan berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan. Berikut penjelasan beberapa unsur yang umum ditemukan dalam formulir bibliografi SLiMS.

A. Title atau judul

Kolom judul diisi dengan judul utama buku. Jika terdapat anak judul, masukkan sesuai fasilitas yang disediakan dan kebijakan pengatalogan yang digunakan.

Contoh:

Mengenal Lingkungan Sekitar

Perhatikan ejaan, tanda baca, dan susunan kata. Jangan mengubah judul menjadi kalimat yang lebih menarik karena katalog harus merepresentasikan informasi yang terdapat pada buku.

B. Author atau pengarang

Kolom pengarang digunakan untuk memasukkan nama orang atau pihak yang bertanggung jawab sebagai pencipta sesuai perannya.

Contoh:

Siti Rahmawati.

Jika nama pengarang lebih dari satu, periksa semua nama pada sumber informasi. Masukkan nama melalui fasilitas pengarang yang tersedia, bukan dengan menggabungkan seluruh nama secara sembarangan dalam satu kolom teks apabila aplikasi menyediakan pengelolaan entitas pengarang.

Penting untuk menjaga konsistensi bentuk nama. Nama yang sama sebaiknya tidak dibuat sebagai beberapa entri berbeda hanya karena variasi penulisan.

C. Statement of Responsibility

Kolom ini digunakan untuk mencatat pernyataan tanggung jawab sebagaimana dinyatakan pada sumber informasi.

Contoh:

Siti Rahmawati.

Pernyataan tanggung jawab berbeda dari pengelolaan nama pengarang sebagai titik akses. Nama dapat muncul dalam deskripsi bibliografis sekaligus dikelola sebagai entri pengarang.

D. Edition

Kolom edisi digunakan untuk mencatat informasi edisi yang tercantum pada buku.

Contoh:

Edisi revisi.

Jika buku hanya mencantumkan “Cetakan kedua”, petugas perlu membedakan apakah informasi tersebut merupakan pernyataan edisi atau keterangan pencetakan ulang. Jangan otomatis mengubah setiap keterangan cetakan menjadi edisi.

E. ISBN

Masukkan ISBN sesuai informasi pada buku. Periksa angka dengan teliti karena satu digit yang salah dapat mengganggu identifikasi koleksi.

Jika buku tidak memiliki ISBN, jangan mengisi nomor secara sembarangan. Biarkan sesuai kebijakan sistem dan prosedur pengolahan yang diterapkan.

F. Publisher atau penerbit

Masukkan nama penerbit sesuai sumber informasi.

Contoh:

Pustaka Cendekia.

Jangan memasukkan nama toko buku sebagai penerbit jika nama tersebut hanya merupakan tempat pembelian koleksi.

G. Publishing Year atau tahun terbit

Masukkan tahun penerbitan berdasarkan informasi yang tercantum pada buku.

Contoh:

Periksa kembali perbedaan tahun terbit, tahun hak cipta, dan tahun cetak. Jika informasi tersebut berbeda, jangan memilih salah satu berdasarkan perkiraan.

H. Place atau tempat terbit

Masukkan tempat penerbitan berdasarkan informasi yang tercantum pada buku.

Contoh:

Yogyakarta.

Jika tempat terbit tidak dicantumkan, ikuti instruksi pengatalogan dan kebijakan aplikasi. Jangan menebak lokasi hanya berdasarkan alamat penerbit yang ditemukan di internet.

I. Collation atau deskripsi fisik

Kolom deskripsi fisik digunakan untuk menggambarkan karakteristik fisik buku, seperti jumlah halaman, ilustrasi, dan ukuran.

Contoh:

x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm.

Data tersebut harus sesuai dengan buku yang sedang diolah. Periksa kembali halaman pendahuluan, penomoran halaman, dan ukuran fisiknya.

J. Language atau bahasa

Pilih bahasa yang digunakan dalam isi utama buku.

Contoh:

Bahasa Indonesia.

Jangan menentukan bahasa hanya berdasarkan judul. Buku dapat memiliki judul bahasa Indonesia, tetapi isi utamanya menggunakan bahasa lain.

5. Mengisi Elemen RDA dalam SLiMS

SLiMS 9 menyediakan fasilitas yang berkaitan dengan pencatatan jenis konten, media, dan pembawa. Elemen tersebut dapat membantu petugas menerapkan sebagian prinsip deskripsi RDA.

A. Content Type

Content Type menjelaskan bentuk konten yang disampaikan oleh sumber.

Untuk buku cetak yang isi utamanya berupa tulisan, pilih:

Text.

Jika bahan yang diolah berupa sumber dengan konten berbeda, pilihan harus disesuaikan dengan karakteristiknya.

B. Media Type

Media Type menjelaskan jenis media atau perantara yang diperlukan untuk mengakses konten.

Untuk buku cetak yang dapat dibaca secara langsung tanpa perangkat elektronik, pilih:

Unmediated.

C. Carrier Type

Carrier Type menjelaskan bentuk pembawa sumber informasi.

Untuk buku cetak, pilih:

Volume.

Ringkasan pengisian:

Kolom	Data buku cetak
Content Type	Text
Media Type	Unmediated
Carrier Type	Volume

Jangan memilih istilah tersebut hanya karena buku berbentuk fisik. Pastikan isi dan cara aksesnya sesuai. Buku audio dalam bentuk cakram, misalnya, memerlukan pencatatan yang berbeda.

Perlu diperhatikan bahwa pengisian tiga elemen tersebut belum berarti seluruh aspek Official RDA sudah diterapkan. Ketiganya merupakan bagian dari deskripsi sumber. Official RDA memiliki struktur entitas dan elemen yang lebih luas.

6. Mengisi Nomor Klasifikasi dan Subjek

Nomor klasifikasi dan tajuk subjek berperan penting dalam temu kembali informasi. Pengisiannya perlu didasarkan pada analisis isi buku.

A. Menentukan subjek

Periksa judul, pendahuluan, daftar isi, dan isi buku. Tentukan topik utama yang paling mewakili pembahasan.

Contohnya, buku Mengenal Lingkungan Sekitar mungkin membahas ekosistem, kebersihan lingkungan, dan pelestarian alam. Pustakawan perlu menentukan apakah fokus utamanya ilmu lingkungan, pendidikan lingkungan, atau topik lain.

B. Memasukkan subjek

Gunakan fasilitas subjek yang tersedia dalam formulir. Pilih istilah yang paling tepat dan konsisten dengan kebijakan perpustakaan.

Jika tersedia fasilitas pengelolaan daftar tajuk, gunakan istilah yang telah ditetapkan agar penulisan subjek tidak berubah-ubah.

C. Memasukkan nomor klasifikasi

Masukkan nomor klasifikasi berdasarkan bagan yang digunakan perpustakaan, misalnya DDC. Periksa kembali hubungan antara nomor dan subjek.

Nomor klasifikasi tidak boleh diisi berdasarkan perkiraan. Jika petugas belum yakin, periksa bagan klasifikasi atau sumber rujukan sebelum menyimpan data.

7. Mengisi Informasi Tambahan dan Sampul

Formulir bibliografi dapat menyediakan kolom catatan dan fasilitas unggah gambar sampul.

A. Catatan

Kolom catatan dapat digunakan untuk informasi tambahan yang membantu pemustaka memahami karakteristik buku.

Contoh:

Dilengkapi ilustrasi berwarna.

Catatan sebaiknya singkat dan relevan. Hindari memasukkan komentar pribadi atau informasi yang tidak didukung oleh sumber.

B. Sampul buku

Unggah gambar sampul yang sesuai dengan buku. Pastikan gambar tidak tertukar dengan edisi lain.

Sampul membantu pemustaka mengenali koleksi melalui OPAC, tetapi tidak menggantikan informasi bibliografis. Data judul, pengarang, penerbit, dan tahun terbit tetap harus dicatat dengan benar.

C. Informasi seri

Jika buku merupakan bagian dari seri, catat informasi seri melalui fasilitas yang disediakan. Periksa nama seri dan nomor urutnya dari sumber informasi yang relevan.

Informasi seri berguna untuk menghubungkan buku-buku yang diterbitkan sebagai bagian dari satu rangkaian.

8. Menyimpan Rekaman Bibliografi dan Menambahkan Item

Setelah seluruh data diperiksa, simpan rekaman bibliografi. Pastikan informasi yang dimasukkan sudah benar sebelum melanjutkan ke pengelolaan item.

Jika buku baru memiliki beberapa eksemplar, tambahkan data item untuk setiap eksemplar.

Contoh:

Eksemplar	Kode item	Nomor induk
Pertama	B00001	2026/001
Kedua	B00002	2026/002
Ketiga	B00003	2026/003

Kode dan nomor di atas hanya ilustrasi. Gunakan pola penomoran yang ditetapkan perpustakaan.

Pada data item, petugas dapat mengisi lokasi penyimpanan, status koleksi, dan informasi lain sesuai fasilitas SLiMS. Pastikan setiap eksemplar memiliki kode yang berbeda agar dapat dikelola dalam transaksi peminjaman dan pengembalian.

Perbedaan penting yang perlu diingat

• Satu judul dengan satu penerbitan yang sama dapat memiliki satu rekaman bibliografi.

• Setiap salinan fisik memiliki data item tersendiri.

• Nomor klasifikasi menunjukkan kelompok subjek.

• Nomor induk digunakan untuk administrasi inventarisasi.

• Kode item digunakan untuk mengidentifikasi eksemplar dalam sistem.

9. Memeriksa Rekaman Melalui OPAC

Setelah bibliografi dan item disimpan, lakukan pemeriksaan melalui OPAC. Cari buku menggunakan judul, pengarang, dan subjek.

Perhatikan apakah informasi yang tampil sudah sesuai dengan buku fisik. Periksa juga apakah jumlah eksemplar dan status koleksi tampil dengan benar.

Pemeriksaan melalui OPAC penting karena data yang terlihat pada formulir administrasi belum tentu tampil persis sama pada katalog publik. Beberapa elemen dapat ditampilkan dengan susunan atau format yang berbeda.

Lakukan beberapa pengujian:

1. Cari menggunakan judul lengkap.

2. Cari menggunakan sebagian judul.

3. Cari berdasarkan nama pengarang.

4. Cari menggunakan kata kunci subjek.

5. Buka rekaman bibliografi.

6. Periksa informasi lokasi dan ketersediaan item.

Jika buku tidak muncul dalam pencarian, periksa kembali status rekaman, penulisan data, dan pengaturan indeks pencarian.

10. Kesalahan Umum Saat Mengisi Bibliografi di SLiMS

Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:

Pertama, memasukkan semua nama pengarang dalam satu kolom tanpa memperhatikan fasilitas pengelolaan pengarang. Hal ini dapat membuat titik akses nama tidak terkelola dengan baik.

Kedua, salah memasukkan tahun terbit. Petugas perlu membedakan tahun terbit, tahun hak cipta, dan tahun cetak.

Ketiga, mengisi ISBN secara asal. ISBN harus diperiksa dari buku, bukan dibuat sendiri.

Keempat, mengisi deskripsi fisik berdasarkan perkiraan. Jumlah halaman dan ukuran harus diperiksa secara langsung.

Kelima, menentukan subjek hanya berdasarkan judul. Analisis isi tetap diperlukan.

Keenam, membuat bibliografi baru untuk setiap eksemplar. Tindakan tersebut dapat menghasilkan data ganda.

Ketujuh, tidak memeriksa hasil pada OPAC. Kesalahan tampilan atau pencarian mungkin baru terlihat setelah rekaman disimpan.

Kedelapan, mengunggah sampul yang tidak sesuai. Sampul perlu dicocokkan dengan identitas buku.

Kesembilan, mengisi Content Type, Media Type, dan Carrier Type tanpa memahami maknanya. Ketiga unsur harus sesuai dengan karakteristik sumber.

11. Membuat Standar Kerja Pengatalogan di Perpustakaan Sekolah

Agar pengisian data bibliografi lebih konsisten, perpustakaan sekolah sebaiknya memiliki prosedur kerja tertulis. Prosedur tersebut tidak harus panjang, tetapi perlu menjelaskan urutan kegiatan dan standar data yang digunakan.

Contoh prosedur sederhana:

1. Menerima dan memeriksa buku.

2. Memeriksa apakah rekaman bibliografi sudah tersedia.

3. Mencatat data bibliografis pada lembar kerja.

4. Menentukan pengarang dan pihak yang bertanggung jawab.

5. Melakukan analisis subjek.

6. Menentukan nomor klasifikasi.

7. Memasukkan data bibliografi ke SLiMS.

8. Mengisi elemen RDA yang relevan dan didukung sistem.

9. Menambahkan data item setiap eksemplar.

10. Memeriksa rekaman melalui OPAC.

11. Melakukan koreksi apabila ditemukan kesalahan.

12. Menyimpan dokumentasi pengolahan sesuai kebijakan perpustakaan.

Perpustakaan juga dapat membuat daftar periksa yang digunakan setiap kali menerima koleksi baru. Dengan demikian, pengolahan tidak hanya bergantung pada ingatan petugas.

12. Evaluasi Kualitas Data Bibliografi

Evaluasi dapat dilakukan secara berkala untuk memastikan katalog tetap akurat. Pemeriksaan tidak harus dilakukan terhadap seluruh koleksi sekaligus. Petugas dapat mengambil sejumlah rekaman sebagai sampel setiap bulan.

Aspek yang diperiksa meliputi:

• Kelengkapan judul.

• Ketepatan nama pengarang.

• Ketepatan penerbit dan tahun terbit.

• Kelengkapan deskripsi fisik.

• Kesesuaian jenis konten, media, dan pembawa.

• Ketepatan subjek.

• Kesesuaian nomor klasifikasi.

• Tidak adanya rekaman ganda.

• Ketepatan jumlah item.

• Kesesuaian informasi OPAC dengan buku fisik.

Hasil evaluasi dapat dicatat dalam tabel sederhana. Misalnya, jumlah rekaman yang diperiksa, jumlah rekaman yang lengkap, jenis kesalahan yang ditemukan, dan tindak lanjut perbaikannya.

Data evaluasi tersebut dapat menjadi bahan peningkatan kualitas pengolahan koleksi dan bukti kegiatan pengelolaan perpustakaan.

Penutup

Pengisian data bibliografi di SLiMS merupakan kegiatan penting yang menentukan kualitas katalog perpustakaan. Melalui pengisian yang tepat, informasi koleksi dapat ditampilkan secara terstruktur dan membantu pemustaka menemukan buku berdasarkan berbagai titik akses.

Pustakawan perlu memahami perbedaan data bibliografi dan data item, memeriksa sumber informasi sebelum memasukkan data, serta menentukan subjek berdasarkan isi buku. Elemen RDA seperti jenis konten, media, dan pembawa juga perlu diisi sesuai karakteristik bahan perpustakaan.

Menurut saya, penggunaan SLiMS akan memberikan manfaat lebih besar apabila disertai pemahaman katalogisasi yang memadai. Aplikasi memang membantu mempercepat pekerjaan, tetapi ketepatan data tetap berada pada tanggung jawab petugas yang mengolahnya. Oleh karena itu, perpustakaan sekolah perlu membangun kebiasaan kerja yang teliti, konsisten, dan melakukan pemeriksaan secara berkala.

Dengan pengelolaan bibliografi yang baik, SLiMS tidak hanya menjadi tempat menyimpan data buku, tetapi juga menjadi sarana temu kembali informasi yang mendukung kegiatan membaca dan pembelajaran di sekolah.

Referensi

Library of Congress. (n.d.). MARC 21 format for bibliographic data. https://www.loc.gov/marc/bibliographic/

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (n.d.). Pedoman pengolahan bahan perpustakaan. https://press.perpusnas.go.id/files/pdf/240.pdf

SLiMS. (n.d.). Documentation. https://slims.web.id/docs/

Cara Katalogisasi Buku Menggunakan RDA: Panduan Praktis dari Pemeriksaan Buku hingga Rekaman Bibliografi

Cara Katalogisasi Buku Menggunakan RDA: Panduan Praktis dari Pemeriksaan Buku hingga Rekaman Bibliografi

PUJI H.

08.16

0 komentar

 

Katalogisasi buku merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan pemahaman terhadap standar pengolahan informasi. Pustakawan tidak cukup hanya menyalin judul, nama pengarang, penerbit, dan tahun terbit dari sampul buku. Setiap unsur bibliografis perlu diperiksa dari sumber informasi yang tepat, kemudian disusun agar dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menemukan kembali koleksi.

Dalam praktik perpustakaan, kegiatan katalogisasi sering dilakukan bersamaan dengan klasifikasi dan pengindeksan subjek. Ketiganya saling berhubungan, tetapi mempunyai tugas yang berbeda. Katalogisasi deskriptif mencatat identitas bahan perpustakaan, sedangkan analisis subjek menentukan pokok bahasan yang mewakili isi koleksi. Klasifikasi kemudian digunakan untuk mengelompokkan koleksi berdasarkan bidang ilmu atau subjeknya.

Perkembangan standar katalogisasi membawa pustakawan dari penggunaan AACR2 menuju RDA (Resource Description and Access). RDA memberikan pendekatan yang lebih luas untuk mendeskripsikan berbagai jenis sumber informasi, termasuk sumber digital. Versi resmi RDA setelah proyek 3R juga memperhatikan struktur entitas dan elemen yang selaras dengan IFLA Library Reference Model.

Bagi perpustakaan sekolah, pemahaman RDA dapat dimulai dari pengolahan buku cetak. Buku cetak tetap menjadi jenis koleksi yang banyak digunakan siswa dan guru. Dengan mempelajari cara mendeskripsikannya, pustakawan dapat memahami unsur bibliografis, sumber informasi, jenis konten, jenis media, jenis pembawa, dan hubungan antara rekaman bibliografi dengan eksemplar.

Artikel ini membahas langkah-langkah katalogisasi buku menggunakan pendekatan RDA, mulai dari persiapan, pemeriksaan sumber informasi, penentuan unsur bibliografi, analisis tanggung jawab, pencatatan jenis konten-media-pembawa, penentuan subjek, hingga pemeriksaan akhir. Contoh yang digunakan bersifat ilustratif agar dapat diterapkan sebagai latihan.

1. Memahami Prinsip Katalogisasi Menggunakan RDA

RDA merupakan standar yang menyediakan elemen data, pedoman, dan instruksi untuk mendeskripsikan serta memberikan akses terhadap sumber informasi. Dalam penerapannya, pustakawan perlu memahami bahwa tujuan katalogisasi bukan sekadar mengisi kolom aplikasi, tetapi menghasilkan metadata yang menggambarkan sumber secara akurat.

Sebelum memulai pengatalogan, ada beberapa prinsip kerja yang perlu diperhatikan.

A. Mengutamakan informasi dari sumber yang dapat dipercaya

Data bibliografis harus berasal dari buku atau sumber informasi yang berkaitan langsung dengan bahan yang sedang diolah. Pustakawan perlu memeriksa halaman judul, halaman balik judul, halaman hak cipta, dan bagian lain yang relevan.

Informasi dari situs penjualan buku atau katalog perpustakaan lain dapat membantu pemeriksaan, tetapi tidak sebaiknya langsung disalin tanpa mencocokkannya dengan buku yang ada di tangan. Bisa saja buku yang dimiliki merupakan cetakan berbeda atau edisi yang memiliki perubahan data.

B. Membedakan data yang tercantum dan data yang disimpulkan

Ada informasi yang dapat ditranskripsikan langsung dari buku, misalnya judul dan nama penerbit. Ada pula informasi yang memerlukan penilaian kataloger, misalnya penentuan subjek utama atau hubungan antara pencipta dan sumber daya.

Pustakawan harus dapat membedakan keduanya. Jangan menambahkan informasi yang tidak didukung oleh sumber hanya karena dianggap akan membuat katalog terlihat lebih lengkap.

C. Menjaga konsistensi

Konsistensi diperlukan dalam pencatatan nama, judul, istilah subjek, nomor klasifikasi, dan informasi lainnya. Jika satu nama pengarang ditulis dalam beberapa bentuk tanpa pengendalian, hasil penelusuran dapat terpecah.

Perpustakaan perlu memiliki kebijakan internal mengenai penulisan data, terutama jika katalog dikelola oleh lebih dari satu petugas.

D. Memperhatikan kebutuhan pengguna

Katalog dibuat untuk membantu pengguna menemukan dan mengenali koleksi. Oleh karena itu, deskripsi perlu cukup jelas, tidak membingungkan, dan sesuai dengan kebutuhan penelusuran siswa maupun guru.

2. Persiapan Sebelum Mengatalogisasi Buku

Tahap persiapan sering dianggap sederhana, padahal berpengaruh terhadap ketepatan data. Sebelum memasukkan informasi ke aplikasi, pustakawan sebaiknya menyiapkan buku dan lembar kerja pengatalogan.

A. Memeriksa kondisi buku

Pastikan buku yang akan diolah merupakan koleksi yang telah diterima dan akan menjadi bagian dari koleksi perpustakaan. Periksa apakah halaman judul, halaman hak cipta, dan bagian lain masih lengkap. Jika buku rusak atau halaman penting hilang, catat kondisi tersebut sesuai kebijakan perpustakaan.

B. Menyiapkan lembar kerja bibliografi

Lembar kerja dapat dibuat menggunakan buku catatan, dokumen pengolah kata, atau spreadsheet. Tujuannya adalah mengumpulkan data sebelum dimasukkan ke sistem otomasi.

Contoh lembar kerja:

Unsur	Data yang perlu diperiksa
Judul	Judul utama dan anak judul
Pencipta	Nama pengarang atau pencipta
Kontributor	Editor, penerjemah, ilustrator, dan pihak lain
Edisi	Pernyataan edisi atau cetakan
Penerbitan	Tempat terbit, penerbit, dan tanggal
Identifikasi	ISBN atau nomor standar lainnya
Deskripsi fisik	Jumlah halaman, ilustrasi, ukuran
Bahasa	Bahasa teks
Seri	Nama dan nomor seri jika ada
Subjek	Pokok bahasan utama
Eksemplar	Jumlah salinan dan nomor induk

Lembar kerja tidak harus memiliki format yang rumit. Hal yang terpenting adalah semua unsur yang diperlukan dapat diperiksa dan dicatat secara konsisten.

C. Memeriksa kemungkinan rekaman yang sudah ada

Sebelum membuat rekaman baru, lakukan pencarian pada katalog. Periksa berdasarkan ISBN, judul, dan nama pengarang. Langkah ini membantu mencegah duplikasi.

Jika ditemukan rekaman dengan judul yang sama, jangan langsung menggunakannya. Periksa apakah penerbit, tahun, edisi, dan karakteristik fisiknya sama. Dua buku dengan judul sama belum tentu merupakan perwujudan yang sama.

3. Memeriksa Sumber Informasi dalam Buku

RDA memperhatikan sumber informasi yang digunakan untuk mencatat setiap elemen. Dalam pengolahan buku, pustakawan perlu memeriksa beberapa bagian.

A. Sampul depan

Sampul depan memberikan gambaran awal mengenai judul, nama pengarang, ilustrator, atau informasi lain. Namun, sampul tidak selalu menjadi sumber utama untuk seluruh unsur bibliografis.

B. Halaman judul

Halaman judul merupakan sumber penting untuk memeriksa judul dan pernyataan tanggung jawab. Informasi pada halaman ini perlu diperhatikan secara teliti, termasuk anak judul dan nama pihak yang bertanggung jawab.

C. Halaman balik judul

Bagian ini sering memuat informasi penerbit, tempat terbit, tahun, hak cipta, ISBN, dan keterangan lain. Pustakawan perlu membedakan tanggal penerbitan dengan tanggal hak cipta apabila keduanya dicantumkan.

D. Halaman hak cipta

Halaman hak cipta dapat memberikan informasi tentang edisi, cetakan, penerbit, ISBN, dan keterangan produksi. Data tersebut membantu memastikan identitas perwujudan buku.

E. Bagian isi buku

Daftar isi, kata pengantar, pendahuluan, dan bagian utama buku diperlukan terutama untuk analisis subjek. Pustakawan perlu memahami isi buku sebelum menentukan tajuk subjek dan klasifikasinya.

4. Mengidentifikasi Elemen Bibliografi

Setelah sumber informasi diperiksa, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi elemen bibliografi.

A. Judul utama

Judul utama merupakan unsur penting untuk mengenali suatu sumber. Catat sesuai informasi yang terdapat pada sumber judul yang dipilih berdasarkan ketentuan RDA dan kebijakan deskripsi yang diterapkan.

Contoh ilustratif:

Mengenal Lingkungan Sekitar

Jika terdapat anak judul, unsur tersebut juga perlu diperiksa dan dicatat sesuai ketentuan yang berlaku.

B. Pernyataan tanggung jawab

Pernyataan tanggung jawab menunjukkan pihak yang bertanggung jawab atas penciptaan atau kontribusi terhadap sumber. Contohnya adalah pengarang, editor, penerjemah, atau ilustrator.

Contoh:

Mengenal Lingkungan Sekitar / Siti Rahmawati.

Jika buku mencantumkan lebih dari satu pengarang, periksa seluruh nama dan peran yang dinyatakan pada sumber. Jangan menghilangkan nama hanya karena jumlah pengarang lebih dari tiga. Praktik transkripsi harus mengikuti instruksi RDA yang digunakan dan kebijakan katalogisasi perpustakaan.

C. Edisi dan cetakan

Edisi dan cetakan perlu dibedakan. Edisi berkaitan dengan versi penerbitan yang memiliki perubahan atau karakteristik tertentu, sedangkan cetakan menunjukkan proses pencetakan ulang. Tidak semua keterangan cetakan harus diperlakukan sebagai pernyataan edisi.

Jika halaman buku menyatakan “Edisi revisi”, informasi tersebut perlu diperhatikan sebagai keterangan edisi. Jika hanya tertulis “Cetakan kedua”, catat sesuai kebijakan deskripsi yang digunakan tanpa mengubahnya menjadi edisi baru.

D. Informasi penerbitan

Informasi penerbitan dapat mencakup tempat penerbitan, nama penerbit, dan tanggal penerbitan. Ketiganya perlu diperiksa dari halaman yang memuat informasi penerbitan.

Contoh ilustratif:

Yogyakarta : Pustaka Cendekia, 2024.

Jika informasi tempat terbit tidak tersedia, jangan menebak lokasi penerbit berdasarkan alamat toko atau informasi lain yang tidak mendukung. Ikuti instruksi standar dan kebijakan perpustakaan untuk mencatat informasi yang tidak tersedia.

E. Deskripsi fisik

Deskripsi fisik memberikan gambaran mengenai bentuk dan kelengkapan fisik buku. Unsurnya dapat mencakup jumlah halaman, ilustrasi, dan ukuran.

Contoh:

x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm.

Penulisan tersebut hanya contoh untuk buku ilustratif. Pada buku yang sebenarnya, jumlah halaman dan karakteristik fisik harus diperiksa secara langsung.

F. Identifikasi sumber

ISBN merupakan salah satu identitas penting dalam pengolahan buku. Nomor ini membantu membedakan penerbitan tertentu dan dapat digunakan untuk memeriksa apakah rekaman bibliografi sudah tersedia.

ISBN tidak boleh dibuat sendiri. Jika buku tidak memiliki ISBN, pustakawan tidak boleh mengisi nomor sembarang hanya agar kolom aplikasi terisi.

5. Menentukan Jenis Konten, Media, dan Pembawa

Salah satu unsur penting dalam RDA adalah pencatatan jenis konten, media, dan pembawa. Ketiganya membantu pengguna memahami bentuk informasi dan cara mengaksesnya.

A. Jenis konten (Content Type)

Jenis konten menunjukkan bentuk komunikasi yang disampaikan oleh sumber. Buku yang isinya berupa tulisan termasuk konten teks (text). Jika sebuah sumber mengandung lebih dari satu jenis konten, pencatatannya perlu mengikuti karakteristik bahan yang dideskripsikan.

B. Jenis media (Media Type)

Jenis media menunjukkan apakah sumber membutuhkan perangkat atau perantara untuk mengakses kontennya. Buku cetak dapat dibaca secara langsung tanpa perangkat elektronik sehingga termasuk kategori tanpa perantara (unmediated).

C. Jenis pembawa (Carrier Type)

Jenis pembawa menunjukkan bentuk fisik atau media penyimpanan sumber. Buku cetak umumnya dicatat sebagai volume (volume).

Untuk buku cetak biasa, contoh pencatatannya adalah:

Elemen	Istilah	Makna
Content Type	Text	Isi disampaikan dalam bentuk teks
Media Type	Unmediated	Tidak memerlukan perangkat perantara
Carrier Type	Volume	Disajikan sebagai satuan buku atau jilid

Dalam format MARC 21, ketiga unsur tersebut lazim direpresentasikan melalui ruas 336, 337, dan 338. Namun, perlu dipahami bahwa MARC 21 adalah format pengkodean, bukan RDA itu sendiri.

6. Contoh Praktik Katalogisasi Buku dengan RDA

Berikut contoh pengatalogan buku fiktif untuk latihan.

Data buku:

• Judul: Mengenal Lingkungan Sekitar

• Pengarang: Siti Rahmawati

• Edisi: Cetakan kedua

• Tempat terbit: Yogyakarta

• Penerbit: Pustaka Cendekia

• Tahun terbit: 2024

• ISBN: 978-623-000-123-4 (nomor ilustratif)

• Jumlah halaman: x, 120 halaman

• Ilustrasi: berwarna

• Ukuran: 21 cm

• Bahasa: Indonesia

A. Pemeriksaan data

Pertama, periksa halaman judul untuk memastikan judul dan nama pengarang. Kemudian periksa halaman hak cipta untuk memperoleh informasi penerbitan, edisi atau cetakan, tahun, dan ISBN. Setelah itu, periksa bentuk fisik untuk memastikan jumlah halaman, ilustrasi, dan ukuran.

B. Penyusunan deskripsi

Contoh deskripsi ringkas:

Mengenal lingkungan sekitar / Siti Rahmawati. — Cetakan kedua. — Yogyakarta : Pustaka Cendekia, 2024. — x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm.

Bentuk penyajian tersebut merupakan contoh deskripsi bibliografis untuk membantu memahami unsur data. Pustakawan perlu mengikuti instruksi elemen RDA dan kebijakan tampilan katalog yang digunakan.

C. Penentuan titik akses

Titik akses dapat meliputi nama pengarang, judul, dan subjek. Untuk contoh tersebut, nama pengarang dan judul dapat digunakan sebagai titik akses. Subjek ditentukan setelah isi buku diperiksa.

D. Penentuan subjek

Misalnya, setelah membaca daftar isi dan isi buku, pustakawan menemukan bahwa buku membahas pengenalan ekosistem, kebersihan lingkungan, dan pelestarian alam. Pustakawan kemudian menentukan subjek utama yang paling mewakili isi.

Subjek tidak boleh ditentukan hanya karena terdapat kata “lingkungan” pada judul. Buku dapat saja berupa cerita fiksi dengan latar lingkungan, buku ilmu pengetahuan, atau panduan kegiatan menjaga kebersihan. Ketiganya memerlukan analisis yang berbeda.

7. Mengelola Hubungan Karya, Ekspresi, Perwujudan, dan Item

RDA membantu pustakawan memahami bahwa karya dan eksemplar bukan hal yang sama. Perbedaan ini penting dalam pengelolaan koleksi yang memiliki beberapa edisi, terjemahan, atau bentuk penerbitan.

Sebagai contoh, satu karya dapat diterbitkan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Kedua versi tersebut berkaitan dengan karya yang sama, tetapi ekspresinya berbeda karena bahasanya berbeda. Jika masing-masing diterbitkan oleh penerbit berbeda, keduanya dapat memiliki perwujudan berbeda.

Sementara itu, jika perpustakaan memiliki tiga salinan dari buku cetak yang sama, ketiganya merupakan item atau eksemplar dari perwujudan yang sama.

Dalam pengelolaan katalog, hal ini berarti:

• Data bibliografi menggambarkan sumber atau perwujudan yang dideskripsikan.

• Data item menggambarkan setiap salinan yang dimiliki perpustakaan.

• Perbedaan edisi atau penerbitan perlu diperiksa sebelum memutuskan apakah harus membuat rekaman bibliografi baru.

• Setiap eksemplar perlu memiliki identitas tersendiri agar dapat dikelola dalam sirkulasi dan inventarisasi.

Pemahaman tersebut dapat mencegah katalog ganda dan membantu laporan jumlah judul serta jumlah eksemplar menjadi lebih akurat.

8. Menentukan Subjek dan Klasifikasi Setelah Deskripsi

Setelah katalogisasi deskriptif selesai, pustakawan perlu melakukan analisis subjek. Kegiatan ini bertujuan mengetahui pokok bahasan utama buku.

Langkah-langkahnya meliputi:

1. Membaca judul dan anak judul.

2. Memeriksa kata pengantar atau pendahuluan.

3. Membaca daftar isi.

4. Memeriksa bab utama.

5. Mengidentifikasi topik yang paling dominan.

6. Menentukan istilah subjek yang sesuai.

7. Memeriksa daftar tajuk subjek yang digunakan.

8. Menentukan nomor klasifikasi berdasarkan bagan klasifikasi perpustakaan.

Subjek dan nomor klasifikasi harus memiliki hubungan yang logis. Jika buku membahas ilmu lingkungan, nomor klasifikasinya tidak boleh ditentukan hanya karena kata “sekolah” muncul pada judul atau deskripsi.

9. Pemeriksaan Kualitas Rekaman Bibliografi

Sebelum rekaman disimpan atau ditampilkan kepada pengguna, lakukan pemeriksaan kualitas. Pemeriksaan dapat menggunakan daftar berikut:

• Apakah judul sudah sesuai dengan sumber informasi?

• Apakah nama pengarang sudah benar?

• Apakah pernyataan tanggung jawab telah dicatat dengan tepat?

• Apakah edisi dan cetakan tidak tertukar?

• Apakah penerbit dan tahun terbit sudah diperiksa?

• Apakah jumlah halaman dan ukuran sesuai dengan buku?

• Apakah ISBN benar-benar tercantum pada buku?

• Apakah jenis konten, media, dan pembawa sesuai?

• Apakah subjek mewakili isi buku?

• Apakah nomor klasifikasi sesuai dengan pokok bahasan?

• Apakah data item sudah dibedakan dari data bibliografi?

• Apakah rekaman yang sama sudah tersedia sebelumnya?

Pemeriksaan ini dapat dilakukan oleh petugas yang sama atau melalui pemeriksaan silang oleh petugas lain apabila memungkinkan.

10. Tantangan Penerapan RDA di Perpustakaan Sekolah

Penerapan RDA di perpustakaan sekolah dapat menghadapi beberapa kendala. Pertama, keterbatasan pengetahuan petugas. Tidak semua tenaga perpustakaan memiliki kesempatan mengikuti pelatihan katalogisasi mutakhir.

Kedua, keterbatasan waktu. Pengelola perpustakaan sekolah sering merangkap pekerjaan administrasi atau tugas lain sehingga pengolahan koleksi harus dilakukan secara bertahap.

Ketiga, keterbatasan sistem. Tidak semua aplikasi atau konfigurasi perpustakaan mendukung seluruh elemen RDA. Oleh karena itu, petugas perlu memahami kemampuan aplikasi yang digunakan dan tidak memaksakan pengisian elemen yang tidak tersedia.

Keempat, data koleksi lama mungkin dibuat dengan standar berbeda. Perpustakaan perlu menetapkan kebijakan agar rekaman lama dan baru tetap dapat digunakan bersama tanpa menimbulkan ketidakkonsistenan yang berlebihan.

Solusi yang dapat dilakukan adalah memulai dari pembenahan data dasar, membuat pedoman pengatalogan internal, mempelajari elemen RDA yang paling relevan, dan memperbaiki rekaman secara bertahap.

Penutup

Katalogisasi buku menggunakan RDA membutuhkan ketelitian dalam memeriksa sumber informasi, mengidentifikasi unsur bibliografi, menentukan pihak yang bertanggung jawab, serta memahami karakteristik konten, media, dan pembawa. Pustakawan juga perlu membedakan deskripsi bibliografis dari analisis subjek dan data bibliografi dari data item.

Penerapan RDA tidak seharusnya dipahami sebagai pekerjaan mengisi kolom sebanyak mungkin. Setiap elemen yang dicatat harus memiliki dasar informasi yang jelas dan memberikan manfaat bagi identifikasi serta penelusuran koleksi.

Menurut saya, pustakawan sekolah dapat memulai penerapan prinsip RDA dari pengolahan buku baru. Setelah terbiasa, petugas dapat memperbaiki data koleksi lama dan menyusun kebijakan pengatalogan yang lebih konsisten. Dengan cara tersebut, pembaruan standar tidak menjadi beban yang harus diselesaikan sekaligus, tetapi menjadi proses peningkatan kualitas katalog secara berkelanjutan.

Referensi

Library of Congress. (n.d.). MARC 21 format for bibliographic data. https://www.loc.gov/marc/bibliographic/

Program for Cooperative Cataloging. (n.d.). FAQs on Official RDA implementation. Library of Congress. https://www.loc.gov/aba/pcc/rda/official-rda/implementation-faq.html

RDA Steering Committee. (n.d.). RDA frequently asked questions. RDA Toolkit. https://www.rdatoolkit.org/rsc/content/rda_faq

Perbedaan AACR2, RDA, dan Official RDA: Memahami Perkembangan Standar Katalogisasi Perpustakaan

Perbedaan AACR2, RDA, dan Official RDA: Memahami Perkembangan Standar Katalogisasi Perpustakaan

PUJI H.

07.56

0 komentar

 

Katalogisasi merupakan pekerjaan teknis yang terus mengalami perkembangan seiring perubahan bentuk bahan perpustakaan dan teknologi informasi. Pada masa katalog kartu, pustakawan lebih banyak berhadapan dengan pencatatan identitas buku dalam bentuk kartu yang disusun berdasarkan nama pengarang, judul, dan subjek. Ketika perpustakaan mulai menggunakan komputer, data bibliografis kemudian disimpan dalam basis data dan ditampilkan melalui katalog daring atau Online Public Access Catalog (OPAC). Perubahan tersebut tidak hanya mengubah media penyimpanan, tetapi juga meningkatkan kebutuhan terhadap standar pengolahan informasi yang dapat digunakan secara konsisten oleh berbagai perpustakaan.

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah standar deskripsi bibliografis. Standar diperlukan agar pustakawan memiliki pedoman ketika mencatat judul, nama pencipta, edisi, penerbit, tahun terbit, deskripsi fisik, dan unsur lainnya. Tanpa pedoman yang sama, sebuah buku dapat dicatat dengan cara berbeda oleh petugas yang berbeda. Akibatnya, katalog menjadi tidak seragam dan penelusuran koleksi dapat terganggu.

Dalam sejarah katalogisasi modern, AACR2 dikenal sebagai salah satu pedoman yang banyak digunakan perpustakaan. Perkembangan berikutnya melahirkan RDA (Resource Description and Access) yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan deskripsi dan akses sumber daya informasi dalam lingkungan yang semakin beragam. Selanjutnya, RDA mengalami restrukturisasi dan perancangan ulang melalui proyek 3R sehingga muncul istilah Original RDA dan Official RDA.

Ketiga istilah tersebut sering dianggap sebagai tiga standar yang berdiri sendiri. Padahal, hubungan di antara ketiganya perlu dipahami secara tepat. AACR2 merupakan pedoman katalogisasi generasi sebelumnya, sedangkan Original RDA dan Official RDA merupakan dua tahap perkembangan dari standar RDA. Pemahaman ini penting bagi pustakawan, khususnya pengelola perpustakaan sekolah yang masih menggunakan rekaman lama sekaligus harus mengolah koleksi baru.

Artikel ini membahas perkembangan AACR2, RDA, dan Official RDA, perbedaan konsepnya, perubahan penting dalam pencatatan bibliografi, serta hal-hal yang perlu diperhatikan ketika perpustakaan ingin memperbarui praktik katalogisasi.

1. Mengenal AACR2 sebagai Pedoman Katalogisasi Generasi Sebelumnya

AACR2 merupakan singkatan dari Anglo-American Cataloguing Rules, Second Edition. Pedoman ini dikembangkan untuk menyeragamkan kegiatan pengatalogan, terutama dalam menentukan deskripsi bibliografis dan titik akses suatu bahan perpustakaan. AACR2 merupakan kelanjutan dari tradisi peraturan katalogisasi Anglo-Amerika dan telah digunakan secara luas oleh berbagai perpustakaan.

AACR2 membantu pustakawan menjawab beberapa pertanyaan mendasar ketika mengolah koleksi. Informasi apa yang harus dicatat? Dari bagian mana informasi tersebut diambil? Bagaimana nama pengarang ditentukan sebagai titik akses? Bagaimana judul, edisi, penerbitan, dan deskripsi fisik disajikan? Bagaimana informasi tersebut disusun agar pengguna dapat menemukan koleksi?

Dalam pengolahan buku, AACR2 mengenal sejumlah daerah deskripsi bibliografis. Secara umum, unsur yang dicatat mencakup judul dan pernyataan tanggung jawab, edisi, rincian khusus bahan tertentu, penerbitan, deskripsi fisik, seri, catatan, serta nomor standar dan ketentuan ketersediaan.

Contohnya, ketika pustakawan menerima sebuah buku, petugas memeriksa halaman judul untuk memperoleh judul dan nama pengarang. Informasi penerbitan diperiksa melalui halaman hak cipta atau sumber informasi lain yang relevan. Jumlah halaman dan ukuran buku diperiksa dari bentuk fisiknya. Data tersebut kemudian disusun menjadi deskripsi bibliografis.

AACR2 juga berhubungan dengan konsep titik akses. Sebuah rekaman katalog tidak hanya berisi deskripsi buku, tetapi juga harus menyediakan jalur penelusuran. Pengguna dapat menemukan koleksi berdasarkan nama pengarang, judul, atau subjek. Oleh karena itu, konsistensi penentuan nama dan tajuk menjadi bagian penting dalam kegiatan katalogisasi.

Ciri utama AACR2

Beberapa ciri AACR2 yang perlu diketahui adalah:

1. Berorientasi pada penyusunan deskripsi bibliografis dan titik akses.

2. Memiliki aturan yang relatif terperinci untuk berbagai jenis bahan perpustakaan.

3. Menggunakan struktur deskripsi yang berkembang dari kebutuhan katalog konvensional dan katalog terkomputerisasi.

4. Banyak diterapkan bersama format pengkodean MARC dalam sistem perpustakaan.

5. Memiliki pendekatan yang belum dirancang secara khusus untuk kebutuhan lingkungan data terhubung sebagaimana perkembangan RDA.

Meskipun AACR2 sudah tidak menjadi standar pengembangan utama, rekaman katalog yang dibuat berdasarkan AACR2 masih dapat ditemukan di banyak perpustakaan. Hal tersebut wajar karena katalog perpustakaan menyimpan data yang dikumpulkan selama bertahun-tahun. Perpustakaan tidak harus menghapus seluruh rekaman lama hanya karena mulai mempelajari RDA.

Hal yang lebih penting adalah memahami standar yang digunakan pada rekaman tersebut, menjaga konsistensi, dan menentukan kebijakan ketika membuat atau memperbaiki rekaman baru.

2. Mengapa AACR2 Perlu Dikembangkan?

Perkembangan teknologi informasi mengubah bentuk dan cara masyarakat menggunakan sumber informasi. Dahulu, koleksi perpustakaan banyak didominasi buku cetak, majalah, surat kabar, dan bahan tercetak lainnya. Sekarang, sumber informasi dapat berupa buku elektronik, dokumen digital, rekaman suara, video, situs web, basis data, dan sumber daya yang dapat diakses melalui jaringan.

Perubahan ini menghadirkan tantangan bagi standar katalogisasi. Deskripsi yang berpusat pada karakteristik bahan tercetak tidak selalu cukup untuk menjelaskan sumber digital. Pengguna perlu mengetahui apakah suatu sumber berupa teks, suara, gambar bergerak, atau gabungan beberapa jenis konten. Mereka juga perlu mengetahui perangkat atau media yang diperlukan untuk mengaksesnya.

Selain itu, sebuah karya dapat diterbitkan dalam beberapa bentuk. Satu judul dapat tersedia sebagai buku cetak, buku elektronik, buku audio, atau terjemahan. Jika semua bentuk tersebut hanya dipandang sebagai satu objek tanpa memperhatikan hubungan di antaranya, pengguna akan kesulitan memahami perbedaan edisi dan format.

Kebutuhan lainnya adalah interoperabilitas, yaitu kemampuan sistem informasi yang berbeda untuk bertukar dan menggunakan data. Perpustakaan membutuhkan data yang tidak hanya dapat dibaca oleh aplikasi tempat data tersebut dibuat, tetapi juga dapat dimanfaatkan oleh sistem lain.

Kondisi inilah yang mendorong pengembangan RDA. RDA dirancang sebagai paket elemen data, pedoman, dan instruksi untuk membuat metadata sumber daya perpustakaan serta warisan budaya yang sesuai dengan model internasional dan mendukung aplikasi berorientasi pengguna serta linked data (RDA Steering Committee, n.d.).

3. Mengenal RDA (Resource Description and Access)

RDA merupakan standar untuk deskripsi dan akses sumber daya informasi. RDA dikembangkan sebagai penerus AACR2, tetapi pendekatannya tidak hanya mengganti aturan lama dengan aturan baru. RDA membawa perubahan dalam cara sumber informasi dipahami dan direpresentasikan.

Salah satu perbedaan penting adalah perhatian terhadap hubungan antara karya, ekspresi, perwujudan, dan item. Keempat konsep tersebut membantu pustakawan memahami bahwa sebuah karya intelektual dapat hadir dalam beberapa bentuk.

Sebagai contoh, sebuah cerita dapat diterbitkan sebagai buku cetak dalam bahasa Indonesia. Cerita yang sama dapat diterjemahkan ke bahasa Inggris, diterbitkan ulang oleh penerbit berbeda, atau disajikan dalam bentuk buku elektronik. Semua bentuk itu mempunyai hubungan dengan karya yang sama, tetapi tidak selalu merupakan objek bibliografis yang identik.

RDA juga memperhatikan deskripsi sumber informasi secara lebih luas. Pustakawan dapat mencatat unsur seperti jenis konten, jenis media, dan jenis pembawa. Ketiga unsur tersebut membantu menjelaskan karakteristik sumber.

A. Jenis konten

Jenis konten menjelaskan bentuk komunikasi atau isi intelektual yang disampaikan oleh sumber. Buku yang berisi tulisan, misalnya, memiliki jenis konten teks. Sumber lain dapat memiliki konten berupa gambar, musik, suara lisan, atau gambar bergerak.

B. Jenis media

Jenis media menjelaskan kategori perangkat atau perantara yang diperlukan untuk mengakses konten. Buku cetak dapat dibaca secara langsung tanpa perangkat elektronik sehingga termasuk jenis media tanpa perantara (unmediated). Sementara itu, sumber digital memerlukan perangkat tertentu untuk mengaksesnya.

C. Jenis pembawa

Jenis pembawa menjelaskan bentuk fisik atau media penyimpanan sumber informasi. Buku cetak dapat dicatat sebagai volume. Bentuk pembawa lain dapat berupa cakram, lembaran, atau berkas komputer, bergantung pada sumber yang dideskripsikan.

Ketiga unsur tersebut membantu pengguna membedakan sumber yang mungkin memiliki judul serupa, tetapi cara penyajian dan aksesnya berbeda.

4. Memahami Original RDA

Istilah Original RDA digunakan untuk menyebut versi awal RDA yang diterbitkan melalui RDA Toolkit pada Juni 2010 dan mengalami pembaruan sampai April 2017. Versi ini dikembangkan berdasarkan model konseptual FRBR, FRAD, dan FRSAD.

Pada tahap tersebut, RDA telah membawa sejumlah perubahan dibandingkan AACR2, termasuk perhatian terhadap sumber digital, hubungan antarsumber, dan pencatatan jenis konten, media, serta pembawa. Namun, perkembangan model konseptual perpustakaan kemudian mendorong perubahan lebih lanjut.

IFLA mengembangkan Library Reference Model (LRM), yang mengonsolidasikan model konseptual FRBR, FRAD, dan FRSAD. Perkembangan tersebut menjadi salah satu alasan RDA perlu disusun ulang agar lebih selaras dengan model konseptual yang baru.

Original RDA tetap penting dalam sejarah perkembangan katalogisasi karena banyak pustakawan dan perpustakaan pernah menggunakannya sebagai pedoman penerapan RDA. Sejumlah rekaman bibliografi yang dibuat berdasarkan versi tersebut juga masih dapat ditemukan dalam katalog perpustakaan.

Namun, Original RDA tidak sama dengan Official RDA. Perbedaan keduanya bukan sekadar perubahan tampilan situs atau perubahan nama. Restrukturisasi juga mencakup perubahan struktur entitas, elemen, terminologi, dan pendekatan representasi data.

5. Mengenal Official RDA dan Proyek 3R

Official RDA merupakan versi resmi RDA hasil proyek RDA Toolkit Restructure and Redesign atau 3R. Proyek ini dilakukan untuk memperbarui infrastruktur RDA Toolkit sekaligus menyelaraskan isi standar dengan IFLA LRM.

Versi Official RDA mulai menjadi versi resmi pada 15 Desember 2020. Sementara itu, versi sebelumnya disebut Original RDA dan dibekukan pada pembaruan April 2017. Informasi ini penting karena istilah Official RDA sering disalahartikan seolah-olah merupakan standar baru yang tidak memiliki hubungan dengan RDA sebelumnya.

Apa yang berubah melalui proyek 3R?

Perubahan proyek 3R dapat dipahami melalui beberapa aspek.

Pertama, perubahan model konseptual. Official RDA diselaraskan dengan IFLA LRM. Model ini memberikan kerangka untuk memahami entitas bibliografis dan hubungan di antaranya.

Kedua, perubahan struktur entitas dan elemen. Official RDA menggunakan struktur yang lebih terorganisasi untuk menggambarkan entitas serta elemen yang berkaitan dengannya. Informasi tidak hanya dipahami sebagai kumpulan kolom deskripsi, tetapi juga sebagai data yang memiliki hubungan.

Ketiga, perubahan terminologi. Beberapa istilah dan cara penyajian informasi mengalami perubahan. Pustakawan yang terbiasa dengan Original RDA perlu mempelajari istilah dalam versi resmi agar tidak mencampuradukkan instruksi lama dan baru.

Keempat, perhatian terhadap data terhubung. Official RDA dikembangkan agar metadata dapat digunakan dalam lingkungan yang mendukung hubungan data. Informasi tentang karya, pencipta, agen, dan sumber daya dapat dihubungkan secara lebih jelas.

Kelima, perubahan implementasi. Perubahan standar juga berdampak pada cara perpustakaan menerapkannya dalam sistem katalog. Format pengkodean dan sistem perpustakaan perlu dipertimbangkan agar elemen yang digunakan dapat direpresentasikan dengan tepat.

Program for Cooperative Cataloging di Library of Congress menjelaskan bahwa perubahan Official RDA mencakup terminologi, konsep, entitas, elemen, praktik katalogisasi, dan pengkodean MARC 21 (Program for Cooperative Cataloging, n.d.).

6. Perbedaan AACR2, Original RDA, dan Official RDA

Untuk menghindari kesalahpahaman, ketiga istilah perlu dibandingkan berdasarkan kedudukan dan karakteristiknya.

Aspek	AACR2	Original RDA	Official RDA
Kedudukan	Pedoman katalogisasi generasi sebelumnya	Versi awal RDA	Versi resmi RDA setelah proyek 3R
Periode perkembangan	Berkembang sebelum RDA	Diterbitkan 2010, pembaruan sampai April 2017	Resmi sejak 15 Desember 2020
Model konseptual	Tradisi katalogisasi Anglo-Amerika	FRBR, FRAD, FRSAD	IFLA LRM
Pendekatan	Aturan deskripsi dan titik akses	Deskripsi dan akses dengan orientasi relasi antarsumber	Struktur entitas dan elemen yang lebih terintegrasi
Lingkungan	Katalog konvensional dan terkomputerisasi	Sumber tercetak dan digital	Metadata untuk lingkungan digital dan data terhubung
Struktur standar	Berbasis aturan dan bab	Struktur RDA versi awal	Struktur RDA hasil restrukturisasi
Hubungan dengan MARC 21	Dapat diterapkan dalam rekaman MARC	Dapat dikodekan dalam MARC	Memerlukan penyesuaian pengkodean sesuai elemen yang diterapkan
Penggunaan saat ini	Masih dijumpai pada rekaman lama	Menjadi versi historis	Menjadi versi resmi RDA

Perlu dicatat bahwa penggunaan Official RDA tidak otomatis membuat semua rekaman katalog harus ditulis ulang. Perpustakaan perlu mempertimbangkan kebijakan katalogisasi, kemampuan sistem, kebutuhan pengguna, dan sumber daya petugas.

7. Dampak Perkembangan RDA terhadap Pustakawan

Perubahan standar katalogisasi membawa konsekuensi terhadap kompetensi pustakawan. Pustakawan tidak cukup hanya menghafal nomor ruas atau mengisi kolom dalam aplikasi. Petugas perlu memahami alasan suatu elemen dicatat, sumber informasi yang digunakan, dan hubungan antara data bibliografis.

Beberapa kompetensi yang perlu dikembangkan antara lain:

1. Memahami perbedaan standar pengatalogan dan format pengkodean.

2. Mengenali entitas dan elemen RDA.

3. Memeriksa sumber informasi secara teliti.

4. Menentukan identitas pencipta dan pihak yang bertanggung jawab.

5. Memahami hubungan antara karya dan bentuk penerbitannya.

6. Mengelola metadata dengan konsisten.

7. Memahami struktur MARC 21 dan perkembangan pengkodeannya.

8. Menggunakan sistem otomasi perpustakaan untuk memasukkan dan memeriksa data.

9. Melakukan evaluasi terhadap kualitas rekaman bibliografis.

10. Mengikuti pembaruan standar dan kebijakan katalogisasi.

Bagi pengelola perpustakaan sekolah, kompetensi tersebut dapat dikembangkan secara bertahap. Tidak semua petugas harus langsung menguasai seluruh aspek teknis Official RDA. Tahap awal dapat dimulai dengan memperbaiki kualitas data bibliografi, membedakan data bibliografi dan data eksemplar, serta memahami unsur dasar RDA yang tersedia dalam aplikasi.

8. Apakah Perpustakaan Sekolah Harus Segera Beralih ke Official RDA?

Tidak semua perpustakaan sekolah memiliki kondisi yang sama. Ada perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi dan memiliki petugas berlatar belakang ilmu perpustakaan. Ada pula perpustakaan yang masih mengelola koleksi secara sederhana dengan keterbatasan komputer, jaringan, dan tenaga pengelola.

Oleh karena itu, penerapan Official RDA perlu dilakukan secara realistis. Perpustakaan dapat memulai dengan memetakan standar yang digunakan dalam rekaman lama, memeriksa kemampuan aplikasi, dan menentukan elemen yang dapat diterapkan.

Hal-hal yang dapat dilakukan adalah:

• Mengidentifikasi apakah rekaman lama dibuat berdasarkan AACR2 atau RDA.

• Menyusun kebijakan pengatalogan untuk koleksi baru.

• Memeriksa apakah sistem otomasi mendukung elemen RDA yang diperlukan.

• Mempelajari istilah dan konsep dasar Official RDA.

• Menjaga konsistensi pencatatan nama, judul, penerbit, dan subjek.

• Melakukan perbaikan rekaman secara bertahap.

• Mencatat perubahan kebijakan agar petugas berikutnya dapat mengikuti pola yang sama.

Perpustakaan sekolah juga perlu mempertimbangkan kebutuhan pengguna. Tujuan akhir katalogisasi adalah membantu siswa, guru, dan tenaga kependidikan menemukan koleksi. Penerapan standar yang lebih kompleks tidak akan memberikan manfaat maksimal apabila data yang dimasukkan tidak akurat atau katalog sulit digunakan.

9. Kesalahan Pemahaman yang Perlu Dihindari

Ada beberapa kekeliruan yang sering muncul ketika membahas AACR2, RDA, dan Official RDA.

Pertama, menganggap MARC 21 sebagai pengganti RDA. MARC 21 adalah format pengkodean data, sedangkan RDA adalah standar deskripsi dan akses. Keduanya mempunyai fungsi berbeda dan dapat digunakan bersama.

Kedua, menganggap Official RDA sebagai standar yang sama sekali terpisah dari RDA. Official RDA merupakan versi resmi hasil restrukturisasi dan perancangan ulang RDA.

Ketiga, menganggap semua rekaman AACR2 harus dihapus. Rekaman lama tetap dapat digunakan selama datanya masih akurat dan sesuai kebutuhan. Perbaikan dilakukan berdasarkan kebijakan perpustakaan.

Keempat, menganggap penerapan RDA cukup dengan menambahkan kolom 336, 337, dan 338. Ketiga ruas tersebut memang berkaitan dengan jenis konten, media, dan pembawa, tetapi RDA memiliki cakupan konsep yang lebih luas.

Kelima, menganggap aplikasi otomasi otomatis menghasilkan katalog yang benar. Sistem hanya menyediakan sarana pengelolaan data. Ketepatan informasi tetap bergantung pada pemeriksaan dan keputusan kataloger.

Penutup

Perkembangan dari AACR2 menuju RDA dan Official RDA menunjukkan bahwa katalogisasi terus menyesuaikan diri dengan perubahan sumber informasi dan teknologi. AACR2 memberikan dasar penting bagi penyeragaman deskripsi bibliografis dan titik akses. Original RDA kemudian memperluas pendekatan tersebut untuk mengakomodasi berbagai jenis sumber informasi. Selanjutnya, Official RDA menyelaraskan standar dengan IFLA LRM dan mengembangkan struktur entitas serta elemen yang lebih sesuai dengan lingkungan metadata modern.

Bagi pustakawan, memahami perbedaan ketiganya bukan sekadar menambah pengetahuan istilah. Pemahaman tersebut membantu menentukan cara pengolahan koleksi, menjaga konsistensi katalog, dan mempersiapkan perpustakaan menghadapi perkembangan teknologi informasi.

Menurut saya, pembaruan pengetahuan katalogisasi perlu dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. Perpustakaan sekolah tidak harus langsung menerapkan seluruh aspek teknis Official RDA, tetapi perlu mulai memahami perkembangan standar, meningkatkan kualitas data bibliografi, dan menggunakan aplikasi otomasi secara lebih tepat. Dengan demikian, katalog tidak hanya menjadi daftar koleksi, melainkan sarana temu kembali informasi yang benar-benar bermanfaat bagi pemustaka.

Referensi

Program for Cooperative Cataloging. (n.d.). FAQs on Official RDA implementation. Library of Congress. https://www.loc.gov/aba/pcc/rda/official-rda/implementation-faq.html

RDA Steering Committee. (n.d.). RDA frequently asked questions. RDA Toolkit. https://www.rdatoolkit.org/rsc/content/rda_faq

RDA Steering Committee. (n.d.). About RDA. RDA Toolkit. https://www.rdatoolkit.org/rsc/content/about-rda