Evaluasi Kinerja dan Persiapan Akreditasi Perpustakaan Sekolah: Panduan Menilai Mutu dan Menyiapkan Bukti

Evaluasi Kinerja dan Persiapan Akreditasi Perpustakaan Sekolah: Panduan Menilai Mutu dan Menyiapkan Bukti

PUJI H.

11.14

0 komentar

 

Perpustakaan sekolah perlu melakukan evaluasi secara berkala agar kegiatan yang dilaksanakan benar-benar memberikan manfaat bagi peserta didik dan guru. Evaluasi membantu pengelola mengetahui apakah koleksi sudah sesuai kebutuhan, layanan berjalan dengan baik, administrasi tertib, dan program literasi terlaksana sesuai rencana.

Evaluasi juga menjadi bagian penting dalam persiapan akreditasi perpustakaan. Akreditasi bukan hanya kegiatan mengumpulkan dokumen atau menata ruangan menjelang kedatangan asesor. Proses tersebut seharusnya menjadi kesempatan untuk menilai mutu penyelenggaraan perpustakaan secara menyeluruh.

Dalam beberapa tahun terakhir, perhatian terhadap akreditasi perpustakaan semakin berkembang. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melakukan pemutakhiran instrumen akreditasi pada 2025 dengan menyesuaikan indikator terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pada 2026, Perpusnas juga menyampaikan penekanan yang lebih besar pada kinerja dan dampak layanan perpustakaan.

Perubahan tersebut menunjukkan bahwa perpustakaan tidak cukup hanya memperlihatkan kelengkapan sarana dan dokumen. Pengelola juga perlu menunjukkan bahwa layanan benar-benar dilaksanakan, dimanfaatkan, dan memberikan hasil yang dapat dijelaskan melalui data serta bukti.

Artikel ini membahas cara melakukan evaluasi kinerja, menyiapkan dokumen, mengelola bukti kegiatan, dan mempersiapkan akreditasi perpustakaan sekolah secara bertahap.

Mengenal Evaluasi Kinerja Perpustakaan

Evaluasi kinerja perpustakaan merupakan proses menilai pelaksanaan kegiatan dan hasil layanan berdasarkan tujuan, program, serta standar yang digunakan. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan, menemukan kekurangan, dan menentukan perbaikan yang perlu dilaksanakan.

Evaluasi tidak harus menunggu adanya kegiatan akreditasi. Pengelola dapat melakukannya secara rutin, misalnya setiap bulan, setiap semester, atau setiap akhir tahun pelajaran.

Dalam praktiknya, evaluasi dapat mencakup beberapa aspek berikut.

1. Evaluasi koleksi

Pengelola memeriksa jumlah dan kondisi koleksi, kesesuaian bahan bacaan dengan kebutuhan pengguna, keteraturan inventarisasi, serta pemanfaatan buku. Data peminjaman dapat digunakan untuk mengetahui jenis koleksi yang sering digunakan.

2. Evaluasi sarana dan prasarana

Evaluasi dilakukan terhadap kondisi ruang, rak, meja, kursi, perangkat komputer, pencahayaan, kebersihan, keamanan, dan kenyamanan. Pengelola perlu mencatat fasilitas yang masih layak, yang membutuhkan perbaikan, dan yang belum tersedia.

3. Evaluasi pelayanan

Aspek yang diperiksa meliputi jam layanan, pelaksanaan peminjaman dan pengembalian, layanan membaca di tempat, kunjungan kelas, serta kemudahan pengguna memperoleh informasi.

4. Evaluasi tenaga perpustakaan

Pengelola dapat menilai pembagian tugas, pelaksanaan pekerjaan, kemampuan teknis, kedisiplinan, dan kegiatan pengembangan kompetensi. Evaluasi perlu dilakukan secara objektif dan memperhatikan tugas yang memang menjadi tanggung jawab masing-masing tenaga.

5. Evaluasi penyelenggaraan dan pengelolaan

Pemeriksaan mencakup kelengkapan dokumen kelembagaan, program kerja, administrasi, pencatatan statistik, laporan kegiatan, dan pelaksanaan evaluasi sebelumnya.

6. Evaluasi inovasi dan kegiatan literasi

Pengelola menilai apakah program yang direncanakan benar-benar terlaksana, berapa banyak pengguna yang berpartisipasi, dan apa hasil yang dapat ditunjukkan.

Hubungan Evaluasi Kinerja dengan Standar Nasional Perpustakaan

Evaluasi kinerja perlu mengacu pada standar yang sesuai dengan jenis perpustakaan. Untuk perpustakaan sekolah, acuan utama yang perlu diperhatikan adalah Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Peraturan tersebut mencakup enam standar utama, yaitu standar koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, dan pengelolaan. Selain itu, terdapat komponen pendukung berupa inovasi dan kreativitas perpustakaan, tingkat kegemaran membaca, serta indeks pembangunan literasi masyarakat.

Pengelola dapat menjadikan enam standar utama sebagai kerangka evaluasi. Setiap standar diuraikan menjadi beberapa aspek yang dapat diperiksa.

Contohnya, pada standar pelayanan, pengelola dapat memeriksa jadwal layanan, jenis layanan, pencatatan kunjungan, peminjaman, dan pelaksanaan kegiatan literasi. Pada standar pengelolaan, pemeriksaan dapat diarahkan pada program kerja, administrasi, statistik, dan laporan.

Dengan cara tersebut, evaluasi tidak dilakukan berdasarkan kesan pribadi, tetapi menggunakan acuan yang jelas.

Mengenal Akreditasi Perpustakaan Sekolah

Akreditasi perpustakaan merupakan proses penilaian untuk mengetahui kesesuaian penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan terhadap standar yang ditetapkan. Hasil akreditasi memberikan gambaran mengenai mutu perpustakaan berdasarkan instrumen yang digunakan.

Akreditasi memiliki beberapa manfaat bagi perpustakaan sekolah, antara lain:

1. Mengetahui tingkat kesesuaian pengelolaan dengan standar.

2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perpustakaan.

3. Mendorong perbaikan layanan dan pengelolaan.

4. Meningkatkan perhatian sekolah terhadap keberadaan perpustakaan.

5. Menjadi dasar penyusunan program pengembangan.

6. Memberikan pengakuan terhadap mutu penyelenggaraan perpustakaan sesuai hasil penilaian.

Akreditasi sebaiknya tidak dipandang sebagai tujuan akhir. Predikat yang diperoleh tidak berarti perpustakaan dapat berhenti melakukan perbaikan. Perkembangan kebutuhan pengguna dan teknologi membuat perpustakaan tetap perlu melakukan evaluasi setelah akreditasi.

Perkembangan Instrumen Akreditasi Perpustakaan

Pengelola perlu memperhatikan bahwa instrumen akreditasi dapat diperbarui. Perpusnas pada 2025 menyampaikan pemutakhiran instrumen akreditasi yang mencakup 15 instrumen untuk berbagai jenis perpustakaan, termasuk perpustakaan sekolah.

Instrumen perpustakaan sekolah mencakup lima kelompok, yaitu PAUD, SD/MI, SMP/MTs, SMA/SMK/MA/MAK, dan SLB. Dengan demikian, pengelola harus menggunakan instrumen yang sesuai dengan jenis perpustakaannya.

Pemutakhiran instrumen juga diarahkan untuk menyesuaikan indikator dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta mengukur penyelenggaraan perpustakaan melalui aspek input, proses, output, dan outcome.

Pada September 2026, Perpusnas menyampaikan bahwa instrumen akreditasi yang diperbarui menekankan kinerja perpustakaan. Informasi yang disampaikan menyebutkan bobot penilaian kinerja sebesar 70 persen dan kepatuhan terhadap standar sebesar 30 persen. Perubahan penekanan ini memperlihatkan pentingnya hasil layanan dan manfaat yang dirasakan pengguna.

Angka tersebut perlu dipahami sesuai konteks instrumen yang berlaku. Pengelola tetap harus memeriksa dokumen keputusan dan instrumen resmi yang digunakan pada saat mengajukan akreditasi. Jangan menggunakan instrumen lama hanya karena masih tersimpan dalam komputer atau pernah dibagikan dalam pelatihan.

Memahami Input, Proses, Output, dan Outcome

Salah satu cara memahami evaluasi kinerja adalah dengan membedakan empat unsur berikut.

1. Input

Input merupakan sumber daya yang dimiliki perpustakaan untuk menjalankan kegiatan. Contohnya adalah koleksi, tenaga, ruang, perabot, anggaran, komputer, dan dokumen kelembagaan.

Pertanyaan evaluasi pada bagian ini antara lain: apakah koleksi tersedia dan sesuai kebutuhan? Apakah tenaga memiliki pembagian tugas? Apakah sarana dapat digunakan dengan aman?

2. Proses

Proses merupakan kegiatan yang dilakukan menggunakan sumber daya tersebut. Contohnya adalah pengadaan, pengolahan, pelayanan sirkulasi, penataan koleksi, kunjungan kelas, dan kegiatan literasi.

Pengelola perlu menunjukkan bahwa kegiatan dilaksanakan sesuai program dan prosedur yang telah disusun.

3. Output

Output merupakan hasil langsung dari kegiatan. Contohnya adalah jumlah buku yang diolah, jumlah transaksi peminjaman, jumlah kunjungan, jumlah kegiatan literasi, dan jumlah laporan yang disusun.

Output perlu didukung data yang dapat diperiksa. Jika pengelola menyebutkan jumlah kunjungan, misalnya, angka tersebut harus berasal dari buku kunjungan atau sistem pencatatan.

4. Outcome

Outcome merupakan perubahan atau manfaat yang dihasilkan dari kegiatan. Contohnya adalah meningkatnya pemanfaatan koleksi, peserta didik semakin terbiasa mengunjungi perpustakaan, guru menggunakan sumber bacaan untuk pembelajaran, atau peserta didik lebih mampu menemukan informasi.

Outcome tidak selalu mudah diukur. Pengelola dapat menggunakan perbandingan data, pengamatan, tanggapan pengguna, atau hasil kegiatan untuk menjelaskan manfaat layanan.

Keempat unsur tersebut membantu pengelola membangun hubungan antara sumber daya, kegiatan, hasil, dan manfaat perpustakaan.

Menyusun Indikator Evaluasi Kinerja

Indikator evaluasi sebaiknya disesuaikan dengan program dan kondisi perpustakaan. Pengelola tidak perlu membuat indikator yang terlalu rumit. Indikator sederhana tetapi dapat diukur lebih bermanfaat daripada indikator yang sulit dibuktikan.

Contoh indikator yang dapat digunakan:

Aspek	Contoh indikator	Sumber data
Koleksi	Jumlah koleksi yang tercatat	Buku inventaris
Pengolahan	Jumlah buku yang telah diolah	Data katalog
Kunjungan	Jumlah kunjungan per bulan	Buku kunjungan
Sirkulasi	Jumlah transaksi peminjaman	Buku sirkulasi atau aplikasi
Literasi	Jumlah kegiatan yang terlaksana	Laporan kegiatan
Sarana	Kondisi fasilitas perpustakaan	Daftar pemeriksaan
Pengembangan tenaga	Jumlah kegiatan peningkatan kompetensi	Sertifikat dan laporan
Administrasi	Kelengkapan dokumen pengelolaan	Arsip perpustakaan

Indikator dapat dilengkapi dengan target. Misalnya, perpustakaan menargetkan pelaksanaan kunjungan kelas sesuai jadwal yang telah disepakati. Pada akhir semester, pengelola membandingkan jumlah kunjungan yang direncanakan dengan jumlah yang benar-benar terlaksana.

Pengelola juga perlu menghindari penetapan target yang tidak realistis. Target harus mempertimbangkan jumlah peserta didik, tenaga, jam layanan, anggaran, dan kondisi sekolah.

Menyiapkan Dokumen untuk Akreditasi

Dokumen merupakan bagian penting dalam proses akreditasi karena menjadi bukti bahwa perpustakaan memiliki dasar kelembagaan dan melaksanakan kegiatan sesuai standar.

Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan enam standar utama.

1. Dokumen standar koleksi

Contohnya:

• Buku inventaris koleksi.

• Daftar koleksi atau katalog.

• Data jumlah judul dan eksemplar.

• Dokumen pengadaan atau penerimaan buku.

• Data pengolahan koleksi.

• Catatan pemeliharaan dan stock opname.

2. Dokumen standar sarana dan prasarana

Contohnya:

• Data luas ruang perpustakaan.

• Daftar perabot dan perlengkapan.

• Daftar peralatan teknologi.

• Foto kondisi ruang.

• Catatan pemeliharaan sarana.

3. Dokumen standar pelayanan

Contohnya:

• Jadwal layanan.

• Tata tertib perpustakaan.

• Prosedur peminjaman dan pengembalian.

• Buku kunjungan.

• Statistik sirkulasi.

• Dokumentasi kegiatan layanan.

• Dokumentasi kegiatan literasi.

4. Dokumen standar tenaga

Contohnya:

• Surat keputusan penugasan.

• Data tenaga perpustakaan.

• Pembagian tugas.

• Ijazah atau dokumen kualifikasi yang relevan.

• Sertifikat pelatihan.

• Laporan pengembangan kompetensi.

5. Dokumen standar penyelenggaraan

Contohnya:

• SK pembentukan perpustakaan.

• Struktur organisasi.

• Visi dan misi.

• Program kerja.

• Dokumen penetapan penanggung jawab.

• Dokumen pendukung kelembagaan lainnya.

6. Dokumen standar pengelolaan

Contohnya:

• Rencana kerja.

• Program kerja tahunan.

• Administrasi perpustakaan.

• Statistik bulanan.

• Laporan semester.

• Laporan tahunan.

• Evaluasi program dan tindak lanjut.

Daftar tersebut merupakan contoh pengelompokan arsip untuk memudahkan persiapan. Pengelola tetap harus mencocokkan setiap dokumen dengan indikator dan bukti yang diminta dalam instrumen akreditasi resmi yang berlaku.

Menyiapkan Bukti Fisik dan Bukti Digital

Bukti akreditasi tidak hanya berupa dokumen tertulis. Pengelola juga perlu menyiapkan bukti pelaksanaan kegiatan.

Bukti dapat berupa:

Dokumen administrasi

Dokumen ini menunjukkan bahwa perpustakaan memiliki dasar pengelolaan yang jelas. Contohnya SK, program kerja, jadwal layanan, dan laporan kegiatan.

Data statistik

Statistik menunjukkan aktivitas perpustakaan dalam periode tertentu. Data kunjungan dan peminjaman sebaiknya dicatat secara rutin agar dapat disajikan secara konsisten.

Foto kegiatan

Foto dapat memperlihatkan kondisi ruang, penataan koleksi, pelayanan, dan pelaksanaan kegiatan literasi. Foto sebaiknya memiliki keterangan tanggal atau kegiatan agar mudah dipahami.

Hasil karya atau produk kegiatan

Contohnya hasil tulisan peserta didik, kartu rekomendasi buku, poster literasi, katalog digital, atau produk lain yang dihasilkan melalui kegiatan perpustakaan.

Bukti pemanfaatan teknologi

Jika perpustakaan menggunakan aplikasi otomasi, katalog digital, spreadsheet, atau media informasi, siapkan tangkapan layar yang relevan. Bukti harus menunjukkan penggunaan yang sebenarnya, bukan sekadar tampilan aplikasi yang belum digunakan.

Pengelola perlu memperhatikan keamanan data. Hindari menampilkan informasi pribadi peserta didik secara terbuka apabila tidak diperlukan.

Langkah Persiapan Akreditasi secara Bertahap

Persiapan akreditasi akan lebih mudah jika dilakukan jauh sebelum jadwal penilaian.

Langkah 1: Memastikan instrumen yang digunakan

Unduh instrumen akreditasi terbaru dari kanal resmi Perpusnas. Pilih instrumen sesuai jenjang perpustakaan. Jangan langsung menggunakan file dari grup percakapan tanpa memeriksa sumber dan tahun penerbitannya.

Langkah 2: Membaca setiap indikator

Pelajari maksud setiap indikator, jenis bukti yang diminta, dan cara penilaiannya. Jika ada istilah yang belum dipahami, cari penjelasan melalui pedoman resmi atau tanyakan kepada pembina perpustakaan.

Langkah 3: Melakukan penilaian mandiri

Bandingkan kondisi perpustakaan dengan indikator dalam instrumen. Beri tanda pada bagian yang sudah terpenuhi, belum terpenuhi, dan masih membutuhkan bukti tambahan.

Langkah 4: Membuat daftar kesenjangan

Catat perbedaan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan. Misalnya, dokumen program kerja sudah tersedia, tetapi laporan pelaksanaan belum dibuat. Atau data koleksi sudah ada, tetapi belum diperbarui.

Langkah 5: Menentukan prioritas perbaikan

Dahulukan aspek yang paling mendasar dan dapat segera diperbaiki. Contohnya melengkapi dokumen kelembagaan, memperbarui inventaris, menertibkan statistik, dan menyusun laporan kegiatan.

Langkah 6: Mengumpulkan bukti secara rutin

Jangan menunggu menjelang akreditasi untuk membuat dokumentasi. Setiap kegiatan yang benar-benar dilaksanakan sebaiknya langsung dicatat dan disimpan buktinya.

Langkah 7: Melakukan simulasi penilaian

Gunakan instrumen resmi untuk memeriksa kembali kesiapan perpustakaan. Simulasi membantu menemukan bagian yang belum sesuai sebelum proses penilaian berlangsung.

Langkah 8: Menyusun tindak lanjut

Setelah evaluasi mandiri, susun daftar tindakan perbaikan, penanggung jawab, waktu pelaksanaan, dan bukti hasilnya.

Mengelola Arsip Akreditasi dengan Sistem Digital

Pengelolaan arsip digital dapat mempermudah pencarian dokumen. Pengelola dapat membuat folder utama bernama Akreditasi Perpustakaan, kemudian membaginya menjadi enam folder sesuai standar.

Contoh susunan folder:

• 01 Standar Koleksi

• 02 Sarana dan Prasarana

• 03 Pelayanan

• 04 Tenaga

• 05 Penyelenggaraan

• 06 Pengelolaan

• 07 Inovasi dan Kegiatan Literasi

• 08 Evaluasi dan Tindak Lanjut

Nama berkas sebaiknya dibuat konsisten. Misalnya, Laporan_Kunjungan_Januari_2026, Foto_Layanan_Sirkulasi_Maret_2026, atau SK_Pembentukan_Perpustakaan_2026.

Jika menggunakan Google Drive atau penyimpanan daring lainnya, atur hak akses sesuai kebutuhan. Dokumen penting sebaiknya tidak dapat diubah oleh sembarang pengguna. Buat salinan cadangan pada media penyimpanan lain agar data tidak hilang ketika akun atau perangkat mengalami masalah.

Menghindari Kesalahan dalam Persiapan Akreditasi

Ada beberapa kesalahan yang dapat mengurangi kualitas persiapan.

1. Menyiapkan dokumen hanya menjelang penilaian

Dokumen yang dibuat terburu-buru sering tidak konsisten dengan kegiatan sebenarnya. Pencatatan perlu dilakukan sejak awal.

2. Menggunakan instrumen yang sudah tidak sesuai

Instrumen dapat diperbarui. Pengelola harus memastikan bahwa file yang digunakan sesuai dengan ketentuan terbaru.

3. Mengumpulkan foto tanpa keterangan

Foto tanpa tanggal, nama kegiatan, atau penjelasan dapat menyulitkan pemeriksaan. Berikan keterangan singkat dan sesuai fakta.

4. Menyajikan data yang tidak konsisten

Jumlah koleksi pada laporan, buku inventaris, dan aplikasi sebaiknya sesuai. Jika terdapat perbedaan, periksa penyebabnya dan lakukan koreksi.

5. Menyusun program yang tidak dilaksanakan

Program kerja harus realistis. Lebih baik menyusun kegiatan yang dapat dilaksanakan dan memiliki bukti daripada mencantumkan banyak kegiatan yang tidak pernah dilakukan.

6. Menganggap akreditasi hanya tanggung jawab pustakawan

Kepala sekolah, tenaga perpustakaan, guru, dan unsur terkait perlu mendukung penyelenggaraan perpustakaan. Pengelola dapat mengoordinasikan kebutuhan dan bukti sesuai tanggung jawab masing-masing.

Contoh Evaluasi Sederhana Perpustakaan Sekolah Dasar

Misalnya, sebuah perpustakaan sekolah dasar memiliki program kerja berupa layanan peminjaman, kunjungan kelas, pengolahan koleksi baru, dan kegiatan membaca.

Pada akhir semester, pengelola memeriksa setiap program.

Program	Bukti yang diperiksa	Hasil evaluasi
Peminjaman buku	Buku sirkulasi atau laporan aplikasi	Jumlah transaksi dibandingkan periode sebelumnya
Kunjungan kelas	Jadwal dan daftar kunjungan	Kesesuaian jadwal dengan pelaksanaan
Pengolahan koleksi	Buku inventaris dan katalog	Jumlah koleksi yang selesai diolah
Kegiatan membaca	Foto dan laporan kegiatan	Partisipasi dan hasil kegiatan

Dari hasil evaluasi, pengelola dapat menemukan hal yang perlu diperbaiki. Jika kunjungan kelas belum berjalan sesuai jadwal, pengelola dapat berkoordinasi dengan guru. Jika pengolahan koleksi tertunda, pengelola dapat menyusun jadwal penyelesaian berdasarkan prioritas.

Hasil evaluasi tersebut kemudian dimasukkan ke dalam laporan semester. Dengan demikian, laporan bukan hanya kumpulan kegiatan, tetapi juga memuat analisis dan rencana tindak lanjut.

Penutup

Evaluasi kinerja dan persiapan akreditasi merupakan bagian dari upaya menjaga mutu perpustakaan sekolah. Evaluasi membantu pengelola memahami kondisi nyata, sedangkan akreditasi memberikan kerangka penilaian berdasarkan standar dan instrumen yang berlaku.

Perubahan instrumen akreditasi menunjukkan pentingnya kinerja dan dampak layanan, bukan hanya kelengkapan dokumen. Karena itu, perpustakaan perlu membangun kebiasaan pencatatan, mengelola bukti kegiatan, dan melakukan evaluasi secara rutin.

Persiapan terbaik bukanlah membuat seluruh dokumen dalam waktu singkat menjelang penilaian, melainkan membangun pengelolaan yang tertib sejak awal. Setiap layanan, kegiatan, dan hasil kerja yang dilaksanakan dengan baik perlu dicatat dan dievaluasi.

Dengan cara tersebut, akreditasi tidak hanya menjadi proses memperoleh predikat, tetapi juga menjadi sarana untuk memperbaiki kualitas perpustakaan dan meningkatkan manfaatnya bagi seluruh warga sekolah.

Referensi 

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. https://jdih.perpusnas.go.id/file_peraturan/PERKA_4_2024_SNP_SEKOLAH_MADRASAH.pdf

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2025, 1 Oktober). Pemutakhiran instrumen akreditasi perpustakaan sesuaikan perkembangan TIK. https://www.perpusnas.go.id/berita/pemutakhiran-instrumen-akreditasi-perpustakaan-sesuaikan-perkembangan-tik

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2026, 10 September). Akreditasi pastikan pengelolaan mutu perpustakaan meningkat. https://perpusnas.go.id/berita/akreditasi-pastikan-pengelolaan-mutu-perpustakaan-meningkat

Pembaruan SKKNI Bidang Perpustakaan: Arah Kompetensi Baru bagi Pustakawan dan Tenaga Perpustakaan

Pembaruan SKKNI Bidang Perpustakaan: Arah Kompetensi Baru bagi Pustakawan dan Tenaga Perpustakaan

PUJI H.

11.12

0 komentar

 

Perkembangan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari perubahan kebutuhan masyarakat dan kemajuan teknologi. Perpustakaan yang dahulu lebih banyak berfokus pada pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan peminjaman buku kini juga dituntut menyediakan akses informasi digital, mengelola data, mengembangkan literasi informasi, serta memberikan layanan yang semakin beragam.

Perubahan tersebut berpengaruh terhadap kompetensi sumber daya manusia di bidang perpustakaan. Pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan tidak cukup hanya menguasai pekerjaan rutin. Mereka perlu terus meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja agar mampu menjalankan tugas sesuai perkembangan profesi.

Salah satu acuan yang berkaitan dengan kompetensi kerja adalah Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI). SKKNI menjadi dasar untuk merumuskan kemampuan kerja yang diperlukan dalam suatu bidang pekerjaan. Dalam bidang perpustakaan, standar ini dapat digunakan sebagai rujukan pengembangan kompetensi, penyusunan pelatihan, dan pengembangan skema sertifikasi.

Pada 2026, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menginformasikan penyusunan rancangan pembaruan SKKNI Bidang Perpustakaan sebagai tindak lanjut dari SKKNI Nomor 236 Tahun 2019. Informasi ini penting karena menunjukkan adanya penyesuaian terhadap kebutuhan kerja, perkembangan teknologi, dan transformasi layanan perpustakaan.

Namun, pengelola perpustakaan perlu membedakan antara rancangan standar dan standar yang telah ditetapkan secara resmi. Sosialisasi rancangan tidak otomatis berarti SKKNI baru sudah berlaku. Oleh sebab itu, artikel ini membahas dasar SKKNI yang berlaku, arah pembaruannya, serta cara pustakawan dan tenaga perpustakaan mempersiapkan diri.

Mengenal SKKNI Bidang Perpustakaan

Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia atau SKKNI merupakan rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas atau jabatan tertentu. Standar ini menjadi salah satu acuan dalam pengembangan sumber daya manusia berbasis kompetensi.

Dalam bidang perpustakaan, SKKNI membantu menjelaskan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan kepustakawanan. Kompetensi tersebut tidak hanya berkaitan dengan kemampuan teknis mengolah buku, tetapi juga mencakup pelayanan, manajemen, pelestarian koleksi, pengembangan profesi, dan pemanfaatan teknologi informasi.

SKKNI berbeda dengan Standar Nasional Perpustakaan (SNP). Keduanya saling berkaitan, tetapi memiliki sasaran yang berbeda.

SNP mengatur standar penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan. Contohnya, SNP sekolah mengatur standar koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, dan pengelolaan.

Sementara itu, SKKNI berfokus pada kompetensi orang yang melaksanakan pekerjaan. Standar ini menjelaskan kemampuan yang dibutuhkan agar seseorang dapat menjalankan tugas secara benar dan profesional.

Dengan demikian, SNP lebih banyak digunakan untuk menilai kondisi dan penyelenggaraan perpustakaan, sedangkan SKKNI menjadi salah satu acuan untuk mengembangkan kompetensi tenaga yang bekerja di dalamnya.

SKKNI Bidang Perpustakaan Nomor 236 Tahun 2019

Sebelum membahas pembaruan, pengelola perlu mengetahui standar yang menjadi dasar sebelumnya. SKKNI Bidang Perpustakaan ditetapkan melalui Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 236 Tahun 2019.

Keputusan tersebut menetapkan standar kompetensi pada kategori kesenian, hiburan, dan rekreasi, golongan pokok perpustakaan, arsip, museum, dan kegiatan kebudayaan lainnya, bidang perpustakaan.

SKKNI tahun 2019 menjadi acuan penting dalam pengembangan kompetensi kerja perpustakaan. Standar tersebut disusun dengan mempertimbangkan perubahan lingkungan sosial, ekonomi, budaya, dan teknologi yang memengaruhi perkembangan perpustakaan.

Dokumen SKKNI 2019 menekankan bahwa tenaga perpustakaan perlu memiliki kompetensi profesional dan personal. Kompetensi tersebut dibutuhkan agar layanan yang diberikan berkualitas dan berorientasi pada kebutuhan pemustaka.

Dalam penerapannya, SKKNI dapat digunakan untuk:

1. Mengidentifikasi kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan perpustakaan.

2. Menyusun program pelatihan berbasis kompetensi.

3. Mengembangkan skema sertifikasi kompetensi.

4. Menilai kemampuan kerja berdasarkan unit kompetensi.

5. Menjadi acuan pengembangan profesional tenaga perpustakaan.

Bagi pustakawan dan tenaga teknis, keberadaan SKKNI dapat membantu mengidentifikasi kemampuan yang sudah dikuasai dan kemampuan yang masih perlu ditingkatkan.

Mengapa SKKNI Perlu Diperbarui?

Perubahan teknologi dan kebutuhan pengguna membuat pekerjaan perpustakaan semakin beragam. Pengelola tidak lagi hanya berhadapan dengan koleksi cetak dan layanan peminjaman. Mereka juga perlu memahami pengelolaan koleksi digital, otomasi, metadata, keamanan informasi, pengolahan data, dan layanan berbasis teknologi.

Ada beberapa alasan mengapa pembaruan standar kompetensi diperlukan.

1. Perkembangan teknologi informasi

Perpustakaan semakin banyak memanfaatkan aplikasi otomasi, katalog daring, repositori digital, basis data, dan layanan berbasis internet. Tenaga perpustakaan perlu memahami cara menggunakan dan mengelola teknologi tersebut.

2. Perubahan kebutuhan pemustaka

Pengguna membutuhkan layanan yang cepat, mudah diakses, dan sesuai dengan kebutuhan informasi. Pengelola perlu memiliki kemampuan komunikasi, penelusuran informasi, dan pendampingan pengguna.

3. Pengembangan koleksi digital

Koleksi perpustakaan tidak lagi terbatas pada buku cetak. Pengelola perlu memahami pengelolaan dokumen digital, metadata, hak akses, penyimpanan, pencadangan, dan pelestarian.

4. Penguatan profesionalisme

Pekerjaan perpustakaan membutuhkan standar kompetensi yang jelas agar kualitas layanan dapat ditingkatkan. Pembaruan standar dapat membantu menyelaraskan kompetensi dengan tuntutan pekerjaan yang berkembang.

5. Kebutuhan sertifikasi kompetensi

Standar kompetensi menjadi salah satu dasar pengembangan skema sertifikasi. Jika jenis pekerjaan dan teknologi berubah, unit kompetensi juga perlu ditinjau agar sesuai dengan kebutuhan saat ini.

Informasi Pembaruan SKKNI pada Tahun 2026

Perpusnas pada 10 Agustus 2026 menyampaikan bahwa rancangan SKKNI Bidang Perpustakaan sedang disusun sebagai tindak lanjut pembaruan SKKNI Nomor 236 Tahun 2019. Penyusunan tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan kerja, perkembangan teknologi, dan transformasi layanan perpustakaan.

Dalam sosialisasi rancangan tersebut, Perpusnas menyebutkan empat pilar utama sasaran pembaruan, yaitu:

1. Peningkatan kualitas sumber daya manusia pustakawan.

2. Standardisasi layanan perpustakaan.

3. Penguatan profesionalisme perpustakaan.

4. Transformasi digital perpustakaan.

Informasi tersebut menunjukkan bahwa pembaruan tidak hanya berorientasi pada penguasaan teknologi, tetapi juga pada kualitas sumber daya manusia dan layanan.

Perpusnas juga menyampaikan bahwa hasil kaji ulang mempertahankan tujuan utama dan fungsi kunci bidang perpustakaan, tetapi melakukan penyesuaian pada struktur serta penambahan fungsi utama dan fungsi dasar. Tujuh fungsi kunci yang disampaikan dalam sosialisasi meliputi pengembangan koleksi, pengorganisasian bahan perpustakaan, layanan, pelestarian koleksi, pengembangan profesi dan ekosistem perpustakaan, manajemen perpustakaan, serta penerapan teknologi informasi dan komunikasi.

Penting untuk diperhatikan bahwa informasi tersebut merupakan perkembangan penyusunan rancangan. Pengelola perlu memeriksa keputusan resmi terbaru dari Kementerian Ketenagakerjaan dan Perpusnas sebelum menyebut rancangan tersebut sebagai SKKNI yang telah ditetapkan dan berlaku.

Memahami Tujuh Fungsi Kunci dalam Rancangan Pembaruan

Tujuh fungsi kunci yang disampaikan dalam sosialisasi rancangan dapat menjadi gambaran mengenai cakupan kompetensi yang perlu diperhatikan oleh tenaga perpustakaan.

1. Pengembangan koleksi perpustakaan

Pengembangan koleksi mencakup kemampuan mengidentifikasi kebutuhan informasi, menyeleksi bahan perpustakaan, merencanakan pengadaan, serta mengevaluasi koleksi. Pengelola perlu memahami bahwa koleksi harus sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan tujuan perpustakaan.

Di perpustakaan sekolah, kemampuan ini dapat diterapkan melalui analisis kebutuhan buku berdasarkan kurikulum, usia peserta didik, minat baca, dan masukan guru.

2. Pengorganisasian bahan perpustakaan

Pengorganisasian mencakup kegiatan inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, penentuan tajuk subjek, pelabelan, dan penataan koleksi. Kompetensi ini membantu pengguna menemukan bahan perpustakaan secara lebih mudah.

Pengelola perlu memahami prinsip pengolahan koleksi, penggunaan standar katalogisasi, dan pemanfaatan aplikasi otomasi seperti SLiMS.

3. Layanan perpustakaan

Layanan merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pemustaka. Kompetensi yang diperlukan antara lain pelayanan sirkulasi, penelusuran informasi, layanan referensi, komunikasi, dan pendampingan pengguna.

Di perpustakaan sekolah, tenaga perpustakaan perlu mampu membantu peserta didik menemukan buku, memahami tata tertib, dan memanfaatkan sumber informasi secara tepat.

4. Pelestarian koleksi perpustakaan

Pelestarian mencakup tindakan menjaga koleksi agar tetap dapat dimanfaatkan. Pada koleksi cetak, kegiatan dapat berupa pembersihan, perbaikan sederhana, penyimpanan, dan pengendalian kondisi lingkungan.

Pada koleksi digital, pengelola perlu memahami pencadangan, pengaturan akses, pengelolaan berkas, serta upaya menjaga keterbacaan dokumen dalam jangka panjang.

5. Pengembangan profesi dan ekosistem perpustakaan

Fungsi ini berkaitan dengan peningkatan kompetensi, kerja sama, berbagi pengetahuan, dan keterlibatan dalam komunitas profesi. Tenaga perpustakaan perlu terus belajar serta mengikuti perkembangan bidangnya.

Kegiatan pengembangan dapat dilakukan melalui pelatihan, webinar, diskusi komunitas, penulisan artikel, praktik baik, dan berbagi pengalaman antarpengelola perpustakaan.

6. Manajemen perpustakaan

Manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Kompetensi ini diperlukan agar seluruh kegiatan perpustakaan dapat berjalan secara terarah.

Pengelola perlu mampu menyusun program kerja, mengatur administrasi, mencatat statistik, menyusun laporan, dan mengevaluasi hasil kegiatan.

7. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi perpustakaan

Fungsi ini semakin penting karena perpustakaan menggunakan berbagai teknologi untuk mengelola koleksi dan memberikan layanan. Kompetensi yang diperlukan dapat mencakup penggunaan aplikasi otomasi, katalog daring, pengelolaan data, perangkat digital, serta layanan berbasis jaringan.

Pengelola tidak harus menguasai seluruh teknologi sekaligus. Kemampuan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan fasilitas yang tersedia.

Perbedaan SKKNI, SNP, dan Sertifikasi Kompetensi

Ketiga istilah ini sering dianggap sama, padahal memiliki fungsi yang berbeda.

Aspek	SKKNI	SNP	Sertifikasi kompetensi
Fokus	Kompetensi kerja	Standar penyelenggaraan perpustakaan	Pengakuan kompetensi seseorang
Sasaran	Tenaga kerja bidang perpustakaan	Lembaga perpustakaan	Peserta uji kompetensi
Kegunaan	Acuan kompetensi dan pelatihan	Acuan pengelolaan dan pengembangan	Bukti pengakuan kompetensi sesuai skema
Contoh	Kemampuan katalogisasi	Standar koleksi dan layanan	Sertifikat kompetensi dari LSP berlisensi

SKKNI dapat menjadi dasar penyusunan skema sertifikasi. Namun, seseorang tidak otomatis memperoleh sertifikat hanya karena telah membaca atau mempelajari SKKNI. Sertifikasi dilakukan melalui mekanisme asesmen sesuai skema yang berlaku.

Demikian pula, perpustakaan yang memenuhi SNP tidak otomatis berarti seluruh tenaga pengelolanya telah memiliki sertifikat kompetensi. Standar lembaga dan kompetensi individu merupakan dua hal yang berbeda.

Cara Tenaga Perpustakaan Mempersiapkan Diri

Sambil menunggu penetapan resmi hasil pembaruan, tenaga perpustakaan dapat mulai melakukan pemetaan kompetensi. Langkah ini bermanfaat agar pengembangan diri tidak hanya bergantung pada tersedianya pelatihan.

Langkah 1: Mengidentifikasi pekerjaan sehari-hari

Buat daftar tugas yang benar-benar dilakukan. Misalnya, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, pelayanan peminjaman, pengelolaan data, penyusunan laporan, dan kegiatan literasi.

Langkah 2: Mengukur kemampuan yang telah dikuasai

Tentukan kemampuan yang sudah dapat dilakukan secara mandiri, kemampuan yang masih memerlukan pendampingan, dan kemampuan yang belum pernah dipelajari.

Langkah 3: Menentukan kompetensi prioritas

Pilih kemampuan yang paling dibutuhkan. Pengelola perpustakaan sekolah dapat memprioritaskan pengolahan koleksi, layanan, administrasi, dan penggunaan aplikasi otomasi.

Langkah 4: Mengikuti pengembangan kompetensi

Manfaatkan pelatihan, webinar, bimbingan teknis, komunitas profesi, dan sumber belajar resmi. Pilih kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, bukan sekadar mengejar jumlah sertifikat.

Langkah 5: Melakukan praktik dan mendokumentasikan hasil

Setelah mengikuti pelatihan, terapkan pengetahuan dalam pekerjaan. Simpan hasil praktik, laporan, contoh pengolahan koleksi, dokumentasi layanan, dan bukti kegiatan.

Langkah 6: Memeriksa informasi resmi

Pantau perkembangan SKKNI melalui JDIH Kementerian Ketenagakerjaan dan kanal resmi Perpusnas. Periksa nomor keputusan, tanggal penetapan, status berlaku, serta dokumen lampirannya.

Kompetensi yang Perlu Dikuatkan di Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah memiliki karakteristik pengguna yang berbeda dari perpustakaan umum atau perguruan tinggi. Pengelola perlu memahami kebutuhan peserta didik, guru, dan tenaga kependidikan.

Beberapa kompetensi yang relevan untuk dikembangkan meliputi:

Pengolahan koleksi

Pengelola perlu memahami inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, dan penataan koleksi. Kemampuan ini menjadi dasar agar koleksi dapat ditemukan dan dimanfaatkan.

Pengelolaan aplikasi otomasi

Penguasaan aplikasi seperti SLiMS dapat membantu pencatatan bibliografi, pengelolaan anggota, transaksi peminjaman, dan penyusunan laporan. Pengelola perlu memahami pencadangan data dan pemulihan apabila terjadi gangguan.

Pengelolaan administrasi

Administrasi yang tertib mencakup program kerja, buku inventaris, statistik kunjungan, peminjaman, laporan kegiatan, dan dokumen kelembagaan.

Literasi informasi

Pengelola perlu mampu membimbing peserta didik mengenali kebutuhan informasi, mencari sumber, membandingkan informasi, dan menggunakan informasi secara bertanggung jawab.

Komunikasi dan pelayanan

Kemampuan berkomunikasi penting untuk melayani peserta didik dengan karakteristik berbeda. Pelayanan yang ramah dan jelas dapat membantu anak merasa nyaman menggunakan perpustakaan.

Pengembangan kegiatan literasi

Tenaga perpustakaan dapat mengembangkan kegiatan membaca, pengenalan buku, permainan literasi, penelusuran informasi, dan kegiatan sederhana yang mendukung pembelajaran.

Membangun Portofolio Kompetensi

Portofolio dapat menjadi sarana untuk mendokumentasikan pengalaman dan hasil kerja. Dokumen ini tidak menggantikan sertifikasi resmi, tetapi dapat membantu tenaga perpustakaan menilai perkembangan kompetensi.

Portofolio dapat berisi:

1. Riwayat pendidikan dan pelatihan.

2. Sertifikat pelatihan atau bimbingan teknis.

3. Contoh hasil pengolahan koleksi.

4. Dokumentasi penggunaan aplikasi perpustakaan.

5. Program kerja dan laporan kegiatan.

6. Contoh statistik dan evaluasi layanan.

7. Dokumentasi kegiatan literasi.

8. Artikel atau tulisan bidang perpustakaan.

9. Bukti kerja sama dan kegiatan pengembangan profesi.

Portofolio sebaiknya disusun secara sistematis dan diperbarui secara berkala. Hindari memasukkan dokumen yang tidak relevan atau data pribadi pemustaka yang seharusnya dilindungi.

Penutup

Pembaruan SKKNI Bidang Perpustakaan merupakan bagian dari upaya menyesuaikan kompetensi tenaga perpustakaan dengan kebutuhan kerja dan perkembangan teknologi. SKKNI Nomor 236 Tahun 2019 menjadi dasar yang perlu diketahui, sementara rancangan pembaruan yang disosialisasikan Perpusnas pada 2026 menunjukkan arah penguatan kompetensi, standardisasi layanan, profesionalisme, dan transformasi digital.

Tenaga perpustakaan tidak perlu menunggu standar baru ditetapkan untuk mulai meningkatkan kemampuan. Pemetaan kompetensi, praktik kerja, pelatihan, dan dokumentasi hasil kegiatan dapat dilakukan sejak sekarang.

Profesionalisme bukan hanya ditunjukkan melalui gelar atau sertifikat, melainkan juga melalui kemampuan menjalankan tugas secara bertanggung jawab, memberikan layanan yang bermanfaat, serta terus memperbarui pengetahuan sesuai perkembangan bidang perpustakaan.

Referensi

Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia. (2019). Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 236 Tahun 2019 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Kategori Kesenian, Hiburan dan Rekreasi Golongan Pokok Perpustakaan, Arsip, Museum dan Kegiatan Kebudayaan Lainnya Bidang Perpustakaan. https://jdih.kemnaker.go.id/peraturan/detail/2973/keputusan-menteri-ketenagakerjaan-nomor-236-tahun-2019

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2026, 10 Agustus). Perkuat kompetensi pustakawan, Perpusnas sosialisasikan rancangan SKKNI bidang perpustakaan. https://perpusnas.go.id/berita/perkuat-kompetensi-pustakawan-perpusnas-sosialisasikan-rancangan-skkni-bidang-perpustakaan

Panduan NPP dan Pendataan Perpustakaan Sekolah: Persyaratan, Prosedur, dan Pemutakhiran Data

Panduan NPP dan Pendataan Perpustakaan Sekolah: Persyaratan, Prosedur, dan Pemutakhiran Data

PUJI H.

11.10

0 komentar

 

Keberadaan perpustakaan sekolah perlu tercatat secara resmi agar dapat dikenali sebagai bagian dari ekosistem perpustakaan nasional. Pencatatan tersebut bukan sekadar kegiatan mengisi formulir atau melengkapi administrasi sekolah. Data perpustakaan diperlukan untuk mengetahui jumlah perpustakaan, kondisi kelembagaan, ketersediaan koleksi, tenaga, sarana, layanan, serta kebutuhan pembinaan di setiap wilayah.

Salah satu identitas yang berkaitan dengan pendataan perpustakaan adalah Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). NPP merupakan kode identitas yang diberikan kepada perpustakaan yang terdata dalam sistem pendataan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Identitas ini membantu membedakan satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya.

Bagi pengelola perpustakaan sekolah, memahami NPP dan pendataan perpustakaan merupakan bagian dari tanggung jawab pengelolaan kelembagaan. Pengelola perlu mengetahui dokumen yang harus disiapkan, informasi yang harus diisi, cara menjaga keakuratan data, serta langkah yang dilakukan apabila terdapat perubahan kondisi perpustakaan.

Perkembangan sistem pendataan juga perlu diperhatikan. Perpusnas terus mengembangkan integrasi data perpustakaan agar informasi yang dihimpun lebih akurat dan dapat digunakan untuk pembinaan. Pada 2026, Perpusnas menyampaikan pengembangan Portal Pendataan Perpustakaan yang diarahkan untuk terhubung dengan sumber data pemerintah, termasuk Dapodik untuk perpustakaan sekolah. Oleh karena itu, pengelola perlu mengikuti informasi resmi terbaru dan tidak hanya mengandalkan petunjuk aplikasi yang sudah lama diterbitkan.

Mengenal Nomor Pokok Perpustakaan

Nomor Pokok Perpustakaan atau NPP adalah identitas unik bagi perpustakaan yang terdaftar dalam pendataan Perpusnas. NPP membantu proses identifikasi dan pemetaan perpustakaan berdasarkan jenis serta wilayahnya.

NPP tidak sama dengan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN). NPSN merupakan identitas satuan pendidikan, sedangkan NPP merupakan identitas perpustakaan. Sebuah sekolah dapat memiliki NPSN, tetapi perpustakaannya tetap perlu didata sebagai unit perpustakaan tersendiri.

Perbedaan tersebut penting dipahami karena pengelola sering menganggap bahwa keberadaan NPSN otomatis berarti perpustakaan sekolah sudah memiliki NPP. Keduanya memiliki fungsi dan cakupan data yang berbeda.

NPP juga bukan sertifikat akreditasi. Kepemilikan NPP menunjukkan identitas perpustakaan dalam sistem pendataan, bukan bukti bahwa perpustakaan telah memenuhi seluruh Standar Nasional Perpustakaan atau memperoleh predikat akreditasi tertentu.

Dengan adanya NPP, data perpustakaan dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, antara lain:

1. Mengidentifikasi keberadaan perpustakaan.

2. Mengetahui persebaran perpustakaan berdasarkan wilayah.

3. Menghimpun profil perpustakaan.

4. Mendukung perencanaan pembinaan perpustakaan.

5. Membantu pemetaan kebutuhan koleksi, sarana, tenaga, dan layanan.

6. Menjadi salah satu data pendukung dalam pengembangan kebijakan perpustakaan.

Karena itu, pengelola perlu memastikan bahwa data yang digunakan dalam pendaftaran benar-benar menggambarkan kondisi perpustakaan.

Mengapa Perpustakaan Sekolah Perlu Didata?

Pendataan perpustakaan memiliki manfaat bagi perpustakaan itu sendiri maupun lembaga pembina. Tanpa data yang lengkap, kondisi perpustakaan sulit diketahui secara menyeluruh. Informasi yang hanya mencantumkan nama dan alamat belum cukup untuk menggambarkan kemampuan perpustakaan dalam memberikan layanan.

Data profil dapat memberikan gambaran mengenai jumlah koleksi, luas ruang, tenaga pengelola, jam layanan, jumlah peserta didik, jenis layanan, dan berbagai unsur lainnya. Informasi tersebut dapat membantu pihak pembina menentukan bentuk pendampingan yang sesuai.

Bagi sekolah, pendataan juga menjadi kesempatan untuk memeriksa kembali kelengkapan administrasi. Pengelola dapat mengetahui apakah perpustakaan sudah memiliki surat keputusan pembentukan, struktur organisasi, data tenaga, daftar koleksi, dan dokumen pendukung lainnya.

Manfaat pendataan bagi perpustakaan sekolah meliputi:

1. Memperjelas identitas kelembagaan

Perpustakaan memiliki identitas yang dapat digunakan dalam administrasi dan komunikasi dengan pihak pembina. NPP juga dapat dicantumkan pada dokumen atau media identitas perpustakaan sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Mendukung pembinaan

Data yang akurat membantu dinas perpustakaan dan Perpusnas mengetahui kondisi perpustakaan. Pembinaan dapat diarahkan pada kebutuhan yang nyata, bukan hanya berdasarkan perkiraan.

3. Menjadi dasar perencanaan

Informasi tentang koleksi, tenaga, sarana, dan layanan dapat digunakan untuk menyusun rencana pengembangan. Misalnya, perpustakaan yang belum memiliki katalog dapat diarahkan untuk memperoleh pendampingan pengolahan koleksi.

4. Memudahkan pemetaan kondisi wilayah

Pendataan membantu melihat persebaran perpustakaan sekolah dalam suatu kecamatan atau kabupaten. Informasi ini berguna untuk mengetahui wilayah yang sudah memiliki layanan perpustakaan dan wilayah yang masih membutuhkan perhatian.

5. Mendukung evaluasi

Data profil dapat dibandingkan dari waktu ke waktu untuk melihat perubahan kondisi perpustakaan. Perubahan jumlah koleksi, tenaga, jam layanan, dan jenis layanan perlu dicatat agar perkembangan perpustakaan dapat dipantau.

Dokumen yang Perlu Disiapkan Sebelum Mengajukan NPP

Sebelum mengisi pendataan, pengelola sebaiknya berkoordinasi dengan kepala sekolah. Hal ini penting karena beberapa informasi memerlukan pengesahan atau dokumen resmi dari sekolah.

Dokumen dan data yang perlu disiapkan antara lain:

1. Surat Keputusan Pembentukan Perpustakaan

SK pembentukan menjadi dokumen penting yang menunjukkan bahwa perpustakaan merupakan unit yang diselenggarakan secara resmi oleh sekolah. Periksa nama perpustakaan, nama sekolah, tanggal penetapan, dan pejabat yang menandatangani.

2. Data identitas sekolah

Siapkan nama sekolah, NPSN, alamat lengkap, kabupaten/kota, kecamatan, desa atau kelurahan, kode pos, nomor telepon, serta alamat surel apabila tersedia.

3. Data kepala sekolah dan penanggung jawab perpustakaan

Informasi mengenai kepala sekolah dan kepala perpustakaan atau penanggung jawab perpustakaan perlu disiapkan sesuai kolom yang diminta oleh sistem. Pastikan penulisan nama dan jabatan sesuai dokumen resmi.

4. Data peserta didik dan rombongan belajar

Jumlah peserta didik dan rombongan belajar perlu menggunakan data terbaru yang telah dikonfirmasi kepada bagian administrasi sekolah. Hindari menggunakan angka tahun sebelumnya apabila sudah ada perubahan.

5. Data koleksi

Data koleksi sebaiknya diperiksa melalui buku inventaris atau aplikasi pengolahan perpustakaan. Jumlah eksemplar harus didasarkan pada koleksi yang benar-benar dimiliki, bukan perkiraan.

6. Data ruang dan sarana

Siapkan informasi luas ruang perpustakaan dalam satuan meter persegi, kondisi ruang, dan sarana yang tersedia. Pengukuran sebaiknya dilakukan dengan cermat agar angka yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan.

7. Data tenaga perpustakaan

Catat jumlah pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan sesuai kondisi nyata. Jangan mencantumkan tenaga yang tidak bertugas di perpustakaan hanya untuk memenuhi persyaratan.

8. Data layanan dan jam operasional

Siapkan jenis layanan yang diberikan serta jam layanan setiap hari. Hitung jumlah jam layanan dalam satu minggu berdasarkan jadwal yang benar-benar berlaku.

9. Data anggaran

Informasi anggaran perlu dikoordinasikan dengan kepala sekolah dan bendahara. Pengelola perpustakaan sebaiknya tidak membuat perkiraan sendiri karena data anggaran merupakan informasi kelembagaan yang perlu sesuai dokumen sekolah.

Tahapan Pendataan dan Pengajuan NPP

Sistem dan alamat portal pendataan dapat mengalami pembaruan. Karena itu, pengelola harus menggunakan tautan yang diumumkan melalui kanal resmi Perpusnas atau dinas perpustakaan setempat. Jangan mengandalkan tautan lama yang ditemukan pada artikel atau unggahan tidak resmi.

Secara umum, proses pendataan dapat dipahami melalui tahapan berikut.

Tahap 1: Memastikan perpustakaan telah dibentuk secara resmi

Periksa apakah sekolah sudah memiliki SK pembentukan perpustakaan. Jika belum, koordinasikan dengan kepala sekolah untuk menyiapkan dokumen tersebut. Pastikan pula nama perpustakaan yang akan didaftarkan konsisten dalam seluruh dokumen.

Tahap 2: Menyiapkan profil perpustakaan

Kumpulkan seluruh data identitas, kelembagaan, koleksi, tenaga, sarana, layanan, dan anggaran. Buat lembar kerja internal agar data mudah diperiksa sebelum dimasukkan ke aplikasi.

Tahap 3: Memastikan tidak terjadi data ganda

Sebelum mengajukan identitas baru, periksa apakah perpustakaan sudah pernah didaftarkan. Data ganda dapat menyulitkan pemutakhiran profil dan proses verifikasi.

Jika perpustakaan pernah didata tetapi pengelola tidak mengetahui NPP-nya, lakukan penelusuran melalui portal resmi atau minta bantuan admin wilayah. Jangan langsung membuat pendaftaran baru.

Tahap 4: Mengakses portal pendataan resmi

Gunakan portal pendataan yang ditetapkan Perpusnas pada saat pengajuan dilakukan. Buat atau gunakan akun yang sesuai dengan mekanisme terbaru. Pastikan akun tersebut dikelola oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Tahap 5: Mengisi data perpustakaan

Masukkan informasi sesuai dokumen dan kondisi sebenarnya. Perhatikan penulisan nama, alamat, NPSN, koordinat, jumlah koleksi, jumlah peserta didik, tenaga, dan jam layanan.

Apabila aplikasi menyediakan pilihan jenis atau subjenis perpustakaan, pilih kategori perpustakaan sekolah yang sesuai dengan jenjang pendidikan.

Tahap 6: Mengunggah dokumen pendukung

Unggah dokumen sesuai format dan ukuran berkas yang ditentukan aplikasi. Pastikan dokumen dapat dibaca, tidak terpotong, dan sesuai dengan informasi yang dimasukkan.

Tahap 7: Memeriksa kembali sebelum mengirim

Lakukan pemeriksaan terhadap seluruh isian. Perbedaan kecil seperti nama sekolah yang tidak konsisten, alamat yang keliru, atau jumlah koleksi yang tidak sesuai dapat menyebabkan data perlu diperbaiki.

Tahap 8: Menunggu proses verifikasi

Setelah pengajuan dikirim, ikuti status permohonan melalui sistem. Jika terdapat catatan perbaikan, lakukan pembaruan sesuai arahan. Pengelola dapat meminta pendampingan admin wilayah apabila mengalami kendala.

Tahap 9: Menyimpan informasi NPP

Setelah NPP diterbitkan, simpan bukti atau informasi penerbitannya dalam arsip administrasi perpustakaan. Catat NPP pada profil perpustakaan dan gunakan secara konsisten sesuai kebutuhan.

Data Apa Saja yang Perlu Diperhatikan?

Data yang diisikan dalam sistem pendataan harus menggambarkan keadaan perpustakaan secara faktual. Pengelola perlu membedakan data identitas, data kelembagaan, dan data operasional.

Kelompok data	Contoh informasi
Identitas	Nama perpustakaan, alamat, koordinat, NPSN
Kelembagaan	SK pendirian, status, nama kepala sekolah, penanggung jawab
Pengguna	Jumlah peserta didik dan rombongan belajar
Koleksi	Jumlah judul dan eksemplar sesuai kolom aplikasi
Sarana	Luas ruang dan fasilitas perpustakaan
Tenaga	Jumlah pustakawan dan tenaga teknis
Layanan	Jenis layanan dan jam operasional
Anggaran	Persentase anggaran perpustakaan sesuai definisi kolom

Perhatikan bahwa aplikasi dapat memiliki kolom wajib dan tidak wajib. Pengelola harus membaca petunjuk pada setiap kolom, termasuk satuan pengukuran dan definisi data. Misalnya, jumlah koleksi dalam eksemplar tidak sama dengan jumlah judul. Satu judul buku yang memiliki lima eksemplar dihitung sebagai satu judul dan lima eksemplar.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah konsistensi periode data. Jumlah peserta didik sebaiknya menggunakan data pada tahun pelajaran yang sedang berjalan. Jumlah koleksi perlu didasarkan pada hasil inventarisasi terbaru.

Pemutakhiran Data Perpustakaan

Pendataan tidak berhenti setelah NPP diterbitkan. Kondisi perpustakaan dapat berubah dari waktu ke waktu. Jumlah koleksi bertambah, tenaga pengelola berganti, ruang mengalami perubahan, dan jam layanan dapat disesuaikan.

Oleh karena itu, pengelola perlu melakukan pemutakhiran data ketika terjadi perubahan yang relevan. Beberapa kondisi yang perlu diperiksa antara lain:

1. Pergantian kepala sekolah atau penanggung jawab perpustakaan.

2. Perubahan nama atau alamat sekolah.

3. Perubahan jumlah koleksi.

4. Perubahan luas atau kondisi ruang perpustakaan.

5. Perubahan jumlah tenaga perpustakaan.

6. Perubahan jam layanan.

7. Perubahan jenis layanan.

8. Perubahan status kelembagaan atau akreditasi.

Pemutakhiran sebaiknya dilakukan setelah data perubahan dikonfirmasi dan dokumen pendukung tersedia. Jangan menunda terlalu lama karena data yang tidak sesuai dapat mengurangi keakuratan profil perpustakaan.

Pengelola dapat membuat jadwal pemeriksaan data setiap semester. Pada akhir semester, periksa kembali data koleksi, pengguna, tenaga, layanan, dan dokumen kelembagaan. Dengan cara ini, pemutakhiran tidak harus menunggu sampai ada permintaan dari pihak pembina.

Hubungan NPP dengan Dapodik dan Aplikasi Perpustakaan

NPP, NPSN, Dapodik, dan aplikasi otomasi perpustakaan memiliki fungsi yang berbeda. Pengelola perlu memahami hubungan antarsistem tersebut agar tidak mencampuradukkan data.

NPSN mengidentifikasi satuan pendidikan. Dapodik memuat data pokok pendidikan yang dikelola melalui sistem pendidikan. NPP mengidentifikasi perpustakaan. Sementara itu, aplikasi seperti SLiMS digunakan untuk membantu pengelolaan koleksi, anggota, sirkulasi, dan katalog perpustakaan.

Pada 2026, Perpusnas menginformasikan arah pengembangan Portal Pendataan Perpustakaan yang akan dihubungkan dengan Dapodik untuk perpustakaan sekolah dan EMIS untuk madrasah. Perpusnas juga menyampaikan arah integrasi data dari aplikasi otomasi perpustakaan seperti SLiMS dan INLISLite. Informasi tersebut menunjukkan bahwa pengelola perlu memperhatikan perkembangan integrasi, tetapi tidak berarti seluruh data otomatis tersinkronisasi pada semua aplikasi saat ini. Mekanisme teknis dan ketersediaan integrasi tetap perlu mengikuti pengumuman resmi. (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, 2026).

Bagi perpustakaan yang menggunakan SLiMS, data bibliografi dan sirkulasi sebaiknya tetap dikelola secara konsisten. Namun, pengelola tidak boleh menganggap bahwa data dalam SLiMS otomatis menggantikan kewajiban mengisi profil kelembagaan pada portal pendataan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pendataan

Beberapa kesalahan berikut perlu dihindari.

1. Menganggap NPSN sama dengan NPP

Keduanya merupakan identitas yang berbeda. Pengelola perlu memastikan perpustakaan sudah memiliki identitasnya sendiri dalam sistem pendataan.

2. Mengisi data berdasarkan perkiraan

Jumlah koleksi, luas ruang, jam layanan, dan tenaga harus berdasarkan data nyata. Perkiraan dapat menyebabkan profil tidak akurat.

3. Tidak memeriksa data lama

Sebelum mengajukan pendaftaran, periksa apakah perpustakaan sudah memiliki NPP. Pendaftaran ganda dapat menimbulkan masalah administrasi.

4. Mengunggah dokumen yang tidak sesuai

Dokumen harus jelas dan sesuai dengan kolom yang diminta. Pastikan SK yang diunggah benar-benar merupakan SK pembentukan perpustakaan.

5. Tidak menyimpan bukti pengajuan

Simpan informasi akun, bukti pengajuan, catatan verifikasi, dan NPP yang diterbitkan dalam arsip yang aman. Hindari membagikan kata sandi akun kepada pihak yang tidak berkepentingan.

6. Tidak memperbarui data

Perubahan kondisi perpustakaan perlu diikuti dengan pemutakhiran profil. Data lama yang tidak diperiksa dapat menimbulkan ketidaksesuaian dengan keadaan sebenarnya.

Strategi Mengelola Data NPP agar Tertib

Pengelola dapat membuat satu folder khusus untuk dokumen pendataan perpustakaan. Folder dapat disimpan dalam komputer sekolah dan salinan cadangan yang aman. Isinya dapat meliputi SK pembentukan, profil perpustakaan, data koleksi, data tenaga, jadwal layanan, bukti NPP, serta catatan pemutakhiran.

Selain arsip digital, pengelola dapat membuat lembar kontrol sederhana menggunakan spreadsheet. Kolomnya dapat memuat jenis data, kondisi terakhir, tanggal pemeriksaan, dokumen pendukung, dan keterangan tindak lanjut.

Contohnya:

Data	Pemeriksaan	Tindak lanjut
SK pembentukan	Tersedia	Simpan salinan digital
NPP	Sudah terbit	Catat pada profil
Jumlah koleksi	Belum diperbarui	Cocokkan dengan inventaris
Tenaga perpustakaan	Ada perubahan	Perbarui data
Jam layanan	Sesuai jadwal	Periksa setiap semester

Pengelolaan seperti ini membantu pengelola mengetahui data mana yang sudah lengkap dan mana yang masih perlu diperbaiki.

Penutup

Nomor Pokok Perpustakaan merupakan identitas penting bagi perpustakaan yang terdaftar dalam sistem pendataan Perpusnas. NPP tidak sama dengan NPSN dan bukan pula bukti akreditasi. Fungsinya berkaitan dengan identifikasi, pemetaan, dan pembinaan perpustakaan.

Pengelola perpustakaan sekolah perlu menyiapkan dokumen kelembagaan, data koleksi, tenaga, sarana, layanan, dan informasi pendukung lainnya sebelum melakukan pendaftaran. Setelah NPP diterbitkan, tugas pengelola belum selesai. Profil perpustakaan perlu diperiksa dan diperbarui ketika terjadi perubahan.

Dengan data yang lengkap dan akurat, perpustakaan sekolah akan lebih mudah dikenali, dibina, dan dikembangkan. Pendataan yang tertib juga membantu sekolah memiliki gambaran nyata mengenai kondisi perpustakaan serta kebutuhan pengembangannya.

Referensi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2022). Pedoman pengelolaan aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. https://jdih.perpusnas.go.id/file_peraturan/PERKA_4_2024_SNP_SEKOLAH_MADRASAH.pdf

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2026). Benahi data perpustakaan nasional, Perpusnas siapkan PADI. https://www.perpusnas.go.id/berita/siaran-pers-benahi-data-perpustakaan-nasional-perpusnas-siapkan-padi

Panduan SNP Perpustakaan Sekolah Berdasarkan Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024

Panduan SNP Perpustakaan Sekolah Berdasarkan Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024

PUJI H.

11.08

0 komentar

 

Perpustakaan sekolah merupakan bagian penting dari penyelenggaraan pendidikan. Keberadaannya bukan sekadar untuk menyimpan buku pelajaran atau menyediakan tempat membaca, melainkan sebagai pusat sumber belajar yang mendukung kegiatan pembelajaran, pengembangan literasi, dan pembentukan kebiasaan membaca peserta didik. Agar fungsi tersebut dapat berjalan dengan baik, perpustakaan sekolah perlu dikelola berdasarkan standar yang jelas.

Salah satu acuan utama dalam penyelenggaraan perpustakaan sekolah adalah Standar Nasional Perpustakaan (SNP). Standar ini menjadi pedoman bagi sekolah dalam merencanakan, mengembangkan, mengelola, dan mengevaluasi perpustakaan. Pengelola perpustakaan dapat menggunakannya untuk mengetahui persyaratan yang perlu dipenuhi sekaligus menentukan bagian yang masih harus ditingkatkan.

Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah menjadi dasar penting yang perlu dipahami oleh kepala sekolah, pustakawan, tenaga perpustakaan, dan pihak lain yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan. Peraturan ini menggantikan standar perpustakaan sekolah yang sebelumnya diatur dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 10, 11, dan 12 Tahun 2017. Dengan demikian, pengelola perpustakaan tidak sebaiknya lagi menjadikan ketiga peraturan tahun 2017 tersebut sebagai acuan utama yang masih berlaku.

Artikel ini membahas isi pokok SNP berdasarkan Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024, cara memahami setiap komponen standar, serta langkah praktis menerapkannya di perpustakaan sekolah. Pembahasan disusun dengan pendekatan yang mudah diterapkan, terutama bagi pengelola perpustakaan sekolah dasar yang harus menjalankan berbagai tugas dengan sumber daya terbatas.

Mengenal Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 ditetapkan pada 22 Mei 2024 dan mulai berlaku pada 4 Juni 2024. Peraturan tersebut menjadi acuan bagi penyelenggara dan pengelola perpustakaan dalam penyelenggaraan, pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan sekolah/madrasah.

Ruang lingkup peraturan ini mencakup tiga kelompok standar berdasarkan jenjang pendidikan, yaitu:

1. Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI).

2. Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs).

3. Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Menengah Atas/Sekolah Menengah Kejuruan/Madrasah Aliyah/Madrasah Aliyah Kejuruan (SMA/SMK/MA/MAK).

Pembagian tersebut penting karena kebutuhan perpustakaan setiap jenjang pendidikan tidak selalu sama. Karakteristik peserta didik, kebutuhan koleksi, pola pelayanan, sarana, dan kegiatan literasi perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan serta kebutuhan pembelajaran.

Peraturan ini memuat enam standar utama, yaitu standar koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, dan pengelolaan perpustakaan. Selain itu, terdapat tiga komponen pendukung berupa inovasi dan kreativitas perpustakaan, tingkat kegemaran membaca, serta indeks pembangunan literasi masyarakat.

Dengan demikian, SNP tidak hanya membahas jumlah buku atau luas ruangan. Standar ini juga memperhatikan bagaimana perpustakaan dikelola, siapa yang menjalankan layanan, bagaimana layanan diberikan, dan sejauh mana perpustakaan berkontribusi terhadap kegiatan literasi.

1. Standar Koleksi Perpustakaan

Standar koleksi merupakan salah satu komponen utama dalam SNP. Koleksi menjadi sumber informasi yang digunakan untuk mendukung pembelajaran, memenuhi kebutuhan informasi warga sekolah, dan mengembangkan minat baca peserta didik.

Koleksi perpustakaan sekolah sebaiknya tidak hanya berisi buku teks pelajaran. Perpustakaan perlu menyediakan bahan bacaan yang beragam, seperti buku pengayaan, buku referensi, cerita anak, buku pengetahuan umum, ensiklopedia, majalah pendidikan, serta bahan perpustakaan lain yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.

Dalam pengembangan koleksi, pengelola perlu memperhatikan beberapa hal berikut.

a. Kesesuaian koleksi dengan kurikulum

Koleksi perlu mendukung mata pelajaran dan kegiatan pembelajaran yang berlangsung di sekolah. Misalnya, perpustakaan SD dapat menyediakan buku cerita, buku pengetahuan alam, buku sejarah sederhana, buku keterampilan, dan bacaan yang membantu peserta didik memahami materi pembelajaran.

b. Kesesuaian dengan usia peserta didik

Bahasa, isi, ilustrasi, dan tingkat kesulitan buku harus disesuaikan dengan perkembangan peserta didik. Buku untuk kelas rendah sebaiknya memiliki kalimat sederhana, ilustrasi yang menarik, serta ukuran huruf yang mudah dibaca. Sementara itu, peserta didik kelas tinggi dapat diperkenalkan dengan bacaan yang lebih panjang dan memiliki tingkat informasi lebih kompleks.

c. Keberagaman subjek

Koleksi perlu mencakup berbagai bidang pengetahuan agar peserta didik memiliki kesempatan mengenal topik di luar pelajaran utama. Buku tentang lingkungan, kesehatan, budaya, teknologi, tokoh inspiratif, dan keterampilan dapat memperluas wawasan mereka.

d. Kemutakhiran dan kondisi fisik

Pengelola perlu memeriksa kelayakan koleksi secara berkala. Buku yang rusak dapat diperbaiki apabila masih layak digunakan. Buku yang sudah tidak relevan, rusak berat, atau memiliki informasi yang tidak sesuai perlu dievaluasi untuk menentukan tindak lanjutnya.

e. Pengembangan koleksi berdasarkan kebutuhan

Pengadaan buku sebaiknya didasarkan pada analisis kebutuhan, bukan hanya mengikuti jumlah judul yang tersedia dalam katalog penyedia. Pengelola dapat mencatat buku yang paling sering dipinjam, bidang yang masih kurang, masukan guru, dan minat peserta didik.

Sebagai contoh, jika peserta didik banyak mencari buku cerita rakyat, perpustakaan dapat mempertimbangkan penambahan koleksi cerita rakyat dari berbagai daerah. Jika guru membutuhkan bahan bacaan untuk kegiatan literasi, pengelola dapat menyusun daftar kebutuhan bersama guru.

Pengelola juga perlu memiliki dokumen inventaris koleksi. Data minimal yang dapat dicatat meliputi nomor inventaris, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, jumlah eksemplar, sumber perolehan, dan kondisi buku. Data tersebut membantu pengelola mengetahui perkembangan koleksi serta mempermudah kegiatan stock opname.

2. Standar Sarana dan Prasarana Perpustakaan

Sarana dan prasarana merupakan unsur yang mendukung kenyamanan dan kelancaran kegiatan perpustakaan. Ruang perpustakaan tidak harus mewah, tetapi perlu ditata agar aman, bersih, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan meliputi:

a. Ruang perpustakaan

Ruang perpustakaan perlu memiliki lokasi yang mudah dijangkau warga sekolah. Penataannya harus memperhatikan sirkulasi udara, pencahayaan, keamanan, kebersihan, dan kenyamanan. Jika luas ruangan terbatas, pengelola dapat mengatur area koleksi, area baca, dan meja layanan secara sederhana.

b. Perabot perpustakaan

Perabot yang dibutuhkan antara lain rak buku, meja layanan, kursi, meja baca, lemari penyimpanan, dan perabot pendukung lainnya. Pemilihan perabot perlu mempertimbangkan usia pengguna. Rak untuk peserta didik SD, misalnya, sebaiknya tidak terlalu tinggi agar buku mudah dijangkau.

c. Peralatan dan perlengkapan

Peralatan dapat mencakup komputer, perangkat pengolahan data, alat tulis, label buku, kartu anggota, dan perlengkapan administrasi. Sekolah yang memiliki fasilitas teknologi dapat mengembangkan penggunaan komputer untuk katalog, sirkulasi, dan pengelolaan data koleksi.

d. Kebersihan dan keselamatan

Pengelola perlu memastikan ruangan tidak lembap, koleksi terlindung dari debu dan air, serta jalur pergerakan pengguna tidak terhalang. Kabel perangkat elektronik perlu ditata dengan aman. Rak buku juga harus ditempatkan secara stabil.

e. Penataan yang ramah anak

Perpustakaan sekolah dasar perlu menghadirkan suasana yang menarik bagi anak. Penggunaan label warna, penanda rak, poster tata tertib, dan sudut baca dapat membantu peserta didik mengenali ruang serta menemukan koleksi.

Keterbatasan fasilitas tidak seharusnya membuat perpustakaan berhenti berkembang. Pengelola dapat memulai dari penataan ruang yang sudah tersedia, memperbaiki perabot yang masih dapat digunakan, dan menyampaikan kebutuhan sarana kepada kepala sekolah secara bertahap.

3. Standar Pelayanan Perpustakaan

Standar pelayanan berkaitan dengan cara perpustakaan memberikan akses terhadap koleksi dan informasi kepada pemustaka. Pelayanan yang baik tidak hanya ditentukan oleh banyaknya buku, tetapi juga kemudahan pengguna dalam menemukan, membaca, dan memanfaatkan bahan perpustakaan.

Jenis layanan yang dapat dikembangkan antara lain:

1. Layanan sirkulasi, yaitu peminjaman dan pengembalian koleksi.

2. Layanan membaca di tempat.

3. Layanan referensi sederhana untuk membantu pengguna menemukan informasi.

4. Layanan penelusuran katalog.

5. Layanan literasi informasi.

6. Layanan kegiatan membaca dan pengembangan minat baca.

7. Layanan berbasis teknologi sesuai kemampuan sekolah.

Jam layanan perlu disesuaikan dengan kegiatan sekolah dan dicatat secara jelas. Pengelola juga perlu membuat tata tertib peminjaman, ketentuan pengembalian, serta prosedur penanganan buku yang rusak atau hilang.

Pelayanan kepada peserta didik harus memperhatikan karakteristik usia mereka. Anak yang belum terbiasa menggunakan perpustakaan perlu dibimbing untuk mengenal tata letak koleksi, memahami aturan peminjaman, dan menjaga buku.

Contoh penerapan sederhana adalah menyediakan jadwal kunjungan kelas, layanan peminjaman saat istirahat, dan kegiatan membaca di perpustakaan. Pengelola dapat membuat daftar kunjungan dan statistik peminjaman agar perkembangan layanan dapat dievaluasi.

4. Standar Tenaga Perpustakaan

Tenaga perpustakaan berperan penting dalam menjalankan kegiatan teknis dan pelayanan. Perpustakaan yang memiliki koleksi lengkap tetap membutuhkan tenaga yang mampu mengelola koleksi, memberikan layanan, menyusun administrasi, dan mengembangkan program perpustakaan.

Pengelola perlu memahami perbedaan antara pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan. Pustakawan merupakan tenaga profesional yang memiliki kompetensi kepustakawanan sesuai ketentuan yang berlaku. Tenaga teknis perpustakaan membantu pelaksanaan kegiatan teknis dan operasional perpustakaan sesuai tugas serta kompetensinya.

Beberapa kemampuan yang perlu dikembangkan oleh tenaga perpustakaan sekolah meliputi:

• Pengadaan dan inventarisasi koleksi.

• Pengolahan bahan perpustakaan.

• Klasifikasi dan katalogisasi.

• Pelayanan sirkulasi.

• Pengelolaan administrasi dan statistik.

• Pemanfaatan teknologi informasi.

• Pelaksanaan kegiatan literasi.

• Komunikasi dan pelayanan kepada pemustaka.

Kepala sekolah perlu memberikan pembagian tugas yang jelas. Apabila tenaga perpustakaan terbatas, pekerjaan dapat disusun berdasarkan prioritas dan kemampuan yang tersedia. Hal penting yang perlu dijaga adalah adanya penanggung jawab, prosedur kerja, serta pencatatan kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Peningkatan kompetensi dapat dilakukan melalui pelatihan, bimbingan teknis, webinar, membaca pedoman resmi, diskusi komunitas, dan praktik langsung. Pengelola juga dapat menyimpan bukti pengembangan kompetensi, seperti sertifikat, surat tugas, materi pelatihan, dan laporan kegiatan.

5. Standar Penyelenggaraan Perpustakaan

Standar penyelenggaraan berkaitan dengan dasar pembentukan dan keberadaan perpustakaan sebagai bagian dari satuan pendidikan. Perpustakaan perlu memiliki dasar kelembagaan yang jelas agar kedudukannya di sekolah tidak hanya bergantung pada kebiasaan atau penugasan informal.

Dokumen penting yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Surat keputusan pembentukan perpustakaan.

2. Struktur organisasi atau pembagian tugas.

3. Penetapan penanggung jawab perpustakaan.

4. Visi dan misi perpustakaan.

5. Program kerja perpustakaan.

6. Jadwal pelayanan.

7. Tata tertib perpustakaan.

Surat keputusan pembentukan perpustakaan menunjukkan bahwa sekolah secara resmi menyelenggarakan unit perpustakaan. Sementara itu, pembagian tugas membantu memastikan bahwa kegiatan pengelolaan memiliki penanggung jawab yang jelas.

Program kerja sebaiknya disusun berdasarkan kebutuhan nyata. Program tidak harus banyak, tetapi perlu dapat dilaksanakan dan dievaluasi. Contohnya adalah pengolahan koleksi baru, layanan peminjaman, kunjungan kelas, kegiatan membaca, pemeliharaan koleksi, dan penyusunan laporan bulanan.

6. Standar Pengelolaan Perpustakaan

Standar pengelolaan berhubungan dengan proses perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi kegiatan perpustakaan. Pengelolaan yang baik membutuhkan administrasi yang tertib dan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Dokumen pengelolaan yang perlu disiapkan antara lain:

• Program kerja tahunan.

• Rencana kebutuhan koleksi dan sarana.

• Buku inventaris koleksi.

• Buku induk atau data koleksi.

• Buku peminjaman dan pengembalian.

• Buku kunjungan.

• Data anggota perpustakaan.

• Statistik layanan.

• Laporan kegiatan.

• Laporan pengembangan koleksi.

• Catatan pemeliharaan dan perawatan koleksi.

Pengelola dapat menggunakan buku administrasi manual maupun aplikasi komputer. Jika sekolah memiliki komputer, penggunaan spreadsheet dapat membantu menyusun data koleksi, pengunjung, dan peminjaman. Perpustakaan yang telah menggunakan aplikasi otomasi seperti SLiMS dapat memanfaatkan fitur katalog, anggota, sirkulasi, dan laporan.

Hal yang perlu diperhatikan adalah konsistensi pencatatan. Data yang tidak diperbarui akan menyulitkan pengelola ketika menyusun laporan atau melakukan evaluasi. Oleh karena itu, pencatatan sebaiknya dilakukan segera setelah kegiatan berlangsung.

Tiga Komponen Pendukung dalam SNP

Selain enam standar utama, Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024 mencantumkan tiga komponen pendukung yang perlu diperhatikan dalam pengembangan perpustakaan.

1. Inovasi dan kreativitas perpustakaan

Inovasi tidak selalu berarti menggunakan teknologi mahal. Kegiatan sederhana yang memberikan manfaat bagi pengguna dapat menjadi bentuk inovasi. Contohnya adalah penyusunan katalog sederhana berbasis QR Code, pojok rekomendasi buku, kartu tantangan membaca, pameran koleksi tematik, atau kegiatan menyusun cerita berdasarkan gambar.

Inovasi perlu disesuaikan dengan kondisi sekolah. Program yang sederhana tetapi rutin dilaksanakan dan memiliki bukti kegiatan lebih bermanfaat daripada program besar yang hanya tercantum dalam dokumen.

2. Tingkat kegemaran membaca

Perpustakaan perlu memperhatikan perkembangan kebiasaan membaca warga sekolah. Pengelola dapat mengumpulkan data kunjungan, peminjaman, partisipasi kegiatan literasi, dan tanggapan pengguna.

Data tersebut dapat digunakan untuk melihat apakah program perpustakaan benar-benar menarik minat peserta didik. Apabila jumlah kunjungan rendah, pengelola perlu mencari penyebabnya. Bisa jadi jadwal layanan kurang sesuai, koleksi belum menarik, atau peserta didik belum terbiasa memanfaatkan perpustakaan.

3. Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat

Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat (IPLM) merupakan salah satu indikator yang menggambarkan kondisi pembangunan literasi masyarakat. Komponen ini memiliki cakupan yang lebih luas daripada penilaian kegiatan satu perpustakaan sekolah.

Pengelola perpustakaan sekolah perlu memahami bahwa keberadaan komponen IPLM dalam SNP menunjukkan keterkaitan perpustakaan dengan ekosistem literasi yang lebih luas. Perpustakaan sekolah dapat mendukung lingkungan literat melalui layanan, koleksi, kegiatan membaca, dan kerja sama dengan pihak lain.

Cara Menerapkan SNP di Perpustakaan Sekolah

Memahami isi peraturan merupakan langkah awal. Tantangan berikutnya adalah menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari. Agar lebih mudah, pengelola dapat melakukan penerapan secara bertahap.

Langkah 1: Membaca peraturan dan lampiran sesuai jenjang

Unduh dokumen Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024 dari sumber resmi. Setelah itu, pelajari lampiran yang sesuai dengan jenjang sekolah. Pengelola perpustakaan SD/MI sebaiknya menggunakan Lampiran I, bukan langsung mengambil ketentuan dari lampiran SMP atau SMA.

Langkah 2: Melakukan identifikasi kondisi perpustakaan

Catat kondisi nyata perpustakaan berdasarkan enam standar utama dan tiga komponen pendukung. Gunakan daftar periksa agar tidak ada aspek yang terlewat.

Contohnya, pada standar koleksi, periksa jumlah koleksi, jenis bahan bacaan, kondisi buku, data inventaris, dan kesesuaian koleksi dengan kebutuhan peserta didik.

Langkah 3: Mengelompokkan kebutuhan berdasarkan prioritas

Tidak semua kekurangan dapat diperbaiki sekaligus. Kelompokkan kebutuhan menjadi tiga kategori:

• Prioritas mendesak, seperti dokumen kelembagaan yang belum tersedia, koleksi yang belum tercatat, atau kondisi ruang yang membahayakan.

• Prioritas pengembangan, seperti penambahan koleksi, perbaikan tata ruang, dan peningkatan layanan.

• Prioritas lanjutan, seperti otomasi, katalog digital, dan inovasi berbasis teknologi.

Langkah 4: Menyusun program kerja

Setiap kebutuhan yang ditemukan perlu diterjemahkan menjadi kegiatan. Misalnya, jika inventaris koleksi belum tertib, program kerja dapat berupa pendataan ulang dan pembaruan buku inventaris. Jika kunjungan peserta didik masih rendah, program dapat berupa jadwal kunjungan kelas dan promosi koleksi.

Langkah 5: Menyimpan bukti pelaksanaan

Dokumentasikan kegiatan melalui daftar hadir, foto, laporan, hasil pendataan, surat tugas, dan dokumen pendukung lainnya. Bukti tersebut bermanfaat untuk evaluasi internal maupun persiapan akreditasi.

Langkah 6: Melakukan evaluasi berkala

Evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap semester, atau setiap akhir tahun pelajaran. Bandingkan rencana dengan hasil pelaksanaan. Catat kegiatan yang berhasil, kendala yang dihadapi, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan.

Contoh Penerapan pada Perpustakaan Sekolah Dasar

Perpustakaan sekolah dasar dengan jumlah peserta didik yang tidak terlalu banyak tetap dapat menerapkan SNP secara bertahap. Pengelola tidak harus memulai dengan pengadaan perangkat digital atau pembangunan ruang baru.

Sebagai contoh, pengelola dapat memulai dari pembenahan administrasi. Data koleksi diperiksa dan disesuaikan dengan kondisi fisik buku. Selanjutnya, dibuat daftar peminjaman, daftar kunjungan, jadwal layanan, serta program kerja sederhana.

Pada aspek layanan, sekolah dapat membuat jadwal kunjungan kelas. Peserta didik diberi kesempatan memilih buku, membaca di tempat, dan meminjam sesuai ketentuan. Untuk mengembangkan literasi, pengelola dapat membuat kegiatan membaca singkat, mengenalkan buku baru, atau meminta peserta didik menuliskan kesan setelah membaca.

Pada aspek teknologi, pengelola dapat menggunakan spreadsheet untuk mencatat data koleksi dan kunjungan. Jika memungkinkan, katalog digital sederhana dapat dibuat menggunakan aplikasi yang tersedia. Penerapan teknologi tidak harus dilakukan sekaligus karena harus mempertimbangkan kemampuan tenaga, perangkat, dan kondisi sekolah.

Pada aspek kelembagaan, kepala sekolah dapat menetapkan surat keputusan pembentukan perpustakaan, penanggung jawab, serta pembagian tugas. Dokumen tersebut menjadi dasar pelaksanaan program dan mempermudah koordinasi.

Contoh tersebut memperlihatkan bahwa penerapan SNP bukan semata-mata pekerjaan administratif. Standar perlu diterjemahkan menjadi kegiatan yang benar-benar meningkatkan kualitas layanan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Memahami SNP

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari oleh pengelola perpustakaan.

Pertama, menggunakan standar tahun 2017 tanpa memeriksa apakah ketentuan tersebut sudah digantikan. Sejak berlakunya Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024, pengelola perlu menyesuaikan acuan dengan peraturan terbaru.

Kedua, menganggap SNP hanya berkaitan dengan jumlah koleksi dan luas ruangan. Padahal, standar juga mencakup pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, dan pengelolaan.

Ketiga, menyusun dokumen hanya untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan. Dokumen seharusnya menggambarkan kegiatan yang benar-benar dilaksanakan. Program kerja yang tidak pernah dijalankan tidak mencerminkan kinerja perpustakaan.

Keempat, membuat program yang terlalu banyak tanpa mempertimbangkan sumber daya. Lebih baik memiliki beberapa kegiatan yang terencana, rutin, dan dapat dibuktikan daripada daftar program yang panjang tetapi tidak terlaksana.

Kelima, tidak memperbarui data. Jumlah koleksi, data pengunjung, peminjaman, dan kegiatan perlu dicatat secara berkala agar laporan sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Penutup

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 memberikan acuan yang lebih terarah bagi penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah. Enam standar utama dan tiga komponen pendukung di dalamnya perlu dipahami sebagai satu kesatuan. Koleksi yang baik harus didukung sarana yang memadai, tenaga yang kompeten, pelayanan yang bermanfaat, serta pengelolaan yang tertib.

Penerapan SNP tidak harus dilakukan secara serentak. Pengelola dapat memulainya dengan membaca peraturan sesuai jenjang, memetakan kondisi perpustakaan, menentukan prioritas, menyusun program, melaksanakan kegiatan, dan melakukan evaluasi.

Hal terpenting adalah menjadikan standar sebagai pedoman perbaikan berkelanjutan. Perpustakaan sekolah yang berkembang bukan hanya perpustakaan yang memiliki banyak dokumen, tetapi perpustakaan yang benar-benar dimanfaatkan oleh peserta didik dan guru sebagai sumber belajar.

Referensi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. https://jdih.perpusnas.go.id/file_peraturan/PERKA_4_2024_SNP_SEKOLAH_MADRASAH.pdf

Republik Indonesia. (2007). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.