Langkah-langkah Inventarisasi Koleksi Buku di Perpustakaan Sekolah

 

Perpustakaan sekolah memiliki peran penting sebagai pusat sumber belajar yang mendukung kegiatan akademik siswa maupun guru. Salah satu pekerjaan utama dalam pengelolaan perpustakaan adalah melakukan inventarisasi koleksi buku. Inventarisasi ini bukan sekadar mencatat jumlah buku yang ada, tetapi juga menjadi dasar dalam menjaga ketertiban administrasi, memudahkan layanan peminjaman, serta membantu pustakawan dalam membuat laporan tahunan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap langkah-langkah inventarisasi koleksi buku di perpustakaan sekolah, mulai dari persiapan hingga tindak lanjut. Dengan memahami proses ini, pustakawan sekolah dapat mengelola koleksi secara lebih efektif dan profesional.

Mengapa Inventarisasi Buku Perpustakaan Itu Penting?

Inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap buku yang dimiliki perpustakaan ke dalam Buku Induk Inventaris atau sistem manajemen perpustakaan. Proses ini penting karena:

1. Mengetahui jumlah koleksi: Dengan inventarisasi, pustakawan tahu jumlah pasti koleksi yang dimiliki.
2. Mencegah kehilangan: Buku yang tercatat rapi lebih mudah diawasi.
3. Mempermudah layanan sirkulasi: Data inventarisasi menjadi dasar dalam pembuatan katalog dan peminjaman.
4. Mendukung akuntabilitas: Laporan inventarisasi menjadi bukti pertanggungjawaban dalam penggunaan anggaran sekolah.
5. Memudahkan evaluasi: Inventarisasi membantu sekolah menilai kebutuhan penambahan koleksi.

Langkah-langkah Inventarisasi Koleksi Buku di Perpustakaan Sekolah

1. Persiapan Alat dan Dokumen

Sebelum inventarisasi dilakukan, pustakawan perlu menyiapkan:

• Buku Induk Inventaris atau aplikasi manajemen perpustakaan (misalnya Senayan Library Management System/SLiMS).
• Stempel perpustakaan untuk menandai buku.
• Nomor inventaris yang akan diberikan pada setiap koleksi.
• Alat tulis dan label untuk penomoran.
• Daftar buku yang baru diterima dari pengadaan atau sumbangan.

Persiapan yang matang akan membuat proses inventarisasi berjalan lebih cepat dan minim kesalahan.

2. Pemeriksaan Fisik Buku

Setiap buku yang masuk perpustakaan perlu diperiksa kondisi fisiknya. Hal yang dicek antara lain:

• Apakah halaman lengkap?
• Adakah cacat atau kerusakan pada sampul?
• Apakah judul dan pengarang sesuai dengan nota pembelian atau daftar sumbangan?

Pemeriksaan ini penting untuk memastikan buku yang diinventaris benar-benar layak dipakai. Jika ada kerusakan, buku bisa diperbaiki terlebih dahulu sebelum masuk ke daftar koleksi.

3. Pencatatan dalam Buku Induk Inventaris

Buku Induk Inventaris adalah dokumen resmi yang berisi catatan seluruh koleksi perpustakaan. Format yang umum dipakai meliputi kolom:

1. Nomor inventaris
2. Tanggal penerimaan
3. Judul buku
4. Pengarang
5. Penerbit
6. Tahun terbit
7. Jumlah eksemplar
8. Harga buku (jika ada)
9. Sumber buku (pembelian, hibah, BOS, dll.)
10. Keterangan

Contoh pencatatan:

• Nomor Inventaris: 001/2025
• Judul: Pendidikan Karakter di Sekolah Dasar
• Pengarang: A. Saputra
• Penerbit: Gramedia
• Tahun: 2023
• Sumber: Dana BOS

Pencatatan ini bisa dilakukan manual menggunakan buku tulis besar atau dengan aplikasi komputer agar lebih cepat dan mudah diakses.

4. Pemberian Nomor Inventaris

Setiap buku diberi nomor inventaris unik yang menunjukkan identitas koleksi. Nomor ini biasanya ditulis di:

• Halaman pertama buku (bagian bawah atau pojok).
• Label di punggung buku.

Contoh: 125/Perpus/2025

Artinya: buku ke-125, milik perpustakaan, diinventaris tahun 2025.

Nomor inventaris ini membantu pustakawan menelusuri data koleksi jika buku hilang atau dipinjam.

5. Pemberian Stempel Perpustakaan

Stempel perpustakaan diberikan di beberapa bagian buku, misalnya:

• Halaman judul
• Halaman rahasia (halaman kosong sebelum bab pertama)
• Beberapa halaman isi (untuk keamanan)

Stempel berfungsi sebagai tanda kepemilikan dan mencegah pencurian buku. Biasanya, stempel juga ditempatkan di bagian luar buku seperti sampul belakang dalam.

6. Pengolahan Teknis

Setelah diinventaris, buku masuk ke tahap pengolahan teknis, yaitu:

• Klasifikasi: Menentukan nomor klasifikasi sesuai sistem Dewey Decimal Classification (DDC).
• Katalogisasi: Membuat entri katalog (judul, pengarang, subjek) baik di kartu katalog maupun sistem digital.
• Pelabelan: Menempelkan label nomor klasifikasi di punggung buku.

Tahap ini penting agar buku mudah ditemukan kembali oleh siswa dan guru.

7. Penyusunan di Rak

Buku yang sudah selesai diinventaris dan diolah disusun di rak sesuai nomor klasifikasi. Misalnya:

• 000–099: Karya umum
• 100–199: Filsafat dan psikologi
• 200–299: Agama
• 300–399: Ilmu sosial
• 400–499: Bahasa
• 500–599: Sains
• 600–699: Teknologi
• 700–799: Kesenian
• 800–899: Kesusastraan
• 900–999: Sejarah dan geografi

Dengan sistem rak yang rapi, siswa dapat dengan mudah menemukan buku yang dibutuhkan.

8. Pencatatan dalam Aplikasi Digital

Jika perpustakaan menggunakan aplikasi manajemen seperti SLiMS, data buku juga diinput ke sistem. Hal ini mempermudah:

• Peminjaman dan pengembalian.
• Pencarian koleksi secara cepat.
• Pembuatan laporan bulanan atau tahunan.

Perpustakaan sekolah yang sudah terkomputerisasi biasanya jauh lebih efektif dalam melayani siswa.

9. Pembuatan Laporan Inventarisasi

Inventarisasi tidak berhenti pada pencatatan saja. Pustakawan juga perlu membuat laporan inventarisasi yang berisi:

• Jumlah buku berdasarkan kategori.
• Jumlah koleksi baru yang masuk tahun berjalan.
• Jumlah koleksi yang rusak atau hilang.
• Rekomendasi kebutuhan koleksi tambahan.

Laporan ini disampaikan kepada kepala sekolah sebagai bentuk pertanggungjawaban administrasi.

10. Pemeliharaan dan Monitoring

Inventarisasi perlu ditindaklanjuti dengan pemeliharaan berkala, seperti:

• Pengecekan kondisi fisik buku minimal setahun sekali.
• Memperbarui catatan jika ada buku rusak atau hilang.
• Menghapus (weeding) buku yang tidak relevan atau sudah usang.

Monitoring ini akan menjaga kualitas koleksi tetap baik dan sesuai kebutuhan pembelajaran.

Tips Agar Inventarisasi Lebih Efektif

1. Gunakan format inventaris standar agar mudah dipahami semua pustakawan.
2. Lakukan inventarisasi secara rutin, bukan hanya ketika ada pengadaan besar.
3. Manfaatkan teknologi digital agar pencatatan lebih cepat.
4. Latih siswa pengurus perpustakaan (jika ada) untuk membantu pekerjaan inventarisasi.
5. Buat backup data inventaris secara digital untuk mencegah kehilangan data.

Penutup

Inventarisasi koleksi buku di perpustakaan sekolah adalah kegiatan mendasar yang wajib dilakukan secara teratur. Dengan inventarisasi, pustakawan dapat mengetahui jumlah dan kondisi koleksi, mempermudah pelayanan sirkulasi, serta mendukung akuntabilitas penggunaan dana sekolah.

Melalui langkah-langkah yang sistematis—mulai dari pemeriksaan fisik, pencatatan, pemberian nomor inventaris, hingga pembuatan laporan—perpustakaan sekolah akan lebih tertata, profesional, dan mampu mendukung budaya literasi di sekolah.

Dengan demikian, inventarisasi bukan hanya kegiatan administrasi, melainkan pondasi penting untuk menjadikan perpustakaan sekolah sebagai pusat pembelajaran yang efektif.