Katalogisasi merupakan salah satu kegiatan penting dalam pengolahan bahan perpustakaan. Melalui katalogisasi, setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan dapat dikenali, diidentifikasi, dikelompokkan, dan ditemukan kembali oleh pemustaka. Buku yang telah dibeli atau diterima sebagai koleksi baru tidak cukup hanya diberi nomor inventaris dan ditempatkan di rak. Koleksi tersebut perlu diolah dengan mencatat informasi bibliografis secara teratur agar keberadaannya dapat diketahui melalui katalog perpustakaan.
Di perpustakaan sekolah, katalogisasi memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan pembelajaran dan meningkatkan pemanfaatan koleksi. Siswa dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang, atau subjek yang dibutuhkan. Guru juga dapat menemukan bahan bacaan pendukung pembelajaran dengan lebih mudah. Sementara itu, pustakawan atau tenaga perpustakaan dapat mengelola koleksi secara lebih tertib, mengurangi duplikasi data, serta mengetahui informasi bibliografis setiap bahan perpustakaan.
Dalam praktiknya, katalogisasi membutuhkan pedoman atau standar agar pencatatan informasi tidak dilakukan berdasarkan kebiasaan masing-masing petugas. Dua standar yang dikenal dalam dunia perpustakaan adalah Anglo-American Cataloguing Rules Second Edition (AACR2) dan Resource Description and Access (RDA). AACR2 merupakan standar pengatalogan yang telah lama digunakan, sedangkan RDA dikembangkan untuk menjawab kebutuhan pengelolaan informasi yang semakin beragam, termasuk sumber informasi digital.
Selain memahami standar pengatalogan, pustakawan perlu mengenal format metadata seperti MARC 21. Standar pengatalogan dan format metadata mempunyai fungsi yang berbeda, tetapi saling berhubungan. RDA memberikan pedoman mengenai unsur informasi yang perlu dicatat dan bagaimana informasi tersebut dideskripsikan, sedangkan MARC 21 menyediakan struktur pengkodean agar data bibliografis dapat disimpan, dibaca, dan dipertukarkan oleh sistem perpustakaan.
Pada perpustakaan sekolah yang menggunakan aplikasi SLiMS, pemahaman tersebut dapat diterapkan dalam kegiatan pengolahan koleksi sehari-hari. Pengisian data bibliografi tidak sekadar memasukkan judul dan nama pengarang, tetapi juga memeriksa informasi penerbitan, deskripsi fisik, jenis konten, media, bentuk pembawa, subjek, klasifikasi, serta data setiap eksemplar.
1. Pengertian dan Tujuan Katalogisasi Perpustakaan
Katalogisasi adalah kegiatan membuat rekaman atau deskripsi bibliografis suatu bahan perpustakaan berdasarkan pedoman pengatalogan yang digunakan. Informasi yang dicatat dapat meliputi nama pengarang, judul, pernyataan tanggung jawab, edisi, penerbit, tahun terbit, deskripsi fisik, seri, catatan, dan informasi lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi koleksi.
Katalogisasi tidak hanya bertujuan menghasilkan daftar buku. Kegiatan ini merupakan bagian dari pengorganisasian informasi agar koleksi dapat ditemukan kembali melalui berbagai titik akses. Sebuah buku, misalnya, dapat ditemukan berdasarkan judul, nama pengarang, penerbit, maupun pokok bahasannya.
Secara umum, katalogisasi memiliki beberapa tujuan berikut.
Mengidentifikasi koleksi. Katalog membantu membedakan satu bahan perpustakaan dengan bahan lain yang memiliki judul atau nama pengarang serupa.
Memudahkan penelusuran. Pemustaka dapat mencari koleksi melalui nama pengarang, judul, subjek, atau kata kunci.
Menunjukkan ketersediaan koleksi. Katalog dapat memberikan informasi mengenai jumlah eksemplar dan status koleksi apabila sistem perpustakaan mengelola data tersebut.
Menyeragamkan pencatatan. Penggunaan standar membantu pustakawan mencatat informasi dengan cara yang konsisten.
Mendukung pertukaran data. Rekaman bibliografis yang terstruktur lebih mudah dipindahkan atau digunakan bersama sistem perpustakaan lain.
Mendukung pengembangan koleksi. Data katalog dapat dimanfaatkan untuk mengetahui jenis koleksi yang dimiliki dan membantu mengidentifikasi kebutuhan pengadaan.
Dengan demikian, katalogisasi menjadi dasar penting bagi layanan perpustakaan. Kualitas katalog akan memengaruhi kemudahan pemustaka dalam menemukan dan memanfaatkan koleksi.
2. Mengenal AACR2 dan RDA
A. AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules Second Edition)
AACR2 merupakan pedoman pengatalogan yang digunakan untuk membuat deskripsi bibliografis dan menentukan titik akses suatu bahan perpustakaan. Standar ini dikembangkan untuk membantu perpustakaan menghasilkan katalog yang konsisten.
Dalam praktik pengatalogan buku, AACR2 mengatur unsur-unsur seperti judul dan pernyataan tanggung jawab, edisi, rincian penerbitan, deskripsi fisik, seri, catatan, serta tajuk akses. Pustakawan menggunakan informasi yang terdapat pada bahan perpustakaan sebagai dasar pencatatan.
AACR2 banyak digunakan pada masa pengelolaan katalog berbasis kartu maupun sistem katalog terkomputerisasi. Namun, perkembangan teknologi informasi menghadirkan beragam bentuk sumber informasi, seperti buku elektronik, sumber daring, dan media digital. Kondisi tersebut mendorong pengembangan standar yang lebih sesuai dengan lingkungan informasi yang terus berubah.
B. RDA (Resource Description and Access)
RDA merupakan standar untuk mendeskripsikan dan menyediakan akses terhadap sumber daya informasi. RDA dikembangkan sebagai penerus AACR2 dengan pendekatan yang lebih sesuai untuk lingkungan digital dan beragam jenis sumber informasi.
RDA tidak hanya berfokus pada deskripsi fisik suatu bahan perpustakaan, tetapi juga memperhatikan hubungan antara karya, ekspresi, perwujudan, dan item. Dalam pendekatan RDA, informasi bibliografis diorganisasikan untuk membantu pengguna menemukan, mengidentifikasi, memilih, dan memperoleh sumber informasi yang dibutuhkan.
RDA juga memperhatikan unsur jenis konten, jenis media, dan jenis pembawa. Ketiga unsur tersebut membantu menjelaskan bagaimana informasi disajikan dan melalui perangkat atau media apa informasi dapat diakses.
RDA versi resmi yang dikembangkan setelah proyek 3R mulai menggunakan pendekatan entitas dan elemen yang lebih luas serta mengakomodasi prinsip data terhubung atau linked data. RDA dapat diterapkan dengan berbagai format pengkodean, salah satunya MARC 21.
C. Perbedaan AACR2 dan RDA
Meskipun memiliki tujuan yang sama, yaitu membantu menghasilkan deskripsi bibliografis dan akses yang konsisten, AACR2 dan RDA memiliki sejumlah perbedaan.
| Aspek | AACR2 | RDA |
|---|---|---|
| Orientasi | Pedoman pengatalogan tradisional | Standar deskripsi dan akses sumber daya |
| Lingkungan | Berkembang dalam lingkungan katalog konvensional dan terkomputerisasi | Dirancang untuk lingkungan informasi digital dan beragam sumber |
| Pendekatan | Berbasis aturan pengatalogan | Berbasis entitas dan elemen |
| Jenis sumber | Lebih kuat berakar pada sumber konvensional | Mengakomodasi sumber tercetak maupun digital |
| Jenis konten, media, dan pembawa | Tidak menggunakan struktur RDA 336, 337, dan 338 | Memungkinkan pencatatan jenis konten, media, dan pembawa |
| Hubungan antarsumber | Pendekatan relasi lebih terbatas | Memperhatikan hubungan antarentitas dan sumber |
| Hubungan dengan MARC 21 | Dapat dikodekan dalam MARC 21 | Juga dapat dikodekan dalam MARC 21 |
Perlu dipahami bahwa RDA bukan sekadar penggantian istilah atau penambahan beberapa kolom pada katalog. Perubahan yang lebih mendasar terletak pada cara pustakawan memahami dan merepresentasikan sumber informasi. RDA membantu mendeskripsikan sumber secara lebih terstruktur sehingga informasi dapat dimanfaatkan dalam lingkungan sistem yang berbeda.
Namun, penerapan RDA tidak berarti seluruh perpustakaan harus langsung mengubah semua rekaman lama. Perpustakaan dapat menyesuaikan penerapan standar dengan kebijakan pengolahan, kemampuan petugas, sistem yang digunakan, dan kebutuhan pemustaka.
3. Memahami Konsep Karya, Ekspresi, Perwujudan, dan Item dalam RDA
Untuk memahami RDA, pustakawan perlu mengenal hubungan antara karya, ekspresi, perwujudan, dan item. Konsep ini membantu menjelaskan bahwa satu karya dapat hadir dalam beberapa bentuk penerbitan atau salinan.
Karya (Work) merupakan gagasan atau ciptaan intelektual yang mendasari suatu sumber informasi. Contohnya adalah karya berjudul Laskar Pelangi.
Ekspresi (Expression) merupakan bentuk realisasi suatu karya, misalnya teks dalam bahasa Indonesia atau terjemahan ke bahasa lain.
Perwujudan (Manifestation) merupakan bentuk penerbitan atau penyajian ekspresi tersebut, misalnya edisi cetak yang diterbitkan oleh penerbit tertentu pada tahun tertentu.
Item (Item) merupakan satu eksemplar atau salinan fisik maupun digital dari suatu perwujudan.
Sebagai ilustrasi, sebuah perpustakaan memiliki dua eksemplar buku dengan judul, pengarang, penerbit, dan tahun terbit yang sama. Kedua buku tersebut dapat berada dalam satu rekaman bibliografi karena mewakili perwujudan yang sama. Akan tetapi, masing-masing eksemplar tetap perlu memiliki identitas item tersendiri, seperti nomor induk, kode eksemplar, dan status koleksi.
Konsep ini bermanfaat untuk menghindari pencatatan bibliografi yang berulang. Pustakawan tidak perlu membuat rekaman judul baru hanya karena perpustakaan memiliki dua atau tiga eksemplar buku yang sama. Data bibliografi dicatat satu kali, sedangkan data setiap eksemplar dikelola secara terpisah.
4. Contoh Katalogisasi Buku Berdasarkan Pendekatan RDA
Agar penerapan RDA lebih mudah dipahami, berikut contoh pengatalogan sebuah buku fiktif. Data contoh sengaja dibuat untuk pembelajaran, bukan diambil dari buku yang benar-benar diterbitkan.
Identitas bahan perpustakaan:
Judul: Mengenal Lingkungan Sekitar
Pengarang: Siti Rahmawati
Pernyataan tanggung jawab: Siti Rahmawati
Edisi: Cetakan kedua
Tempat terbit: Yogyakarta
Penerbit: Pustaka Cendekia
Tahun terbit: 2024
Jumlah halaman: x, 120 halaman
Ilustrasi: berwarna
Ukuran: 21 cm
ISBN: 978-623-000-123-4 (contoh ilustratif)
Bahasa: Indonesia
Sasaran pembaca: siswa sekolah dasar
A. Mengidentifikasi informasi dari buku
Langkah pertama adalah memeriksa buku secara langsung. Pustakawan sebaiknya tidak hanya membaca sampul depan. Informasi perlu diperiksa pada halaman judul, halaman balik judul, halaman hak cipta, daftar isi, dan bagian lain yang relevan.
Halaman judul biasanya menjadi sumber utama untuk mencatat judul dan pernyataan tanggung jawab. Halaman hak cipta dapat digunakan untuk memeriksa penerbit, tahun terbit, edisi, dan ISBN. Sementara itu, jumlah halaman dan ukuran buku diperiksa dari bentuk fisiknya.
Pemeriksaan ini penting karena informasi pada sampul depan terkadang berbeda dengan informasi pada halaman judul. Pustakawan perlu mengikuti sumber informasi yang sesuai dengan ketentuan pengatalogan dan mencatat data secara konsisten.
B. Menyusun deskripsi bibliografis
Berdasarkan data ilustratif tersebut, deskripsi bibliografis dapat disusun sebagai berikut:
Mengenal lingkungan sekitar / Siti Rahmawati. — Cetakan kedua. — Yogyakarta : Pustaka Cendekia, 2024. — x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm.
Deskripsi tersebut menggambarkan informasi utama mengenai buku. Nama pengarang dicatat sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap isi intelektual buku. Informasi edisi, penerbitan, dan deskripsi fisik juga disertakan agar pemustaka dapat mengenali koleksi dengan lebih jelas.
Perlu diperhatikan bahwa bentuk penyajian deskripsi di atas merupakan contoh ringkas untuk membantu memahami unsur data. Dalam penerapan RDA, pustakawan perlu mengikuti instruksi elemen yang digunakan dan kebijakan deskripsi yang berlaku di perpustakaannya. Jangan menganggap satu bentuk tanda baca sebagai satu-satunya format tampilan yang diwajibkan RDA.
C. Menentukan jenis konten, media, dan pembawa
Salah satu unsur yang dikenal dalam RDA adalah jenis konten, media, dan pembawa.
Untuk contoh buku cetak tersebut, pencatatannya dapat digambarkan sebagai berikut:
| Unsur | Contoh data | Penjelasan |
|---|---|---|
| Jenis konten | Teks (text) | Isi utama disampaikan melalui tulisan |
| Jenis media | Tanpa perantara (unmediated) | Buku dapat dibaca tanpa perangkat elektronik |
| Jenis pembawa | Volume (volume) | Informasi disajikan dalam bentuk satuan buku atau jilid |
Ketiga unsur tersebut membantu membedakan buku cetak dengan sumber informasi lain. Buku elektronik, misalnya, memiliki jenis pembawa dan kebutuhan akses yang berbeda dengan buku cetak.
D. Menentukan titik akses
Titik akses merupakan unsur yang digunakan untuk menemukan rekaman bibliografis. Pada contoh tersebut, titik akses dapat berupa:
Nama pengarang: Siti Rahmawati.
Judul: Mengenal Lingkungan Sekitar.
Subjek: Lingkungan hidup.
Kata kunci tambahan: Lingkungan, pendidikan lingkungan, sekolah dasar.
Penentuan titik akses harus mempertimbangkan konsistensi penulisan nama dan istilah subjek. Jika nama pengarang ditulis dengan variasi berbeda pada beberapa rekaman, hasil penelusuran dapat terpecah. Oleh karena itu, perpustakaan perlu menerapkan kebijakan penulisan nama dan pengendalian kosakata.
E. Menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subjek
Berdasarkan isi buku, pustakawan perlu menentukan pokok bahasan yang paling mewakili koleksi. Jika buku membahas pengenalan lingkungan secara umum, nomor klasifikasi dan tajuk subjek harus ditentukan setelah membaca daftar isi dan menelaah isi buku.
Nomor klasifikasi tidak boleh ditentukan hanya berdasarkan judul. Buku dengan kata “lingkungan” dapat membahas ilmu lingkungan, pendidikan lingkungan, kebersihan sekolah, atau pelestarian alam. Setiap topik dapat membutuhkan penempatan klasifikasi yang berbeda.
5. MARC 21 dan Hubungannya dengan Metadata
A. Pengertian MARC 21
MARC 21 merupakan format standar untuk merepresentasikan dan bertukar data bibliografis serta data terkait dalam sistem perpustakaan. MARC merupakan singkatan dari Machine-Readable Cataloging. Artinya, data katalog disusun dalam struktur yang dapat dibaca dan diproses oleh komputer.
MARC 21 bukan standar yang menentukan apakah suatu buku harus dikatalogisasi menggunakan AACR2 atau RDA. MARC 21 merupakan format pengkodean. Sementara itu, AACR2 dan RDA merupakan standar atau pedoman yang digunakan dalam mendeskripsikan sumber informasi.
Hubungan ketiganya dapat dipahami sebagai berikut:
AACR2 atau RDA: menjadi pedoman dalam menentukan dan mendeskripsikan informasi bibliografis.
MARC 21: menjadi format untuk mengodekan informasi bibliografis agar dapat diproses oleh sistem.
SLiMS: menjadi aplikasi yang digunakan untuk memasukkan, menyimpan, mengelola, dan menampilkan data katalog.
Dengan demikian, data yang disusun berdasarkan RDA dapat dikodekan menggunakan MARC 21. RDA juga dapat diterapkan dengan format pengkodean lain sesuai kebutuhan sistem.
B. Struktur dasar MARC 21
Dalam MARC 21, informasi dibagi ke dalam ruas atau field yang ditandai dengan nomor tertentu. Setiap ruas dapat memiliki indikator dan subruas.
Tag atau ruas merupakan kode tiga angka yang menunjukkan jenis informasi.
Indikator merupakan karakter yang memberikan petunjuk tambahan mengenai isi atau cara pengolahan ruas.
Subruas merupakan bagian yang ditandai dengan kode tertentu, biasanya menggunakan simbol dolar ($) dalam contoh tampilan MARC.
Contohnya, ruas 245 digunakan untuk mencatat informasi judul dan pernyataan tanggung jawab. Subruas $a dapat berisi judul utama, sedangkan $c dapat berisi pernyataan tanggung jawab.
C. Contoh ruas MARC 21 yang sering digunakan
Berikut beberapa ruas MARC 21 yang umum ditemukan dalam rekaman bibliografis buku.
| Tag | Fungsi | Contoh isi |
|---|---|---|
| 020 | ISBN | 978-623-000-123-4 |
| 100 | Entri utama nama orang | Rahmawati, Siti |
| 245 | Judul dan pernyataan tanggung jawab | Mengenal lingkungan sekitar / Siti Rahmawati |
| 250 | Pernyataan edisi | Cetakan kedua |
| 264 | Informasi produksi, penerbitan, distribusi, atau hak cipta | Yogyakarta : Pustaka Cendekia, 2024 |
| 300 | Deskripsi fisik | x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm |
| 336 | Jenis konten | teks |
| 337 | Jenis media | tanpa perantara |
| 338 | Jenis pembawa | volume |
| 500 | Catatan umum | Dilengkapi ilustrasi berwarna |
| 650 | Tajuk subjek topikal | Lingkungan hidup |
| 700 | Entri tambahan nama orang | Nama ilustrator atau kontributor lain, jika ada |
Contoh sederhana rekaman MARC 21 untuk buku ilustratif tersebut adalah:
020 ## $a 978-623-000-123-4
Contoh tersebut hanya untuk memperlihatkan hubungan antara unsur bibliografis dan ruas MARC 21. Indikator, kode sumber kosakata, bentuk tajuk, dan rincian pengisian harus disesuaikan dengan kebijakan katalogisasi serta pedoman yang digunakan. Kode sumber pada contoh juga tidak dimaksudkan sebagai pengganti pemeriksaan otoritas tajuk yang berlaku.
D. Mengenal elemen metadata
Metadata adalah informasi terstruktur yang menjelaskan suatu sumber informasi. Dalam perpustakaan, metadata membantu mengidentifikasi, mengelola, menemukan, dan menggunakan koleksi.
Pada sebuah buku, elemen metadata dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis.
Metadata identitas: judul, pengarang, ISBN, dan identitas rekaman.
Metadata penerbitan: tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan edisi.
Metadata fisik: jumlah halaman, ilustrasi, ukuran, dan bentuk pembawa.
Metadata subjek: kata kunci, tajuk subjek, dan nomor klasifikasi.
Metadata administratif: nomor induk, kode eksemplar, lokasi penyimpanan, serta status koleksi.
Metadata penggunaan atau akses: informasi yang membantu mengetahui ketersediaan koleksi dan cara mengaksesnya.
Tidak semua elemen metadata harus ditampilkan kepada pemustaka. Sebagian informasi diperlukan untuk pengelolaan internal, sedangkan informasi lain ditampilkan dalam OPAC agar pemustaka dapat menemukan koleksi.
6. Perbedaan Katalogisasi Deskriptif dan Analisis Subjek
Katalogisasi deskriptif dan analisis subjek merupakan dua kegiatan yang saling melengkapi, tetapi memiliki fokus berbeda. Keduanya sering dianggap sama karena dilakukan dalam rangkaian pengolahan bahan perpustakaan. Padahal, hasil yang dihasilkan tidak sama.
A. Katalogisasi deskriptif
Katalogisasi deskriptif merupakan kegiatan mengidentifikasi dan mencatat ciri bibliografis suatu bahan perpustakaan. Fokusnya adalah menjelaskan identitas sumber informasi berdasarkan data yang terdapat pada bahan tersebut.
Unsur yang dicatat antara lain:
Judul dan anak judul.
Nama pengarang atau pihak yang bertanggung jawab.
Pernyataan tanggung jawab.
Edisi atau cetakan.
Tempat terbit.
Nama penerbit.
Tahun terbit.
Jumlah halaman.
Ilustrasi.
Ukuran buku.
Seri dan catatan lain yang diperlukan.
Sebagai contoh, pustakawan mengolah buku berjudul Mengenal Lingkungan Sekitar. Dari halaman judul dan halaman hak cipta, pustakawan menemukan nama pengarang, penerbit, dan tahun terbit. Selanjutnya, jumlah halaman dan ukuran buku diperiksa secara langsung. Hasil pemeriksaan tersebut digunakan untuk menyusun deskripsi bibliografis.
Kegiatan ini tidak bertujuan menentukan apakah isi buku membahas pencemaran, ekosistem, atau pelestarian alam. Hal tersebut merupakan bagian dari analisis isi atau analisis subjek.
B. Analisis subjek
Analisis subjek merupakan kegiatan memeriksa isi intelektual bahan perpustakaan untuk mengetahui pokok bahasan yang terkandung di dalamnya. Hasil analisis digunakan untuk menentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasi.
Analisis subjek perlu dilakukan dengan membaca atau memeriksa bagian-bagian penting buku, seperti:
Judul dan anak judul.
Kata pengantar atau pendahuluan.
Daftar isi.
Ringkasan atau abstrak, jika tersedia.
Bab-bab utama.
Kesimpulan atau penutup.
Judul saja tidak selalu cukup untuk menentukan subjek. Misalnya, sebuah buku berjudul Sahabat Bumi dapat berisi cerita fiksi tentang persahabatan, panduan menjaga lingkungan, atau penjelasan ilmiah mengenai ekosistem. Meskipun menggunakan kata yang sama, subjek ketiganya berbeda.
Setelah pokok bahasan ditemukan, pustakawan memilih istilah yang mewakili isi buku. Istilah tersebut kemudian disesuaikan dengan daftar tajuk subjek atau kosakata terkendali yang digunakan perpustakaan.
C. Perbedaan hasil kedua kegiatan
| Aspek | Katalogisasi deskriptif | Analisis subjek |
|---|---|---|
| Fokus | Identitas dan ciri bibliografis | Isi atau pokok bahasan |
| Dasar pemeriksaan | Halaman judul, halaman hak cipta, dan bentuk fisik | Judul, daftar isi, pendahuluan, serta isi buku |
| Hasil | Deskripsi bibliografis dan titik akses nama/judul | Tajuk subjek dan nomor klasifikasi |
| Pertanyaan utama | Buku apa ini dan siapa yang bertanggung jawab? | Buku ini membahas tentang apa? |
| Contoh | Judul, pengarang, penerbit, tahun, halaman | Lingkungan hidup, pencemaran, ekosistem |
Keduanya harus dilakukan secara cermat. Deskripsi bibliografis yang lengkap tetapi subjeknya keliru akan menyulitkan penelusuran berdasarkan topik. Sebaliknya, penentuan subjek yang tepat tidak akan cukup apabila identitas buku tidak dicatat dengan benar.
7. Contoh Kesalahan Pengatalogan dan Cara Memperbaikinya
Kesalahan pengatalogan dapat terjadi karena kurang teliti membaca buku, tidak memahami fungsi setiap unsur data, atau tidak memiliki kebijakan pencatatan yang seragam. Kesalahan tersebut dapat memengaruhi hasil pencarian dan kualitas katalog.
Berikut beberapa contoh kesalahan yang sering ditemukan.
A. Judul tidak sesuai dengan halaman judul
Kesalahan: Petugas hanya menyalin judul dari sampul depan, padahal halaman judul memuat judul yang berbeda atau lebih lengkap.
Dampak: Informasi judul pada katalog tidak sesuai dengan sumber utama yang digunakan untuk mendeskripsikan buku.
Perbaikan: Periksa halaman judul dan sumber informasi lain yang relevan. Catat judul sesuai ketentuan standar yang digunakan. Jika terdapat perbedaan informasi yang penting, catatan tambahan dapat digunakan sesuai kebutuhan.
B. Nama pengarang ditulis tidak konsisten
Kesalahan: Nama seorang pengarang ditulis dengan beberapa bentuk, misalnya “Siti Rahmawati”, “Rahmawati, Siti”, dan “S. Rahmawati” tanpa kebijakan yang jelas.
Dampak: Pemustaka mungkin tidak menemukan seluruh karya pengarang ketika melakukan pencarian.
Perbaikan: Gunakan bentuk nama yang konsisten berdasarkan pedoman tajuk nama atau kebijakan otoritas yang diterapkan. Pastikan variasi nama yang memang diperlukan dapat diarahkan ke bentuk nama yang dipilih.
C. Tahun terbit tertukar dengan tahun cetak
Kesalahan: Petugas mencatat tahun cetak sebagai tahun terbit tanpa memeriksa informasi penerbitan.
Dampak: Data bibliografis menjadi tidak akurat dan dapat menimbulkan kekeliruan ketika membandingkan edisi atau penerbitan.
Perbaikan: Periksa halaman hak cipta dan informasi penerbitan. Bedakan informasi edisi, cetakan, tahun penerbitan, serta tahun hak cipta apabila semuanya tercantum.
D. Jumlah halaman tidak tepat
Kesalahan: Petugas hanya menghitung halaman isi dan mengabaikan halaman angka Romawi pada bagian awal buku.
Dampak: Deskripsi fisik tidak menggambarkan buku secara tepat.
Perbaikan: Periksa penomoran halaman sesuai bentuk yang tercantum pada buku. Catat halaman pendahuluan dan halaman isi berdasarkan ketentuan deskripsi yang digunakan.
E. Subjek ditentukan hanya berdasarkan judul
Kesalahan: Buku berjudul Menjaga Bumi langsung diberi subjek lingkungan hidup tanpa memeriksa isi.
Dampak: Buku cerita, buku panduan, dan buku pengetahuan dapat dikelompokkan secara keliru.
Perbaikan: Baca daftar isi, pendahuluan, dan bagian utama buku. Tentukan pokok bahasan yang paling dominan, lalu pilih tajuk subjek yang sesuai.
F. Nomor klasifikasi tidak sesuai dengan isi
Kesalahan: Buku ditempatkan pada nomor klasifikasi yang sama hanya karena memiliki kata kunci serupa pada judul.
Dampak: Buku yang sebenarnya membahas bidang berbeda dapat tercampur dalam satu kelompok rak.
Perbaikan: Lakukan analisis subjek terlebih dahulu, kemudian telusuri bagan klasifikasi yang digunakan. Jangan menetapkan nomor klasifikasi berdasarkan perkiraan.
G. Data bibliografi dan data eksemplar tercampur
Kesalahan: Setiap eksemplar buku yang sama dibuatkan rekaman bibliografi baru, padahal judul, edisi, penerbit, dan tahun terbitnya sama.
Dampak: OPAC menampilkan data ganda dan laporan jumlah judul menjadi tidak akurat.
Perbaikan: Buat satu rekaman bibliografi untuk perwujudan yang sama, kemudian tambahkan setiap eksemplar melalui data item atau eksemplar. Rekaman baru diperlukan apabila terdapat perbedaan bibliografis yang memang mewakili perwujudan berbeda.
H. Sampul buku tertukar
Kesalahan: Foto sampul dari buku lain diunggah ke rekaman bibliografi.
Dampak: Pemustaka menerima informasi visual yang tidak sesuai dengan koleksi.
Perbaikan: Cocokkan judul, pengarang, penerbit, dan ISBN sebelum mengunggah sampul. Gunakan gambar yang sesuai dengan edisi buku yang sedang diolah.
Untuk mencegah kesalahan, perpustakaan sebaiknya memiliki lembar kerja pengatalogan dan daftar periksa verifikasi. Setiap rekaman yang selesai dibuat perlu diperiksa kembali sebelum koleksi ditampilkan dalam OPAC.
8. Tutorial Praktik Pengatalogan Buku Menggunakan SLiMS 9.7.2
SLiMS (Senayan Library Management System) merupakan aplikasi otomasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk mengelola data bibliografi, eksemplar, anggota, sirkulasi, dan laporan. Dalam pengolahan buku, modul bibliografi digunakan untuk memasukkan informasi koleksi, sedangkan data item digunakan untuk mencatat setiap eksemplar.
SLiMS menyediakan sejumlah elemen yang dapat membantu penerapan prinsip pengatalogan, termasuk informasi jenis konten, media, dan pembawa. Namun, pengisian melalui formulir aplikasi tetap membutuhkan pemahaman standar. Aplikasi tidak dapat menggantikan kegiatan pemeriksaan buku dan analisis subjek oleh petugas.
Berikut tahapan praktik pengatalogan buku menggunakan SLiMS 9.7.2. Nama menu atau posisi kolom dapat sedikit berbeda bergantung pada pengaturan instalasi dan bahasa antarmuka.
Tahap 1. Menyiapkan buku yang akan diolah
Sebelum membuka aplikasi, siapkan buku yang akan dikatalogisasi. Periksa kondisi fisik dan kelengkapan informasi bibliografis.
Catat data berikut:
Judul dan anak judul.
Nama pengarang.
Pihak lain yang bertanggung jawab, jika ada.
Edisi atau cetakan.
Tempat terbit.
Penerbit.
Tahun terbit.
ISBN.
Jumlah halaman.
Ilustrasi.
Ukuran buku.
Seri, jika ada.
Pokok bahasan.
Jumlah eksemplar.
Pada tahap ini, pustakawan juga perlu memeriksa apakah buku tersebut sudah pernah dimasukkan ke dalam database. Pemeriksaan awal dapat mencegah terbentuknya rekaman bibliografi ganda.
Tahap 2. Masuk ke halaman administrasi SLiMS
Buka alamat instalasi SLiMS melalui peramban, kemudian masuk menggunakan akun petugas yang memiliki hak akses katalogisasi.
Setelah berhasil masuk, buka modul atau menu Bibliography. Pada bagian tersebut, petugas dapat melihat daftar rekaman bibliografi yang telah tersimpan dan menambahkan rekaman baru.
Pastikan proses dilakukan menggunakan akun yang memiliki kewenangan sesuai tugas. Pengelolaan hak akses penting agar data katalog tidak diubah oleh pengguna yang tidak berwenang.
Tahap 3. Membuka formulir bibliografi baru
Pilih menu Add New Bibliography atau pilihan untuk menambahkan bibliografi baru.
Formulir tersebut digunakan untuk memasukkan identitas bibliografis buku. Isi kolom berdasarkan hasil pemeriksaan fisik buku, bukan berdasarkan perkiraan.
Contoh pengisian:
| Kolom pada formulir | Data ilustratif |
|---|---|
| Title | Mengenal lingkungan sekitar |
| Author | Siti Rahmawati |
| Statement of Responsibility | Siti Rahmawati |
| Edition | Cetakan kedua |
| ISBN | 978-623-000-123-4 |
| Publisher | Pustaka Cendekia |
| Publishing Year | 2024 |
| Place | Yogyakarta |
| Collation | x, 120 halaman : ilustrasi berwarna ; 21 cm |
| Language | Bahasa Indonesia |
Kolom Statement of Responsibility digunakan untuk mencatat pernyataan tanggung jawab sebagaimana tercantum pada sumber informasi. Kolom Author digunakan untuk mengelola data pengarang sebagai titik akses. Keduanya berkaitan, tetapi tidak selalu harus diisi dengan bentuk yang sama dalam setiap kasus.
Jika buku memiliki pengarang lebih dari satu, editor, penerjemah, atau ilustrator, periksa peran masing-masing sebelum memasukkannya ke dalam kolom yang sesuai.
Tahap 4. Memilih jenis koleksi dan klasifikasi
Pada formulir bibliografi, pilih jenis bahan perpustakaan yang sesuai. Untuk buku cetak, pilih jenis koleksi atau GMD yang sesuai dengan pilihan yang tersedia pada instalasi.
Selanjutnya, masukkan nomor klasifikasi berdasarkan hasil analisis subjek. Apabila perpustakaan menggunakan DDC, gunakan edisi atau kebijakan klasifikasi yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
Jangan menentukan nomor klasifikasi hanya berdasarkan kata pertama pada judul. Buku yang membahas lingkungan, misalnya, dapat masuk ke kelompok pengetahuan yang berbeda bergantung pada fokus pembahasannya.
Jika perpustakaan memiliki kebijakan penentuan nomor panggil, pastikan penulisan nomor klasifikasi dan kode pengarang mengikuti pola yang sama.
Tahap 5. Mengisi jenis konten, media, dan pembawa
Pada SLiMS 9, tersedia pengisian informasi RDA terkait jenis konten, media, dan pembawa. Untuk buku cetak, pilihan yang sesuai pada prinsipnya adalah:
Content Type: Text.
Media Type: Unmediated.
Carrier Type: Volume.
Pilih istilah yang tersedia pada daftar pilihan aplikasi. Jika istilah ditampilkan dalam bahasa Indonesia, gunakan padanan yang sesuai. Jangan memilih jenis media atau pembawa hanya karena pilihan tersebut berada paling atas.
Pengisian ini membantu memberikan informasi yang lebih jelas mengenai bentuk sumber informasi. Untuk buku elektronik, jenis media dan pembawanya dapat berbeda dari buku cetak.
Tahap 6. Mengisi tajuk subjek dan informasi tambahan
Masukkan tajuk subjek berdasarkan hasil analisis isi buku. Gunakan istilah yang konsisten dengan kebijakan perpustakaan.
Misalnya, buku yang benar-benar membahas pelestarian lingkungan dapat diberi tajuk subjek yang sesuai dengan topik tersebut. Apabila buku membahas beberapa pokok bahasan, pilih subjek utama dan subjek tambahan yang benar-benar mewakili isi.
Jika tersedia kolom catatan, gunakan untuk menambahkan informasi yang membantu pemustaka, misalnya keterangan bahwa buku dilengkapi ilustrasi, glosarium, atau daftar pustaka.
Hindari mengisi kolom catatan dengan informasi yang tidak berkaitan dengan isi atau karakteristik koleksi.
Tahap 7. Mengunggah gambar sampul
Jika tersedia gambar sampul, unggah gambar yang sesuai dengan buku yang sedang diolah. Periksa kembali judul dan identitas buku sebelum menyimpan gambar.
Gambar sampul dapat membantu pemustaka mengenali koleksi melalui OPAC. Namun, gambar sampul bukan pengganti deskripsi bibliografis. Data judul, pengarang, penerbit, dan unsur lainnya tetap harus diisi dengan benar.
Tahap 8. Menyimpan data bibliografi
Setelah seluruh informasi diperiksa, simpan rekaman bibliografi. Periksa kembali tampilan data yang telah tersimpan.
Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan, informasi penerbitan yang tertukar, atau kolom penting yang terlewat. Jika ditemukan kesalahan, lakukan penyuntingan sebelum menambahkan item atau eksemplar.
Tahap 9. Menambahkan data eksemplar
Setelah rekaman bibliografi tersimpan, tambahkan data setiap eksemplar melalui bagian item atau eksemplar yang tersedia pada rekaman tersebut.
Contoh:
| Data item | Contoh |
|---|---|
| Item Code | B00001 |
| Nomor induk | 2026/001 |
| Lokasi | Rak Buku Pengetahuan |
| Status | Tersedia |
| Sumber perolehan | Pembelian |
| Tahun pengadaan | 2026 |
Jika perpustakaan memiliki tiga eksemplar buku yang sama, buat satu rekaman bibliografi dan tambahkan tiga data item dengan kode yang berbeda. Nomor induk dan kode item harus mengikuti kebijakan inventarisasi perpustakaan.
Perlu dibedakan antara nomor klasifikasi, nomor panggil, nomor induk, dan kode item. Nomor klasifikasi menunjukkan kelompok subjek, nomor panggil membantu menentukan lokasi buku di rak, sedangkan nomor induk dan kode item digunakan untuk mengidentifikasi eksemplar tertentu.
Tahap 10. Memeriksa hasil melalui OPAC
Setelah data bibliografi dan item tersimpan, buka OPAC atau katalog publik. Cari buku berdasarkan judul dan nama pengarang.
Periksa apakah informasi berikut sudah tampil dengan benar:
Judul buku.
Nama pengarang.
Informasi penerbitan.
Deskripsi fisik.
Nomor klasifikasi atau informasi lokasi.
Gambar sampul, jika tersedia.
Jumlah dan status eksemplar.
Lakukan pencarian menggunakan kata kunci subjek apabila fitur dan data subjek sudah tersedia. Dengan demikian, petugas dapat memastikan bahwa koleksi tidak hanya tercatat, tetapi juga dapat ditemukan melalui titik akses yang relevan.
Tahap 11. Melakukan verifikasi dan dokumentasi
Tahap terakhir adalah melakukan pemeriksaan ulang terhadap rekaman bibliografi dan data item. Pastikan tidak ada duplikasi, kesalahan penulisan, atau ketidaksesuaian antara buku fisik dan katalog.
Sebaiknya perpustakaan menyimpan lembar kerja pengatalogan atau daftar periksa sederhana. Dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti bahwa proses pengolahan telah dilakukan dan memudahkan pemeriksaan apabila ditemukan kesalahan pada kemudian hari.
9. Kendala Penerapan RDA di Perpustakaan Sekolah dan Solusinya
Penerapan standar pengatalogan yang lebih mutakhir tidak selalu berjalan mudah, terutama pada perpustakaan sekolah yang memiliki keterbatasan sumber daya manusia, waktu, dan sarana.
Beberapa kendala yang dapat ditemukan antara lain:
Pertama, keterbatasan pemahaman petugas. Tidak semua tenaga perpustakaan memiliki kesempatan mempelajari RDA dan MARC 21 secara mendalam. Solusinya adalah melakukan pembelajaran bertahap, mulai dari mengenali elemen bibliografis, memahami jenis konten-media-pembawa, kemudian mempelajari struktur metadata.
Kedua, belum adanya kebijakan katalogisasi tertulis. Tanpa pedoman internal, penulisan nama pengarang, subjek, dan nomor klasifikasi dapat berbeda-beda. Perpustakaan perlu membuat kebijakan sederhana yang memuat aturan pengisian data dan prosedur pemeriksaan.
Ketiga, keterbatasan waktu pengolahan. Petugas sekolah sering menangani pekerjaan lain selain perpustakaan. Solusinya adalah membuat prioritas pengolahan, misalnya mendahulukan koleksi baru yang paling dibutuhkan siswa dan guru.
Keempat, kualitas data koleksi lama belum seragam. Rekaman yang dibuat bertahun-tahun sebelumnya mungkin memiliki unsur yang belum lengkap. Perbaikan dapat dilakukan secara bertahap, dimulai dari koleksi yang sering digunakan atau memiliki kesalahan yang menghambat penelusuran.
Kelima, keterbatasan fasilitas teknologi. Tidak semua perpustakaan memiliki jaringan internet dan perangkat komputer yang memadai. Perpustakaan dapat memanfaatkan komputer yang tersedia, melakukan pencadangan data secara rutin, dan menyusun prosedur kerja yang sesuai dengan kemampuan sarana.
Penerapan RDA sebaiknya dilakukan sesuai kebutuhan dan kemampuan perpustakaan. Hal yang paling penting adalah ketepatan informasi, konsistensi pencatatan, dan kemudahan pemustaka menemukan koleksi.
10. Strategi Meningkatkan Kualitas Katalog Perpustakaan Sekolah
Katalog yang baik tidak hanya ditentukan oleh banyaknya data yang dimasukkan ke dalam aplikasi. Kualitas katalog juga bergantung pada ketepatan, konsistensi, kelengkapan, dan kemudahan penelusuran.
Beberapa strategi yang dapat diterapkan adalah sebagai berikut.
Membuat pedoman kerja pengatalogan. Pedoman dapat memuat urutan pemeriksaan buku, cara mencatat unsur bibliografis, penentuan subjek, klasifikasi, dan pengisian data item.
Menggunakan lembar kerja standar. Lembar kerja membantu petugas mengumpulkan data sebelum memasukkannya ke SLiMS.
Menerapkan pemeriksaan berulang. Data yang telah disimpan perlu diperiksa melalui OPAC dan dibandingkan dengan buku fisik.
Menjaga konsistensi tajuk nama dan subjek. Gunakan bentuk istilah yang seragam agar hasil penelusuran tidak terpecah.
Menghindari rekaman ganda. Periksa katalog terlebih dahulu sebelum membuat rekaman bibliografi baru.
Memperbaiki data secara bertahap. Koleksi lama dapat diperiksa berdasarkan tingkat penggunaan dan kebutuhan layanan.
Meningkatkan kompetensi petugas. Pelatihan, membaca pedoman, dan praktik pengatalogan secara berkala dapat membantu meningkatkan kualitas pengolahan.
Perpustakaan sekolah juga dapat melakukan evaluasi sederhana, misalnya memeriksa sejumlah rekaman bibliografi setiap bulan. Evaluasi dapat melihat kelengkapan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, deskripsi fisik, klasifikasi, subjek, dan data eksemplar.
Penutup
Katalogisasi merupakan kegiatan mendasar dalam pengelolaan perpustakaan karena menentukan bagaimana koleksi diidentifikasi dan ditemukan kembali oleh pemustaka. Pemahaman mengenai AACR2 dan RDA membantu pustakawan mengetahui perkembangan standar pengatalogan, sedangkan pemahaman MARC 21 dan metadata diperlukan untuk mengelola informasi bibliografis dalam sistem komputer.
Katalogisasi deskriptif dan analisis subjek harus dilakukan secara berimbang. Katalogisasi deskriptif memastikan identitas buku dicatat dengan tepat, sedangkan analisis subjek membantu pemustaka menemukan koleksi berdasarkan pokok bahasan. Kesalahan pada salah satu proses dapat mengurangi kualitas penelusuran.
Penggunaan SLiMS dapat mempermudah pekerjaan pengolahan koleksi, tetapi ketepatan hasilnya tetap bergantung pada kemampuan petugas dalam memeriksa buku, memahami unsur bibliografis, menentukan subjek, dan melakukan verifikasi. Oleh karena itu, pustakawan perlu terus memperbarui pengetahuan serta membangun kebiasaan kerja yang konsisten.
Pada akhirnya, keberhasilan katalogisasi bukan hanya diukur dari banyaknya buku yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi. Ukuran yang lebih penting adalah apakah informasi koleksi tercatat secara akurat, mudah ditelusuri, dan benar-benar membantu siswa serta guru menemukan bahan bacaan yang mereka perlukan.
Referensi
Library of Congress. (n.d.). MARC 21 format for bibliographic data. https://www.loc.gov/marc/bibliographic/
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2023). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2023 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja dan Pedoman Penilaian Kualitas Hasil Kerja Pustakawan. https://jdih.perpusnas.go.id/
SLiMS. (n.d.). Add new bibliography. SLiMS Documentation. https://slims.web.id/docs/user-guide/Modules/Bibliography/Add%20New%20Bibliography/
Thanks for reading Katalogisasi Buku Perpustakaan: Perbedaan AACR2 dan RDA serta Penerapannya di Perpustakaan Sekolah. Please share...!
Postingan
0 Komentar untuk "Katalogisasi Buku Perpustakaan: Perbedaan AACR2 dan RDA serta Penerapannya di Perpustakaan Sekolah"