Pemberian nomor inventaris merupakan salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan perpustakaan. Setiap buku yang menjadi koleksi perpustakaan sebaiknya memiliki identitas inventaris agar keberadaannya dapat dicatat, ditelusuri, dan dikendalikan dengan baik.
Bagi perpustakaan sekolah, terutama perpustakaan SD, pemberian nomor inventaris sebenarnya tidak harus dibuat rumit. Yang paling penting adalah adanya sistem yang jelas dan konsisten. Nomor inventaris yang tercatat di buku induk harus dapat dihubungkan dengan buku yang secara fisik berada di rak.
Dalam praktiknya, penulisan nomor inventaris dapat dibuat dalam dua model, yaitu penulisan nomor pada buku induk/inventaris dan penulisan nomor pada stempel inventaris yang ditempel atau dibubuhkan pada buku.
Keduanya tidak harus memiliki bentuk tulisan yang sama persis. Misalnya, dalam buku induk nomor inventaris dapat ditulis secara sederhana:
00001
atau untuk buku pelajaran:
BP-00001
Sedangkan pada stempel inventaris dapat ditulis dengan format yang lebih lengkap, misalnya:
2026/PS/00001
atau:
2026/PS/BP-00001
Sistem seperti ini dapat digunakan selama perpustakaan memiliki aturan internal yang jelas mengenai arti setiap bagian nomor tersebut.
Apa Itu Nomor Inventaris Buku?
Nomor inventaris adalah nomor identitas yang diberikan perpustakaan kepada setiap bahan pustaka yang telah menjadi bagian dari koleksi perpustakaan.
Nomor tersebut digunakan untuk mencatat dan mengidentifikasi buku dalam administrasi perpustakaan. Dengan adanya nomor inventaris, petugas dapat mengetahui buku mana yang tercatat dalam buku induk, kapan buku diperoleh, sumber perolehannya, serta informasi lain yang diperlukan.
Nomor inventaris berbeda dengan ISBN dan nomor panggil.
ISBN merupakan nomor standar yang melekat pada suatu terbitan atau edisi buku. ISBN bukan nomor yang dibuat oleh perpustakaan.
Sementara itu, nomor panggil digunakan untuk membantu penempatan dan pencarian buku berdasarkan sistem klasifikasi perpustakaan.
Adapun nomor inventaris merupakan identitas administrasi yang diberikan oleh perpustakaan terhadap koleksinya.
Jadi, sebuah buku dapat memiliki ISBN dari penerbit, nomor panggil dari perpustakaan, dan nomor inventaris dari perpustakaan secara bersamaan.
Apakah Nomor Inventaris Harus Sama Persis di Buku Induk dan Stempel?
Tidak harus sama dalam bentuk penulisannya, tetapi keduanya harus dapat dihubungkan dengan jelas.
Hal ini penting karena fungsi keduanya berbeda.
Pada buku induk, nomor inventaris merupakan bagian dari data administrasi. Karena petugas biasanya sudah memahami sistem penomoran yang digunakan, nomor dapat ditulis lebih sederhana.
Contohnya:
00001
Untuk buku pelajaran:
BP-00001
Sedangkan pada stempel inventaris, perpustakaan dapat memberikan informasi yang lebih lengkap sehingga buku tersebut lebih mudah dikenali apabila ditemukan di luar rak atau ketika dilakukan pengecekan.
Contohnya:
2026/PS/00001
atau:
2026/PS/BP-00001
Dengan demikian, pembaca perlu memahami bahwa nomor di buku induk dan nomor pada stempel inventaris tidak harus identik dalam panjang atau format, tetapi harus mempunyai hubungan yang jelas.
Misalnya:
| Jenis | Buku Induk | Stempel Inventaris |
|---|---|---|
| Buku bacaan | 00001 | 2026/PS/00001 |
| Buku bacaan | 00002 | 2026/PS/00002 |
| Buku pelajaran | BP-00001 | 2026/PS/BP-00001 |
| Buku pelajaran | BP-00002 | 2026/PS/BP-00002 |
Dari contoh tersebut, petugas tetap dapat mengetahui bahwa 00001 pada buku induk merupakan buku yang memiliki stempel 2026/PS/00001.
Dua Model Penulisan Nomor Inventaris
Agar pengelolaan koleksi lebih mudah dipahami, perpustakaan sekolah dapat menggunakan dua model penulisan berikut.
1. Penulisan Nomor Inventaris pada Buku Induk
Pada buku induk, nomor inventaris dapat dibuat sederhana karena buku induk berfungsi sebagai catatan administrasi utama.
Untuk buku bacaan, buku fiksi, buku pengayaan, ensiklopedia, dan koleksi umum lainnya, nomor dapat ditulis:
00001
00002
00003
dan seterusnya.
Sementara untuk buku pelajaran dapat diberikan kode khusus:
BP-00001
BP-00002
BP-00003
dan seterusnya.
Kode BP dapat digunakan sebagai singkatan internal untuk Buku Pelajaran.
Dengan cara ini, petugas dapat langsung membedakan buku pelajaran dari koleksi bacaan hanya dengan melihat nomor inventarisnya.
Contohnya dalam buku induk:
| No. | Nomor Inventaris | Judul Buku | Jenis Koleksi |
|---|---|---|---|
| 1 | 00001 | Cerita Rakyat Nusantara | Buku Bacaan |
| 2 | 00002 | Kumpulan Dongeng Anak | Buku Fiksi |
| 3 | BP-00001 | Buku Matematika Kelas V | Buku Pelajaran |
| 4 | 00003 | Ensiklopedia Sains Anak | Referensi |
| 5 | BP-00002 | Buku Bahasa Indonesia Kelas VI | Buku Pelajaran |
Sistem tersebut cukup sederhana dan tidak membuat semua jenis buku harus memiliki kode yang berbeda-beda.
2. Penulisan Nomor pada Stempel Inventaris
Pada buku fisik, nomor inventaris dapat ditulis lebih lengkap pada stempel inventaris.
Misalnya:
2026/PS/00001
Untuk buku pelajaran:
2026/PS/BP-00001
Format tersebut dapat memberikan informasi tambahan mengenai koleksi.
Sebagai contoh, kode:
2026/PS/00001
dapat ditafsirkan sebagai:
2026 = tahun yang digunakan dalam sistem inventaris
PS = kode internal perpustakaan/sekolah
00001 = nomor urut koleksi
Sedangkan:
2026/PS/BP-00001
dapat digunakan untuk menunjukkan:
2026 = tahun
PS = kode internal perpustakaan/sekolah
BP = Buku Pelajaran
00001 = nomor urut buku pelajaran
Arti kode tersebut dapat disesuaikan dengan sistem masing-masing perpustakaan. Tidak harus menggunakan singkatan PS apabila perpustakaan memiliki kode internal yang berbeda.
Mengapa Penulisan di Buku Induk Bisa Lebih Sederhana?
Buku induk merupakan dokumen administrasi yang digunakan untuk mencatat informasi koleksi secara lengkap. Di dalamnya tidak hanya terdapat nomor inventaris, tetapi juga judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit, asal perolehan, harga, jumlah eksemplar, dan keterangan lainnya.
Karena informasi tersebut sudah tersedia dalam satu tabel, nomor inventaris tidak harus terlalu panjang.
Misalnya, untuk buku bacaan cukup ditulis:
00001
Ketika petugas membuka buku induk, petugas dapat melihat bahwa nomor tersebut terkait dengan buku tertentu.
Hal yang sama berlaku untuk buku pelajaran:
BP-00001
Kode BP membantu petugas membedakan koleksi buku pelajaran dari koleksi bacaan.
Cara ini juga membuat pencatatan menjadi lebih praktis, terutama jika perpustakaan sekolah memiliki koleksi yang cukup banyak.
Mengapa Stempel Inventaris Bisa Menggunakan Nomor yang Lebih Lengkap?
Stempel inventaris terdapat langsung pada buku fisik. Buku tersebut bisa berpindah tangan, dipinjam siswa, dikembalikan, dipindahkan rak, atau ditemukan kembali setelah beberapa waktu.
Karena itu, memberikan identitas yang lebih lengkap pada stempel dapat membantu petugas mengenali asal administrasi buku.
Misalnya pada halaman tertentu buku terdapat stempel:
PERPUSTAKAAN SEKOLAH
No. Inventaris: 2026/PS/BP-00001
Ketika buku tersebut ditemukan, petugas dapat mencocokkannya dengan data pada buku induk.
Dengan demikian, stempel bukan sekadar tanda kepemilikan, tetapi juga dapat menjadi identitas administrasi koleksi.
Apakah Buku Bacaan Harus Diberi Kode Khusus?
Tidak harus.
Perpustakaan sekolah dapat memilih sistem yang sederhana. Untuk buku fiksi, cerita anak, buku pengayaan, pengetahuan umum, dan koleksi bacaan lainnya, nomor inventaris dapat menggunakan nomor urut biasa.
Contohnya:
00001
00002
00003
00004
dan seterusnya.
Tidak perlu membuat kode seperti BB-00001, F-00001, PG-00001, dan sebagainya apabila hal tersebut justru membuat sistem menjadi terlalu rumit.
Dengan sistem tersebut, kode khusus hanya digunakan untuk buku pelajaran:
BP-00001
Sementara koleksi umum tetap menggunakan nomor biasa.
Sistem ini dapat menjadi pilihan yang praktis bagi perpustakaan SD karena petugas tidak perlu menghafalkan terlalu banyak kode.
Contoh Hubungan Nomor Buku Induk dan Stempel
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh penerapannya.
Buku Bacaan
Di buku induk:
Nomor Inventaris: 00001
Pada stempel buku:
No. Inventaris: 2026/PS/00001
Buku Fiksi
Di buku induk:
Nomor Inventaris: 00002
Pada stempel:
No. Inventaris: 2026/PS/00002
Buku Pelajaran
Di buku induk:
Nomor Inventaris: BP-00001
Pada stempel:
No. Inventaris: 2026/PS/BP-00001
Dengan pola tersebut, petugas dapat mencocokkan data dengan mudah.
Bagaimana Jika Satu Judul Buku Memiliki Banyak Eksemplar?
Setiap eksemplar yang menjadi koleksi perpustakaan sebaiknya memiliki identitas inventaris masing-masing.
Misalnya perpustakaan memiliki lima eksemplar buku Matematika kelas V.
Nomor inventarisnya dapat dibuat:
BP-00001
BP-00002
BP-00003
BP-00004
BP-00005
Sedangkan pada stempel dapat ditulis:
2026/PS/BP-00001
2026/PS/BP-00002
2026/PS/BP-00003
2026/PS/BP-00004
2026/PS/BP-00005
Hal ini akan memudahkan ketika ada satu eksemplar yang rusak, hilang, atau sedang dipinjam.
Petugas tidak hanya mengetahui jumlah buku berdasarkan judul, tetapi juga dapat mengetahui identitas setiap eksemplar.
Bagaimana Jika Buku Lama Sudah Memiliki Nomor Inventaris?
Buku lama tidak selalu harus diberi nomor baru apabila nomor inventarisnya masih dapat dibaca dan datanya masih dapat ditelusuri.
Jika perpustakaan sedang melakukan penataan ulang, petugas sebaiknya memeriksa terlebih dahulu data buku lama sebelum mengganti nomor.
Hal yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai satu buku memiliki dua nomor inventaris aktif yang membingungkan.
Jika perpustakaan memang memutuskan untuk melakukan inventarisasi ulang, sebaiknya dibuat catatan mengenai nomor lama dan nomor baru.
Contohnya:
Nomor lama: 125
Nomor baru: 00075
Dengan demikian, riwayat koleksi masih dapat ditelusuri.
Bagaimana Jika Buku Hilang atau Rusak?
Nomor inventaris tetap menjadi bagian penting dalam pencatatan buku yang hilang atau rusak.
Misalnya buku pelajaran memiliki nomor:
BP-00025
Jika buku tersebut hilang, petugas dapat memberikan keterangan pada buku induk bahwa eksemplar dengan nomor tersebut hilang.
Apabila buku rusak berat dan dikeluarkan dari koleksi, nomor tersebut juga sebaiknya tidak langsung digunakan untuk buku lain.
Hal ini penting agar riwayat inventaris tetap jelas.
Nomor inventaris pada dasarnya merupakan identitas administrasi suatu eksemplar, sehingga penggunaannya perlu dicatat dengan tertib.
Bagaimana Membuat Nomor Inventaris di Excel?
Sistem penomoran dapat dibuat secara sederhana menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi pengelolaan perpustakaan.
Kolom yang dapat digunakan antara lain:
| No. | Nomor Buku Induk | Nomor Stempel | Judul | Pengarang | Tahun | Jenis Koleksi | Sumber Perolehan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 00001 | 2026/PS/00001 | Cerita Anak Nusantara | ... | 2026 | Bacaan | Pembelian | Baik |
| 2 | BP-00001 | 2026/PS/BP-00001 | Matematika Kelas V | ... | 2026 | Pelajaran | Bantuan | Baik |
| 3 | 00002 | 2026/PS/00002 | Ensiklopedia Sains | ... | 2026 | Referensi | Hibah | Baik |
Dengan cara ini, petugas dapat melakukan pencarian berdasarkan nomor inventaris, jenis koleksi, judul, atau informasi lainnya.
Jangan Menyamakan Nomor Inventaris dengan Nomor Panggil
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menganggap nomor inventaris sama dengan nomor panggil.
Padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Nomor inventaris digunakan untuk administrasi dan identitas koleksi.
Nomor panggil digunakan untuk menentukan lokasi dan susunan buku di rak berdasarkan sistem klasifikasi yang digunakan perpustakaan.
Sebagai contoh, sebuah buku dapat memiliki:
Nomor inventaris: 00025
Nomor stempel: 2026/PS/00025
Nomor panggil: 500
Ketiga informasi tersebut tidak perlu sama karena mempunyai fungsi yang berbeda.
Apakah Sistem 00001 dan BP-00001 Boleh Digunakan?
Boleh digunakan sebagai sistem internal perpustakaan, selama penerapannya konsisten dan terdokumentasi dengan jelas.
Untuk perpustakaan sekolah, sistem sederhana justru sering lebih mudah diterapkan daripada membuat terlalu banyak kode.
Salah satu pola yang praktis adalah:
Buku bacaan dan koleksi umum
Buku induk:
00001
Stempel:
2026/PS/00001
Buku pelajaran
Buku induk:
BP-00001
Stempel:
2026/PS/BP-00001
Dengan demikian, pembagian kode hanya dilakukan pada koleksi yang memang ingin dibedakan, yaitu buku pelajaran.
Sementara itu, buku fiksi, buku pengayaan, cerita anak, pengetahuan umum, dan koleksi bacaan lainnya tetap menggunakan nomor inventaris biasa.
Hal yang Paling Penting dalam Pemberian Nomor Inventaris
Apa pun bentuk nomor yang dipilih, ada beberapa hal yang harus diperhatikan.
Pertama, jangan menggunakan nomor yang sama untuk dua buku yang berbeda.
Kedua, setiap eksemplar perlu dapat ditelusuri identitasnya.
Ketiga, nomor pada buku fisik harus dapat dicocokkan dengan data di buku induk.
Keempat, apabila menggunakan kode khusus seperti BP, arti kode tersebut harus diketahui oleh petugas perpustakaan.
Kelima, sistem penomoran harus diterapkan secara konsisten.
Keenam, perubahan sistem penomoran sebaiknya dicatat agar petugas berikutnya tidak kebingungan ketika melanjutkan pengelolaan perpustakaan.
Kesimpulan
Pemberian nomor inventaris buku perpustakaan tidak harus dibuat rumit. Perpustakaan sekolah dapat membuat sistem yang sederhana tetapi tetap mudah ditelusuri.
Dalam praktiknya, penulisan nomor di buku induk dan pada stempel inventaris dapat menggunakan dua bentuk yang berbeda.
Pada buku induk, nomor dapat dibuat sederhana, misalnya:
00001 untuk buku bacaan dan koleksi umum.
Sedangkan buku pelajaran dapat menggunakan:
BP-00001.
Pada stempel inventaris, nomor dapat ditulis lebih lengkap, misalnya:
2026/PS/00001
untuk koleksi umum dan:
2026/PS/BP-00001
untuk buku pelajaran.
Perbedaan tersebut tidak menjadi masalah selama ada hubungan yang jelas antara nomor pada buku induk dan nomor pada buku fisik.
Dengan sistem ini, administrasi perpustakaan tetap sederhana, tetapi petugas dapat lebih mudah membedakan buku pelajaran dengan koleksi bacaan lainnya. Yang terpenting bukan seberapa panjang atau rumit nomor inventaris yang dibuat, melainkan konsistensi pencatatan, ketepatan identifikasi, dan kemudahan penelusuran koleksi.
Referensi
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2018). Pedoman pengolahan bahan perpustakaan. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2022). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2022 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2022). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2022 tentang Pedoman Akreditasi Perpustakaan. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Thanks for reading Cara Memberi Nomor Inventaris Buku Perpustakaan: Penulisan di Buku Induk dan Stempel Inventaris. Please share...!
Postingan
0 Komentar untuk "Cara Memberi Nomor Inventaris Buku Perpustakaan: Penulisan di Buku Induk dan Stempel Inventaris"