Home » Penelusuran pengelolaan

Digitalisasi pembelajaran membawa perubahan pada kebutuhan sarana dan prasarana sekolah. Perangkat seperti Papan Interaktif Digital (PID), laptop, komputer, penyimpanan eksternal, jaringan internet, perangkat audio, kamera, dan berbagai perangkat pendukung lainnya semakin banyak digunakan untuk menunjang kegiatan pembelajaran.

Namun, menyediakan perangkat digital saja belum cukup.

Perangkat yang tersedia perlu didata, digunakan sesuai prosedur, dirawat secara berkala, diamankan, dan dipantau kondisinya. Tanpa pengelolaan yang baik, perangkat yang semula diadakan untuk mendukung pembelajaran dapat mengalami kerusakan, tidak terpakai secara optimal, atau bahkan sulit diketahui keberadaan dan kondisinya.

Materi Bimtek Penguatan Digitalisasi Pembelajaran menjelaskan bahwa pengelolaan perangkat digital mencakup tiga bagian penting, yaitu inventarisasi, penggunaan dan pemanfaatan atau manajemen fasilitas, serta perawatan dan pemeliharaan. Materi tersebut juga membekali guru dan tenaga kependidikan untuk melakukan perawatan serta troubleshooting sederhana terhadap PID, laptop, HDD, dan perangkat digital lainnya.

Karena itu, pengelolaan perangkat digital perlu menjadi bagian dari budaya sekolah.

Perangkat digital bukan hanya milik satu orang atau satu ruangan. Perangkat tersebut merupakan fasilitas sekolah yang harus dikelola agar dapat memberikan manfaat secara berkelanjutan bagi guru dan murid.

Mengapa Perangkat Digital Perlu Dikelola dengan Baik?

Perangkat digital memiliki karakteristik yang berbeda dengan sebagian sarana pembelajaran konvensional. Selain memiliki nilai pengadaan yang relatif tinggi, perangkat digital juga membutuhkan listrik, koneksi, pembaruan perangkat lunak, penyimpanan data, dan pemeliharaan teknis.

Kerusakan pada salah satu perangkat bahkan dapat mengganggu rangkaian pembelajaran.

Misalnya, ketika PID tidak dapat menyala, pembelajaran yang sudah dirancang menggunakan tampilan digital dapat terganggu. Begitu juga ketika laptop bermasalah, kabel rusak, penyimpanan eksternal mengalami gangguan, atau data bahan ajar tidak memiliki salinan cadangan.

Penelitian tentang manajemen sarana dan prasarana di sekolah dasar menunjukkan bahwa pengelolaan fasilitas mencakup beberapa proses, antara lain perencanaan, pengadaan, pemeliharaan, inventarisasi, dan penghapusan. Pengelolaan yang sistematis diperlukan agar sarana pendidikan dapat mendukung proses pembelajaran secara optimal.

Dalam konteks perangkat digital, prinsip tersebut dapat diterapkan dengan memberikan perhatian khusus pada kondisi fisik perangkat, perangkat lunak, keamanan data, akses penggunaan, serta kesiapan perangkat sebelum digunakan.

Tiga Pilar Pengelolaan Perangkat Digital Sekolah

Berdasarkan materi Bimtek, pengelolaan perangkat digital dapat dipahami melalui tiga kegiatan utama:

Inventarisasi
Penggunaan dan pemanfaatan
Perawatan dan pemeliharaan

Ketiga kegiatan tersebut saling berhubungan.

Inventarisasi memberikan informasi tentang perangkat yang dimiliki sekolah.

Penggunaan dan pemanfaatan memastikan perangkat benar-benar digunakan sesuai fungsi.

Perawatan dan pemeliharaan menjaga perangkat agar tetap dapat digunakan.

Jika salah satu bagian tidak berjalan, pengelolaan perangkat menjadi kurang optimal.

1. Inventarisasi Perangkat Digital

Inventarisasi merupakan langkah awal yang sangat penting.

Sekolah perlu mengetahui perangkat apa saja yang dimiliki, berapa jumlahnya, di mana lokasinya, bagaimana kondisinya, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap penggunaannya.

Materi Bimtek memberikan beberapa informasi yang perlu dicatat dalam inventarisasi, antara lain:

nama barang;
kode barang atau nomor seri;
kondisi fisik;
lokasi penempatan;
PIC atau penanggung jawab;
aksesori;
catatan khusus;
dokumentasi;
dokumen pendukung seperti BAST dan BAPP.

Inventarisasi dapat dilakukan menggunakan sistem elektronik maupun secara manual sesuai mekanisme yang diterapkan sekolah.

Contoh data inventaris perangkat digital

Sekolah dapat membuat tabel sederhana seperti berikut:

No.	Nama Perangkat	Kode/Serial	Lokasi	Kondisi	Penanggung Jawab	Keterangan
1	PID	PID-001	Kelas 4	Baik	Guru Kelas 4	Lengkap
2	Laptop	LT-001	Ruang Guru	Baik	Operator	Charger tersedia
3	HDD Eksternal	HDD-001	Perpustakaan	Baik	Pengelola	Backup data
4	Router	RT-001	Ruang Server	Baik	Operator	Terhubung jaringan

Format tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah.

Yang paling penting adalah data mudah diperbarui dan dapat digunakan untuk mengetahui kondisi perangkat secara nyata.

2. Verifikasi Data Inventaris

Inventarisasi tidak berhenti pada pencatatan awal.

Data yang tercatat perlu dibandingkan dengan kondisi fisik perangkat.

Misalnya, dalam daftar tertulis sekolah memiliki lima laptop. Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata satu laptop sedang diperbaiki, satu berada di ruang lain, dan tiga berada di ruang guru.

Informasi seperti ini perlu diperbarui.

Materi Bimtek menyebutkan pentingnya verifikasi dan validasi dengan melakukan pengecekan ulang antara data fisik dan dokumen inventaris. Perbedaan atau ketidaksesuaian perlu diidentifikasi dan diperbaiki. Hasil verifikasi juga dapat didokumentasikan, termasuk dengan foto kondisi perangkat.

Dengan demikian, inventarisasi bukan sekadar administrasi, tetapi menjadi sumber informasi untuk pengambilan keputusan.

3. Menentukan Penanggung Jawab Perangkat

Perangkat yang digunakan bersama membutuhkan pengelolaan yang jelas.

Sekolah dapat menetapkan PIC atau penanggung jawab sesuai jenis perangkat dan struktur pengelolaan yang berlaku.

Penanggung jawab tidak berarti menjadi satu-satunya orang yang boleh menggunakan perangkat. Perannya lebih kepada memastikan:

perangkat tersedia;
penggunaan tercatat apabila diperlukan;
kondisi perangkat dipantau;
masalah dilaporkan;
perangkat disimpan dengan benar;
jadwal perawatan diperhatikan.

Kejelasan tanggung jawab penting agar tidak terjadi kondisi ketika perangkat rusak tetapi tidak ada pihak yang mengetahui kapan dan bagaimana kerusakan tersebut terjadi.

4. Membuat Aturan Penggunaan Perangkat Digital

Setelah perangkat diinventarisasi, sekolah perlu memiliki aturan penggunaan.

Materi Bimtek mencantumkan beberapa unsur dalam kebijakan penggunaan dan pemanfaatan fasilitas, antara lain tim pengelola, tata tertib, prosedur penggunaan, jadwal penggunaan, pencatatan kunjungan, serta pencatatan saran dan masukan dari pengguna.

Aturan tersebut dapat dibuat sederhana.

Misalnya:

Sebelum menggunakan perangkat:

periksa kondisi fisik;
pastikan kabel terpasang dengan benar;
pastikan perangkat yang dibutuhkan tersedia;
siapkan bahan pembelajaran.

Saat menggunakan:

gunakan perangkat sesuai fungsi;
jangan memberikan tekanan berlebihan pada layar;
jangan makan atau minum di dekat perangkat;
jangan memasang aplikasi sembarangan;
jaga keamanan akun dan data.

Setelah menggunakan:

simpan pekerjaan;
lakukan backup jika diperlukan;
tutup aplikasi;
shutdown perangkat sesuai prosedur;
rapikan kabel dan aksesori;
kembalikan perangkat ke tempat penyimpanan.

Aturan sederhana seperti ini dapat mengurangi risiko kesalahan penggunaan.

5. Perawatan dan Pemeliharaan Perangkat Digital

Perawatan bertujuan menjaga perangkat tetap dalam kondisi baik.

Materi Bimtek menyebutkan beberapa tujuan perawatan dan pemeliharaan, antara lain menjaga kinerja perangkat tetap optimal, memperpanjang usia pakai, mencegah kerusakan, mengurangi gangguan teknis saat pembelajaran, menjamin keamanan penggunaan, dan menekan biaya perbaikan atau penggantian.

Secara umum, perawatan dapat dibedakan menjadi:

Preventive maintenance

Perawatan dilakukan sebelum terjadi kerusakan.

Contohnya:

membersihkan perangkat;
memeriksa kabel;
memeriksa port;
memperbarui perangkat lunak;
memeriksa kapasitas penyimpanan;
melakukan backup;
memeriksa fungsi perangkat secara berkala.

Corrective maintenance

Perbaikan dilakukan setelah perangkat mengalami kerusakan atau malfungsi.

Misalnya, memperbaiki koneksi yang bermasalah atau mengganti komponen yang rusak sesuai prosedur.

Predictive maintenance

Materi Bimtek juga mengenalkan pemeliharaan prediktif, yaitu penggunaan teknologi dan data untuk memprediksi potensi kerusakan sebelum terjadi.

Untuk sekolah, penerapannya dapat dilakukan secara bertahap sesuai kemampuan sumber daya yang tersedia.

6. Perawatan Papan Interaktif Digital

PID memerlukan perhatian khusus karena memiliki layar sentuh dan komponen elektronik.

Materi Bimtek memberikan beberapa prosedur pemeliharaan PID atau IFP, antara lain:

menempatkan perangkat pada permukaan yang stabil dan rata;
menghindari sinar matahari langsung;
menghindari kelembapan tinggi dan suhu ekstrem;
memastikan ventilasi tidak terhalang;
memeriksa kondisi fisik layar dan bingkai;
memeriksa kabel dan port;
tidak sering memindahkan perangkat;
menjauhkan perangkat dari jangkauan anak-anak saat tidak digunakan;
mencabut sumber listrik ketika terjadi badai petir.

Membersihkan layar PID

Membersihkan layar juga harus dilakukan dengan benar.

Menurut materi Bimtek:

Matikan perangkat terlebih dahulu.
Gunakan kain microfiber lembut dan kering untuk membersihkan debu.
Hindari tisu kasar atau bahan abrasif.
Untuk noda atau sidik jari, gunakan cairan pembersih layar yang sesuai.
Semprotkan cairan pada kain, bukan langsung pada layar.
Bersihkan area antara layar dan bezel dengan lembut.
Hindari memberikan tekanan berlebihan pada layar.

Hal sederhana seperti cara membersihkan layar dapat berpengaruh terhadap usia pakai perangkat.

7. Perawatan Stylus, Kabel, dan Aksesori

Perangkat utama tidak dapat berfungsi optimal jika aksesori pendukungnya tidak dirawat.

Stylus atau pena digital sebaiknya disimpan di tempat khusus agar tidak hilang atau rusak.

Kabel dan aksesori juga perlu diperiksa secara berkala. Materi Bimtek menyarankan penggunaan kabel dan aksesori yang sesuai atau asli ketika menghubungkan perangkat IFP.

Port dan tombol dapat dibersihkan secara berkala menggunakan alat yang sesuai.

Sekolah juga sebaiknya memiliki tempat penyimpanan khusus untuk aksesori sehingga kabel, remote control, stylus, dan perlengkapan lainnya tidak tercecer.

8. Perawatan Laptop Sekolah

Laptop merupakan perangkat yang sangat fleksibel karena dapat digunakan untuk menyiapkan bahan ajar, mengolah data, mengakses sumber belajar, membuat media, melakukan asesmen, dan berbagai aktivitas lainnya.

Karena sering digunakan, laptop perlu dirawat secara rutin.

Materi Bimtek memberikan beberapa praktik pemeliharaan laptop, antara lain:

menggunakan laptop di permukaan datar dan bersih;
menghindari penggunaan di atas kasur atau bantal;
menghindari makan dan minum di dekat laptop;
melakukan shutdown dengan benar;
membersihkan keyboard dan layar;
memeriksa suhu CPU/GPU;
memperbarui sistem operasi;
membersihkan ventilasi dan kipas;
memeriksa kapasitas baterai;
melakukan backup data;
mengoptimalkan penyimpanan;
menghapus program yang tidak digunakan.

Perawatan tersebut tidak harus dilakukan semuanya setiap hari.

Sekolah dapat membuat jadwal sederhana sesuai kebutuhan dan kondisi perangkat.

9. Perawatan Penyimpanan Eksternal

Sekolah juga perlu memperhatikan perangkat penyimpanan seperti HDD eksternal, SSD, flashdisk, atau perangkat penyimpanan lainnya.

Materi Bimtek menyarankan beberapa hal, seperti:

memeriksa kondisi casing, kabel, dan konektor;
menggunakan fitur safely remove sebelum mencabut perangkat;
menghindari benturan;
menghindari panas dan kelembapan;
menyimpan perangkat pada tempat yang aman;
mengelola kapasitas penyimpanan;
melakukan pemeriksaan disk;
melakukan pemindaian antivirus;
melakukan backup data penting secara rutin.

Khusus untuk perangkat penyimpanan, aspek data menjadi sangat penting.

Kerusakan perangkat mungkin dapat diganti, tetapi kehilangan bahan ajar, dokumen administrasi, atau hasil pekerjaan dapat menimbulkan masalah yang lebih besar.

Karena itu, sekolah sebaiknya membiasakan backup data penting secara berkala.

10. Jangan Menyimpan Semua Data Hanya di Satu Perangkat

Salah satu kebiasaan yang perlu dibangun dalam pengelolaan perangkat digital adalah memiliki salinan data penting.

Misalnya, bahan ajar guru sebaiknya tidak hanya tersimpan pada satu laptop.

Salinan dapat disimpan pada media lain sesuai fasilitas dan kebijakan sekolah, seperti:

HDD eksternal;
SSD;
server atau NAS;
penyimpanan awan;
media penyimpanan sekolah lainnya.

Tujuannya bukan sekadar memperbanyak tempat penyimpanan, tetapi mengurangi risiko kehilangan data ketika satu perangkat mengalami kerusakan.

Perpustakaan sekolah juga dapat berperan dalam membantu pengorganisasian sumber belajar digital, selama mekanisme penyimpanan dan aksesnya sesuai kebijakan sekolah.

11. Membuat Jadwal Pemeliharaan

Pemeliharaan akan lebih mudah dilakukan apabila memiliki jadwal.

Materi Bimtek memberikan contoh interval pemeliharaan IFP sebagai berikut: harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan semesteran.

Sekolah dapat mengadaptasinya menjadi jadwal sederhana.

Interval	Contoh Pemeriksaan
Harian	Kondisi fisik, kebersihan, fungsi dasar
Mingguan	Kabel, port, suara, gambar, koneksi
Bulanan	Pembaruan aplikasi dan pembersihan
Triwulanan	Fungsi sentuh dan dudukan
Semesteran	Pemeriksaan menyeluruh perangkat dan aksesori

Jadwal tersebut merupakan contoh yang dapat disesuaikan. Sekolah tidak harus menerapkan interval yang sama untuk semua jenis perangkat.

Laptop, PID, router, HDD, dan perangkat lainnya memiliki kebutuhan pemeliharaan yang berbeda.

12. Troubleshooting Sederhana

Troubleshooting merupakan proses sistematis untuk menemukan, menganalisis, dan memperbaiki masalah teknis atau operasional perangkat. Materi Bimtek menempatkan troubleshooting sebagai bagian dari kompetensi dasar dalam pengelolaan perangkat digital.

Kemampuan troubleshooting sederhana penting karena tidak semua masalah harus langsung ditangani teknisi.

Contohnya, apabila PID tidak menyala, pemeriksaan awal dapat dimulai dari sumber listrik dan kabel.

Jika layar sentuh tidak merespons, dapat diperiksa kebersihan layar dan dilakukan restart sesuai prosedur.

Jika tampilan tidak muncul dari laptop, dapat diperiksa sumber input dan kabel koneksi.

Namun, troubleshooting sederhana memiliki batas.

Jika masalah berhubungan dengan kerusakan hardware, panel retak, komponen listrik, atau kondisi yang membutuhkan pembongkaran perangkat, penanganan sebaiknya dilakukan oleh pihak yang memiliki kompetensi atau layanan teknis yang sesuai.

Contoh Masalah dan Pemeriksaan Awal

Masalah	Pemeriksaan Awal
PID tidak menyala	Periksa kabel dan sumber listrik
Layar sentuh tidak merespons	Bersihkan layar dan restart perangkat
Tampilan buram	Periksa pengaturan resolusi/display
Tampilan bergerak sendiri	Periksa apakah layar kotor atau basah
Gambar tidak muncul	Periksa input source dan kabel
Stylus bermasalah	Periksa koneksi dan kondisi stylus
Laptop lambat	Periksa aplikasi berjalan dan kapasitas penyimpanan
Data eksternal tidak terbaca	Periksa kabel/koneksi dan kondisi media

Tabel ini merupakan ringkasan dari contoh troubleshooting dalam materi Bimtek.

13. Dokumentasikan Setiap Masalah

Satu hal yang sering terlupakan adalah dokumentasi.

Ketika perangkat mengalami masalah, sekolah sebaiknya mencatat:

nama perangkat;
nomor inventaris;
tanggal kejadian;
jenis masalah;
pengguna terakhir;
tindakan awal;
hasil pemeriksaan;
tindak lanjut;
status perangkat.

Dokumentasi akan membantu sekolah melihat pola kerusakan.

Misalnya, jika sebuah laptop mengalami masalah yang sama beberapa kali, sekolah dapat mempertimbangkan apakah perangkat membutuhkan perawatan lebih lanjut atau penggantian.

Data tersebut juga dapat membantu perencanaan kebutuhan sarana pada periode berikutnya.

14. Pengelolaan Perangkat Digital Membutuhkan Kolaborasi

Pengelolaan perangkat digital bukan hanya tugas operator sekolah atau tenaga administrasi.

Guru memiliki peran dalam penggunaan yang benar.

Murid perlu diberi pemahaman tentang tata cara menggunakan perangkat.

Penanggung jawab sarana membantu inventarisasi dan pemeliharaan.

Kepala sekolah memastikan pengelolaan berjalan.

Perpustakaan dapat membantu dalam pengelolaan sumber belajar digital.

Teknisi atau pihak yang memiliki kompetensi teknis menangani masalah yang membutuhkan penanganan khusus.

Dengan pembagian peran tersebut, perangkat tidak menjadi tanggung jawab satu orang saja.

Penelitian mengenai strategi pengelolaan sarana dan prasarana di sekolah dasar juga menunjukkan pentingnya perencanaan, pengadaan, inventarisasi, pemanfaatan, pemeliharaan, dan pengawasan dalam pengelolaan fasilitas sekolah.

15. Checklist Sederhana Pengelolaan Perangkat Digital Sekolah

Sekolah dapat menggunakan checklist berikut sebagai langkah awal.

A. Inventarisasi

☐ Semua perangkat sudah tercatat

☐ Kode/nomor seri tersedia

☐ Kondisi perangkat sudah diperiksa

☐ Lokasi perangkat tercatat

☐ Penanggung jawab ditentukan

☐ Aksesori tercatat

☐ Dokumentasi kondisi tersedia

B. Penggunaan

☐ Ada tata tertib penggunaan

☐ Ada prosedur penggunaan

☐ Jadwal penggunaan tersedia jika diperlukan

☐ Penggunaan perangkat dapat dipantau

☐ Pengguna memahami prosedur dasar

C. Perawatan

☐ Perangkat dibersihkan secara berkala

☐ Kabel dan port diperiksa

☐ Perangkat lunak diperbarui

☐ Penyimpanan diperiksa

☐ Data penting dibackup

☐ Aksesori disimpan dengan baik

D. Troubleshooting

☐ Masalah perangkat dicatat

☐ Pemeriksaan awal dilakukan

☐ Masalah yang tidak dapat ditangani dilaporkan

☐ Riwayat perbaikan terdokumentasi

Checklist tersebut dapat dikembangkan menjadi formulir digital sekolah.

16. Mengarah ke Pengelolaan Digital

Apabila sekolah sudah terbiasa melakukan pencatatan secara manual, langkah berikutnya dapat berupa digitalisasi pengelolaan.

Materi Bimtek mengenalkan konsep digitalisasi perawatan, yaitu pencatatan, pemantauan, dan pengelolaan aktivitas perawatan secara digital. Materi tersebut juga menyebutkan CMMS sebagai salah satu contoh pendekatan dalam pengelolaan pemeliharaan.

Dalam praktik sederhana, sekolah tidak harus langsung menggunakan sistem yang kompleks.

Sekolah dapat memulai dengan:

spreadsheet inventaris;
formulir pelaporan kerusakan;
kalender pemeliharaan;
folder dokumentasi;
pencatatan riwayat perbaikan;
daftar perangkat berdasarkan lokasi;
pencatatan kondisi perangkat secara berkala.

Dengan sistem sederhana tersebut, data perangkat menjadi lebih mudah diperbarui dan ditelusuri.

17. Menghubungkan Pengelolaan Perangkat dengan Pembelajaran

Tujuan akhir pengelolaan perangkat bukan sekadar menjaga barang agar tetap bagus.

Tujuan akhirnya adalah memastikan perangkat dapat digunakan untuk mendukung pembelajaran.

Penelitian tentang pemanfaatan teknologi informasi di sekolah dasar menunjukkan bahwa teknologi dapat digunakan sebagai alat bantu administrasi, media pembelajaran, maupun sumber belajar. Penelitian tersebut juga mengidentifikasi bahwa keterampilan guru dan ketersediaan fasilitas merupakan faktor yang berpengaruh terhadap pemanfaatan teknologi.

Karena itu, pengelolaan perangkat perlu dikaitkan dengan pertanyaan:

“Apakah perangkat yang dimiliki sekolah benar-benar dimanfaatkan untuk pembelajaran?”

Sekolah dapat melakukan evaluasi sederhana:

Perangkat apa yang paling sering digunakan?
Perangkat apa yang jarang digunakan?
Apa penyebab perangkat jarang digunakan?
Apakah guru membutuhkan pelatihan?
Apakah perangkat mengalami kendala teknis?
Apakah sumber belajar yang tersedia sudah sesuai?
Apakah perangkat membantu kegiatan literasi dan numerasi?

Pertanyaan tersebut dapat membantu sekolah mengubah pengelolaan perangkat dari sekadar administrasi menjadi bagian dari peningkatan kualitas pembelajaran.

Penutup

Pengelolaan perangkat digital sekolah merupakan bagian penting dari keberhasilan digitalisasi pembelajaran.

Perangkat seperti PID, laptop, HDD, jaringan, dan berbagai perangkat pendukung tidak cukup hanya tersedia. Perangkat tersebut perlu diinventarisasi, digunakan sesuai prosedur, dirawat, dipelihara, diamankan, dan dievaluasi pemanfaatannya.

Inventarisasi membantu sekolah mengetahui aset yang dimiliki.

Aturan penggunaan membantu menjaga perangkat tetap aman.

Perawatan preventif membantu mengurangi risiko kerusakan.

Backup membantu melindungi data.

Troubleshooting sederhana membantu mengatasi gangguan awal.

Dokumentasi membantu sekolah mengambil keputusan berdasarkan kondisi nyata.

Yang tidak kalah penting, semua kegiatan tersebut harus diarahkan pada satu tujuan: memastikan perangkat digital benar-benar mendukung pembelajaran yang interaktif, efektif, aman, dan bermakna.

Dalam konteks perpustakaan sekolah, pengelolaan perangkat digital juga dapat menjadi bagian dari pengembangan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar. Perangkat dan sumber belajar digital dapat dikelola secara bersama agar guru dan murid lebih mudah memanfaatkannya.

Dengan pengelolaan yang baik, perangkat digital bukan sekadar aset sekolah, tetapi menjadi bagian dari ekosistem pembelajaran yang terus berkembang.

Referensi

Erroyani, S. A. (2022). Manajemen sarana dan prasarana di sekolah dasar. Kalam Cendekia: Jurnal Ilmiah Kependidikan, 10(2). https://doi.org/10.20961/jkc.v10i2.65772

Prasetyo, E. B. (2015). Pola pemanfaatan teknologi informasi di sekolah dasar. Jurnal Penelitian Ilmu Pendidikan, 7(2). https://doi.org/10.21831/jpipfip.v7i2.4916

Maulida, F., Sulfiani, S., Az Zahro, F., Syapuan, A., & Jihadilla, N. (2025). Strategi pengelolaan sarana dan prasarana di lembaga pendidikan sekolah dasar. Jurnal Dinamika Manajemen Pendidikan, 8(2), 143–155. https://doi.org/10.26740/jdmp.v8n2.p143-155

PUJI H. 12.57 Admin Bandung Indonesia

Pengelolaan dan Perawatan Perangkat Digital di Sekolah: Panduan untuk Guru dan Tenaga Kependidikan

Namun, menyediakan perangkat digital saja belum cukup.

Karena itu, pengelolaan perangkat digital perlu menjadi bagian dari budaya sekolah.

Mengapa Perangkat Digital Perlu Dikelola dengan Baik?

Kerusakan pada salah satu perangkat bahkan dapat mengganggu rangkaian pembelajaran.

Tiga Pilar Pengelolaan Perangkat Digital Sekolah

Berdasarkan materi Bimtek, pengelolaan perangkat digital dapat dipahami melalui tiga kegiatan utama:

Inventarisasi
Penggunaan dan pemanfaatan
Perawatan dan pemeliharaan

Ketiga kegiatan tersebut saling berhubungan.

Inventarisasi memberikan informasi tentang perangkat yang dimiliki sekolah.

Penggunaan dan pemanfaatan memastikan perangkat benar-benar digunakan sesuai fungsi.

Perawatan dan pemeliharaan menjaga perangkat agar tetap dapat digunakan.

Jika salah satu bagian tidak berjalan, pengelolaan perangkat menjadi kurang optimal.

1. Inventarisasi Perangkat Digital

Inventarisasi merupakan langkah awal yang sangat penting.

Sekolah perlu mengetahui perangkat apa saja yang dimiliki, berapa jumlahnya, di mana lokasinya, bagaimana kondisinya, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap penggunaannya.

Materi Bimtek memberikan beberapa informasi yang perlu dicatat dalam inventarisasi, antara lain:

nama barang;
kode barang atau nomor seri;
kondisi fisik;
lokasi penempatan;
PIC atau penanggung jawab;
aksesori;
catatan khusus;
dokumentasi;
dokumen pendukung seperti BAST dan BAPP.

Inventarisasi dapat dilakukan menggunakan sistem elektronik maupun secara manual sesuai mekanisme yang diterapkan sekolah.

Contoh data inventaris perangkat digital

Sekolah dapat membuat tabel sederhana seperti berikut:

No.	Nama Perangkat	Kode/Serial	Lokasi	Kondisi	Penanggung Jawab	Keterangan
1	PID	PID-001	Kelas 4	Baik	Guru Kelas 4	Lengkap
2	Laptop	LT-001	Ruang Guru	Baik	Operator	Charger tersedia
3	HDD Eksternal	HDD-001	Perpustakaan	Baik	Pengelola	Backup data
4	Router	RT-001	Ruang Server	Baik	Operator	Terhubung jaringan

Format tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah.

Yang paling penting adalah data mudah diperbarui dan dapat digunakan untuk mengetahui kondisi perangkat secara nyata.

2. Verifikasi Data Inventaris

Inventarisasi tidak berhenti pada pencatatan awal.

Data yang tercatat perlu dibandingkan dengan kondisi fisik perangkat.

Misalnya, dalam daftar tertulis sekolah memiliki lima laptop. Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata satu laptop sedang diperbaiki, satu berada di ruang lain, dan tiga berada di ruang guru.

Informasi seperti ini perlu diperbarui.

Dengan demikian, inventarisasi bukan sekadar administrasi, tetapi menjadi sumber informasi untuk pengambilan keputusan.

3. Menentukan Penanggung Jawab Perangkat

Perangkat yang digunakan bersama membutuhkan pengelolaan yang jelas.

Sekolah dapat menetapkan PIC atau penanggung jawab sesuai jenis perangkat dan struktur pengelolaan yang berlaku.

Penanggung jawab tidak berarti menjadi satu-satunya orang yang boleh menggunakan perangkat. Perannya lebih kepada memastikan:

perangkat tersedia;
penggunaan tercatat apabila diperlukan;
kondisi perangkat dipantau;
masalah dilaporkan;
perangkat disimpan dengan benar;
jadwal perawatan diperhatikan.

Kejelasan tanggung jawab penting agar tidak terjadi kondisi ketika perangkat rusak tetapi tidak ada pihak yang mengetahui kapan dan bagaimana kerusakan tersebut terjadi.

4. Membuat Aturan Penggunaan Perangkat Digital

Setelah perangkat diinventarisasi, sekolah perlu memiliki aturan penggunaan.

Aturan tersebut dapat dibuat sederhana.

Misalnya:

Sebelum menggunakan perangkat:

periksa kondisi fisik;
pastikan kabel terpasang dengan benar;
pastikan perangkat yang dibutuhkan tersedia;
siapkan bahan pembelajaran.

Saat menggunakan:

gunakan perangkat sesuai fungsi;
jangan memberikan tekanan berlebihan pada layar;
jangan makan atau minum di dekat perangkat;
jangan memasang aplikasi sembarangan;
jaga keamanan akun dan data.

Setelah menggunakan:

simpan pekerjaan;
lakukan backup jika diperlukan;
tutup aplikasi;
shutdown perangkat sesuai prosedur;
rapikan kabel dan aksesori;
kembalikan perangkat ke tempat penyimpanan.

Aturan sederhana seperti ini dapat mengurangi risiko kesalahan penggunaan.

5. Perawatan dan Pemeliharaan Perangkat Digital

Perawatan bertujuan menjaga perangkat tetap dalam kondisi baik.

Secara umum, perawatan dapat dibedakan menjadi:

Preventive maintenance

Perawatan dilakukan sebelum terjadi kerusakan.

Contohnya:

membersihkan perangkat;
memeriksa kabel;
memeriksa port;
memperbarui perangkat lunak;
memeriksa kapasitas penyimpanan;
melakukan backup;
memeriksa fungsi perangkat secara berkala.

Corrective maintenance

Perbaikan dilakukan setelah perangkat mengalami kerusakan atau malfungsi.

Misalnya, memperbaiki koneksi yang bermasalah atau mengganti komponen yang rusak sesuai prosedur.

Predictive maintenance

Materi Bimtek juga mengenalkan pemeliharaan prediktif, yaitu penggunaan teknologi dan data untuk memprediksi potensi kerusakan sebelum terjadi.

Untuk sekolah, penerapannya dapat dilakukan secara bertahap sesuai kemampuan sumber daya yang tersedia.

6. Perawatan Papan Interaktif Digital

PID memerlukan perhatian khusus karena memiliki layar sentuh dan komponen elektronik.

Materi Bimtek memberikan beberapa prosedur pemeliharaan PID atau IFP, antara lain:

menempatkan perangkat pada permukaan yang stabil dan rata;
menghindari sinar matahari langsung;
menghindari kelembapan tinggi dan suhu ekstrem;
memastikan ventilasi tidak terhalang;
memeriksa kondisi fisik layar dan bingkai;
memeriksa kabel dan port;
tidak sering memindahkan perangkat;
menjauhkan perangkat dari jangkauan anak-anak saat tidak digunakan;
mencabut sumber listrik ketika terjadi badai petir.

Membersihkan layar PID

Membersihkan layar juga harus dilakukan dengan benar.

Menurut materi Bimtek:

Matikan perangkat terlebih dahulu.
Gunakan kain microfiber lembut dan kering untuk membersihkan debu.
Hindari tisu kasar atau bahan abrasif.
Untuk noda atau sidik jari, gunakan cairan pembersih layar yang sesuai.
Semprotkan cairan pada kain, bukan langsung pada layar.
Bersihkan area antara layar dan bezel dengan lembut.
Hindari memberikan tekanan berlebihan pada layar.

Hal sederhana seperti cara membersihkan layar dapat berpengaruh terhadap usia pakai perangkat.

7. Perawatan Stylus, Kabel, dan Aksesori

Perangkat utama tidak dapat berfungsi optimal jika aksesori pendukungnya tidak dirawat.

Stylus atau pena digital sebaiknya disimpan di tempat khusus agar tidak hilang atau rusak.

Kabel dan aksesori juga perlu diperiksa secara berkala. Materi Bimtek menyarankan penggunaan kabel dan aksesori yang sesuai atau asli ketika menghubungkan perangkat IFP.

Port dan tombol dapat dibersihkan secara berkala menggunakan alat yang sesuai.

Sekolah juga sebaiknya memiliki tempat penyimpanan khusus untuk aksesori sehingga kabel, remote control, stylus, dan perlengkapan lainnya tidak tercecer.

8. Perawatan Laptop Sekolah

Karena sering digunakan, laptop perlu dirawat secara rutin.

Materi Bimtek memberikan beberapa praktik pemeliharaan laptop, antara lain:

menggunakan laptop di permukaan datar dan bersih;
menghindari penggunaan di atas kasur atau bantal;
menghindari makan dan minum di dekat laptop;
melakukan shutdown dengan benar;
membersihkan keyboard dan layar;
memeriksa suhu CPU/GPU;
memperbarui sistem operasi;
membersihkan ventilasi dan kipas;
memeriksa kapasitas baterai;
melakukan backup data;
mengoptimalkan penyimpanan;
menghapus program yang tidak digunakan.

Perawatan tersebut tidak harus dilakukan semuanya setiap hari.

Sekolah dapat membuat jadwal sederhana sesuai kebutuhan dan kondisi perangkat.

9. Perawatan Penyimpanan Eksternal

Sekolah juga perlu memperhatikan perangkat penyimpanan seperti HDD eksternal, SSD, flashdisk, atau perangkat penyimpanan lainnya.

Materi Bimtek menyarankan beberapa hal, seperti:

memeriksa kondisi casing, kabel, dan konektor;
menggunakan fitur safely remove sebelum mencabut perangkat;
menghindari benturan;
menghindari panas dan kelembapan;
menyimpan perangkat pada tempat yang aman;
mengelola kapasitas penyimpanan;
melakukan pemeriksaan disk;
melakukan pemindaian antivirus;
melakukan backup data penting secara rutin.

Khusus untuk perangkat penyimpanan, aspek data menjadi sangat penting.

Kerusakan perangkat mungkin dapat diganti, tetapi kehilangan bahan ajar, dokumen administrasi, atau hasil pekerjaan dapat menimbulkan masalah yang lebih besar.

Karena itu, sekolah sebaiknya membiasakan backup data penting secara berkala.

10. Jangan Menyimpan Semua Data Hanya di Satu Perangkat

Salah satu kebiasaan yang perlu dibangun dalam pengelolaan perangkat digital adalah memiliki salinan data penting.

Misalnya, bahan ajar guru sebaiknya tidak hanya tersimpan pada satu laptop.

Salinan dapat disimpan pada media lain sesuai fasilitas dan kebijakan sekolah, seperti:

HDD eksternal;
SSD;
server atau NAS;
penyimpanan awan;
media penyimpanan sekolah lainnya.

Tujuannya bukan sekadar memperbanyak tempat penyimpanan, tetapi mengurangi risiko kehilangan data ketika satu perangkat mengalami kerusakan.

Perpustakaan sekolah juga dapat berperan dalam membantu pengorganisasian sumber belajar digital, selama mekanisme penyimpanan dan aksesnya sesuai kebijakan sekolah.

11. Membuat Jadwal Pemeliharaan

Pemeliharaan akan lebih mudah dilakukan apabila memiliki jadwal.

Materi Bimtek memberikan contoh interval pemeliharaan IFP sebagai berikut: harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan semesteran.

Sekolah dapat mengadaptasinya menjadi jadwal sederhana.

Interval	Contoh Pemeriksaan
Harian	Kondisi fisik, kebersihan, fungsi dasar
Mingguan	Kabel, port, suara, gambar, koneksi
Bulanan	Pembaruan aplikasi dan pembersihan
Triwulanan	Fungsi sentuh dan dudukan
Semesteran	Pemeriksaan menyeluruh perangkat dan aksesori

Jadwal tersebut merupakan contoh yang dapat disesuaikan. Sekolah tidak harus menerapkan interval yang sama untuk semua jenis perangkat.

Laptop, PID, router, HDD, dan perangkat lainnya memiliki kebutuhan pemeliharaan yang berbeda.

12. Troubleshooting Sederhana

Kemampuan troubleshooting sederhana penting karena tidak semua masalah harus langsung ditangani teknisi.

Contohnya, apabila PID tidak menyala, pemeriksaan awal dapat dimulai dari sumber listrik dan kabel.

Jika layar sentuh tidak merespons, dapat diperiksa kebersihan layar dan dilakukan restart sesuai prosedur.

Jika tampilan tidak muncul dari laptop, dapat diperiksa sumber input dan kabel koneksi.

Namun, troubleshooting sederhana memiliki batas.

Contoh Masalah dan Pemeriksaan Awal

Masalah	Pemeriksaan Awal
PID tidak menyala	Periksa kabel dan sumber listrik
Layar sentuh tidak merespons	Bersihkan layar dan restart perangkat
Tampilan buram	Periksa pengaturan resolusi/display
Tampilan bergerak sendiri	Periksa apakah layar kotor atau basah
Gambar tidak muncul	Periksa input source dan kabel
Stylus bermasalah	Periksa koneksi dan kondisi stylus
Laptop lambat	Periksa aplikasi berjalan dan kapasitas penyimpanan
Data eksternal tidak terbaca	Periksa kabel/koneksi dan kondisi media

Tabel ini merupakan ringkasan dari contoh troubleshooting dalam materi Bimtek.

13. Dokumentasikan Setiap Masalah

Satu hal yang sering terlupakan adalah dokumentasi.

Ketika perangkat mengalami masalah, sekolah sebaiknya mencatat:

nama perangkat;
nomor inventaris;
tanggal kejadian;
jenis masalah;
pengguna terakhir;
tindakan awal;
hasil pemeriksaan;
tindak lanjut;
status perangkat.

Dokumentasi akan membantu sekolah melihat pola kerusakan.

Misalnya, jika sebuah laptop mengalami masalah yang sama beberapa kali, sekolah dapat mempertimbangkan apakah perangkat membutuhkan perawatan lebih lanjut atau penggantian.

Data tersebut juga dapat membantu perencanaan kebutuhan sarana pada periode berikutnya.

14. Pengelolaan Perangkat Digital Membutuhkan Kolaborasi

Pengelolaan perangkat digital bukan hanya tugas operator sekolah atau tenaga administrasi.

Guru memiliki peran dalam penggunaan yang benar.

Murid perlu diberi pemahaman tentang tata cara menggunakan perangkat.

Penanggung jawab sarana membantu inventarisasi dan pemeliharaan.

Kepala sekolah memastikan pengelolaan berjalan.

Perpustakaan dapat membantu dalam pengelolaan sumber belajar digital.

Teknisi atau pihak yang memiliki kompetensi teknis menangani masalah yang membutuhkan penanganan khusus.

Dengan pembagian peran tersebut, perangkat tidak menjadi tanggung jawab satu orang saja.

15. Checklist Sederhana Pengelolaan Perangkat Digital Sekolah

Sekolah dapat menggunakan checklist berikut sebagai langkah awal.

A. Inventarisasi

☐ Semua perangkat sudah tercatat

☐ Kode/nomor seri tersedia

☐ Kondisi perangkat sudah diperiksa

☐ Lokasi perangkat tercatat

☐ Penanggung jawab ditentukan

☐ Aksesori tercatat

☐ Dokumentasi kondisi tersedia

B. Penggunaan

☐ Ada tata tertib penggunaan

☐ Ada prosedur penggunaan

☐ Jadwal penggunaan tersedia jika diperlukan

☐ Penggunaan perangkat dapat dipantau

☐ Pengguna memahami prosedur dasar

C. Perawatan

☐ Perangkat dibersihkan secara berkala

☐ Kabel dan port diperiksa

☐ Perangkat lunak diperbarui

☐ Penyimpanan diperiksa

☐ Data penting dibackup

☐ Aksesori disimpan dengan baik

D. Troubleshooting

☐ Masalah perangkat dicatat

☐ Pemeriksaan awal dilakukan

☐ Masalah yang tidak dapat ditangani dilaporkan

☐ Riwayat perbaikan terdokumentasi

Checklist tersebut dapat dikembangkan menjadi formulir digital sekolah.

16. Mengarah ke Pengelolaan Digital

Apabila sekolah sudah terbiasa melakukan pencatatan secara manual, langkah berikutnya dapat berupa digitalisasi pengelolaan.

Dalam praktik sederhana, sekolah tidak harus langsung menggunakan sistem yang kompleks.

Sekolah dapat memulai dengan:

spreadsheet inventaris;
formulir pelaporan kerusakan;
kalender pemeliharaan;
folder dokumentasi;
pencatatan riwayat perbaikan;
daftar perangkat berdasarkan lokasi;
pencatatan kondisi perangkat secara berkala.

Dengan sistem sederhana tersebut, data perangkat menjadi lebih mudah diperbarui dan ditelusuri.

17. Menghubungkan Pengelolaan Perangkat dengan Pembelajaran

Tujuan akhir pengelolaan perangkat bukan sekadar menjaga barang agar tetap bagus.

Tujuan akhirnya adalah memastikan perangkat dapat digunakan untuk mendukung pembelajaran.

Karena itu, pengelolaan perangkat perlu dikaitkan dengan pertanyaan:

“Apakah perangkat yang dimiliki sekolah benar-benar dimanfaatkan untuk pembelajaran?”

Sekolah dapat melakukan evaluasi sederhana:

Perangkat apa yang paling sering digunakan?
Perangkat apa yang jarang digunakan?
Apa penyebab perangkat jarang digunakan?
Apakah guru membutuhkan pelatihan?
Apakah perangkat mengalami kendala teknis?
Apakah sumber belajar yang tersedia sudah sesuai?
Apakah perangkat membantu kegiatan literasi dan numerasi?

Pertanyaan tersebut dapat membantu sekolah mengubah pengelolaan perangkat dari sekadar administrasi menjadi bagian dari peningkatan kualitas pembelajaran.

Penutup

Pengelolaan perangkat digital sekolah merupakan bagian penting dari keberhasilan digitalisasi pembelajaran.

Inventarisasi membantu sekolah mengetahui aset yang dimiliki.

Aturan penggunaan membantu menjaga perangkat tetap aman.

Perawatan preventif membantu mengurangi risiko kerusakan.

Backup membantu melindungi data.

Troubleshooting sederhana membantu mengatasi gangguan awal.

Dokumentasi membantu sekolah mengambil keputusan berdasarkan kondisi nyata.

Yang tidak kalah penting, semua kegiatan tersebut harus diarahkan pada satu tujuan: memastikan perangkat digital benar-benar mendukung pembelajaran yang interaktif, efektif, aman, dan bermakna.

Dengan pengelolaan yang baik, perangkat digital bukan sekadar aset sekolah, tetapi menjadi bagian dari ekosistem pembelajaran yang terus berkembang.

Referensi

Erroyani, S. A. (2022). Manajemen sarana dan prasarana di sekolah dasar. Kalam Cendekia: Jurnal Ilmiah Kependidikan, 10(2). https://doi.org/10.20961/jkc.v10i2.65772

Prasetyo, E. B. (2015). Pola pemanfaatan teknologi informasi di sekolah dasar. Jurnal Penelitian Ilmu Pendidikan, 7(2). https://doi.org/10.21831/jpipfip.v7i2.4916

Mengolah koleksi perpustakaan merupakan salah satu pekerjaan penting yang perlu dilakukan setelah buku atau bahan perpustakaan diterima. Buku yang baru datang sebaiknya tidak langsung diletakkan di rak dan dipinjamkan kepada siswa. Koleksi perlu dicatat, diperiksa, diberi identitas, ditentukan klasifikasinya, dibuatkan data katalog, kemudian dilengkapi dengan perlengkapan fisik sebelum ditempatkan di rak.

Bagi pustakawan yang sudah berpengalaman, pekerjaan tersebut mungkin sudah menjadi rutinitas. Namun, bagi guru atau tenaga kependidikan yang baru diberi tugas mengelola perpustakaan sekolah, proses pengolahan koleksi dapat terasa cukup rumit.

Salah satu penyebabnya adalah banyaknya istilah dan perlengkapan yang harus dipahami, mulai dari inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, nomor panggil, label buku, stempel, hingga input data ke aplikasi perpustakaan.

Padahal, pengolahan koleksi dapat dilakukan secara lebih teratur apabila sejak awal kita menyiapkan peralatan, bahan, pedoman, dan dokumen kerja yang diperlukan.

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah menjadi salah satu acuan penting dalam penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sekolah. Peraturan tersebut mencakup antara lain standar koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga, penyelenggaraan, dan pengelolaan perpustakaan.

Artikel ini membahas peralatan yang sebaiknya disiapkan sebelum mengolah koleksi, terutama untuk perpustakaan SD/MI. Daftar ini dibuat dengan mempertimbangkan kondisi perpustakaan sekolah yang mungkin belum memiliki ruang pengolahan khusus, tenaga pustakawan yang terbatas, serta penggunaan sistem manual maupun komputerisasi.

Apa yang Dimaksud dengan Pengolahan Koleksi Perpustakaan?

Pengolahan koleksi adalah rangkaian kegiatan untuk membuat bahan perpustakaan dapat dikenali, ditemukan, ditempatkan, dan digunakan dengan mudah.

Secara sederhana, pengolahan buku dapat mencakup beberapa kegiatan berikut:

Pemeriksaan kondisi buku.
Inventarisasi.
Pemberian stempel perpustakaan.
Katalogisasi atau pembuatan deskripsi bibliografis.
Penentuan tajuk subjek.
Klasifikasi.
Penentuan nomor panggil.
Pembuatan dan pemasangan label buku.
Pemasangan barcode apabila menggunakan sistem otomasi.
Pemasangan perlengkapan peminjaman jika masih menggunakan sistem manual.
Input data ke buku induk atau aplikasi perpustakaan.
Penyusunan buku di rak.

Pedoman pengolahan bahan perpustakaan Perpustakaan Nasional menjelaskan bahwa kegiatan pengolahan diperlukan agar kegiatan tersebut dapat dilakukan secara lebih standar, akurat, konsisten, dan taat asas.

Karena itu, sebelum mulai mengolah buku, jangan hanya menyiapkan alat tulis. Yang perlu disiapkan sebenarnya terdiri atas peralatan kerja, bahan habis pakai, pedoman pengolahan, serta dokumen pencatatan.

1. Meja Kerja yang Cukup Luas

Peralatan pertama yang sering dianggap sepele adalah meja kerja.

Pengolahan buku membutuhkan ruang untuk membuka buku, membaca halaman judul, memeriksa daftar isi, melihat halaman verso, menulis atau mengetik data, serta menempelkan perlengkapan buku.

Meja sebaiknya cukup luas sehingga beberapa buku dapat diletakkan sekaligus tanpa membuat area kerja berantakan.

Untuk perpustakaan sekolah yang belum memiliki ruang pengolahan khusus, satu meja kerja di area belakang atau sudut ruang perpustakaan sudah dapat dimanfaatkan.

Yang penting, meja tersebut tidak digunakan bersamaan untuk menyimpan tumpukan buku yang belum diproses, buku yang sudah selesai diproses, dan barang-barang lain.

Sebaiknya dibuat tiga kelompok:

Buku belum diolah → Buku sedang diolah → Buku sudah selesai diolah

Dengan cara sederhana ini, pustakawan atau guru tidak mudah tertukar antara buku yang sudah dan belum diproses.

Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah juga mengenal perlengkapan untuk ruang pengolahan, antara lain meja kerja pustakawan, rak buku yang sedang diproses, dan perlengkapan kerja lainnya.

2. Rak atau Tempat Khusus untuk Buku yang Sedang Diolah

Buku yang baru datang sebaiknya jangan langsung dicampur dengan koleksi yang sudah berada di rak.

Sediakan satu rak atau tempat khusus untuk buku dalam proses pengolahan.

Tidak harus rak baru. Di perpustakaan sekolah dengan koleksi sedikit, satu meja panjang, rak kecil, atau kotak penyimpanan yang diberi tanda khusus sudah cukup.

Berikan tulisan seperti:

KOLEKSI DALAM PROSES PENGOLAHAN

Rak ini berguna untuk mencegah buku baru tercampur dengan koleksi lama.

Buku juga dapat dikelompokkan menjadi:

Belum diperiksa
Sudah diinventarisasi
Sedang dikatalogisasi
Sudah selesai diolah
Menunggu penempatan di rak

Untuk perpustakaan SD yang koleksinya tidak terlalu banyak, pengelompokan tersebut dapat dibuat lebih sederhana.

3. Komputer atau Laptop

Komputer atau laptop merupakan peralatan yang sangat membantu dalam pengolahan koleksi.

Komputer dapat digunakan untuk:

membuat daftar inventaris;
membuat katalog;
mencari data bibliografis;
menentukan dan mencatat nomor klasifikasi;
membuat label buku;
membuat barcode;
menginput data ke aplikasi perpustakaan;
menyimpan database koleksi;
mencetak laporan.

Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah juga mencantumkan komputer sebagai salah satu peralatan kerja tenaga perpustakaan.

Namun, perpustakaan sekolah tidak harus langsung menggunakan aplikasi perpustakaan yang rumit.

Jika belum memiliki sistem otomasi, pengolahan dapat dimulai menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau aplikasi sejenis.

Yang lebih penting adalah data koleksi tersimpan secara teratur dan dapat ditemukan kembali.

Minimal, data inventaris dapat memiliki kolom:

Nomor inventaris
Nomor induk
ISBN
Judul
Pengarang
Penerbit
Tahun terbit
Jumlah eksemplar
Sumber perolehan
Harga
Nomor klasifikasi
Nomor panggil
Keterangan

4. Printer

Printer diperlukan untuk mencetak berbagai perlengkapan pengolahan koleksi.

Misalnya:

label nomor panggil;
barcode;
daftar koleksi;
kartu katalog jika masih digunakan;
dokumen inventaris;
laporan pengolahan;
tanda atau kartu tertentu untuk sistem manual.

Untuk perpustakaan sekolah dengan koleksi sedikit, printer biasa sudah cukup.

Tidak perlu membeli printer khusus perpustakaan pada tahap awal.

Jika jumlah buku yang diolah banyak, pencetakan label secara massal akan jauh lebih menghemat waktu dibandingkan menulis label satu per satu.

5. Alat Tulis Kantor

ATK merupakan perlengkapan dasar yang wajib tersedia.

Beberapa yang sebaiknya disiapkan adalah:

bolpoin;
pensil;
penghapus;
penggaris;
spidol;
stabilo;
gunting;
cutter;
lem;
selotip;
sticky notes;
kertas;
map;
folder;
klip;
stapler;
isi staples.

Meskipun sebagian besar proses sudah menggunakan komputer, alat tulis tetap dibutuhkan.

Contohnya ketika pustakawan menemukan buku yang perlu diperiksa kembali. Sticky notes dapat digunakan untuk memberi tanda sementara tanpa langsung menulis pada buku.

6. Stempel Perpustakaan

Dalam pengolahan koleksi perpustakaan sekolah, stempel dapat digunakan sebagai tanda kepemilikan, identitas, dan pengendalian inventaris koleksi. Pada praktiknya, perpustakaan sekolah dapat menggunakan beberapa jenis stempel sesuai kebutuhan.

Jika perpustakaan menggunakan tiga jenis stempel, yaitu stempel inventaris, stempel identitas perpustakaan, dan stempel samping buku, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

1. Stempel inventaris

Stempel inventaris digunakan untuk menandai buku sebagai koleksi yang telah dicatat atau menjadi bagian dari inventaris perpustakaan.

Stempel ini biasanya memuat informasi yang berkaitan dengan inventaris, misalnya:

nomor inventaris;

tanggal inventaris;

asal perolehan;

harga atau sumber dana;

keterangan lain yang diperlukan.

Posisi stempel inventaris sebaiknya ditetapkan secara konsisten pada setiap buku sehingga pustakawan dapat dengan mudah menemukan informasi inventaris ketika melakukan pemeriksaan koleksi.

2. Stempel identitas perpustakaan

Stempel identitas digunakan untuk menunjukkan bahwa buku merupakan milik perpustakaan tertentu.

Contohnya:

PERPUSTAKAAN
SD NEGERI SIGIT 2

Stempel identitas dapat dibubuhkan pada halaman yang telah ditentukan, misalnya halaman judul atau halaman tertentu di bagian awal buku.

Penempatan yang konsisten akan memudahkan pustakawan mengenali koleksi dan memastikan buku yang dimiliki perpustakaan memiliki tanda kepemilikan yang jelas.

3. Stempel samping buku

Stempel samping digunakan pada bagian samping atau tepi halaman buku sebagai tanda tambahan kepemilikan perpustakaan.

Stempel ini bermanfaat terutama sebagai identitas fisik tambahan. Ketika buku dalam keadaan tertutup dan tersusun di rak, tanda tersebut masih dapat membantu menunjukkan bahwa buku merupakan koleksi perpustakaan.

Penggunaan ketiga stempel tersebut sebaiknya diatur dalam SOP pengolahan koleksi, terutama mengenai lokasi pembubuhan dan urutan penggunaannya. Dengan demikian, setiap buku akan mendapatkan perlakuan yang seragam meskipun pengolahan dilakukan oleh orang yang berbeda.

Urutan yang saya sarankan

Untuk artikel panduan pemula, kita juga bisa membuat urutan kerja stempel agar lebih praktis:

Buku diterima → diperiksa → dicatat dalam inventaris → stempel inventaris → stempel identitas perpustakaan → stempel samping → katalogisasi → klasifikasi → label → barcode (jika ada) → penyampulan → rak

Namun, posisi dan urutan sebenarnya perlu disesuaikan dengan SOP yang berlaku di perpustakaan Anda. Jangan sampai artikel mengesankan bahwa hanya ada satu posisi stempel yang diwajibkan secara nasional.

7. Bantalan Tinta dan Tinta Stempel

Jika menggunakan stempel manual, tentu perlu disiapkan:

bantalan tinta;
tinta stempel;
tempat penyimpanan stempel.

Sediakan warna tinta yang mudah terbaca dan tidak terlalu mudah luntur.

Peralatan sederhana seperti ini sering terlupakan ketika perpustakaan baru mulai melakukan pengolahan koleksi.

8. Penggaris dan Alat Ukur

Penggaris diperlukan terutama ketika membuat label nomor panggil secara manual.

Penggaris juga berguna untuk menentukan posisi label agar pemasangannya seragam.

Untuk perpustakaan sekolah, label sebaiknya ditempatkan pada posisi yang sama pada setiap buku.

Misalnya pada bagian punggung buku dengan jarak tertentu dari bagian bawah.

Tujuannya bukan sekadar membuat buku terlihat rapi, tetapi membantu siswa dan pustakawan mengenali buku berdasarkan nomor panggilnya.

9. Kertas atau Label Buku

Label buku digunakan untuk menampilkan nomor panggil atau informasi lain yang diperlukan.

Nomor panggil biasanya menjadi petunjuk utama dalam penempatan buku di rak.

Contoh sederhana:

372.6

PUJ
m

Label tersebut harus dibuat berdasarkan sistem yang digunakan perpustakaan.

Untuk perpustakaan yang baru mulai berkembang, jangan terlalu banyak membuat variasi label.

Buat satu format standar dan gunakan secara konsisten.

Label dapat dicetak menggunakan kertas label atau dibuat dari kertas biasa kemudian ditempel menggunakan perekat.

10. Barcode dan Barcode Scanner

Barcode diperlukan apabila perpustakaan sudah menggunakan sistem otomasi.

Barcode biasanya berisi identitas unik koleksi atau eksemplar sehingga proses peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Namun, barcode bukan perlengkapan wajib untuk memulai pengolahan koleksi.

Jika perpustakaan masih menggunakan sistem manual, proses pengolahan dapat dilakukan tanpa barcode.

Perpustakaan sebaiknya menyesuaikan teknologi dengan kebutuhan dan kemampuan sekolah.

Apabila sudah menggunakan aplikasi otomasi, barcode scanner dapat menjadi perlengkapan tambahan yang sangat membantu pelayanan sirkulasi.

11. Pedoman Klasifikasi

Ini adalah salah satu perlengkapan terpenting yang sering dilupakan oleh pustakawan atau guru yang baru mulai mengolah buku.

Jangan menentukan nomor klasifikasi hanya berdasarkan perkiraan.

Perpustakaan perlu memiliki pedoman klasifikasi yang digunakan secara konsisten.

Untuk perpustakaan sekolah, salah satu acuan yang digunakan adalah Dewey Decimal Classification (DDC).

Klasifikasi membantu mengelompokkan buku berdasarkan subjeknya.

Contohnya, buku tentang:

pendidikan;
matematika;
bahasa;
ilmu pengetahuan;
sejarah;
agama;
sastra;
komputer;

akan ditempatkan berdasarkan kelas subjeknya.

Standar pengolahan perpustakaan menekankan penggunaan standar atau pedoman baku dalam kegiatan pengorganisasian bahan perpustakaan, termasuk katalogisasi, klasifikasi, dan tajuk subjek.

Untuk perpustakaan sekolah yang baru berkembang, sebaiknya pustakawan memiliki akses terhadap DDC yang digunakan sebagai acuan, bukan menghafalkan nomor klasifikasi.

12. Pedoman Katalogisasi

Selain klasifikasi, perpustakaan membutuhkan pedoman katalogisasi.

Katalogisasi digunakan untuk mendeskripsikan koleksi sehingga buku dapat dikenali dan ditelusuri.

Data yang diperiksa antara lain:

judul;
pengarang;
edisi;
tempat terbit;
penerbit;
tahun terbit;
ISBN;
jumlah halaman;
ukuran buku;
seri;
subjek.

Pustakawan baru sebaiknya tidak langsung mengandalkan pencarian Google ketika membuat data katalog.

Informasi utama sebaiknya diperiksa dari buku, terutama halaman judul dan halaman balik halaman judul.

13. Pedoman Tajuk Subjek

Tajuk subjek membantu menentukan istilah yang digunakan untuk mewakili isi buku.

Ini penting karena dua buku yang membahas topik yang sama sebaiknya dapat ditemukan dengan istilah yang konsisten.

Bagi pemula, kegiatan ini memang cukup menantang.

Karena itu, perpustakaan sebaiknya memiliki pedoman atau sumber rujukan yang dapat digunakan ketika menentukan tajuk subjek.

Jangan terlalu banyak membuat istilah sendiri.

Prinsipnya adalah konsisten.

14. Buku Induk atau Format Inventaris

Sebelum buku ditempatkan di rak, identitas koleksi harus dicatat.

Perpustakaan dapat menggunakan:

buku induk manual;
spreadsheet;
aplikasi perpustakaan.

Data minimal sebaiknya mencatat identitas buku dan informasi perolehannya.

Inventarisasi penting karena perpustakaan perlu mengetahui koleksi apa saja yang dimiliki.

Dalam pengelolaan perpustakaan, inventarisasi juga menjadi bagian penting untuk mengetahui keberadaan koleksi. Standar akreditasi perpustakaan menempatkan inventarisasi dan pengolahan sebagai bagian dari pengorganisasian bahan perpustakaan.

15. Map atau Folder Dokumen Pengolahan

Jangan hanya menyimpan data koleksi di komputer.

Perpustakaan juga sebaiknya memiliki folder khusus untuk dokumen pengolahan.

Misalnya:

01. Pengadaan Koleksi

02. Inventarisasi
03. Katalogisasi
04. Klasifikasi
05. Data Koleksi
06. Laporan Pengolahan

Jika menggunakan komputer, struktur folder yang sama dapat dibuat secara digital.

Dengan demikian, ketika pustakawan berganti atau guru baru mendapat tugas mengelola perpustakaan, pekerjaan dapat dilanjutkan tanpa harus memulai dari awal.

16. Lem dan Perekat

Lem diperlukan untuk menempelkan:

label nomor panggil;
label barcode;
perlengkapan buku;
kertas pelindung tertentu.

Gunakan perekat yang tidak mudah merusak bahan perpustakaan.

Hindari menggunakan bahan yang dapat merusak sampul atau meninggalkan bekas berlebihan.

Untuk label yang sering digunakan, perpustakaan dapat menggunakan label perekat yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.

17. Plastik Sampul atau Bahan Pelindung Buku

Setelah buku selesai diolah, buku dapat diberi pelindung sesuai kebutuhan.

Untuk koleksi anak SD, pelindung buku cukup penting karena buku relatif sering digunakan.

Namun, kegiatan penyampulan sebaiknya dilakukan setelah seluruh proses pengolahan selesai.

Urutannya lebih aman:

Pemeriksaan → Inventarisasi → Katalogisasi → Klasifikasi → Label → Barcode → Penyampulan → Rak

Dengan urutan tersebut, pustakawan tidak perlu membuka kembali buku yang sudah disampul hanya karena ada data pengolahan yang belum selesai.

18. Cutter, Gunting, dan Perlengkapan Finishing

Peralatan finishing diperlukan untuk merapikan hasil pengolahan.

Contohnya:

memotong label;
memotong plastik sampul;
merapikan kertas;
membuka kemasan buku;
memotong bahan perekat.

Cutter sebaiknya disimpan dengan aman dan tidak diletakkan di area yang mudah dijangkau siswa.

19. Akses Internet

Internet bukan alat pengolahan secara langsung, tetapi sangat membantu.

Internet dapat digunakan untuk:

mencari informasi penerbit;
memeriksa ISBN;
mencari data bibliografis;
menggunakan katalog perpustakaan lain sebagai pembanding;
mengakses pedoman perpustakaan;
mengakses aplikasi perpustakaan;
melakukan pencadangan data berbasis cloud.

Namun, internet sebaiknya digunakan sebagai alat bantu, bukan menggantikan proses pemeriksaan buku secara langsung.

20. Checklist Pengolahan Koleksi

Bagi pustakawan baru, checklist justru merupakan salah satu perlengkapan yang paling berguna.

Buat satu lembar sederhana seperti berikut:

No.	Kegiatan	Selesai
1	Buku diperiksa	☐
2	Sumber perolehan dicatat	☐
3	Nomor inventaris diberikan	☐
4	Stempel kepemilikan	☐
5	Data bibliografis dibuat	☐
6	Subjek ditentukan	☐
7	Nomor klasifikasi ditentukan	☐
8	Nomor panggil dibuat	☐
9	Data dimasukkan ke sistem	☐
10	Label ditempel	☐
11	Barcode ditempel jika digunakan	☐
12	Sampul dipasang	☐
13	Buku siap ditempatkan di rak	☐

Checklist seperti ini sangat membantu terutama jika dalam satu waktu perpustakaan menerima puluhan atau ratusan buku.

Peralatan Mana yang Wajib dan Mana yang Bisa Menyusul?

Tidak semua perpustakaan sekolah harus membeli seluruh peralatan sekaligus.

Untuk perpustakaan SD yang baru mulai melakukan pengolahan, peralatan dapat dibagi menjadi tiga tingkat.

Peralatan dasar

Minimal siapkan:

meja kerja;
komputer/laptop;
printer;
ATK;
stempel;
bantalan tinta;
penggaris;
gunting/cutter;
lem;
label;
buku induk atau spreadsheet;
pedoman klasifikasi;
pedoman katalogisasi;
folder dokumen.

Dengan peralatan tersebut, perpustakaan sudah dapat mulai melakukan pengolahan koleksi.

Peralatan pengembangan

Setelah pengelolaan mulai berjalan, dapat ditambahkan:

barcode;
barcode scanner;
aplikasi otomasi;
printer label;
rak khusus koleksi dalam proses;
scanner;
alat pelindung koleksi.

Peralatan lanjutan

Untuk perpustakaan yang sudah berkembang dan memiliki koleksi serta transaksi tinggi, teknologi dapat dikembangkan sesuai kebutuhan, misalnya sistem otomasi yang terintegrasi, jaringan komputer, dan perangkat pendukung lainnya.

Prinsipnya, jangan membeli alat hanya karena terlihat modern.

Yang lebih penting adalah apakah alat tersebut benar-benar digunakan dan mendukung pekerjaan perpustakaan.

Urutan Kerja yang Disarankan untuk Pustakawan Baru

Setelah seluruh peralatan tersedia, jangan langsung mengolah semua buku secara bersamaan.

Mulailah dengan satu atau beberapa buku sebagai contoh.

Urutannya dapat dibuat seperti ini:

1. Terima buku

Pastikan buku memang menjadi bagian dari koleksi perpustakaan.

2. Periksa buku

Periksa kondisi fisik, halaman, sampul, dan informasi bibliografis.

3. Catat sumber perolehan

Apakah buku berasal dari pembelian, bantuan, hibah, sumbangan, atau sumber lainnya.

4. Berikan nomor inventaris

Setiap eksemplar diberi identitas sesuai sistem inventaris perpustakaan.

5. Berikan stempel

Stempel kepemilikan ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan.

6. Buat data katalog

Catat informasi bibliografis buku.

7. Tentukan subjek

Identifikasi pokok bahasan buku.

8. Tentukan nomor klasifikasi

Gunakan pedoman klasifikasi yang telah ditetapkan.

9. Buat nomor panggil

Nomor panggil digunakan sebagai identitas penempatan buku di rak.

10. Masukkan data ke sistem

Data dapat dimasukkan ke buku induk, spreadsheet, atau aplikasi otomasi.

11. Cetak dan pasang label

Label ditempatkan secara konsisten pada punggung buku.

12. Pasang barcode jika digunakan

Barcode ditempatkan pada lokasi yang telah ditentukan.

13. Sampul buku

Setelah pengolahan selesai, buku dapat dilindungi dengan sampul.

14. Susun di rak

Buku ditempatkan berdasarkan sistem klasifikasi yang digunakan.

Dengan alur tersebut, pekerjaan menjadi lebih teratur dan kemungkinan terjadi kesalahan dapat dikurangi.

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Pustakawan Pemula

Ada beberapa kesalahan yang cukup sering terjadi ketika perpustakaan sekolah mulai mengolah koleksi.

1. Buku langsung dimasukkan ke rak

Buku yang belum dicatat akan sulit dikendalikan keberadaannya.

2. Nomor klasifikasi dibuat berdasarkan perkiraan

Klasifikasi sebaiknya menggunakan pedoman yang jelas dan konsisten.

3. Setiap buku menggunakan format label berbeda

Hal ini akan membuat tampilan koleksi tidak seragam.

4. Data hanya disimpan di satu komputer

Data penting sebaiknya memiliki salinan cadangan.

5. Buku sudah diberi sampul sebelum pengolahan selesai

Jika ternyata terdapat kesalahan data atau label, pekerjaan menjadi lebih merepotkan.

6. Mengolah buku tanpa mencatat sumber perolehan

Informasi tersebut akan berguna ketika perpustakaan melakukan inventarisasi atau pemeriksaan koleksi.

7. Terlalu fokus pada alat

Perpustakaan tidak harus memiliki peralatan mahal untuk dapat melakukan pengolahan yang baik.

Yang paling penting adalah prosedur, pedoman, ketelitian, dan konsistensi.

Kesimpulan

Sebelum melakukan pengolahan koleksi perpustakaan sekolah, pustakawan atau guru yang diberi tugas mengelola perpustakaan sebaiknya menyiapkan lebih dahulu peralatan kerja, bahan habis pakai, pedoman pengolahan, serta dokumen pencatatan.

Peralatan dasar yang paling penting antara lain meja kerja, komputer atau laptop, printer, ATK, stempel perpustakaan, label buku, lem, gunting atau cutter, serta buku induk atau sistem pencatatan koleksi.

Selain peralatan fisik, perpustakaan juga perlu memiliki pedoman klasifikasi, katalogisasi, dan tajuk subjek agar pengolahan koleksi dilakukan secara konsisten.

Barcode scanner, aplikasi otomasi, printer label, dan perangkat teknologi lainnya dapat ditambahkan secara bertahap sesuai kebutuhan.

Bagi perpustakaan SD yang baru mulai tertib administrasi, tidak perlu merasa harus memiliki semua peralatan sekaligus. Mulailah dari peralatan yang benar-benar dibutuhkan, kemudian bangun sistem kerja secara bertahap.

Hal yang paling penting bukan seberapa lengkap peralatan yang dimiliki, tetapi apakah setiap koleksi yang masuk dapat dicatat, diolah, ditemukan kembali, ditempatkan dengan benar, dan dilayankan kepada siswa dengan tertib.

Dengan sistem yang sederhana tetapi konsisten, perpustakaan sekolah pun dapat memiliki pengelolaan koleksi yang lebih profesional.

Referensi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2018). Pedoman pengolahan bahan perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

PUJI H. 13.20 Admin Bandung Indonesia

Peralatan yang Perlu Disiapkan Sebelum Mengolah Koleksi Perpustakaan Sekolah

Padahal, pengolahan koleksi dapat dilakukan secara lebih teratur apabila sejak awal kita menyiapkan peralatan, bahan, pedoman, dan dokumen kerja yang diperlukan.

Apa yang Dimaksud dengan Pengolahan Koleksi Perpustakaan?

Pengolahan koleksi adalah rangkaian kegiatan untuk membuat bahan perpustakaan dapat dikenali, ditemukan, ditempatkan, dan digunakan dengan mudah.

Secara sederhana, pengolahan buku dapat mencakup beberapa kegiatan berikut:

Pemeriksaan kondisi buku.
Inventarisasi.
Pemberian stempel perpustakaan.
Katalogisasi atau pembuatan deskripsi bibliografis.
Penentuan tajuk subjek.
Klasifikasi.
Penentuan nomor panggil.
Pembuatan dan pemasangan label buku.
Pemasangan barcode apabila menggunakan sistem otomasi.
Pemasangan perlengkapan peminjaman jika masih menggunakan sistem manual.
Input data ke buku induk atau aplikasi perpustakaan.
Penyusunan buku di rak.

1. Meja Kerja yang Cukup Luas

Peralatan pertama yang sering dianggap sepele adalah meja kerja.

Pengolahan buku membutuhkan ruang untuk membuka buku, membaca halaman judul, memeriksa daftar isi, melihat halaman verso, menulis atau mengetik data, serta menempelkan perlengkapan buku.

Meja sebaiknya cukup luas sehingga beberapa buku dapat diletakkan sekaligus tanpa membuat area kerja berantakan.

Untuk perpustakaan sekolah yang belum memiliki ruang pengolahan khusus, satu meja kerja di area belakang atau sudut ruang perpustakaan sudah dapat dimanfaatkan.

Yang penting, meja tersebut tidak digunakan bersamaan untuk menyimpan tumpukan buku yang belum diproses, buku yang sudah selesai diproses, dan barang-barang lain.

Sebaiknya dibuat tiga kelompok:

Buku belum diolah → Buku sedang diolah → Buku sudah selesai diolah

Dengan cara sederhana ini, pustakawan atau guru tidak mudah tertukar antara buku yang sudah dan belum diproses.

Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah juga mengenal perlengkapan untuk ruang pengolahan, antara lain meja kerja pustakawan, rak buku yang sedang diproses, dan perlengkapan kerja lainnya.

2. Rak atau Tempat Khusus untuk Buku yang Sedang Diolah

Buku yang baru datang sebaiknya jangan langsung dicampur dengan koleksi yang sudah berada di rak.

Sediakan satu rak atau tempat khusus untuk buku dalam proses pengolahan.

Tidak harus rak baru. Di perpustakaan sekolah dengan koleksi sedikit, satu meja panjang, rak kecil, atau kotak penyimpanan yang diberi tanda khusus sudah cukup.

Berikan tulisan seperti:

KOLEKSI DALAM PROSES PENGOLAHAN

Rak ini berguna untuk mencegah buku baru tercampur dengan koleksi lama.

Buku juga dapat dikelompokkan menjadi:

Belum diperiksa
Sudah diinventarisasi
Sedang dikatalogisasi
Sudah selesai diolah
Menunggu penempatan di rak

Untuk perpustakaan SD yang koleksinya tidak terlalu banyak, pengelompokan tersebut dapat dibuat lebih sederhana.

3. Komputer atau Laptop

Komputer atau laptop merupakan peralatan yang sangat membantu dalam pengolahan koleksi.

Komputer dapat digunakan untuk:

membuat daftar inventaris;
membuat katalog;
mencari data bibliografis;
menentukan dan mencatat nomor klasifikasi;
membuat label buku;
membuat barcode;
menginput data ke aplikasi perpustakaan;
menyimpan database koleksi;
mencetak laporan.

Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah juga mencantumkan komputer sebagai salah satu peralatan kerja tenaga perpustakaan.

Namun, perpustakaan sekolah tidak harus langsung menggunakan aplikasi perpustakaan yang rumit.

Jika belum memiliki sistem otomasi, pengolahan dapat dimulai menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau aplikasi sejenis.

Yang lebih penting adalah data koleksi tersimpan secara teratur dan dapat ditemukan kembali.

Minimal, data inventaris dapat memiliki kolom:

Nomor inventaris
Nomor induk
ISBN
Judul
Pengarang
Penerbit
Tahun terbit
Jumlah eksemplar
Sumber perolehan
Harga
Nomor klasifikasi
Nomor panggil
Keterangan

4. Printer

Printer diperlukan untuk mencetak berbagai perlengkapan pengolahan koleksi.

Misalnya:

label nomor panggil;
barcode;
daftar koleksi;
kartu katalog jika masih digunakan;
dokumen inventaris;
laporan pengolahan;
tanda atau kartu tertentu untuk sistem manual.

Untuk perpustakaan sekolah dengan koleksi sedikit, printer biasa sudah cukup.

Tidak perlu membeli printer khusus perpustakaan pada tahap awal.

Jika jumlah buku yang diolah banyak, pencetakan label secara massal akan jauh lebih menghemat waktu dibandingkan menulis label satu per satu.

5. Alat Tulis Kantor

ATK merupakan perlengkapan dasar yang wajib tersedia.

Beberapa yang sebaiknya disiapkan adalah:

bolpoin;
pensil;
penghapus;
penggaris;
spidol;
stabilo;
gunting;
cutter;
lem;
selotip;
sticky notes;
kertas;
map;
folder;
klip;
stapler;
isi staples.

Meskipun sebagian besar proses sudah menggunakan komputer, alat tulis tetap dibutuhkan.

Contohnya ketika pustakawan menemukan buku yang perlu diperiksa kembali. Sticky notes dapat digunakan untuk memberi tanda sementara tanpa langsung menulis pada buku.

6. Stempel Perpustakaan

Dalam pengolahan koleksi perpustakaan sekolah, stempel dapat digunakan sebagai tanda kepemilikan, identitas, dan pengendalian inventaris koleksi. Pada praktiknya, perpustakaan sekolah dapat menggunakan beberapa jenis stempel sesuai kebutuhan.

Jika perpustakaan menggunakan tiga jenis stempel, yaitu stempel inventaris, stempel identitas perpustakaan, dan stempel samping buku, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

1. Stempel inventaris

Stempel inventaris digunakan untuk menandai buku sebagai koleksi yang telah dicatat atau menjadi bagian dari inventaris perpustakaan.

Stempel ini biasanya memuat informasi yang berkaitan dengan inventaris, misalnya:

nomor inventaris;

tanggal inventaris;

asal perolehan;

harga atau sumber dana;

keterangan lain yang diperlukan.

Posisi stempel inventaris sebaiknya ditetapkan secara konsisten pada setiap buku sehingga pustakawan dapat dengan mudah menemukan informasi inventaris ketika melakukan pemeriksaan koleksi.

2. Stempel identitas perpustakaan

Stempel identitas digunakan untuk menunjukkan bahwa buku merupakan milik perpustakaan tertentu.

Contohnya:

PERPUSTAKAAN
SD NEGERI SIGIT 2

Stempel identitas dapat dibubuhkan pada halaman yang telah ditentukan, misalnya halaman judul atau halaman tertentu di bagian awal buku.

Penempatan yang konsisten akan memudahkan pustakawan mengenali koleksi dan memastikan buku yang dimiliki perpustakaan memiliki tanda kepemilikan yang jelas.

3. Stempel samping buku

Stempel samping digunakan pada bagian samping atau tepi halaman buku sebagai tanda tambahan kepemilikan perpustakaan.

Stempel ini bermanfaat terutama sebagai identitas fisik tambahan. Ketika buku dalam keadaan tertutup dan tersusun di rak, tanda tersebut masih dapat membantu menunjukkan bahwa buku merupakan koleksi perpustakaan.

Penggunaan ketiga stempel tersebut sebaiknya diatur dalam SOP pengolahan koleksi, terutama mengenai lokasi pembubuhan dan urutan penggunaannya. Dengan demikian, setiap buku akan mendapatkan perlakuan yang seragam meskipun pengolahan dilakukan oleh orang yang berbeda.

Urutan yang saya sarankan

Untuk artikel panduan pemula, kita juga bisa membuat urutan kerja stempel agar lebih praktis:

Buku diterima → diperiksa → dicatat dalam inventaris → stempel inventaris → stempel identitas perpustakaan → stempel samping → katalogisasi → klasifikasi → label → barcode (jika ada) → penyampulan → rak

Namun, posisi dan urutan sebenarnya perlu disesuaikan dengan SOP yang berlaku di perpustakaan Anda. Jangan sampai artikel mengesankan bahwa hanya ada satu posisi stempel yang diwajibkan secara nasional.

7. Bantalan Tinta dan Tinta Stempel

Jika menggunakan stempel manual, tentu perlu disiapkan:

bantalan tinta;
tinta stempel;
tempat penyimpanan stempel.

Sediakan warna tinta yang mudah terbaca dan tidak terlalu mudah luntur.

Peralatan sederhana seperti ini sering terlupakan ketika perpustakaan baru mulai melakukan pengolahan koleksi.

8. Penggaris dan Alat Ukur

Penggaris diperlukan terutama ketika membuat label nomor panggil secara manual.

Penggaris juga berguna untuk menentukan posisi label agar pemasangannya seragam.

Untuk perpustakaan sekolah, label sebaiknya ditempatkan pada posisi yang sama pada setiap buku.

Misalnya pada bagian punggung buku dengan jarak tertentu dari bagian bawah.

Tujuannya bukan sekadar membuat buku terlihat rapi, tetapi membantu siswa dan pustakawan mengenali buku berdasarkan nomor panggilnya.

9. Kertas atau Label Buku

Label buku digunakan untuk menampilkan nomor panggil atau informasi lain yang diperlukan.

Nomor panggil biasanya menjadi petunjuk utama dalam penempatan buku di rak.

Contoh sederhana:

372.6

PUJ
m

Label tersebut harus dibuat berdasarkan sistem yang digunakan perpustakaan.

Untuk perpustakaan yang baru mulai berkembang, jangan terlalu banyak membuat variasi label.

Buat satu format standar dan gunakan secara konsisten.

Label dapat dicetak menggunakan kertas label atau dibuat dari kertas biasa kemudian ditempel menggunakan perekat.

10. Barcode dan Barcode Scanner

Barcode diperlukan apabila perpustakaan sudah menggunakan sistem otomasi.

Barcode biasanya berisi identitas unik koleksi atau eksemplar sehingga proses peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Namun, barcode bukan perlengkapan wajib untuk memulai pengolahan koleksi.

Jika perpustakaan masih menggunakan sistem manual, proses pengolahan dapat dilakukan tanpa barcode.

Perpustakaan sebaiknya menyesuaikan teknologi dengan kebutuhan dan kemampuan sekolah.

Apabila sudah menggunakan aplikasi otomasi, barcode scanner dapat menjadi perlengkapan tambahan yang sangat membantu pelayanan sirkulasi.

11. Pedoman Klasifikasi

Ini adalah salah satu perlengkapan terpenting yang sering dilupakan oleh pustakawan atau guru yang baru mulai mengolah buku.

Jangan menentukan nomor klasifikasi hanya berdasarkan perkiraan.

Perpustakaan perlu memiliki pedoman klasifikasi yang digunakan secara konsisten.

Untuk perpustakaan sekolah, salah satu acuan yang digunakan adalah Dewey Decimal Classification (DDC).

Klasifikasi membantu mengelompokkan buku berdasarkan subjeknya.

Contohnya, buku tentang:

pendidikan;
matematika;
bahasa;
ilmu pengetahuan;
sejarah;
agama;
sastra;
komputer;

akan ditempatkan berdasarkan kelas subjeknya.

Standar pengolahan perpustakaan menekankan penggunaan standar atau pedoman baku dalam kegiatan pengorganisasian bahan perpustakaan, termasuk katalogisasi, klasifikasi, dan tajuk subjek.

Untuk perpustakaan sekolah yang baru berkembang, sebaiknya pustakawan memiliki akses terhadap DDC yang digunakan sebagai acuan, bukan menghafalkan nomor klasifikasi.

12. Pedoman Katalogisasi

Selain klasifikasi, perpustakaan membutuhkan pedoman katalogisasi.

Katalogisasi digunakan untuk mendeskripsikan koleksi sehingga buku dapat dikenali dan ditelusuri.

Data yang diperiksa antara lain:

judul;
pengarang;
edisi;
tempat terbit;
penerbit;
tahun terbit;
ISBN;
jumlah halaman;
ukuran buku;
seri;
subjek.

Pustakawan baru sebaiknya tidak langsung mengandalkan pencarian Google ketika membuat data katalog.

Informasi utama sebaiknya diperiksa dari buku, terutama halaman judul dan halaman balik halaman judul.

13. Pedoman Tajuk Subjek

Tajuk subjek membantu menentukan istilah yang digunakan untuk mewakili isi buku.

Ini penting karena dua buku yang membahas topik yang sama sebaiknya dapat ditemukan dengan istilah yang konsisten.

Bagi pemula, kegiatan ini memang cukup menantang.

Karena itu, perpustakaan sebaiknya memiliki pedoman atau sumber rujukan yang dapat digunakan ketika menentukan tajuk subjek.

Jangan terlalu banyak membuat istilah sendiri.

Prinsipnya adalah konsisten.

14. Buku Induk atau Format Inventaris

Sebelum buku ditempatkan di rak, identitas koleksi harus dicatat.

Perpustakaan dapat menggunakan:

buku induk manual;
spreadsheet;
aplikasi perpustakaan.

Data minimal sebaiknya mencatat identitas buku dan informasi perolehannya.

Inventarisasi penting karena perpustakaan perlu mengetahui koleksi apa saja yang dimiliki.

15. Map atau Folder Dokumen Pengolahan

Jangan hanya menyimpan data koleksi di komputer.

Perpustakaan juga sebaiknya memiliki folder khusus untuk dokumen pengolahan.

Misalnya:

01. Pengadaan Koleksi

02. Inventarisasi
03. Katalogisasi
04. Klasifikasi
05. Data Koleksi
06. Laporan Pengolahan

Jika menggunakan komputer, struktur folder yang sama dapat dibuat secara digital.

Dengan demikian, ketika pustakawan berganti atau guru baru mendapat tugas mengelola perpustakaan, pekerjaan dapat dilanjutkan tanpa harus memulai dari awal.

16. Lem dan Perekat

Lem diperlukan untuk menempelkan:

label nomor panggil;
label barcode;
perlengkapan buku;
kertas pelindung tertentu.

Gunakan perekat yang tidak mudah merusak bahan perpustakaan.

Hindari menggunakan bahan yang dapat merusak sampul atau meninggalkan bekas berlebihan.

Untuk label yang sering digunakan, perpustakaan dapat menggunakan label perekat yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.

17. Plastik Sampul atau Bahan Pelindung Buku

Setelah buku selesai diolah, buku dapat diberi pelindung sesuai kebutuhan.

Untuk koleksi anak SD, pelindung buku cukup penting karena buku relatif sering digunakan.

Namun, kegiatan penyampulan sebaiknya dilakukan setelah seluruh proses pengolahan selesai.

Urutannya lebih aman:

Pemeriksaan → Inventarisasi → Katalogisasi → Klasifikasi → Label → Barcode → Penyampulan → Rak

Dengan urutan tersebut, pustakawan tidak perlu membuka kembali buku yang sudah disampul hanya karena ada data pengolahan yang belum selesai.

18. Cutter, Gunting, dan Perlengkapan Finishing

Peralatan finishing diperlukan untuk merapikan hasil pengolahan.

Contohnya:

memotong label;
memotong plastik sampul;
merapikan kertas;
membuka kemasan buku;
memotong bahan perekat.

Cutter sebaiknya disimpan dengan aman dan tidak diletakkan di area yang mudah dijangkau siswa.

19. Akses Internet

Internet bukan alat pengolahan secara langsung, tetapi sangat membantu.

Internet dapat digunakan untuk:

mencari informasi penerbit;
memeriksa ISBN;
mencari data bibliografis;
menggunakan katalog perpustakaan lain sebagai pembanding;
mengakses pedoman perpustakaan;
mengakses aplikasi perpustakaan;
melakukan pencadangan data berbasis cloud.

Namun, internet sebaiknya digunakan sebagai alat bantu, bukan menggantikan proses pemeriksaan buku secara langsung.

20. Checklist Pengolahan Koleksi

Bagi pustakawan baru, checklist justru merupakan salah satu perlengkapan yang paling berguna.

Buat satu lembar sederhana seperti berikut:

No.	Kegiatan	Selesai
1	Buku diperiksa	☐
2	Sumber perolehan dicatat	☐
3	Nomor inventaris diberikan	☐
4	Stempel kepemilikan	☐
5	Data bibliografis dibuat	☐
6	Subjek ditentukan	☐
7	Nomor klasifikasi ditentukan	☐
8	Nomor panggil dibuat	☐
9	Data dimasukkan ke sistem	☐
10	Label ditempel	☐
11	Barcode ditempel jika digunakan	☐
12	Sampul dipasang	☐
13	Buku siap ditempatkan di rak	☐

Checklist seperti ini sangat membantu terutama jika dalam satu waktu perpustakaan menerima puluhan atau ratusan buku.

Peralatan Mana yang Wajib dan Mana yang Bisa Menyusul?

Tidak semua perpustakaan sekolah harus membeli seluruh peralatan sekaligus.

Untuk perpustakaan SD yang baru mulai melakukan pengolahan, peralatan dapat dibagi menjadi tiga tingkat.

Peralatan dasar

Minimal siapkan:

meja kerja;
komputer/laptop;
printer;
ATK;
stempel;
bantalan tinta;
penggaris;
gunting/cutter;
lem;
label;
buku induk atau spreadsheet;
pedoman klasifikasi;
pedoman katalogisasi;
folder dokumen.

Dengan peralatan tersebut, perpustakaan sudah dapat mulai melakukan pengolahan koleksi.

Peralatan pengembangan

Setelah pengelolaan mulai berjalan, dapat ditambahkan:

barcode;
barcode scanner;
aplikasi otomasi;
printer label;
rak khusus koleksi dalam proses;
scanner;
alat pelindung koleksi.

Peralatan lanjutan

Prinsipnya, jangan membeli alat hanya karena terlihat modern.

Yang lebih penting adalah apakah alat tersebut benar-benar digunakan dan mendukung pekerjaan perpustakaan.

Urutan Kerja yang Disarankan untuk Pustakawan Baru

Setelah seluruh peralatan tersedia, jangan langsung mengolah semua buku secara bersamaan.

Mulailah dengan satu atau beberapa buku sebagai contoh.

Urutannya dapat dibuat seperti ini:

1. Terima buku

Pastikan buku memang menjadi bagian dari koleksi perpustakaan.

2. Periksa buku

Periksa kondisi fisik, halaman, sampul, dan informasi bibliografis.

3. Catat sumber perolehan

Apakah buku berasal dari pembelian, bantuan, hibah, sumbangan, atau sumber lainnya.

4. Berikan nomor inventaris

Setiap eksemplar diberi identitas sesuai sistem inventaris perpustakaan.

5. Berikan stempel

Stempel kepemilikan ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan.

6. Buat data katalog

Catat informasi bibliografis buku.

7. Tentukan subjek

Identifikasi pokok bahasan buku.

8. Tentukan nomor klasifikasi

Gunakan pedoman klasifikasi yang telah ditetapkan.

9. Buat nomor panggil

Nomor panggil digunakan sebagai identitas penempatan buku di rak.

10. Masukkan data ke sistem

Data dapat dimasukkan ke buku induk, spreadsheet, atau aplikasi otomasi.

11. Cetak dan pasang label

Label ditempatkan secara konsisten pada punggung buku.

12. Pasang barcode jika digunakan

Barcode ditempatkan pada lokasi yang telah ditentukan.

13. Sampul buku

Setelah pengolahan selesai, buku dapat dilindungi dengan sampul.

14. Susun di rak

Buku ditempatkan berdasarkan sistem klasifikasi yang digunakan.

Dengan alur tersebut, pekerjaan menjadi lebih teratur dan kemungkinan terjadi kesalahan dapat dikurangi.

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Pustakawan Pemula

Ada beberapa kesalahan yang cukup sering terjadi ketika perpustakaan sekolah mulai mengolah koleksi.

1. Buku langsung dimasukkan ke rak

Buku yang belum dicatat akan sulit dikendalikan keberadaannya.

2. Nomor klasifikasi dibuat berdasarkan perkiraan

Klasifikasi sebaiknya menggunakan pedoman yang jelas dan konsisten.

3. Setiap buku menggunakan format label berbeda

Hal ini akan membuat tampilan koleksi tidak seragam.

4. Data hanya disimpan di satu komputer

Data penting sebaiknya memiliki salinan cadangan.

5. Buku sudah diberi sampul sebelum pengolahan selesai

Jika ternyata terdapat kesalahan data atau label, pekerjaan menjadi lebih merepotkan.

6. Mengolah buku tanpa mencatat sumber perolehan

Informasi tersebut akan berguna ketika perpustakaan melakukan inventarisasi atau pemeriksaan koleksi.

7. Terlalu fokus pada alat

Perpustakaan tidak harus memiliki peralatan mahal untuk dapat melakukan pengolahan yang baik.

Yang paling penting adalah prosedur, pedoman, ketelitian, dan konsistensi.

Kesimpulan

Selain peralatan fisik, perpustakaan juga perlu memiliki pedoman klasifikasi, katalogisasi, dan tajuk subjek agar pengolahan koleksi dilakukan secara konsisten.

Barcode scanner, aplikasi otomasi, printer label, dan perangkat teknologi lainnya dapat ditambahkan secara bertahap sesuai kebutuhan.

Dengan sistem yang sederhana tetapi konsisten, perpustakaan sekolah pun dapat memiliki pengelolaan koleksi yang lebih profesional.

Referensi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2018). Pedoman pengolahan bahan perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.