Langkah-Langkah Inventarisasi Buku Baru di Perpustakaan SD Menggunakan SLiMS Senayan (Panduan Lengkap untuk Pemula)

PUJI H.

Minggu, 12 Juli 2026

Setiap awal semester atau setelah menerima bantuan buku dari pemerintah maupun hasil pembelian sekolah, pustakawan perlu segera melakukan inventarisasi agar koleksi dapat dimanfaatkan oleh peserta didik. Inventarisasi bukan sekadar mencatat jumlah buku, tetapi merupakan proses pendataan resmi sehingga setiap eksemplar memiliki identitas yang jelas, mudah ditemukan, dan tercatat dalam sistem perpustakaan.

Bagi perpustakaan sekolah dasar yang telah menggunakan SLiMS Senayan, proses inventarisasi menjadi lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan. Namun, agar data yang masuk benar dan mudah dikelola, terdapat beberapa tahapan yang sebaiknya dilakukan secara berurutan.

Apa Saja Tahapan Inventarisasi Buku Baru di Perpustakaan SD?

Secara umum, proses inventarisasi buku baru di perpustakaan SD menggunakan SLiMS Senayan terdiri atas beberapa tahapan yang saling berkaitan. Seluruh tahapan tersebut perlu dilakukan secara berurutan agar data koleksi akurat, buku mudah ditemukan, dan siap dilayankan kepada peserta didik.

Tahapan inventarisasi meliputi:

• Pemeriksaan kondisi fisik buku baru.
• Pemberian nomor inventaris pada setiap eksemplar.
• Pemberian stempel kepemilikan perpustakaan.
• Pemasangan label nomor klasifikasi dan barcode buku.
• Input data bibliografi dan data eksemplar ke aplikasi SLiMS Senayan.
• Penempatan buku di rak sesuai nomor klasifikasi.

Pada artikel ini, setiap tahapan akan dibahas secara rinci disertai penjelasan praktis sehingga mudah diterapkan oleh pustakawan SD, baik yang baru mulai menggunakan SLiMS maupun yang ingin menyempurnakan proses pengelolaan koleksinya.

Mengapa Inventarisasi Buku Harus Dilakukan?

Inventarisasi memiliki beberapa tujuan penting, di antaranya:

• Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.
• Memberikan identitas pada setiap buku.
• Memudahkan pencarian koleksi.
• Menjadi dasar pelayanan sirkulasi.
• Memudahkan penyusunan laporan perpustakaan.
• Mengurangi risiko kehilangan koleksi.

Tanpa inventarisasi yang baik, buku akan sulit dilacak, bahkan berpotensi tercatat ganda atau tidak pernah masuk dalam laporan koleksi.

Persiapan Sebelum Menginput Buku ke SLiMS

Sebelum membuka aplikasi SLiMS, siapkan terlebih dahulu seluruh buku yang akan diolah.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:

• Buku yang akan diinventarisasi.
• Daftar pembelian atau berita acara serah terima buku.
• Komputer yang telah terpasang SLiMS.
• Printer label dan barcode (jika tersedia).
• Stempel inventaris perpustakaan.
• Nomor induk inventaris yang akan digunakan.

Persiapan yang baik akan mempercepat proses pengolahan koleksi.

Langkah 1. Pemeriksaan Buku Baru

Tahap pertama dalam inventarisasi adalah melakukan pemeriksaan terhadap seluruh buku yang baru diterima. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa buku sesuai dengan daftar pengadaan dan layak menjadi koleksi perpustakaan.

Hal-hal yang perlu diperiksa meliputi:

• Kesesuaian judul dengan daftar pembelian.
• Jumlah eksemplar.
• Kondisi sampul dan jilidan.
• Kelengkapan halaman.
• Tahun terbit dan ISBN.
• Tidak terdapat cacat cetak atau halaman yang hilang.

Apabila ditemukan buku yang rusak atau tidak sesuai pesanan, segera laporkan kepada pihak penyedia sebelum proses inventarisasi dilanjutkan.

Langkah 2. Memberikan Stempel Kepemilikan

Setelah buku dinyatakan lengkap dan dalam kondisi baik, berikan stempel kepemilikan perpustakaan sebagai tanda bahwa buku merupakan aset sekolah.

Stempel umumnya ditempatkan pada:

• Halaman judul.
• Halaman rahasia.
• Salah satu halaman tengah.
• Halaman terakhir.

Pemberian stempel membantu mencegah penyalahgunaan koleksi dan memudahkan identifikasi apabila buku hilang.

Langkah 3. Memberikan Nomor Inventaris

Setiap eksemplar buku harus memiliki nomor inventaris yang berbeda meskipun judul bukunya sama.

Contoh:

• INV-2026-0001
• INV-2026-0002
• INV-2026-0003

Nomor inventaris menjadi identitas resmi setiap buku dan nantinya dicatat pada data eksemplar (Item) di SLiMS.

Langkah 4. Menginput Data Bibliografi ke SLiMS

Selanjutnya buka menu Bibliography pada SLiMS Senayan.

Masukkan informasi penting seperti:

• Judul buku.
• Pengarang.
• Penerbit.
• Kota terbit.
• Tahun terbit.
• ISBN.
• Jumlah halaman.
• Edisi.
• Bahasa.
• Subjek.
• Nomor klasifikasi (DDC).
• Abstrak (jika diperlukan).

Perlu diingat bahwa data bibliografi cukup dibuat satu kali untuk setiap judul buku, meskipun jumlah eksemplarnya lebih dari satu.

Langkah 5. Menambahkan Data Eksemplar (Item)

Setelah bibliografi selesai, tambahkan data setiap eksemplar melalui menu Items.

Isi data seperti:

• Nomor barcode.
• Nomor inventaris.
• Lokasi rak.
• Status koleksi.
• Sumber pengadaan.
• Harga buku.
• Tanggal masuk.
• Jenis koleksi.

Jika terdapat lima eksemplar dengan judul yang sama, maka data bibliografi tetap satu, sedangkan data item dibuat sebanyak lima buah.

Langkah 6. Membuat dan Memasang Label serta Barcode

Setelah data item selesai dibuat, cetak barcode dan label nomor klasifikasi menggunakan fitur yang tersedia pada SLiMS.

Barcode berfungsi untuk mempercepat proses peminjaman, pengembalian, serta stock opname koleksi.

Sementara itu, label punggung buku berisi nomor klasifikasi sehingga memudahkan penyusunan koleksi di rak.

Contoh label:

398
NUR
c

Tempelkan label pada punggung buku dan barcode pada bagian dalam sampul atau lokasi yang mudah dipindai tetapi tidak mengganggu pembaca.

Langkah 7. Melapisi Buku

Agar buku lebih awet, lapisi sampul menggunakan plastik bening.

Pelapisan sangat dianjurkan terutama untuk:

• Buku cerita anak.
• Buku referensi.
• Buku yang sering dipinjam.

Dengan demikian, koleksi lebih tahan terhadap kerusakan akibat penggunaan sehari-hari.

Langkah 8. Menempatkan Buku di Rak

Tahap terakhir adalah menyusun buku pada rak sesuai nomor klasifikasi yang telah ditentukan.

Jangan menyusun buku berdasarkan ukuran atau warna sampul, melainkan berdasarkan sistem klasifikasi agar pengguna lebih mudah menemukan koleksi.

Pastikan pula label rak telah sesuai dengan nomor klasifikasi yang digunakan sehingga proses penelusuran buku menjadi lebih mudah.

Langkah 9. Melakukan Pemeriksaan Akhir

Sebelum buku mulai dilayankan kepada peserta didik, lakukan pemeriksaan akhir.

Pastikan bahwa:

• Data bibliografi sudah benar.
• Data item telah lengkap.
• Nomor inventaris sesuai.
• Barcode dapat dipindai.
• Label telah terpasang dengan benar.
• Buku berada pada rak yang sesuai.

Tahap ini penting untuk menghindari kesalahan saat pelayanan sirkulasi berlangsung.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Inventarisasi Buku

Beberapa kesalahan yang masih sering ditemukan di perpustakaan sekolah antara lain:

• Membuat data bibliografi lebih dari satu untuk judul yang sama.
• Nomor inventaris ganda.
• Barcode tidak sesuai dengan data di SLiMS.
• Label klasifikasi salah.
• Buku belum diberi stempel kepemilikan.
• Data item belum dibuat sehingga buku tidak dapat dipinjam.
• Penempatan buku di rak tidak sesuai nomor klasifikasi.

Dengan melakukan pemeriksaan akhir secara teliti, sebagian besar kesalahan tersebut dapat dihindari.

Penutup

Inventarisasi buku baru merupakan salah satu tahapan paling penting dalam pengelolaan perpustakaan sekolah. Dengan memanfaatkan SLiMS Senayan, seluruh proses mulai dari pemeriksaan buku baru, pemberian nomor inventaris, stempel kepemilikan, pemasangan label dan barcode, input data bibliografi serta data eksemplar, hingga penempatan buku di rak dapat dilakukan secara sistematis dan terdokumentasi dengan baik.

Apabila seluruh tahapan tersebut diterapkan secara konsisten, koleksi perpustakaan akan lebih mudah dikelola, pelayanan sirkulasi menjadi lebih cepat, dan laporan perpustakaan dapat disusun secara akurat. Bagi perpustakaan SD yang sedang beralih dari sistem manual ke sistem digital, alur inventarisasi yang benar merupakan fondasi penting dalam membangun perpustakaan yang modern, tertib, dan profesional.

Daftar Pustaka 

• Cipta Kreasi Inovatif. (2024). SLiMS 9 Bulian documentation. https://docs.slims.web.id
• Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. (2023). Standar nasional perpustakaan sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
• Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2017). Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SNP 007:2017). Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
• Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Pedoman pengolahan bahan perpustakaan. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
• Saleh, A. R., & Sujana, J. G. (2009). Pengantar kepustakaan. Sagung Seto.
• Sulistyo-Basuki. (1993). Pengantar ilmu perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama.

Labels: otomasi

Thanks for reading Langkah-Langkah Inventarisasi Buku Baru di Perpustakaan SD Menggunakan SLiMS Senayan (Panduan Lengkap untuk Pemula). Please share...!