Administrasi dan Manajemen Koleksi: Tugas Pustakawan SD di Awal Tahun Ajaran

 

Setelah melakukan persiapan teknis perpustakaan, tugas selanjutnya bagi pustakawan sekolah dasar adalah menyusun dan memperbarui administrasi perpustakaan serta memastikan sistem manajemen koleksi berjalan baik. Bagian ini sangat penting karena menyangkut akurasi data anggota, pengelolaan koleksi, pencatatan aktivitas, hingga rencana pengembangan koleksi dan layanan.

Artikel ini membahas secara rinci hal-hal administrasi dan manajerial yang harus dilakukan pustakawan SD di awal tahun ajaran.

1. Pembaruan Data Anggota Perpustakaan

a. Menghapus Data Siswa yang Sudah Lulus

Setiap tahun ajaran baru, data siswa yang telah menyelesaikan pendidikan di SD perlu dihapus dari sistem atau diarsipkan. Langkah ini penting untuk:

• Meringankan beban sistem katalog anggota.

• Menghindari kebingungan saat input data peminjaman.

• Mengamankan data pribadi yang tidak lagi relevan.

Jika menggunakan sistem digital, pastikan untuk backup database terlebih dahulu sebelum melakukan penghapusan permanen.

b. Menambahkan Data Siswa Baru

Bekerja sama dengan wali kelas atau operator sekolah untuk mendapatkan daftar siswa baru, biasanya berisi:

• Nama lengkap

• Nomor induk siswa nasional (NISN) atau nomor induk sekolah

• Kelas dan rombel

• Jenis kelamin dan tahun masuk

Input data siswa baru ini ke dalam buku induk anggota, sistem digital (jika ada), dan database kartu anggota.

c. Menyesuaikan Data Kelas

Siswa yang naik kelas perlu diperbarui kelasnya dalam sistem. Jika tidak diperbaharui:

• Data peminjaman akan kacau (salah kelas)

• Distribusi informasi atau kartu anggota bisa keliru

Buat daftar kelas terbaru dan mapping ulang anggota berdasarkan kelasnya.

2. Pembuatan dan Distribusi Kartu Anggota Perpustakaan

a. Format Kartu Anggota

Pustakawan dapat memilih model kartu:

• Manual (kartu karton/lipat) yang diisi tangan

• Digital (dicetak dari sistem, bisa disertai barcode atau foto)

Pastikan kartu memuat informasi penting:

• Nama lengkap

• Nomor induk anggota

• Kelas

• Tanggal pembuatan

• Ruang untuk mencatat peminjaman (jika model manual)

b. Pencetakan dan Penyusunan

Cetak atau buat kartu sesuai jumlah siswa yang aktif. Urutkan berdasarkan:

• Kelas

• Abjad

Simak tips:

• Gunakan warna berbeda untuk tiap jenjang (kelas 1–6) agar mudah dibedakan.

• Simpan file master dalam bentuk digital untuk antisipasi cetak ulang.

c. Distribusi Kartu Anggota

Kartu dapat dibagikan melalui:

• Wali kelas

• Langsung saat siswa mengunjungi perpustakaan pertama kali

• Diserahkan saat pelatihan atau orientasi siswa baru

Jelaskan fungsi dan tata cara penggunaan kartu kepada siswa agar mereka menjaga dan menggunakannya dengan baik.

3. Penyusunan Buku Induk Perpustakaan

Buku induk adalah catatan resmi yang wajib diperbarui di awal tahun. Ada tiga jenis buku induk utama:

a. Buku Induk Koleksi

Berisi seluruh koleksi buku dan bahan pustaka, mencakup:

• Judul

• Pengarang

• Penerbit

• Tahun terbit

• Nomor klasifikasi

• Nomor induk buku

• Harga (jika ada)

Tips:

• Gunakan format baku dan sistematis.

• Tandai koleksi baru dengan stabilo atau kode khusus.

b. Buku Induk Anggota

Berisi informasi seluruh anggota aktif perpustakaan. Idealnya dimutakhirkan setiap awal tahun ajaran. Pastikan:

• Data siswa akurat

• Tidak ada data ganda

• Siswa yang lulus telah dihapus atau diarsipkan

c. Buku Induk Kunjungan dan Sirkulasi

Buku kunjungan mencatat siapa saja yang masuk ke perpustakaan setiap hari:

• Nama

• Kelas

• Tanggal

• Tujuan kunjungan (baca, pinjam, tugas)

Buku sirkulasi mencatat:

• Judul buku

• Nama peminjam

• Tanggal pinjam

• Tanggal kembali

• Tanda tangan

Jika menggunakan sistem digital, fungsi buku-buku ini dapat digantikan oleh laporan harian dari aplikasi.

4. Penyusunan Rencana Anggaran dan Rencana Koleksi

a. Rencana Anggaran Kegiatan (RAK) Perpustakaan

Di awal tahun, pustakawan wajib menyusun RAK perpustakaan sebagai dasar pengajuan dana dan pengembangan program. RAK biasanya meliputi:

• Kegiatan peningkatan literasi siswa

• Pengadaan buku baru

• Pengadaan rak atau perabot tambahan

• Penggantian alat elektronik (komputer, printer)

Sertakan rincian biaya dan manfaat tiap kegiatan.

b. Rencana Pengembangan Koleksi

Buat daftar usulan koleksi baru berdasarkan:

• Kebutuhan kurikulum

• Masukan dari guru dan siswa

• Evaluasi koleksi tahun sebelumnya (buku yang rusak/usang)

Usulan dapat mencakup:

• Buku teks pendukung

• Buku cerita anak dan fiksi

• Ensiklopedia, kamus, dan atlas

• Buku muatan lokal dan pendidikan karakter

c. Koordinasi dengan Kepala Sekolah dan Komite

RAK dan daftar koleksi perlu dibahas bersama kepala sekolah atau komite pendidikan untuk:

• Mendapat persetujuan

• Menyesuaikan dengan anggaran BOS atau sumber dana lainnya

• Menentukan prioritas belanja dan kegiatan

Pastikan pustakawan aktif dalam musyawarah sekolah agar perpustakaan tidak tertinggal dalam perencanaan tahunan.

Penutup 

Administrasi dan manajemen koleksi adalah tulang punggung pengelolaan perpustakaan. Pustakawan yang cermat dalam menyusun data anggota, mencatat koleksi, dan menyusun perencanaan anggaran akan jauh lebih siap menghadapi dinamika tahun ajaran baru. Ketelitian di awal akan menghemat banyak waktu dan menghindarkan masalah di pertengahan tahun.