Pengelolaan Kliping Surat Kabar, Proses, Tujuan, dan Cara Melestarikan Koleksi

 

Kliping surat kabar adalah kumpulan potongan atau salinan artikel yang dipilih dan disimpan dari terbitan surat kabar atau media cetak lainnya. Pengelolaan kliping surat kabar sangat penting untuk mendokumentasikan peristiwa-peristiwa penting, memberikan referensi sejarah, serta mengakses informasi yang relevan dari berbagai sumber. Dalam dunia perpustakaan, arsip, dan penelitian, kliping surat kabar menjadi sumber informasi yang berharga dan menjadi bahan dokumentasi untuk masa depan. Artikel ini akan mengulas pengertian kliping surat kabar, tujuan pembuatannya, proses pembuatan, serta cara-cara yang dapat dilakukan untuk melestarikannya agar tetap terjaga kualitasnya.

I. Pengertian Kliping Surat Kabar

Kliping surat kabar adalah metode pengumpulan potongan-potongan artikel atau berita yang dipilih dari surat kabar, majalah, atau media cetak lainnya. Artikel-artikel tersebut biasanya dipilih berdasarkan topik tertentu yang relevan dengan kebutuhan informasi atau tujuan penelitian. Kliping surat kabar sering kali disusun secara tematik, berdasarkan peristiwa, tokoh, atau topik tertentu, dan disimpan dalam bentuk folder atau binder untuk memudahkan akses di masa depan.

Jenis kliping surat kabar dapat bervariasi, mulai dari yang bersifat umum, seperti kliping berita politik atau ekonomi, hingga kliping yang lebih spesifik, seperti topik kesehatan, budaya, atau teknologi. Selain itu, kliping dapat berisi potongan artikel atau salinan penuh dari artikel yang diterbitkan.

II. Maksud dan Tujuan Pengelolaan Kliping Surat Kabar

Pengelolaan kliping surat kabar bertujuan untuk menyimpan informasi yang relevan dan bermanfaat dari terbitan surat kabar yang dapat digunakan di masa depan. Tujuan utama pengelolaan kliping surat kabar meliputi:

1. Dokumentasi Sejarah
   Kliping surat kabar berfungsi sebagai catatan sejarah yang merekam peristiwa-peristiwa penting yang terjadi di masa lalu. Dalam konteks ini, kliping tidak hanya berfungsi sebagai alat dokumentasi, tetapi juga sebagai sumber referensi untuk memahami peristiwa-peristiwa besar yang membentuk sejarah suatu negara atau wilayah.

2. Sumber Referensi
   Kliping menjadi sumber referensi yang sangat penting bagi peneliti, mahasiswa, atau siapa saja yang membutuhkan informasi terkait topik atau isu tertentu. Dengan memiliki kliping yang terorganisir, pencarian informasi menjadi lebih efisien dan mudah.

3. Melestarikan Informasi
   Surat kabar sering kali berisi informasi yang bersifat sementara dan cepat hilang, karena terbitannya hanya berlaku dalam waktu terbatas. Oleh karena itu, pengelolaan kliping surat kabar bertujuan untuk melestarikan informasi yang tidak tersedia lagi setelah artikel aslinya diterbitkan.

4. Pendidikan dan Pengajaran
   Kliping surat kabar juga bermanfaat dalam bidang pendidikan, khususnya dalam pengajaran sejarah, jurnalistik, atau studi media. Dosen atau guru dapat memanfaatkan kliping sebagai bahan ajar untuk memberikan wawasan lebih kepada siswa atau mahasiswa mengenai topik-topik yang diajarkan.

III. Proses Pembuatan Kliping Surat Kabar

Pembuatan kliping surat kabar melibatkan serangkaian langkah yang harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan bahwa artikel yang dipilih dan disimpan dapat diakses dengan mudah dan tetap terjaga kualitasnya. Berikut adalah tahapan umum dalam proses pembuatan kliping surat kabar:

1. Pemilihan Artikel
   Langkah pertama dalam pembuatan kliping adalah pemilihan artikel. Proses ini dilakukan dengan memilih berita atau artikel yang relevan dan sesuai dengan topik atau tema tertentu. Kriteria pemilihan artikel dapat bervariasi, tergantung pada kebutuhan pengelola kliping. Pemilihan ini bisa dilakukan berdasarkan kualitas berita, relevansi topik, atau peristiwa yang sedang terjadi.

2. Pemotongan atau Salinan
   Setelah artikel terpilih, langkah berikutnya adalah memotong artikel tersebut dari surat kabar. Biasanya, kliping dilakukan dengan cara memotong artikel menggunakan gunting atau alat pemotong lainnya dengan hati-hati agar tidak merusak artikel atau gambar yang terdapat dalam surat kabar. Beberapa instansi atau lembaga juga menyediakan mesin fotokopi atau pemindai untuk membuat salinan artikel, yang bisa lebih praktis dan menghindari kerusakan pada salinan asli.

3. Penyusunan dan Kategorisasi
   Setelah artikel terkumpul, artikel-artikel tersebut disusun dan dikelompokkan berdasarkan tema atau topik tertentu. Kategorisasi ini penting untuk memudahkan pencarian dan akses di kemudian hari. Artikel-artikel yang telah dikelompokkan dapat dimasukkan dalam map, folder, atau binder dengan label yang jelas untuk setiap kategori.

4. Pencatatan dan Indeksasi
   Proses pencatatan dan indeksasi sangat penting untuk memudahkan pencarian kliping yang dibutuhkan. Indeks ini bisa berupa daftar topik atau tema yang ada dalam kliping, lengkap dengan rincian tanggal dan sumber artikel. Dengan demikian, kliping dapat ditemukan dengan mudah tanpa memerlukan pencarian yang memakan waktu.

5. Penyimpanan dan Pengelolaan
   Setelah proses pembuatan kliping selesai, langkah terakhir adalah penyimpanan dan pengelolaan. Penyimpanan yang baik melibatkan penempatan kliping dalam tempat yang aman dan terlindungi dari kerusakan. Pengelolaan kliping harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa koleksi kliping tetap terjaga dan terorganisir.

IV. Cara Melestarikan Kliping Surat Kabar

Melestarikan kliping surat kabar agar tetap dalam kondisi baik untuk jangka panjang memerlukan perawatan yang tepat. Berikut adalah beberapa cara untuk melestarikan kliping surat kabar:

1. Penyimpanan yang Tepat
   Penyimpanan kliping harus dilakukan di tempat yang tidak lembab, terlindung dari cahaya langsung, dan berada di suhu yang stabil. Ruang penyimpanan yang kering dan sejuk akan mencegah kerusakan akibat kelembapan dan suhu yang ekstrem. Penyimpanan kliping dalam folder atau binder yang terbuat dari bahan yang tidak mengandung asam akan membantu mencegah degradasi kertas.

2. Penggunaan Plastik Pelindung
   Untuk melindungi artikel yang lebih rentan, penggunaan plastik pelindung seperti slip plastik atau kantong pelindung dapat digunakan. Plastik ini dapat melindungi kliping dari kotoran, air, dan kerusakan mekanis lainnya.

3. Digitalisasi
   Salah satu cara yang paling efektif untuk melestarikan kliping adalah dengan melakukan digitalisasi. Artikel-artikel kliping yang sudah dipilih dan dipotong bisa dipindai atau difoto untuk menghasilkan salinan digital. Dengan cara ini, kliping dapat disimpan dalam format digital yang lebih tahan lama dan mudah diakses. Selain itu, digitalisasi juga mengurangi risiko kerusakan fisik yang dapat terjadi pada kliping asli.

4. Pemeliharaan Rutin
   Pemeliharaan rutin perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kliping tetap terjaga kondisinya. Proses ini meliputi pemeriksaan kondisi kliping, pembersihan debu, dan pemeriksaan adanya tanda-tanda kerusakan seperti jamur atau serangga. Jika ditemukan masalah, tindakan segera harus dilakukan untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.

5. Penyusunan Ulang Secara Berkala
   Pengelolaan kliping yang baik melibatkan penyusunan ulang kliping secara berkala. Hal ini bertujuan untuk menghindari penumpukan atau kerusakan karena kliping yang terlalu lama dibiarkan dalam kondisi yang tidak terorganisir. Penyusunan ulang juga membantu dalam memperbarui koleksi kliping dan memastikan bahwa artikel yang relevan selalu terbarui.

Pengelolaan kliping surat kabar merupakan kegiatan yang penting untuk mendokumentasikan informasi yang relevan dan berguna untuk masa depan. Proses pembuatan kliping surat kabar mencakup pemilihan artikel, pemotongan, penyusunan, serta pencatatan untuk memudahkan akses. Melestarikan kliping membutuhkan perhatian pada penyimpanan, penggunaan pelindung, dan digitalisasi untuk memastikan koleksi tetap terjaga dengan baik. Dengan pengelolaan yang tepat, kliping surat kabar dapat bertahan lama dan memberikan manfaat besar dalam penyediaan informasi dan penelitian.

Daftar Referensi

1. Maclean, M., & McDougall, L. (2016). Conservation of Library and Archive Materials and the Graphic Arts. Elsevier.
2. Harris, M. (2007). Preservation of Library Materials: A Manual for Librarians. New York: Routledge.
3. Smithsonian Institution. (2003). Caring for Your Collections. Washington, DC: Smithsonian Institution Press.
4. Smith, R. (2011). Archival Theory and Practice: A Comprehensive Guide. Chicago: University of Chicago Press.