Panduan Lengkap Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka di Perpustakaan Sekolah

Sebuah perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen. Berbagai elemen yang menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah gedung, koleksi, dana operasional dan sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen tersebut yaitu koleksi menjadi salah satu elemen penting yang menentukan eksistensi perpustakaan di tengah masyarakat. Eksitensi perpustakaan di tengah masyarakat dapat dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna yang mengakses perpustakaan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi minat masyarakat  untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi. 

Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan serta jaminan kemudahan akses terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka. Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses pengolahan serta pelayanan bahan pustaka. 

Deskripsi Pengadaan Koleksi

Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan langkah awal yang sangat penting dalam memenuhi kebutuhan informasi para pengguna perpustakaan, khususnya siswa dan guru di lingkungan sekolah. Proses ini tidak hanya sekadar membeli buku, tetapi juga mencakup identifikasi kebutuhan dan seleksi bahan pustaka yang relevan dengan kegiatan pembelajaran.

Langkah-Langkah Pengadaan Koleksi

1. Identifikasi Kebutuhan Koleksi: Mengidentifikasi kebutuhan koleksi dapat dilakukan melalui:

   • Permintaan dari siswa dan guru.

   • Evaluasi kebutuhan berdasarkan kurikulum sekolah.

   • Analisis kekurangan koleksi yang ada.

2. Seleksi Bahan Pustaka: Proses seleksi dilakukan dengan mempertimbangkan:

   • Kesesuaian bahan pustaka dengan kurikulum.

   • Mutu dan kredibilitas penerbit.

   • Usia dan relevansi bahan pustaka.

3. Pengajuan Anggaran: Mengajukan anggaran pengadaan bahan pustaka kepada pihak manajemen sekolah. Proses ini melibatkan:

   • Penyusunan daftar kebutuhan bahan pustaka.

   • Perincian biaya yang diperlukan.

4. Koordinasi dengan Penerbit atau Distributor: Setelah anggaran disetujui, langkah berikutnya adalah:

   • Menghubungi penerbit, toko buku, atau distributor terpercaya.

   • Melakukan negosiasi harga dan waktu pengiriman.

5. Pencatatan dan Dokumentasi: Semua bahan pustaka yang masuk perlu dicatat dan didokumentasikan dengan baik. Langkah ini meliputi:

   • Pencatatan data bibliografis.

   • Pemberian nomor inventaris.

   • Pelabelan dan penyimpanan awal.

6. Pengolahan Koleksi: Setelah pencatatan dan dokumentasi selesai, bahan pustaka perlu melalui proses pengolahan yang meliputi:

   • Katalogisasi untuk memudahkan pencarian.

   • Klasifikasi bahan pustaka berdasarkan subjek.

   • Penyusunan bahan pustaka di rak sesuai tata letak yang telah ditentukan.

Berbagai koleksi perpustakaan diperoleh dengan berbagai cara atau metode. Metode yang lazim digunakan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan antara lain:

1. Pembelian

Metode pengadaan koleksi yang pertama adalah pembelian. Metode pembelian merupakan metode pengadaan koleksi yang dilakukan dengan cara membeli koleksi perpustakaan dengan menggunakan anggaran yang dimiliki sekolah. Untuk itu pihak sekolah perlu mengalokasikan dana khusus untuk pembelian koleksi perpustakaan. Setidaknya ada 5% dari total anggaran sekolah yang dapat dialokasikan untuk kegiatan pengelolaan perpustakaan sekolah diluar dari belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung (SNI; 2009).

2. Hadiah

Metode pengadaan koleksi lainya adalah hadiah. Hadiah atau hibah dari pemerintah, pihak swasta darn warga sekolah dapat juga merupakan metode pengadaan bahan pustaka.

3. Bertukar koleksi

Untuk memperbanyak kuantitas koleksinya perpustakaan dapat bertukar koleksi dengan perpustakaan atau lembaga-lembaga lainnya. Perpustakaan dapat menawarkan kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga sejenis untuk saling bertukar koleksi. Dalam kegiatan bertukar koleksi ini, perpustakaan perlu mempertimbangkan bahwa koleksi yang dipertukarkan adalah koleksi yang jumlah berlebih serta dibutuhkan oleh pemustaka. 

4. Produksi sendiri

Metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan.

Manfaat Pengadaan Koleksi yang Tepat

1. Meningkatkan Relevansi Koleksi: Koleksi perpustakaan menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan pembelajaran siswa dan guru.

2. Menghindari Koleksi yang Tidak Sesuai atau Usang: Dengan seleksi yang baik, perpustakaan dapat menghindari penambahan bahan pustaka yang tidak relevan atau terlalu usang.

3. Mendukung Kurikulum dan Aktivitas Literasi: Koleksi yang tepat dapat mendukung implementasi kurikulum serta meningkatkan minat baca siswa.

Tips untuk Pengadaan Koleksi yang Efektif

1. Melibatkan Komunitas Sekolah: Mengadakan survei atau diskusi dengan siswa dan guru untuk mengetahui bahan pustaka yang dibutuhkan.

2. Memanfaatkan Sumber Informasi Terpercaya: Bekerjasama dengan penerbit besar dan distributor resmi untuk mendapatkan bahan pustaka berkualitas.

3. Memanfaatkan Teknologi: Menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk membantu proses seleksi, pencatatan, dan pemantauan koleksi.

4. Melakukan Evaluasi Berkala: Menilai kelengkapan dan relevansi koleksi secara rutin untuk memastikan perpustakaan selalu mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna.

Dengan proses pengadaan koleksi yang efektif dan terstruktur, perpustakaan sekolah dapat menjadi sumber informasi yang berharga dan mendukung tercapainya tujuan pendidikan di sekolah.