Proses Pengolahan Bahan Pustaka, Membangun Koleksi yang Terorganisir dan Mudah Diakses

Koleksi perpustakaan terdiri dari banyak varian. Varian tersebut antara lain buku, majalah, video, compact disk, kaset, laporan penelitian dan lain-lain.

Dalam kegiatan pengolahan koleksi buku ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Berbagai tahapan pengolah koleksi buku antara lain:

1. Pemberian Stempel Identitas Perpustakaan 

• Stempel/cap rahasia

Langkah pertama pengelolaan buku dalam sebuah perpustakaan adalah dengan memberikan identitas kepemilikan buku tersebut. Pemberian identitas ini dilakukan dengan cara memberikan stempel perpustakaan pada setiap buku perpustakaan. Stempel yang dibubuhkan dalam buku tersebut berfungi sebagai identitas kepemilikan sehingga apabila buku tersebut hilang dan ditemukan seseorang maka dengan mudah dapat dikembalikan ke perpustakaan. 

Stempel  bukti kepemilikan ini diletakkan pada bagian-bagian tertentu dari buku seperti halaman judul, halaman akhir buku atau setiap awal bab, atau pada halaman-halaman tertentu secara konsisten. Misalnya, pada halaman 10, 15, 20, 25, dst. Ketentuan ini merupakan otoritas penuh suatu perpustakaan untuk memberikan identitas pada buku yang dimilikinya.

Contoh : 

PERPUSTAKAAN SDN MELATI 2

• Stempel/cap Inventaris

Selain memberikan stempel perpustakaan pada halaman tertentu yang ada di dalam sebuah buku, pengelola perpustakaan juga perlu memberikan stempel inventarisas pada halaman judul koleksi. Pada stempel ini, pengelola perpustakaan membubuhkan nomor inventaris pada kolom inventaris, nomor panggil koleksi pada kolom klas, tanggal terima pada kolom terima dan membubuhkan tanda tangan staf perpustakaan yang melakukan kegiatan inventarisas pada kolom tanda tangan (ttd).

Contoh 1 :

Perpustakaan SDN Melati 2

Invent  :

Klas    :

Terima :

TTD    :

Contoh 2 :

PERPUSTAKAAN SDN MELATI 2 KAB. SRAGEN

Nomor : 2012/PS/11502

Tanggal : 04/07/2012

• Stempel/cap samping buku

Bagian luar samping kanan buk, bagian samping atas buku, dan bagian samping bawah buku harus diberi stempel identitas perpustakaan agar mudah dikenali.

Contoh :

PERPUSTAKAAN SDN MELATI 2 KAB. SRAGEN

      2. Klasifikasi

Klasifikasi adalah kegiatan untuk mengelompokkan koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan berdasarkan ciri-ciri tertentu. Dengan pengelompokkan ini maka koleksi sejenis akan terkelompok menjadi satu (berdekatan) sehingga akan mempermudah dalam proses temu kembali koleksi di perpustakaan. Ciri-ciri yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan pengelompokan koleksi adalah ciri fisik koleksi dan subjek dari bidang ilmu koleksi tersebut. 

Dari definisi di atas setidaknya ada beberapa manfaat yang diperoleh dari kegiatan klasifikasi. Manfaat tersebut antara lain koleksi sejenis akan saling berdekatan sehingga mempermudah proses temu kembali koleksi, memudahkan identifikasi koleksi di rak koleksi perpustakaan sehingga pengguna dapat dengan mudah menemukan koleksi yang dibutuhkan dan manfaat yang terakhir adalah dengan klasifikasi memungkina pengguna perpustakaan mengetahui dengan cepat isi atau subjek ilmu yang terkandung dalam sebuah koleksi. 

       3. Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan data bibliografis suatu bahan pustaka seperti judul buku, pengarang, penerbit, klasifikasi, dst sedemikian rupa sehingga setiap eksemplar bahan pustaka memiliki satu nomor inventaris. 

     4. Katalogisasi

Katalogisasi (cataloging) adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog (Qolybudi dkk, 2003). Artinya, katalog merupakan produk dari katalogisasi. Katalog sendiri memiliki pengertian sebagai daftar yang dipersiapkan sedemikian rupa untuk tujuan tertentu seperti katalog pameran, katalog penerbit, katalog perdagangan (Lasa Hs, 1997).

Jika katalog tersebut ditarik dalam dunia perpustakaan maka katalog tersebut dikenal dengan nama katalog perpustakaan. Katalog perpustakaan adalah daftar koleksi perpustakaan yang disusun menurut susuna tertentu atau sistematis (Lasa Hs, 1997). Katalog perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. 

Katalogisasi memiliki tujuan. Tujuan dari kegiatan katalogisasi sehingga mampu menghasilkan katalog perpustakaan antara lain: 

• Memberikan peluang bagi pengelola maupun pemustaka menemukan koleksi yang dibutuhkan berdasarkan nama  pengarang, judulnya dan subjek koleksi. 
• Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan  dari pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu atau dalam jenis literature tertentu.
• Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya. Katalog perpustakaan disajikan dalam beberap format. Format tersebut antara lain format kartu, CD, format Online (OPAC) atau yang dikenal dengan sebutan katalog komputer dan daftar tambahan koleksi. Untuk perpustakaan sederhana format katalog perpustakaan yang sesuai adalah format kartu katalog dan tambah koleksi.

5. Pemasangan kelengkapan buku

Sebelum buku disajikan di rak agar dapat diakses oleh pengguna perpustakaan, maka sebuah buku perlu diberi kelengkapan buku. Kelengkapan buku antara lain kartu buku, slip tanggal kembali (data due slip), label buku (call number), kantong buku dan sampul buku.

Berikut ini langkah-langkah yang digunakan untuk membuat dan memasang kelengkapan buku:

•     Label buku

Label buku adalah label yang berisi nomor panggil buku atau call number. Label buku dibuat dengan kertas berukuran 3x4 cm. Pada label tersebut dicantumkan nomor panggil buku atau call number yang sebelumnya telah dibuat. Lalu label buku ditempelkan pada bagian bawah punggung buku kira-kira 2,5 s/d 3 cm dari ujung bawah buku.

Contoh :

PERPUSTAKAAN SDN MELATI 2 

              R

            510

           WID

              s

             v.1

             c.1

Keterangan : 

R       : Jika merupakan buku referensi

510   : Nomor Klasifikasi

WID : Tiga huruf pertama nama belakang pengarang

s       : Satu huruf awal judul buku

v.1    : Volume/ji;id buku jika ada

c.1   : Copy/eksemplar buku jika jumlah buku lebih dari satu

•  Slip Tanggal Kembali

Lembar tanggal kembali (date due slip), berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib pengembalian. Lembar tanggal kembali ini ditempelkan pada akhir halaman atau sampul akhir dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam peminjam tanggal pengembalian koleksi yang dipinjam.

•  Kartu buku 

Kartu buku adalah alat yang digunakan untuk mengontrol peredaran buku. Pengetikan pada kartu buku meliputi call number, pengarang, judul buku, dan nomor inventaris. Pada kartu buku ini tersedia kolom tanggal pinjam, nomor anggota, tanggal kembali, dan paraf peminjam.Melalui kartu buku ini      dapat diketahui apakah buku tersebut sedang dipinjam atau tidak, siapa peminjamnya dan kapan tanggal kembali buku tersebut.

•     Kantong buku

Kantong buku adalah kantong yang difungsikan sebagai tempat untuk meletakkan kartu buku. Kantong buku terbuat dari kertas karton atau kertas lainnya. Di dalam kantong buku ini dibubuhi nomor panggil buku, pengarang, judul buku dan nomor inventaris buku. Kantong buku diletakkan di dalam sampul belakang.

• Penyampulan

Langkah terakhir dalam kegiatan pemasangan kelengkapan buku adalah memasang sampul pada buku. Setiap buku perlu diberi sampul plastik agar buku tidak mudah rusak. Memasang sampul buku secara tidak langsung telah melakukan kegiatan perawatan bahan pustaka yang dapat memperpanjang usia buku.

Sumber :

Bintek Pengelolaan Teknis Perpustakaan

Romi Febriyanto S. Pedoman Teknis Pengelolaan Perpustakaan. Sragen: Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen,2004