Pengelolaan Koleksi Terbitan Berseri di Perpustakaan: Panduan Lengkap untuk Pustakawan

 

Terbitan berseri merupakan salah satu jenis koleksi penting yang dimiliki oleh perpustakaan, terutama perpustakaan akademik, sekolah, dan lembaga penelitian. Karena sifatnya yang terbit secara berkala, pengelolaannya pun memerlukan perhatian khusus agar informasi yang disampaikan tetap akurat, lengkap, dan mudah diakses oleh pengguna. Artikel ini membahas secara lengkap mulai dari definisi, jenis-jenis, hingga proses pengelolaan terbitan berseri.

1. Definisi dan Pentingnya Terbitan Berseri

Apa Itu Terbitan Berseri?

Terbitan berseri (serial publication) adalah bahan pustaka yang diterbitkan secara berkelanjutan atau berkala, baik dalam bentuk cetak maupun digital, yang umumnya memiliki nomor edisi atau volume. Terbitan berseri tidak memiliki batasan akhir penerbitan yang jelas, berbeda dengan buku yang memiliki jumlah halaman tetap.

Contoh terbitan berseri:

• Majalah

• Surat kabar

• Jurnal ilmiah

• Buletin

• Newsletter

• Laporan tahunan (jika diterbitkan rutin)

Mengapa Terbitan Berseri Penting?

1. Sumber Informasi Terkini: Terbitan berseri menyajikan informasi terbaru dalam bidang tertentu secara rutin.

2. Mendukung Penelitian: Jurnal ilmiah dan buletin sangat dibutuhkan dalam mendukung penelitian dan pengembangan ilmu.

3. Melengkapi Koleksi Pustaka: Kehadiran terbitan berseri memperkaya koleksi dan layanan perpustakaan.

4. Dokumentasi Historis: Surat kabar dan laporan berkala menyimpan jejak peristiwa yang penting untuk keperluan sejarah dan referensi masa depan.

2. Jenis-Jenis Terbitan Berseri

Pengelompokkan terbitan berseri dapat dilihat berdasarkan isi dan formatnya:

a. Berdasarkan Isi:

• Jurnal Ilmiah: Berisi artikel penelitian dan kajian akademik.

• Majalah Populer: Umumnya ditujukan untuk masyarakat umum, seperti majalah gaya hidup atau hobi.

• Surat Kabar: Berisi berita harian/mingguan.

• Buletin dan Newsletter: Terbitan informasi internal lembaga atau organisasi.

b. Berdasarkan Frekuensi Terbit:

• Harian (surat kabar)

• Mingguan (majalah mingguan)

• Bulanan (jurnal bulanan)

• Triwulanan

• Tahunan

c. Berdasarkan Format:

• Cetak

• Elektronik (e-journal, e-magazine)

3. Proses Pengelolaan Terbitan Berseri

Pengelolaan koleksi terbitan berseri mencakup empat tahapan utama: pemeriksaan, inventarisasi, pengatalogan, dan pembuatan indeks.

a. Pemeriksaan (Receiving)

Setiap kali terbitan berseri diterima, langkah awal adalah memeriksa fisik dan kelengkapan:

• Periksa nomor volume, edisi, dan tanggal terbit.

• Cocokkan dengan jadwal terbit resmi dari penerbit.

• Catat jika ada kekurangan atau keterlambatan penerimaan.

• Jika terjadi kerusakan atau salah kirim, segera laporkan ke penerbit/distributor.

b. Inventarisasi

Inventarisasi bertujuan mencatat setiap eksemplar yang diterima agar tercatat resmi dalam sistem koleksi perpustakaan.

• Gunakan buku induk atau sistem manajemen perpustakaan (ILS).

• Beri kode nomor urut atau barcode jika diperlukan.

• Catat data dasar seperti judul, volume, nomor, tanggal terbit, dan jumlah eksemplar.

Contoh entri inventaris:

Judul: Jurnal Pendidikan Dasar  
Volume: 10  
Nomor: 2  
Tanggal Terbit: April 2025  
Jumlah: 2 eksemplar

c. Pengatalogan

Pengatalogan dilakukan agar koleksi bisa ditemukan oleh pengguna melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Terbitan berseri memiliki katalog induk (judul utama) dan rekaman tambahan untuk setiap volume/nomor.

Langkah-langkahnya:

1. Pembuatan Katalog Judul:

   • Deskripsi bibliografi lengkap (judul, ISSN, penerbit, frekuensi terbit, dll).

   • Dilengkapi catatan koleksi dan lokasi penyimpanan.

2. Pencatatan Volume dan Nomor:

   • Mencatat setiap edisi yang masuk sebagai item dari judul tersebut.

   • Penambahan nomor eksemplar atau catatan ketersediaan.

3. Gunakan Standar AACR2 atau RDA:

   • Pengatalogan dilakukan sesuai standar katalogisasi yang diakui secara internasional.

d. Pembuatan Indeks

Indeks dibuat untuk memudahkan pengguna menemukan artikel tertentu dalam satu atau lebih edisi terbitan berseri. Terutama penting untuk jurnal ilmiah.

Langkah pembuatan indeks:

• Identifikasi artikel yang penting dalam tiap edisi.

• Catat judul artikel, penulis, halaman, dan edisi tempat artikel dimuat.

• Indeks dapat dibuat manual atau menggunakan software.

Contoh entri indeks:

Topik: Literasi Digital  
Judul Artikel: Strategi Pembelajaran Digital di Sekolah Dasar  
Penulis: Ahmad Zainuddin  
Sumber: Jurnal Pendidikan Dasar, Vol. 10 No. 2, April 2025, hlm. 45–58

Kesimpulan

Pengelolaan koleksi terbitan berseri memerlukan ketelitian dan sistem yang baik agar informasi yang dimuat di dalamnya tetap mudah diakses dan dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Mulai dari proses penerimaan hingga penyusunan indeks, semua tahapan penting untuk mendukung fungsi perpustakaan sebagai pusat informasi yang dinamis dan relevan. Dengan pengelolaan yang baik, koleksi terbitan berseri dapat memberikan nilai lebih dan memperkaya sumber referensi bagi pemustaka.

Jika kamu pengelola perpustakaan sekolah atau kampus, sudahkah kamu mengelola terbitan berserimu dengan sistematis? Yuk, evaluasi dan benahi bersama!