Pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan, Dari Penerimaan hingga Penyimpanan

Pengolahan terbitan berseri, seperti majalah, jurnal, dan surat kabar, merupakan salah satu tugas penting di perpustakaan. Proses ini tidak hanya melibatkan pencatatan dan pengorganisasian, tetapi juga memastikan bahwa koleksi dapat diakses dengan mudah oleh pengguna. Artikel ini akan membahas langkah-langkah pengolahan terbitan berseri secara lengkap, mulai dari diterima hingga disimpan.

1. Apa Itu Terbitan Berseri?

Terbitan berseri adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala dengan nomor edisi atau volume yang berkesinambungan. Contohnya:

• Majalah: Tempo, Intisari.
• Jurnal Ilmiah: Jurnal Pendidikan Indonesia.
• Surat Kabar: Kompas, Jakarta Post.

Karakteristik Utama

1. Diterbitkan secara periodik (mingguan, bulanan, tahunan).
2. Berkelanjutan dan memiliki nomor/volume.
3. Kontennya sering kali relevan dengan kebutuhan terkini.

2. Tahapan Pengolahan Terbitan Berseri

1. Penerimaan Terbitan

Langkah pertama adalah memastikan terbitan berseri yang diterima sesuai dengan langganan perpustakaan.

• Pemeriksaan Fisik: Periksa kondisi fisik terbitan (tidak cacat atau rusak).

• Pencatatan Penerimaan: Catat detail penerimaan, termasuk:

  • Judul
  • Nomor edisi/volume
  • Tanggal terbit
  • Nama penerbit

• Tindakan untuk Terbitan Hilang:

  • Hubungi penerbit untuk meminta pengiriman ulang.
  • Tandai edisi yang hilang dalam katalog.

2. Penandaan dan Penyegelan

Setelah diterima, terbitan berseri perlu diberi tanda untuk identifikasi koleksi perpustakaan.

• Penomoran: Tambahkan stempel atau nomor inventaris.
• Penyegelan (Laminasi): Untuk terbitan yang mudah rusak, gunakan laminasi atau sampul pelindung.

3. Katalogisasi

Katalogisasi adalah proses pencatatan terbitan berseri dalam sistem perpustakaan.

• Informasi yang Dicatat:

  • Judul utama.
  • Nomor ISSN.
  • Nama penerbit.
  • Subjek/topik.
  • Nomor edisi dan volume.

• Standar Metadata:
  Gunakan MARC 21, AACR2, atau RDA untuk format katalog yang terstruktur.

• Software yang Digunakan:

  • SLiMS
  • Koha
  • InlisLite

4. Klasifikasi

Terbitan berseri perlu diklasifikasikan agar mudah ditemukan pengguna.

• Sistem Klasifikasi:

  • Dewey Decimal Classification (DDC)
  • Library of Congress Classification (LCC)

• Contoh Klasifikasi Majalah Teknologi:
  DDC 600 untuk teknologi, ditambah nomor edisi.

5. Penyusunan dan Penyimpanan

Setelah diklasifikasi, terbitan berseri disusun di rak penyimpanan.

• Rak Khusus: Sediakan rak khusus untuk terbitan berseri, seperti majalah atau jurnal.

• Penyusunan Berdasarkan:

  • Abjad judul.
  • Nomor volume/edisi.
  • Tahun terbit.

• Penyimpanan Surat Kabar: Gunakan kotak arsip atau perangkat digital untuk mengelola surat kabar.

3. Pengolahan Khusus untuk Terbitan Digital

Dalam era digital, banyak terbitan berseri yang diterbitkan dalam format elektronik.

Tahapan Pengolahan Terbitan Digital

1. Penerimaan Akses Digital: Verifikasi langganan dan kredensial akses.
2. Pencatatan Metadata: Catat detail akses elektronik, seperti URL dan informasi lisensi.
3. Penyimpanan: Gunakan platform repositori digital seperti DSpace atau ePrints.

4. Pemeliharaan dan Pengawasan Koleksi

Pemeliharaan koleksi terbitan berseri penting untuk memastikan keberlanjutan layanan.

Langkah-langkah Pemeliharaan

1. Inventarisasi Rutin: Periksa koleksi secara berkala untuk memastikan kelengkapan.
2. Penggantian Koleksi Rusak: Ganti terbitan yang rusak atau usang.
3. Digitalisasi: Untuk terbitan berseri lama, pertimbangkan proses digitalisasi.

Pemantauan Langganan

Gunakan sistem otomatis untuk memantau masa berlaku langganan dan memperbarui kontrak dengan penerbit.

5. Tantangan dalam Pengolahan Terbitan Berseri

1. Keterlambatan Pengiriman: Kadang-kadang, terbitan berseri tidak tiba sesuai jadwal.
2. Masalah Penyimpanan: Keterbatasan ruang untuk terbitan fisik.
3. Perubahan Format: Beberapa penerbit beralih sepenuhnya ke digital, menyulitkan perpustakaan yang belum siap dengan platform elektronik.

6. Teknologi Pendukung Pengolahan Terbitan Berseri

Sistem Manajemen Perpustakaan (LMS)

• Koha: LMS open-source dengan fitur katalogisasi dan manajemen koleksi.
• SLiMS: Cocok untuk perpustakaan skala kecil hingga menengah.

Repositori Digital

• DSpace: Platform untuk mengelola terbitan digital.
• Eprints: Digunakan untuk menyimpan jurnal elektronik.

Alat Digitalisasi

• Scanner A3: Untuk digitalisasi surat kabar.
• Software OCR: Mengubah teks cetak menjadi file teks digital.

 Pentingnya Pengelolaan yang Sistematis

Pengolahan terbitan berseri membutuhkan langkah yang sistematis untuk memastikan koleksi dapat diakses dengan mudah oleh pengguna. Dengan dukungan teknologi dan manajemen yang baik, perpustakaan dapat menghadirkan layanan yang lebih efisien dan modern.

Referensi

1. Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Pengolahan Terbitan Berseri.
2. International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Serials and Other Continuing Resources.
3. Asosiasi Perpustakaan Indonesia. Manajemen Koleksi di Era Digital.
4. SLiMS Documentation Team. Panduan Penggunaan SLiMS untuk Terbitan Berseri.
5. American Library Association (ALA). Serials Management and Organization.
6. DSpace Documentation. Digital Repositories for Serials Management.