Katalog Terbitan Berseri, Panduan Lengkap untuk Pengelolaan dan Penggunaannya di Perpustakaan

Terbitan berseri, seperti majalah, jurnal, buletin, atau surat kabar, merupakan bagian penting dari koleksi perpustakaan. Karena sifatnya yang terbit secara berkala, pengelolaannya membutuhkan perhatian khusus. Artikel ini akan membahas pengertian, jenis, proses pengelolaan, hingga manfaat katalog terbitan berseri, dilengkapi dengan contoh dan referensi praktis.

Pengertian Terbitan Berseri

Terbitan berseri adalah publikasi yang dirilis secara berurutan dalam jangka waktu tertentu, dengan penomoran atau penanggalan yang berkesinambungan. Contohnya meliputi:

• Majalah: Seperti National Geographic atau Tempo.
• Jurnal Akademik: Seperti Jurnal Pendidikan Indonesia.
• Surat Kabar: Seperti Kompas atau Jakarta Post.

Ciri-ciri Terbitan Berseri

1. Mempunyai nomor edisi atau volume.
2. Terbit secara berkala (mingguan, bulanan, triwulanan, dll.).
3. Berkelanjutan tanpa batas waktu tertentu (kecuali diterbitkan dalam seri terbatas).

Pentingnya Katalog untuk Terbitan Berseri

Katalog terbitan berseri dibuat untuk membantu perpustakaan mengelola koleksi ini dengan lebih efektif. Tujuan katalog ini meliputi:

• Mempermudah akses informasi: Pengguna dapat menemukan judul, volume, atau edisi tertentu dengan cepat.
• Memantau langganan: Perpustakaan dapat melacak terbitan yang belum diterima atau hilang.
• Mempermudah sitasi: Khususnya untuk jurnal ilmiah.

Jenis Katalog Terbitan Berseri

Ada beberapa format katalog untuk terbitan berseri, antara lain:

1. Katalog Cetak

Katalog manual berbentuk kartu atau daftar cetak yang memuat informasi lengkap terbitan berseri.

2. Katalog Elektronik (OPAC)

Menggunakan sistem otomasi perpustakaan seperti SLiMS atau Koha, katalog elektronik memungkinkan pencarian data secara digital dan terintegrasi.

3. Katalog Digital Berbasis Metadata

Format ini menggunakan standar metadata seperti MARC 21 untuk mendeskripsikan terbitan berseri secara lebih terstruktur.

4. Struktur Katalog Terbitan Berseri

Berikut adalah data yang diperlukan dalam penyusunan katalog terbitan berseri:

1) Judul Terbitan Berseri, Judul Paralel, dan Anak Judul

• Judul terbitan berseri adalah judul seragam pada terbitan berseri tersebut. Judul ini akan muncul pada setiap nomor pada setiapnomor terbitan berseri.
• Contoh : 
• Jurnal Pendidikan Indonesia, Jurnal Pustakawan Indonesia, Forum Pascasarjana
• Judul paralel adalah judul terjemahan dari judul asli suatu terbitan berseri dan sebagaimana judul terbitan berseri judul ini juga muncul pada setiap nomor terbitan berseri tersebut.
• Contoh :
• Journal of Indonesian tropical Agriculture = Jurnal Pertanian Tropis Indonesia
• Hydrological Sciences Journal = Journal des Sciences Hydrologiques.
• Anak judul adalah judul yang menyertai judul inti dari suatu terbitan berseri
• Contoh :
• Infovet : Majalah Peternakan dan Kesehatan Hewan
• The Journal of Infectious Diseases : An Official Publication of the Infectious Diseases Society of America

2) Volume, Nomor, dan tahun Terbit Pertama Kali

• Volume adalah penomoran yang dikaitkan dengan perencanaan untuk dijilid menjadi 1 jilid (bundel). Volume ini bida digunakan untuk mengetahui telah berapa tahun sebuah judul terbitan berseri telah terbit, terutama jika publikasi itu diterbitkan satu volume untuk setiap tahun. Jadi terbitan berseri pada tahun pertama akan diberi Volume 1.
• Contoh :
• volume 8
• volume XII
• XXI
• Nomor adalah urutan sekuensial atau nomor urut yang diberikan setiap kali terbitan berseri tersebut dipublikasikan. Nomor ini dapat berurut terus menerus mulai pertama kali diterbitkan, namun dapat juga berulang setiap volume atau setiap tahun penerbitan, yaitu dimulai dari nomor 1 lagi.
• Contoh :
• nomor 10
• nomor IX
• 12
• nomor 5642 (majalah science nomornya terus berlanjut)
• Tahun terbit pertama kali adalah tahun pertama diterbitkannya terbitan berseri tersebut.
• Contoh :
• 1959
• MCMXCVI

3) Frekuensi atau Kala Terbit

Frekuensi atau Kala Terbit adalah jarak waktu antara nomor tertentu dari terbitan tersebut diterbitkan.

• Contoh :
• harian (daily)
• mingguan (weekly)
• dua mingguan (biweekly)
• bulanan (monthly)
• triwulnan (quarterly)
• tengah tahunan (semi-annually)
• tahunan (annually)

4) ISSN

ISSN atau International Standard Serial Number adalah nomor yang diberikan kepada setiap judul dari setiap terbitan berseri. ISSN merupakan identitas dari sebuah terbitan berseri, artinya walaupun dua terbitan berseri atau lebih mempunyai judul yang sama, tetapi pasti ISSN untuk setiap judul terbitan berseri berbeda.ISSN biasanya terdiri dari 8 digit (angka). Contoh : 

• ISSN 0125 - 0964

5) Kota Terbit

Adalah kota dimana publikasi tersebut diterbitkan. Contoh :

• Bogor
• Chicago

6) Nama Lembaga, Organisasi Penerbit, Redaksi

Adalah nama penerbt yang menerbitkan terbitan brseri tersebut, seperti :

• Institut Pertanian Bogor
• Gramedia
• Universitas Terbuka

7) Tahun, Volume, Maupun Nomor atau Majalah yang dimiliki oleh perpustakaan

Data ini juga sering disebut holding atau kepemilikan. Contoh :

Tahun                                    Volume                                Nomor

1990                                        XI                                        1,2,3,4

1991                                        XII                                        1,2,4

1992                                        XIII                                        1,4

dan seterusnya

8) Ukuran Tinggi Terbitan

Ukuran Tinggi Terbitan perlu dicantumkan untuk memberi informasi kepada pengguna bahwa apakah terbitan berseri berada di rak majalah yang normal ataukah dipisahkan dari rak majalah yang normal karena tingginya terbitan tersebut tidak standard atau tidak normal.

9) Edisi

Edisi disini diartikan sebagai :

• Geografi, misalnya Indonesia, Asean, dan sebagainya
• Bahasa, misalnya Indonesia, Inggris, dan sebagainya
• Bentuk, misalnya tersetak, elektronik, dan sebagainya.

10) Catatan 

Bila diperlukan pada katalo terbitan berseri dapat pula ditambahkan catatan-catatan ringkas mengenai terbitan berseri tersebut.

Berikut ini adalah contoh katalog terbitan berseri :

• Contoh katalog terbitan berseri yang termasuk koleksi referens.

Yearbook of international organization - 32^nd

^{ed. - 2025/2026.-2025.- ISSN 0000 0000}

• Contoh katalog sederhana untuk jurnal :

^{Journal of contemporary African studies/ed.by a team from...the Rodes University.-Vol.13.no.1 (1995)-.-Abingdon (UK):Carfax.-ISSN 0258-9001}

• ^{Contoh Katalog Tingkat menengah untuk kelengkapan datanya :}

^{Environmental reviews= Dossiers Environnement/National research Council of Canada.-Vol.1,no.1 (1993)-.-Ottawa:NRCC.-Quarterly.-ISSN 1181-8700 = Environmental reviews}

• ^{Contoh Katalog Surat Kabar}

^{The sun.-Vol.96, no.135 (Apr.11,1983)-.-Vancouver.B.C.:Pacific Press,1983-.-III.;60cm.-Daily.}

^{Melanjutkan Vancouver sun.}

^{ISSN 0828-1793 - Sun (Vancouver)}

• ^{Contoh Katalog Majalah yang Lengkap disertai informasi kepemilikan (holdings)}

^{Majalah Pertanian Indonesia/Institut Pertania Bogor.-}

^{Volume I no.1 (1974)-.-Bogor:IPB.-Kuartalan.-}

^{jil.:il.;22 cm}

^{ISSN 0126-1207}

^{Tahun                                Volume                            Nomor}

^{1990                                        12                                1,2,3,4}

1991                                        13                                1,3,4

^{1992                                        14                                1,2,3,4}

^{1993                                        15                                 1,2,3,4}

Proses Pengelolaan Katalog Terbitan Berseri

Pengelolaan katalog ini melibatkan beberapa langkah utama:

1. Pengadaan dan Pendaftaran

• Identifikasi kebutuhan pengguna perpustakaan.
• Pastikan langganan ke penerbit resmi.

2. Input Data ke Sistem

• Gunakan perangkat lunak katalogisasi seperti SLiMS.
• Masukkan data sesuai standar bibliografi.

3. Penempatan dan Penyimpanan

• Tata koleksi berdasarkan nomor panggil atau klasifikasi tertentu.

4. Pemeliharaan dan Pengawasan

• Perbarui katalog jika ada perubahan (judul baru, edisi hilang, dll.).
• Lakukan inventarisasi rutin.

6. Manfaat Katalog Terbitan Berseri untuk Perpustakaan

1. Efisiensi Operasional
   Katalog mengurangi waktu pencarian koleksi.

2. Pengembangan Koleksi
   Data statistik dari katalog membantu perpustakaan memutuskan langganan yang relevan.

3. Peningkatan Layanan Pengguna
   Pengguna dapat mencari terbitan yang diinginkan dengan lebih mudah melalui OPAC.

4. Dukungan Penelitian
   Mempermudah mahasiswa atau peneliti dalam mengakses jurnal dan artikel ilmiah.

7. Tantangan dalam Pengelolaan Katalog Terbitan Berseri

1. Kehilangan Edisi: Seringkali ada edisi yang tidak diterima dari penerbit.
2. Frekuensi Terbit yang Tidak Konsisten: Beberapa terbitan mengalami keterlambatan.
3. Katalogisasi yang Rumit: Standar metadata yang kompleks seperti MARC 21 membutuhkan keahlian khusus.
4. Adaptasi Teknologi: Banyak perpustakaan kecil belum mampu mengimplementasikan katalog digital.

8. Tips Efektif untuk Mengelola Katalog Terbitan Berseri

1. Gunakan Teknologi Otomasi: Pilih perangkat lunak yang mudah digunakan seperti SLiMS.
2. Pilih Standar Metadata yang Sesuai: Gunakan standar seperti MARC atau Dublin Core.
3. Libatkan Pengguna: Adakan survei kebutuhan untuk memastikan langganan koleksi yang relevan.
4. Jalin Kerja Sama dengan Penerbit: Pastikan alur pengiriman terbitan berjalan lancar.

9. Contoh Implementasi Katalog Terbitan Berseri

• Perpustakaan Universitas Indonesia (UI)

UI memiliki sistem OPAC yang memungkinkan pencarian jurnal, majalah, dan buletin secara daring. Koleksi digital mereka juga dapat diakses melalui platform E-Journal UI.

• Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas)

Perpusnas memanfaatkan teknologi digital untuk mengelola terbitan berseri melalui layanan SeriKatalog.

Katalog terbitan berseri adalah alat penting untuk memastikan koleksi majalah, jurnal, dan surat kabar di perpustakaan dikelola dengan baik. Dengan penggunaan teknologi dan manajemen yang efektif, perpustakaan dapat memberikan layanan terbaik bagi penggunanya, sekaligus mendukung pengembangan ilmu pengetahuan.

Referensi

1. International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Guidelines for Serial Publications.
2. Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Pengelolaan Terbitan Berseri.
3. American Library Association (ALA). Cataloging and Classification of Serials.
4. Pustaka UI. OPAC dan Katalogisasi Digital di Perpustakaan Universitas Indonesia.
5. Rahayu, T. Manajemen Koleksi Majalah dan Jurnal di Perpustakaan Umum.
6. SliMS Documentation Team. Panduan Sistem Informasi Perpustakaan.
7. Yuyu Yulia, Janti G.Sudjana.(2009).Pengelolaan Terbitan Berseri.Jakarta:Universitas Terbuka.