Sistem pencatatan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan telah mengalami berbagai evolusi dari waktu ke waktu. Sebelum teknologi digital hadir, perpustakaan di seluruh dunia, termasuk di Indonesia, mengandalkan sistem manual untuk mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi pustaka. Di antara berbagai metode yang ada, Sistem Browne, Sistem Newark, dan Sistem Buku adalah tiga sistem manual yang paling dikenal dan digunakan.
Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang masing-masing sistem, termasuk bagaimana cara kerjanya, kelebihan, kekurangannya, serta relevansinya dalam pengelolaan perpustakaan masa kini.
1. Sistem Browne
Pengertian
Sistem Browne adalah salah satu sistem manual paling populer yang digunakan di perpustakaan pada awal abad ke-20. Sistem ini dinamai berdasarkan penemunya, James Duff Brown, seorang pustakawan asal Inggris. Metode ini memanfaatkan kartu peminjaman dan kantong buku sebagai alat utama pencatatan.
Cara Kerja
Kartu Buku dan Kantong Buku
- Setiap buku memiliki kantong khusus yang ditempel di bagian dalamnya. Kantong ini berisi kartu yang mencatat informasi tentang buku tersebut, seperti judul, pengarang, dan nomor katalog.
Kartu Anggota
- Setiap anggota perpustakaan memiliki kartu anggota yang digunakan untuk mencatat pinjaman.
Proses Peminjaman
- Saat buku dipinjam, kartu buku dikeluarkan dari kantongnya dan disimpan bersama kartu anggota di tempat penyimpanan petugas.
- Tanggal kembali dicatat pada kartu buku atau slip yang diberikan kepada peminjam.
Proses Pengembalian
- Buku dikembalikan dengan mencocokkan kartu buku dan kartu anggota. Setelah itu, kartu buku dimasukkan kembali ke kantong buku.
Kelebihan
- Sederhana dan mudah diterapkan.
- Tidak memerlukan alat atau perangkat tambahan selain kartu dan kantong.
- Cocok untuk perpustakaan kecil dengan jumlah koleksi terbatas.
Kekurangan
- Rentan terhadap kehilangan atau kerusakan kartu.
- Proses pencocokan kartu cukup memakan waktu, terutama untuk perpustakaan besar.
- Sulit untuk melacak koleksi jika ada kartu yang hilang.
2. Sistem Newark
Pengertian
Sistem Newark merupakan salah satu metode pencatatan manual tertua yang digunakan di perpustakaan. Sistem ini pertama kali diperkenalkan di Perpustakaan Newark, New Jersey, Amerika Serikat, pada akhir abad ke-19. Sistem ini menggunakan buku catatan untuk mencatat semua transaksi peminjaman dan pengembalian secara rinci.
Cara Kerja
Buku Peminjaman
- Setiap transaksi peminjaman dicatat dalam sebuah buku khusus yang dikelola oleh petugas perpustakaan. Informasi yang dicatat meliputi:
- Nama anggota.
- Nomor katalog atau judul buku.
- Tanggal peminjaman.
- Tanggal kembali.
Slip Pengembalian
- Saat anggota mengembalikan buku, tanggal pengembalian dicatat di buku peminjaman untuk menandai bahwa buku tersebut telah dikembalikan.
Pengelompokan Berdasarkan Tanggal
- Buku peminjaman diatur berdasarkan urutan tanggal untuk mempermudah pelacakan keterlambatan.
Kelebihan
- Informasi peminjaman tersimpan dalam satu buku, sehingga mudah direview.
- Tidak membutuhkan banyak alat atau bahan tambahan.
- Cocok untuk perpustakaan dengan jumlah anggota yang tidak terlalu banyak.
Kekurangan
- Proses pencatatan manual memakan waktu, terutama untuk perpustakaan besar.
- Risiko kehilangan buku catatan atau kerusakan fisik pada dokumen.
- Membutuhkan pustakawan yang teliti untuk memastikan data tercatat dengan benar.
3. Sistem Buku
Pengertian
Sistem Buku adalah salah satu metode pencatatan manual yang sederhana dan banyak digunakan di perpustakaan tradisional, termasuk di Indonesia. Sistem ini sering kali dikenal sebagai "Buku Harian Perpustakaan," di mana seluruh transaksi dicatat dalam buku besar atau jurnal.
Cara Kerja
Buku Catatan Besar
- Perpustakaan menggunakan buku besar untuk mencatat seluruh transaksi peminjaman dan pengembalian.
Format Pencatatan
- Setiap halaman buku catatan memuat kolom seperti:
- Nomor anggota.
- Judul buku.
- Nomor katalog.
- Tanggal peminjaman.
- Tanggal kembali.
Proses Peminjaman
- Petugas mencatat detail buku dan anggota di buku catatan setiap kali ada transaksi peminjaman.
Proses Pengembalian
- Petugas menandai buku yang telah dikembalikan pada entri yang sesuai di buku catatan.
Kelebihan
- Sederhana dan dapat diterapkan di semua jenis perpustakaan.
- Tidak membutuhkan alat tambahan selain buku dan alat tulis.
- Semua data dicatat secara terpusat dalam satu dokumen.
Kekurangan
- Membutuhkan ruang fisik untuk menyimpan buku catatan yang besar dan tebal.
- Sulit untuk melacak buku yang terlambat jika jumlah transaksi besar.
- Risiko kehilangan atau kerusakan buku catatan.
Perbandingan Tiga Sistem
| Aspek | Sistem Browne | Sistem Newark | Sistem Buku |
|---|---|---|---|
| Kelengkapan Data | Data per anggota dan buku | Data lengkap di buku catatan | Data lengkap di buku besar |
| Efisiensi Waktu | Relatif cepat | Lambat | Lambat |
| Kerentanan Kehilangan | Kartu mudah hilang | Buku catatan rentan hilang | Buku besar rentan rusak |
| Kemudahan Implementasi | Sederhana | Relatif mudah | Sangat sederhana |
| Kesesuaian untuk Skala | Koleksi kecil | Koleksi menengah | Semua jenis perpustakaan |
Penerapan di Indonesia
Ketiga sistem ini telah digunakan di berbagai jenis perpustakaan di Indonesia, terutama sebelum era digitalisasi:
- Sistem Browne
- Banyak digunakan di perpustakaan sekolah dan komunitas kecil.
- Sistem Newark
- Digunakan di perpustakaan daerah atau desa yang memiliki koleksi menengah.
- Sistem Buku
- Masih sering ditemukan di perpustakaan tradisional di daerah terpencil.
Ketiga sistem pencatatan manual, yaitu Browne, Newark, dan Sistem Buku, memiliki peran penting dalam sejarah perpustakaan. Meskipun saat ini banyak perpustakaan yang beralih ke sistem digital, sistem manual tetap relevan untuk perpustakaan dengan keterbatasan akses teknologi.
Dengan pemahaman tentang kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem, perpustakaan dapat memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya mereka.
Daftar Referensi
- Brown, James D. (1906). "Manual of Library Economy".
- Ranganathan, S. R. (1931). "The Five Laws of Library Science".
- Peraturan Perpustakaan Nasional RI tentang Pengelolaan Perpustakaan Tradisional.
- Artikel Jurnal: "Sejarah dan Evolusi Sistem Sirkulasi Perpustakaan Manual di Indonesia."
- Observasi Lapangan di Perpustakaan Komunitas Yogyakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar