Buku yang masuk ke perpustakaan tidak langsung berarti selesai dikelola. Setelah sebuah buku diterima, masih ada berbagai pekerjaan yang perlu dilakukan agar koleksi tersebut benar-benar siap digunakan, mudah ditemukan, tetap terawat, dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Sebaliknya, buku yang sudah lama berada di rak juga tidak selalu harus dipertahankan. Ada koleksi yang informasinya sudah tidak sesuai, rusak berat, tidak pernah digunakan, atau jumlahnya terlalu banyak.
Inilah yang membuat pengelolaan koleksi perpustakaan menjadi bagian penting dalam kegiatan perpustakaan.
Dalam praktiknya, ada berbagai istilah yang digunakan dalam manajemen koleksi. Empat di antaranya adalah acquisition, weeding, preservation, dan indexing.
Apa arti keempat istilah tersebut dan mengapa pustakawan perlu memahaminya?
1. Acquisition: Bagaimana Perpustakaan Mendapatkan Koleksi Baru?
Acquisition atau pengadaan koleksi adalah proses memperoleh bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan.
Pengadaan tidak selalu berarti membeli buku.
Koleksi perpustakaan dapat diperoleh melalui beberapa cara, seperti pembelian, hadiah, hibah, pertukaran, maupun sumber lain yang sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
Pada perpustakaan sekolah, misalnya, pengadaan koleksi perlu mempertimbangkan kebutuhan peserta didik, kurikulum, usia siswa, serta kondisi koleksi yang sudah tersedia.
Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pengadaan?
Sebelum memperoleh buku baru, pengelola perpustakaan sebaiknya mengetahui terlebih dahulu kebutuhan koleksi.
Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan antara lain:
kesesuaian buku dengan usia dan tingkat pendidikan siswa;
kesesuaian isi dengan kebutuhan pembelajaran;
kondisi dan kualitas bahan pustaka;
kemutakhiran informasi;
kebutuhan atau minat pemustaka;
jumlah koleksi yang sudah tersedia;
anggaran yang dimiliki perpustakaan.
Misalnya, jika perpustakaan sekolah memiliki banyak buku cerita tetapi sangat sedikit buku pengetahuan tentang sains, maka pengadaan berikutnya dapat diarahkan untuk melengkapi kekurangan tersebut.
Jadi, pengadaan koleksi bukan sekadar menambah jumlah buku, tetapi menambah koleksi yang memang dibutuhkan.
2. Weeding: Mengapa Buku di Rak Perpustakaan Perlu Disiangi?
Istilah weeding mungkin terdengar sedikit asing bagi sebagian pengelola perpustakaan sekolah.
Dalam bahasa Indonesia, weeding umumnya dikenal sebagai penyiangan koleksi.
Penyiangan merupakan kegiatan menyeleksi koleksi untuk menentukan bahan pustaka yang masih layak dipertahankan dan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi karena alasan tertentu.
Mengapa buku perlu disiangi?
Karena tidak semua buku harus berada di rak selamanya.
Ada buku yang informasinya sudah tidak relevan. Ada yang rusak berat. Ada pula buku yang tidak pernah digunakan meskipun sudah lama tersedia.
Beberapa pertimbangan dalam penyiangan koleksi
Pengelola perpustakaan dapat mempertimbangkan beberapa kondisi berikut:
informasi dalam buku sudah tidak sesuai atau kedaluwarsa;
kondisi fisik buku rusak berat;
buku sudah tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka;
terdapat terlalu banyak eksemplar yang sama;
buku sudah tidak pernah digunakan dalam waktu yang lama;
isi buku tidak lagi sesuai dengan kebijakan atau kebutuhan lembaga.
Namun, buku yang jarang dipinjam tidak otomatis harus disiangi.
Bisa saja buku tersebut sebenarnya masih dibutuhkan, tetapi kurang dikenal oleh siswa. Karena itu, sebelum mengeluarkan koleksi, pengelola perpustakaan perlu mempertimbangkan kondisi dan nilai koleksi secara keseluruhan.
Penyiangan bukan berarti membuang buku sembarangan
Ini bagian yang penting.
Penyiangan merupakan kegiatan yang perlu dilakukan secara terencana dan berdasarkan pertimbangan yang jelas. Koleksi yang dikeluarkan juga perlu ditangani sesuai kebijakan dan ketentuan yang berlaku di masing-masing perpustakaan.
Dengan penyiangan yang baik, rak perpustakaan tidak hanya terlihat lebih rapi. Koleksi yang tersisa juga dapat menjadi lebih relevan, lebih mudah ditemukan, dan lebih sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
3. Preservation: Bagaimana Agar Buku Tidak Cepat Rusak?
Perpustakaan sudah memiliki koleksi yang baik. Buku-buku juga sudah tertata.
Masalah berikutnya adalah: bagaimana menjaga agar buku tersebut tetap dapat digunakan dalam waktu lama?
Di sinilah preservation atau preservasi berperan.
Preservasi merupakan berbagai upaya untuk menjaga dan melindungi bahan perpustakaan agar tetap dapat digunakan.
Dalam perpustakaan sekolah, preservasi tidak selalu membutuhkan teknologi canggih atau biaya besar.
Hal sederhana seperti menjaga kebersihan rak, memperbaiki buku yang rusak ringan, serta mengatur penyimpanan dengan baik sudah menjadi bagian dari upaya pemeliharaan koleksi.
Preservasi fisik
Preservasi fisik berkaitan dengan upaya menjaga kondisi bahan pustaka secara langsung.
Contohnya:
membersihkan rak dan koleksi secara berkala;
memperbaiki sampul atau halaman yang rusak;
menyimpan buku dengan posisi yang tepat;
menghindarkan koleksi dari air dan kelembapan berlebihan;
menjaga ruangan tetap bersih;
menghindarkan koleksi dari kondisi lingkungan yang dapat mempercepat kerusakan.
Kerusakan buku sering kali bukan hanya disebabkan oleh usia. Cara penyimpanan dan penggunaan yang kurang tepat juga dapat mempercepat kerusakan.
Preservasi digital
Seiring berkembangnya teknologi, perpustakaan juga memiliki koleksi dalam bentuk digital.
Preservasi digital dapat dilakukan melalui berbagai upaya, misalnya membuat salinan cadangan atau backup, menjaga keamanan file, serta memastikan data dapat tetap diakses ketika teknologi atau format penyimpanannya berubah.
Dengan demikian, preservasi tidak hanya berbicara tentang menjaga buku cetak, tetapi juga menjaga informasi yang dimiliki perpustakaan dalam berbagai bentuk.
4. Indexing: Bagaimana Koleksi Mudah Ditemukan?
Pernah mencari buku di perpustakaan tetapi tidak tahu buku tersebut berada di mana?
Atau pernah memiliki koleksi yang cukup banyak tetapi kesulitan menemukan buku berdasarkan topik tertentu?
Salah satu hal yang membantu proses penelusuran adalah indexing atau pengindeksan.
Secara sederhana, pengindeksan merupakan proses menyediakan titik akses atau informasi tertentu agar bahan pustaka lebih mudah ditemukan kembali.
Dalam pengelolaan informasi, pengindeksan dapat berkaitan dengan unsur seperti subjek, pengarang, judul, maupun kata kunci.
Pada perpustakaan yang menggunakan sistem otomasi, informasi tersebut dapat dimanfaatkan untuk membantu pemustaka melakukan penelusuran melalui katalog.
Misalnya, seorang siswa ingin mencari buku tentang hewan.
Jika data koleksi sudah dikelola dengan baik, penelusuran dapat dilakukan berdasarkan judul, pengarang, subjek, atau kata kunci tertentu sesuai sistem yang digunakan.
Semakin baik pengorganisasian informasi koleksi, semakin mudah pula pemustaka menemukan bahan yang dibutuhkan.
Keempat Proses Ini Saling Berkaitan
Acquisition, weeding, preservation, dan indexing sebenarnya bukan pekerjaan yang berdiri sendiri.
Keempatnya saling berhubungan dalam pengelolaan koleksi.
Acquisition membantu perpustakaan memperoleh koleksi yang dibutuhkan.
Weeding membantu menyeleksi koleksi yang sudah tidak sesuai untuk dipertahankan.
Preservation membantu menjaga koleksi agar tetap dapat digunakan.
Sementara indexing membantu informasi tentang koleksi lebih mudah ditemukan dan ditelusuri.
Jika keempat proses tersebut dilakukan dengan baik, perpustakaan akan memiliki koleksi yang tidak hanya banyak, tetapi juga relevan, terawat, terorganisasi, dan mudah dimanfaatkan.
Bagaimana Penerapannya di Perpustakaan Sekolah?
Pada perpustakaan sekolah dasar, pengelolaan koleksi dapat dilakukan secara sederhana dan bertahap.
Misalnya, ketika ada buku baru, pengelola melakukan pemeriksaan kondisi buku, mencatatnya sebagai koleksi, memberikan identitas atau label yang diperlukan, mengolah data bibliografis, kemudian menempatkannya di rak yang sesuai.
Setelah beberapa waktu, koleksi dapat dievaluasi. Buku yang rusak dapat diperbaiki, sedangkan koleksi yang sudah tidak sesuai dapat dipertimbangkan untuk disiangi berdasarkan kriteria yang jelas.
Data koleksi juga perlu diperbarui agar pengelola dapat mengetahui kondisi dan keberadaan bahan pustaka.
Dengan cara seperti ini, pengelolaan koleksi menjadi sebuah siklus yang terus berjalan, bukan pekerjaan yang hanya dilakukan ketika ada buku baru.
Jangan Hanya Mengejar Jumlah Koleksi
Banyaknya jumlah buku sering kali menjadi salah satu hal yang ingin dicapai perpustakaan.
Namun, koleksi yang banyak belum tentu berarti pengelolaan koleksinya sudah baik.
Perpustakaan dengan jumlah koleksi yang lebih sedikit tetapi sesuai dengan kebutuhan pemustaka dapat memberikan manfaat yang lebih besar daripada perpustakaan yang memiliki banyak buku tetapi sebagian besar tidak pernah digunakan.
Karena itu, pengelola perpustakaan perlu melihat koleksi bukan hanya dari berapa banyak buku yang dimiliki, tetapi juga:
Apakah koleksi tersebut masih relevan? Apakah kondisinya baik? Apakah mudah ditemukan? Apakah sesuai dengan kebutuhan pemustaka? Dan apakah benar-benar dimanfaatkan?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi pengelolaan koleksi.
Penutup
Pengelolaan koleksi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang membutuhkan perhatian secara berkelanjutan. Mulai dari memperoleh koleksi baru, menyeleksi koleksi yang sudah tidak sesuai, menjaga kondisi bahan pustaka, hingga mengorganisasi informasi agar mudah ditemukan.
Empat istilah yang perlu dipahami adalah acquisition (pengadaan), weeding (penyiangan), preservation (preservasi), dan indexing (pengindeksan).
Bagi pengelola perpustakaan sekolah, memahami istilah tersebut bukan sekadar menambah pengetahuan kepustakawanan. Pemahaman tersebut dapat membantu dalam mengambil keputusan sehari-hari terkait koleksi perpustakaan.
Pada akhirnya, tujuan pengelolaan koleksi bukan sekadar membuat rak terlihat penuh.
Tujuan utamanya adalah memastikan pemustaka menemukan koleksi yang tepat, pada saat yang tepat, dalam kondisi yang baik, dan dapat memanfaatkannya dengan mudah.
Referensi
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2022). Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2022 tentang kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Yulia, Y. (2014). Pengembangan koleksi. Dalam Pengantar pengembangan koleksi (hlm. 1–37). Universitas Terbuka.
Kustanti, E. (2019). Menyelaraskan fungsi perpustakaan dalam pengembangan koleksi dengan peraturan perundangan. Media Pustakawan, 20(2). https://doi.org/10.37014/medpus.v20i2.937
Thanks for reading Mengenal 4 Proses Penting Pengelolaan Koleksi Perpustakaan: dari Pengadaan hingga Penyiangan. Please share...!
Postingan
0 Komentar untuk "Mengenal 4 Proses Penting Pengelolaan Koleksi Perpustakaan: dari Pengadaan hingga Penyiangan"