Sistem Pencatatan Majalah menurut Sulistyo Basuki (1991)

 Dalam bukunya yang membahas tentang manajemen perpustakaan, Sulistyo Basuki (1991) memberikan panduan khusus untuk pencatatan majalah sebagai bagian dari pengelolaan terbitan berseri. Berikut ini adalah langkah-langkah dan prinsip yang diuraikan oleh beliau:

1. Pencatatan di Buku Induk Majalah

Buku Induk Majalah berfungsi sebagai catatan utama untuk semua koleksi majalah yang dimiliki perpustakaan. Informasi yang harus dicatat meliputi:

• Judul Majalah: Nama lengkap majalah sesuai dengan yang tertera di sampul.
• Volume dan Nomor Edisi: Untuk memudahkan identifikasi edisi tertentu.
• Tanggal Terbit: Bulan dan tahun publikasi majalah.
• Nama Penerbit: Untuk keperluan identifikasi asal majalah.
• ISSN (International Standard Serial Number): Jika tersedia.
• Frekuensi Penerbitan: Harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau lainnya.

2. Kartu Kendali Penerimaan

Sulistyo Basuki menekankan pentingnya penggunaan kartu kendali penerimaan sebagai alat bantu untuk melacak majalah yang diterima. Setiap majalah memiliki satu kartu kendali, yang mencakup:

• Nama majalah.
• Daftar edisi yang diharapkan.
• Kolom untuk mencatat tanggal penerimaan setiap edisi.
• Kolom untuk mencatat kondisi fisik (baik, rusak, atau hilang).

Kartu ini mempermudah staf perpustakaan dalam memeriksa apakah ada edisi yang belum diterima.

---

3. Catatan untuk Edisi Hilang atau Tidak Diterima

Menurut Sulistyo Basuki, jika terdapat edisi yang tidak diterima, perpustakaan harus:

1. Membuat Catatan Hilang di Buku Induk: Tuliskan "Tidak Diterima" atau "Hilang" pada kolom yang relevan.
2. Menghubungi Penerbit: Kirim permintaan ulang untuk edisi yang tidak dikirimkan.

Langkah ini memastikan koleksi tetap lengkap, yang penting untuk terbitan yang digunakan sebagai referensi.

4. Pengelolaan Majalah dengan Katalogisasi Sederhana

Sulistyo Basuki juga menjelaskan bahwa katalogisasi majalah dapat dilakukan secara sederhana, dengan fokus pada:

1. Judul Utama: Dimasukkan sebagai entri utama dalam katalog.
2. Subjek: Penentuan topik atau kategori untuk memudahkan pencarian.
3. Informasi Frekuensi dan ISSN: Dicatat dalam katalog untuk identifikasi unik.

Katalogisasi ini dapat dilakukan menggunakan kartu katalog atau sistem digital.

5. Pencatatan Pemakaian Majalah

Beliau menekankan pentingnya mencatat penggunaan majalah oleh pengguna, baik untuk membaca di tempat maupun peminjaman. Hal ini dapat membantu perpustakaan untuk:

• Menentukan tingkat popularitas majalah.
• Membuat keputusan terkait pembaruan langganan.
• Mengetahui kondisi fisik majalah berdasarkan frekuensi penggunaannya.

6. Penyimpanan dan Arsip Majalah

Sulistyo Basuki juga menekankan pentingnya pengelolaan arsip majalah, terutama untuk terbitan yang sudah tidak digunakan secara reguler. Sistem pencatatan arsip meliputi:

1. Indeks Subjek: Membuat indeks berdasarkan topik yang dibahas dalam majalah untuk mempermudah pencarian.
2. Penempatan di Rak Arsip: Edisi lama disimpan di rak khusus dengan pencatatan nomor arsip.

Implementasi Prinsip Sulistyo Basuki dengan Teknologi Modern

Walaupun prinsip Sulistyo Basuki ditulis dalam konteks manual, langkah-langkah tersebut dapat diterapkan menggunakan teknologi modern, seperti:

• Software Perpustakaan: SLiMS, Koha, atau perangkat lunak lainnya dapat menggantikan buku induk majalah.
• Barcode dan RFID: Digunakan untuk pengelolaan koleksi dan peminjaman.
• Database Digital: Untuk melacak penerimaan dan penggunaan majalah secara elektronik.

Sistem pencatatan majalah menurut Sulistyo Basuki (1991) tetap relevan hingga saat ini, terutama untuk pengelolaan manual di perpustakaan kecil atau yang belum mengadopsi sistem digital. Prinsip-prinsip yang beliau sampaikan dapat diadaptasi sesuai kebutuhan dan dikombinasikan dengan teknologi modern untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan koleksi majalah.

Referensi

1. Sulistyo Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Gramedia.
2. Perpustakaan Nasional RI. Panduan Pengelolaan Terbitan Berseri.
3. Koha Community. Integrated Library System for Serial Publications.
4. SLiMS Documentation Team. Manual Senayan Library Management System.