Sistem Pencatatan Majalah: Metode-Metode yang Digunakan
Dalam pengelolaan majalah di perpustakaan, terdapat berbagai sistem pencatatan yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan skala perpustakaan. Berikut ini adalah penjelasan tentang metode-metode pencatatan majalah yang umum digunakan:
1. Sistem Register
Sistem register adalah metode pencatatan yang menggunakan buku besar atau buku register sebagai alat utama untuk mencatat semua informasi terkait majalah. Pencatatan dilakukan pada selembar kertas yang dibagi dalam beberapa kolom-kolom yang berisi informasi tentang nomor, judul, majalah, volume, dll.
Ciri-ciri:
- Semua data majalah dicatat secara berurutan dalam satu buku.
- Informasi yang dicatat meliputi judul majalah, volume, nomor edisi, tanggal penerimaan, dan catatan khusus.
Kelebihan:
- Sederhana dan mudah diimplementasikan, terutama untuk perpustakaan kecil.
Kekurangan:
- Sulit untuk mencari informasi tertentu jika jumlah koleksi majalah sangat banyak.
2. Sistem Buku Besar
Sistem ini menggunakan buku besar yang terpisah untuk setiap majalah.
Ciri-ciri:
- Setiap judul majalah memiliki satu halaman atau lebih di buku besar.
- Setiap halaman mencatat edisi-edisi yang diterima, tanggal penerimaan, dan status koleksi (lengkap atau hilang).
Kelebihan:
- Informasi tentang setiap majalah mudah ditemukan.
- Memungkinkan pelacakan detail dari setiap judul.
Kekurangan:
- Membutuhkan banyak buku besar jika jumlah koleksi sangat besar.
3. Sistem Dua Kartu
Sistem ini menggunakan dua kartu untuk setiap judul majalah. Perpustakaan menggunakan 2 buah kartu yang berbeda ukurannya. Masing-masing untuk kartu register dan kartu uji. Kartu yang dgunakan sama dengan kartu katalog berukuran 7,5 cm x 12,5 cm.
Ciri-ciri:
- Kartu Utama: Berisi informasi bibliografi seperti judul, ISSN, penerbit, frekuensi penerbitan, dan lokasi penyimpanan.
- Kartu Kendali: Berisi catatan tentang penerimaan setiap edisi, tanggal penerimaan, dan status.
Kelebihan:
- Mempermudah pelacakan penerimaan edisi tertentu.
- Menghemat ruang dibandingkan dengan buku besar.
Kekurangan:
- Risiko kehilangan kartu jika tidak dikelola dengan baik.
4. Sistem Tiga Kartu
Sistem tiga kartu menambahkan satu kartu tambahan dibandingkan sistem dua kartu. Perpustakaan menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas.
Ciri-ciri:
- Kartu Bibliografi: Sama dengan kartu utama pada sistem dua kartu.
- Kartu Kendali: Sama dengan kartu kendali pada sistem dua kartu.
- Kartu Subjek: Berisi daftar artikel atau topik yang dibahas dalam setiap edisi majalah.
Kelebihan:
- Membantu pengguna menemukan artikel berdasarkan subjek tertentu.
- Berguna untuk indeksasi koleksi majalah.
Kekurangan:
- Membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk pengelolaan.
5. Sistem Kardex
Kardex adalah sistem pencatatan menggunakan alat bantu fisik berupa kartu-kartu yang ditempatkan dalam laci atau lemari khusus yang terbuat dari baja. Setiap laci memiliki ukuran lebar 10,5 cm x 24 cm, serta tinggi 20,5, cm. Setiap unit cardex terdiri dari 10 laci dan mampu mencatat 504 kartu.
Ciri-ciri:
- Setiap majalah memiliki satu kartu yang berisi informasi penerimaan untuk semua edisi.
- Kartu disusun dalam laci berdasarkan abjad judul majalah.
Kelebihan:
- Praktis untuk pelacakan cepat.
- Memungkinkan visualisasi data dengan jelas.
Kekurangan:
- Membutuhkan ruang penyimpanan khusus.
- Tidak efisien untuk perpustakaan dengan koleksi majalah yang sangat besar.
6. Sistem Ing-Griya
Sistem ini adalah metode pencatatan yang lebih fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan setiap perpustakaan. Kartu pencatatan majalah ini besarnya bervariasi umunya 1/2 folio.
Ciri-ciri:
- Menggunakan kombinasi buku register, kartu kendali, dan catatan digital.
- Fokus pada kemudahan akses dan pelacakan data koleksi.
Kelebihan:
- Dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya perpustakaan.
- Memungkinkan integrasi dengan sistem teknologi modern.
Kekurangan:
- Membutuhkan perencanaan dan pengaturan awal yang matang.
Setiap metode pencatatan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Pemilihan sistem pencatatan majalah yang tepat harus mempertimbangkan:
- Skala Koleksi: Perpustakaan dengan koleksi besar mungkin lebih cocok menggunakan sistem digital atau kombinasi.
- Sumber Daya: Termasuk staf, ruang, dan teknologi yang tersedia.
- Kebutuhan Pengguna: Tingkat aksesibilitas informasi yang diinginkan pengguna.
Pengelola perpustakaan dapat mengadaptasi salah satu atau kombinasi metode ini untuk memastikan pengelolaan koleksi majalah yang efisien dan terorganisir.
Daftar Referensi untuk Sistem Pencatatan Majalah
- Basuki, Sulistyo.Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Gramedia, 1991.
- Buku ini memberikan panduan lengkap tentang manajemen perpustakaan, termasuk metode pencatatan koleksi terbitan berseri.
- Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.Pedoman Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: PNRI, 2010.
- Dokumen ini menjelaskan langkah-langkah pencatatan dan pengelolaan koleksi majalah sesuai standar nasional.
- American Library Association (ALA).Serials and Continuing Resources Management. Chicago: ALA Editions, 2008.
- Panduan internasional tentang pengelolaan majalah dan terbitan berseri di perpustakaan.
- IFLA Working Group.Guidelines for Serial Publications. The Hague: International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA), 2006.
- Standar pencatatan dan pengelolaan terbitan berseri yang diterbitkan oleh IFLA.
- Koha Community.User Manual for Koha Integrated Library System.
- Panduan penggunaan sistem otomasi Koha untuk pencatatan koleksi perpustakaan, termasuk majalah.
- SLiMS Documentation Team.Senayan Library Management System (SLiMS) Manual.
- Dokumentasi resmi SLiMS yang menjelaskan fitur-fitur untuk pengelolaan koleksi terbitan berseri secara digital.
- Durell, Steve.Effective Management of Periodicals in Libraries. London: Facet Publishing, 2005.
- Buku ini membahas praktik terbaik dalam mengelola koleksi majalah, termasuk berbagai metode pencatatan.
- Cutter, Charles A.Rules for a Dictionary Catalog. Washington: Government Printing Office, 1904.
- Buku klasik yang menjadi dasar dalam pengelolaan dan pengatalogan koleksi perpustakaan, termasuk pencatatan terbitan berseri.
- Taylor, Arlene G., & Daniel N. Joudrey.The Organization of Information. Westport: Libraries Unlimited, 2009.
- Membahas teori dan praktik pengorganisasian informasi di perpustakaan, termasuk pencatatan koleksi.
- Yosephine, Ratih."Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan Perguruan Tinggi." Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Vol. 8, No. 1, 2012.
- Artikel jurnal yang mengulas strategi pencatatan dan pengelolaan majalah di lingkungan akademik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar