Istilah dalam Manajemen Perpustakaan, Deskripsi dan Penjelasan

 

A. Shelving

Pengertian: Shelving adalah proses penempatan bahan pustaka di rak sesuai dengan sistem pengklasifikasian yang digunakan di perpustakaan. Tujuan utamanya adalah memudahkan pengguna dalam menemukan bahan pustaka yang diinginkan dan menjaga keteraturan koleksi perpustakaan.

Langkah-langkah Shelving:

1. Identifikasi Lokasi: Pastikan setiap buku atau bahan pustaka memiliki nomor klasifikasi yang sesuai.

2. Urutkan Berdasarkan Klasifikasi: Buku diatur berdasarkan nomor klasifikasi, biasanya menggunakan sistem Dewey Decimal Classification (DDC) atau Universal Decimal Classification (UDC).

3. Penempatan di Rak: Bahan pustaka diletakkan di rak sesuai urutan nomor klasifikasi dan alfabet nama pengarang.

Manfaat Shelving:

• Menjaga kerapian koleksi.

• Mempermudah akses pengguna terhadap koleksi perpustakaan.

• Mengurangi risiko hilangnya bahan pustaka akibat penyimpanan yang tidak teratur.

Tantangan Shelving:

• Membutuhkan ketelitian tinggi.

• Memerlukan pemahaman mendalam tentang sistem klasifikasi.

B. Penataan Koleksi

Pengertian: Penataan koleksi adalah kegiatan mengorganisasi dan menyusun bahan pustaka di perpustakaan berdasarkan kategori tertentu seperti subjek, jenis bahan, atau format koleksi.

Metode Penataan Koleksi:

1. Penataan Berdasarkan Subjek: Buku dikelompokkan sesuai dengan tema atau topik.

2. Penataan Berdasarkan Jenis Bahan: Misalnya, buku teks, majalah, jurnal, atau koleksi digital.

3. Penataan Berdasarkan Ukuran: Untuk efisiensi penggunaan ruang rak.

4. Penataan Tematik: Digunakan untuk koleksi khusus seperti bahan pustaka seni atau sejarah lokal.

Manfaat Penataan Koleksi:

• Mempermudah navigasi pengguna.

• Meningkatkan daya tarik perpustakaan melalui tampilan yang teratur.

• Mengoptimalkan efisiensi penggunaan ruang.

Tantangan Penataan Koleksi:

• Memerlukan evaluasi rutin untuk menyesuaikan penataan dengan kebutuhan pengguna.

• Menghadapi keterbatasan ruang fisik.

C. Stock Opname

Pengertian: Stock opname adalah kegiatan inventarisasi koleksi perpustakaan untuk mencocokkan antara data koleksi dalam sistem dengan koleksi fisik yang ada. Tujuannya adalah memastikan ketersediaan, kondisi, dan akurasi data koleksi.

Prosedur Stock Opname:

1. Persiapan: Melibatkan pengambilan data dari sistem katalog dan menyiapkan alat pencatat.

2. Pengecekan Fisik: Membandingkan koleksi fisik dengan data dalam sistem.

3. Pelaporan Hasil: Menyusun laporan koleksi yang hilang, rusak, atau tidak sesuai.

4. Tindak Lanjut: Melakukan penggantian, perbaikan, atau penghapusan bahan pustaka sesuai hasil pengecekan.

Manfaat Stock Opname:

• Mengetahui kondisi terkini koleksi.

• Mengidentifikasi kehilangan atau kerusakan bahan pustaka.

• Meningkatkan akurasi katalog perpustakaan.

• Mendukung pengambilan keputusan terkait pengembangan koleksi.

Tantangan Stock Opname:

• Memakan waktu dan sumber daya yang cukup besar.

• Membutuhkan koordinasi antara staf perpustakaan.

D. Penyiangan Koleksi

Pengertian: Penyiangan koleksi adalah proses evaluasi dan penghapusan bahan pustaka yang sudah tidak relevan, rusak, atau jarang digunakan dari koleksi perpustakaan.

Kriteria Penyiangan:

1. Kondisi Fisik: Buku yang rusak parah atau tidak layak baca.

2. Relevansi Isi: Koleksi yang isinya sudah usang atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Frekuensi Penggunaan: Koleksi yang jarang atau tidak pernah dipinjam.

4. Duplikasi: Buku yang memiliki jumlah eksemplar berlebih tanpa permintaan yang sesuai.

5. Kesesuaian dengan Kebijakan Perpustakaan: Koleksi yang tidak lagi mendukung misi atau visi perpustakaan.

Manfaat Penyiangan Koleksi:

• Mengoptimalkan ruang penyimpanan.

• Menjamin koleksi yang tersedia tetap relevan dan berkualitas.

• Meningkatkan efektivitas pengelolaan koleksi.

Prosedur Penyiangan:

1. Identifikasi Koleksi: Menganalisis data penggunaan dan kondisi fisik koleksi.

2. Evaluasi: Melakukan penilaian terhadap kriteria penyiangan.

3. Penyusunan Daftar: Membuat daftar bahan pustaka yang akan disiangi.

4. Persetujuan: Meminta persetujuan dari pihak berwenang.

5. Eksekusi: Menghapus koleksi yang telah disetujui untuk disiangi.

Tantangan Penyiangan Koleksi:

• Munculnya resistensi dari pengguna atau staf terkait penghapusan koleksi tertentu.

• Memastikan proses penyiangan sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Referensi

1. Sulistyo-Basuki, "Pengantar Ilmu Perpustakaan," Jakarta: Gramedia, 1991.

2. American Library Association, "Library Management Principles," 2019.

3. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan.

4. Evans, G. Edward & Margaret Zarnosky Saponaro, "Collection Management Basics," 7th Edition, ABC-CLIO, 2016.

5. IFLA (International Federation of Library Associations), "Guidelines for Library Services," 2020.