Jenis dan Klasifikasi Bahan Pustaka, Dasar Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

Klasifikasi adalah mengelompokkan benda yang memiliki beberapa ciri yang sama dan memisahkan benda yang tidak sama. Dalam konteks perpustakaan, klasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan kesamaan subyek/topiknya dengan berpedoman pada metode/sistem tertentu. 

Menurut Qolyubi dkk (2003) sistem pengelompokan atau klasifikasi perpustakaan dapat dibedakan menjadi:

• Klasifikasi Artifisial

Klasifikasi artifisial adalah sistem pengelompokkan atau klasifikasi koleksi berdasarkan ciri fisik koleksi, seperti ukuran, warna ataupun data fisik lainnya.

• Klasifikasi Fundamental

Klasifikasi fundamental adalah sistem pengelompokkan atau klasifikasi koleksi berdasarkan subjek yang terkandung dalam sebuah koleksi. 

Kedua sistem klasifikasi tersebut diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan perpustakaan. Pengelola perpustakaan akan mengelompokkan koleksi berdasarkan ciri fisik koleksi, artinya pengelola perpustakaan mengaplikasikan klasifikasi artifisial. Selanjutnya, setelah dikelompokkan berdasarkan ciri fisik koleksi, kemudian koleksi dikelompokkan lagi berdasarkan subjek dari koleksi.   Dengan demikian Koleksi yang memiliki subjek sama akan saling berdekatan, artinya pengelola perpustakaan telah menggunakan klasfikasi fundamental dalam kegiatan klasifikasi.   

Dalam kegiatan klasifikasi fundamental, seseorang akan mengelompokkan koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka. Dalam kegiatan klasifikasi ini ada dua tahapan yang dilakukan yaitu analisis subjek serta penentuan notasi atau nomor klas subjek. Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan.

2.1. Analisis Subjek

Untuk dapat menentukan subjek sebuah koleksi atau bahan pustaka maka perlu dilakukan proses analisis subjek. Analisis subjek adalah kegiatan atau proses penentuan subjek atau isi yang terkandung dalam sebuah koleksi.

Dalam kegiatan analisis subjek ada dua hal penting yang harus diperhatikan, yaitu jenis konsep dan jenis subjek. Jenis konsep dibedakan menjadi 3 jenis yaitu :

a.    Fenomena

Merupakan masalah yang menjadi bahasan utama di dalam bahan Pustaka. Fenomena dibedakan menjadi objek konkret dan objek abstrak. Objek konkret contohnya adalah Perpustakaan, Komputer. Sedangkan objek abstrak contohnya antara lain budaya dan agama.

b.    Disiplin Ilmu

Merupakan disiplin ilmu utama atau cabang dari disiplin ilmu utama yang dibahas dalam sebuah bahan pustaka. Disiplin ilmu diutama disebut juga dengan istilah disiplin ilmu fundamental dan cabang disiplin ilmu disebut subdisiplin.  Misalnya ilmu sosial maka cabang disiplin ilmu tersebut antara lain sosiologi, ilmu politik ilmu hukum, administrasi dan lain sebagainya.

c.    Bentuk Penyajian

Merupakan organisasi penyajian subjek dalam bahan pustaka menurut bentuk fisik,  sistematika penyajian dan bentuk intelektual.  Seperti Majalah, Kamus, Ensiklopedi, Direktori, Statistik.

Untuk jenis subjek dibedakan ke dalam empat jenis. Keempat jenis subjek tersebut adalah:

a. Subjek Dasar

Adalah jenis subjek bahan pustaka  yang terdiri dari satu disiplin ilmu. Misalnya politik, pendidikan, ekonomi dan lain-lain.

b. Subjek Sederhana

Adalah subyek bahan pustaka terdiri dari satu faset pembagian dari satu disiplin ilmu, Misalnya pendidikan dasar

c. Subjek majemuk

Adalah jenis subyek bahan pustaka terdiri dari lebih satu faset pembagian dari disiplin ilmu. Misalnya Pendidikan Dasar di Indonesia

d. Subjek Kompleks

Adalah jenis subjek suatu bahan pustaka yang terdiri dua subjek atau lebih yang saling berinteraksi dari satu disiplin ilmu atau lebih, contoh pengaruh narkoba terhadap kenakalan remaja.

Hasil analisis subjek adalah deskripsi tentang subjek sebuah koleksi. Untuk melakukan proses analisis subjek sehingga menghasilkan deskripsi subjek sebuah koleksi, dilakukan dengan cara:

a.   Membaca judul dari bahan pustaka, jika dirasa bahwa judul telah merefleksikan subjek sebuah buku

b. Membaca halaman sebalik halaman judul (halaman verso). Di dalam halaman judul terdapat katalog dalam terbitan yang dapat menampilkan subjek dari sebuah bahan pustaka

c.    Membaca daftar isi jika dengan membaca judul dan halaman kolofon belum diketaui subjek dari sebuah koleksi.

d.   Membaca kata pengantar dari sebuah koleksi

e.    Membaca ringkasan buku yang biasanya terdapat pada halaman belakang buku.

f.  Membaca buku secara keseluruhan jika dengan melakukan berbagai instruksi di atas belum ditemukan subjek dari koleksi tersebut.

g.   Menggunakan sumber-sumber lain seperti bibliografi, kamus.

h.  Bertanya kepada  subjek spesialis jika semua langkah telah dilakukan belum mampu menentukan subjek dari sebuah koleksi.

2.2. Menentukan Notasi atau Nomor Klas

Notasi atau nomor klas dapat diartikan sebagai simbol atau kode yang mewakili sebuah subjek bahan pustaka dalam bagan klasifikasi. Notasi dapat berupa huruf, angka bahkan warna. Namun diantara ketiga jenis notasi tersebut, angka merupakan jenis notasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan. Motivasi perpustakaan memanfaatkan angka sebagai notasi salah satunya karena notasi angka memiliki bagan yang berlaku secara internasional seperti Dewey Decimal Classification, Universal Decimal Classification dan Library of Conggress.

Berikut ini adalah penjelasan tentang ketiga jenis notasi yang dapat digunakan oleh perpustakaan:

a.    Warna

Apabila perpustakaan akan menggunakan warna sebagai identitas klasifikasi maka subjek dari koleksi diwakili oleh satu jenis warna untuk setiap subjeknya. Misalnya warna putih untuk subjek karya umum, merah untuk ilmu sosial, biru untuk subjek ilmu terapan dan seterusnya. Akan tetapi notasi warna ini memiliki beberapa kelemahan yaitu terbatasnya jumlah warna padahal subjek ilmu terus bertambah, selain itu klasifikasi warna tidak optimal keberadaannya jika digunakan untuk yang memiliki masalah dengan buta warna.

b.    Huruf

Pada prinsipnya penggunaan abjad  sebagai notasi hampir sama dengan penggunaan warna dalam sistem klasifikasi, dimana setiap abjad mewakili subjek tertentu. Misalnya huruf A mewakili subjek pengetahuan umum, B mewakili subjek filsafat, C mewakili subjek agama dan seterusnya.

Dalam penggunaan sistem abjad dapat juga digunakan inisial atau singkatan dari sebuah subjek. Misalnya peu untuk subjek pengetahuan umum, Fil untuk subjek filsafat, slg untuk subjek sosiologi, pol untuk subjek politik dan masih banyak lagi.

c.    Angka atau nomor klasifikasi.

Jenis notasi yang terakhir adalah notasi dengan menggunakan angka. Notasi angka diperoleh dari sistem klasifikas yang ada. Saat ini ada berberapa sistem klasifikasi yang familiar digunakan di Indonesia. Sistem tersebut antara lain Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Conggress (LC) dan Colon Classification.  Disini hanya akan dijelaskan satu sistem klasifikasi yaitu DDC karena sistem klasifikasi ini adalah sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan.

Dewey Decimal Classification  atau DDC merupakan salah satu sistem klasifikasi yang familiar digunakan oleh banyak perpustakaan di Tanah Air. Sistem ini menyangkut seluruh subjek ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis dan teratur. Pembagian ilmu (subjek ilmu pengetahuan) dimulai dari subjek yang bersifat umum menuju subjek bersifat khusus.

Pembagian subjek dalam sistem ini dimulai dari subjek besar atau umum yang disebut dengan kelas utama, kemudian diperinci menjadi divisi, selanjutnya divisi diperinci menjadi sub divisi dan lebih rinci lagi menjadi tabel lengkap. Contohnya adalah sebagai berikut

Sepuluh kelas utama dalam DDC terdiri dari:

- 000            untuk karya umum

- 100            untuk filsafat dan psikologi

- 200            untuk agama

- 300            untuk ilmu sosial

- 400            untuk bahasa

- 500            untuk ilmu murni (sains)

- 600            untuk teknologi/ilmu terapan

- 700            untuk kesenian dan olahraga

- 800            untuk kesusastraan

- 900            untuk sejarah dan geografi

                        Divisi atau ringkasan ke II

-    300 untuk ilmu sosial

-    310 untuk statistik

-    320 untuk ilmu politik

-    330 untuk ekonomi

-    340 untuk hukum

-    350 untuk administrasi publik, ilmu kemiliteran

-    360 untuk masalah dan jasa sosial

-    370 untuk pendidikan

-    380 untuk perdagangan, komunikasi dan perhubungan

-    390 untuk adat istiadat, etiket dan folklor

Subdivisi atau ringkasan ke III

-   370  untuk  Pendidikan

-   371 untuk  Pendidikan secara umum

-   372  untuk  Pendidikan dasar

-   373  untuk  Pendidikan menengah

-   374  untuk  Pendidikan dewasa

-   375 untuk  Kurikulum

-   376  untuk Pendidikan wanita

-   377  untuk Sekolah dan agama

-   378  untuk Pendidikan tinggi

-   379  untuk Pendidikan dan negara

DDC terdiri dari beberapa unsur-unsur pokok. Unsur-unsur tersebut antara lain sistematika, notasi, indeks relatif dan tabel pembantu. Berikut ini penjelasan dari masing-masing unsur tersebut

a.    Sistematika

Berupa bagan yang berisi pembagian ilmu didasarkan pada prinsip-prinsip tertentu.

b.   Notasi
adalah angka yang mewakili subjek-subjek tertentu. Angka dalam notasi DDC mewakili sebuah subjek. Angka atau notasi juga disebut dengan nomor

c.    Indeks relatif

Adalah sejumlah tajuk subjek yang disertai rincian aspek-aspeknya dan disusun secara alfabetis lengkap dengan nomor klasifikasi

d.   Tabel Pembantu

Merupakan notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek tertentu. Tabel pembantu yang ada dalam DDC terdiri dari:

Tabel 1: Subdivisi standar

Tabel 2: Wilayah

Tabel 3: Subdivisi sastra

Tabel 4: Subdivisi bahasa

Tabel 5: Ras, etnik, kebangsaan

Tabel 6: Bangsa dan etnis

Tabel 7: Bahasa

Setelah pengetahui unsur-unsur DDC lalu bagaimana memanfaatkan atau cara menggunakan sistem klasifikasi ini sehingga mampu menentukan nomor klasifikasi yang benar. Langkah-langkah menggunakan DDC adalah sebagai berikut:

a. Lakukan Anasis subjek

Langkah pertama yang dilakukan untuk dapat menggunakan DDC adalah dengan menuntukan subjek koleksi dengan melakukan analisis subjek. Analisis subjek dilakukan dengan membaca judul, halaman judul, kata pengantar, daftar isi, isi buku dan kesimpulan. Perhatikan hasil analisis subjek, apakah subjek tersebut termasuk dalam kategori subjek dasar, subjek sederhana, subjek majemuk dan subjek kompleks .

b. Gunakan Indeks relatif untuk mencari nomor klasifikasi dengan cepat

Setelah menemukan subjek koleksi, selanjutnya cari nomor klasifikasi subjek dengan bantuan indeks relatif. Indeks relatif akan membantu menemukan nomor klasifikasi secara cepat karena indeks relatif menyusun subjek (tajuk subjek) urut alfabetis.

c. Periksa bagan klasifikasi

Setelah menemukan nomor klasifikasi subjek pada indeks relatif selanjutnya periksa nomor tersebut pada bagan klasifikasi untuk memastikan bahwa nomor klasifikasi yang diperoleh tepat. Perhatikan juga instruksi yang ditampilkan pada bagan. Apabila tidak ada instruksi maka silahkan gunakan nomor tersebut untuk subjek yang telah anda tentukan dalam proses analisis subjek

Setelah melakukan klasifikasi deskriptif (analisis subjek dan menentukan notasi) sehingga diperoleh notasi yang mewakili subjek ilmu sebuah koleksi, selanjutnya hasil notasi tersebut (baik warna, huruf ataupun angka) diletakkan dibagian paling atas dari nomor panggil atau call number. Nomor panggil minimal terdiri dari 3 bagian, yaitu notasi, tiga huruf pertama nama pengarang (entri utama) dan satu hurup pertama judul. Nomor panggil diletakkan dipunggung koleksi atau buku dan menjadi alat identifikasi koleksi di jajaran rak koleksi. Selain itu nomor panggil juga diletakkan dalam kartu katalog yang berfungsi sebagai wakil dokumen yang memungkinkan penguna perpustakaan menemukan koleksi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.