Katalogisasi

Katalogisasi

Katalogisasi (cataloging) adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog (Qolybudi dkk, 2003). Artinya, katalog merupakan produk dari katalogisasi. Katalog sendiri memiliki pengertian sebagai daftar yang dipersiapkan sedemikian rupa untuk tujuan tertentu seperti katalog pameran, katalog penerbit, katalog perdagangan (Lasa Hs, 1997).

Jika katalog tersebut ditarik dalam dunia perpustakaan maka katalog tersebut dikenal dengan nama katalog perpustakaan. Katalog perpustakaan adalah daftar koleksi perpustakaan yang disusun menurut susunan tertentu atau sistematis (Lasa Hs, 1997). Katalog perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. 

Katalogisasi memiliki tujuan. Tujuan dari kegiatan katalogisasi sehingga mampu menghasilkan katalog perpustakaan antara lain: 

1. Memberikan peluang bagi pengelola maupun pemustaka menemukan koleksi yang dibutuhkan berdasarkan nama  pengarang, judulnya dan subjek koleksi.

2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan  dari pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu atau dalam jenis literature tertentu.

3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya. Katalog perpustakaan disajikan dalam beberap format. Format tersebut antara lain format kartu, CD, format Online (OPAC) atau yang dikenal dengan sebutan katalog komputer dan daftar tambahan koleksi. Untuk perpustakaan sederhana format katalog perpustakaan yang sesuai adalah format kartu katalog dan tambah koleksi.

Katalog perpustakaan sendiri dapat disajikan dalam berbagai format. Format katalog perpustakaan antara lain:

1. Bentuk cetakan, buku

Bentuk katalog perpustakaan yang merupakan himpunan dari lembaran-lembaran yang berisi daftar koleksi yang dimiliki perpustakaan ke dalam satu jilid. Keuntungan dari format katalog perpustakaan ini adalah biaya produksinya murah, mudah pengirimannya dan mudah dibawa kemana-mana. Sedangkan kelemahan adalah jika terjadi penambahan koleksi akan sulit untuk dimasukkan ke dalam daftar yang telah dibuat.

2. Katalog berkas

Katalog ini dibuat dari kertas manila putih dengan ukuran 10 x 20 cm dan kemudian dijilid. Satu jilid bendel berisi sekitar 50 buat kartu. Namun saat ini katalog jenis ini dinilai kurang praktis.

3. Bentuk kartu

Bentuk katalog dalam format kartu. Format kartu merupakan format katalog yang paling banyak digunakan saat ini. Kelebihan dari format katalog ini antara lain tahan lama, lebih praktis jika terjadi penambahan koleksi dan mudah penggunaannya. Sedangkan kelemahannya antara lain memerlukan lembari katalog yang harus didesain khusus, memerlukan tempat tersendiri dan sulit untuk dibawa kemana-mana.

4. Komputer

Selain kartu katalog, format ini merupakan format yang saat ini banyak digunakan oleh perpustakaan. Apalagi dengan tumbuhnya gerakan open source yang  perpustakaan memperoleh perangkat lunak yang dapat digunakan secara gratis. Berbagai perangkat lunak yang dapat digunakan sebagai katalog antara lain CDS/ISIS, WINISIS, OpenBiblio, Atheneum, Otomigen-X dan Slims.

Proses katalogisasi atau proses pembuatan katalog perpustakaan terdiri dari dua kegiatan. Kedua kegiatan tersebut antara lain katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek. Penjelasan dari kedua kegiatan tersebut adalah sebagai berikut

1. Katalogisasi Deskriptif

Kalogisasi deskriptif merupakan kegiatan merekam data bibliograf sebuah koleksi. Tujuan dari kegiatan ini adalah menentukan entri utama dan entri tambahan serta deskripsi bibliografi dari sebuah koleksi. Setelah berhasil menentukan entri utama, entri tambahan dan deskripsi bibliografi maka langkah selanjutnya dalam katalogisasi deskripsif adalah adalah mencantumkannya dalam entri katalog. Pedoman yang digunakan untuk melakukan katalogisasi deskriptif adalah AACR2 (Anglo American Cataloging Rules Second Edition) dan ISBD (International Standard Book Description)

a. Penentuan entri utama dan entri tambahan

Dalam penentuan tajuk entri utama dan entri tambahan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

-          Pengarang tunggal maka tajuk entri utama adalah pengarang buku atau koleksi tersebut.

Contoh:

Teknologi Informasi Perpustakaan / Candra Irawan

Entri utamanya pada Candra Irawan dan entri tambahannya pada judul dan subjek

-          Pengarang ganda, dua dan tiga orang maka entri utama adalah pengarang utama sedangkan pengarang kedua dan ketiga dijadikan sebagai tajuk entri tambahan.

Contoh:

Membangun Otomasi Perpustakaan Dengan OpenBiblio/Rafi Pangestu, Nurkholis, Bagus Prabowo. Entri utamanya adalah Arif Surachman dan pengarang lainnya dijadikan sebagai entri tambahan

-          Pengarang lebih dari tiga orang atau lebih maka tajuk entri utamanya adalah judul

Contoh

Membangun Perpustakaan Digital/ Diki Pratama, Alfin Indiyanto, Riyanto dan Dandi Sudrajat

Entri utama adalah Judul dan entri tambahannya adalah nama pengarang

-          Karya editor atau penyunting maka entri utamanya pada judul. Jika pengarangnya disebut maka berlaku ketentuan entri utama untuk pengarang.

Misalnya

Perangkat Lunak Open Source dalam Dunia Perpustakaan / Editor : Panji

Entri utama pada judul dan entri tambahan pada Panji (editor)

-          Karya Anonim (tanpa pengarang) maka entri utamanya pada judul

-          Karya kumpulan, entri utamanya pada judul

-          Badan Korporansi maka entri utamanya adalah badan korporasi

b. Deskripsi Bibliografi

Deskripsi bibliografi disusun ke dalam delapan daerah. Setiap daerah terkadang terdiri dari beberapa unsur. Berbagai daerah dan unsur-unsur dipisahkan dengan menggunakan tanda baca. Kedelapan daerah diskripsi bibliografi tersebut lengkap dengan tanda bacanya antara lain:

No.	Daerah	Tanda Baca	Unsur
1	Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab (kepengarangan):		Judul sebenarnya
		[ ]	GMD (General Material Designation)
		=	Judul paralel
		:	pernyataan judul lain
			Pernyataan tanggung jawab
		/	Pengarang pertama
		,	Pengaran kedua dan pengarang ke tiga (jika pengarang lebih dari satu tetapi tidak lebih dari dua)
		;	pengarang lain (seperti penerjemah, ilustrator, narator)
2	Daerah edisi	.-	Keterangan Edisi (seperti keterangan cetakan, edisi cetakan)
3	Daerah data khusus	.-	Tidak digunakan untuk deskripsi buku
4	Daerah impresum	. -	Tempat terbit (tempat terbit pertama)
		;	Tempat berikutnya
		:	Nama Penerbit
		,	Tahun Terbit
5	Daerah deskripsi fisik	. -	Jumlah halaman (misalnya xii, 250 hlm.)
		:	Data fisik lain (seperti ilustrasi dan index)
		;	Ukuran fisik koleksi
6	Daerah keterangan seri	. -	Judul seri sebenarnya (ditulis dengan kurung)
		=	Judul Pararel
		:	Keterangan judul seri tambahan
7	Daerah catatan	. -	Segala sesuatu yang dianggap penting yang belum dimasukkan pada daerah sebelumnya
8	Daerah penomoran, harga dsb	.-	Nomor standar
		=	Judul kunci
		:	Syarat-syarat dan harga
		( )	Keterangan tambahan

Tabel 1. Tabel Data Deskripsi Bibliografi

Berbagai data bibliografi di atas akan dimasukkan ke delapan daerah diambil dari bahan pustaka yang ada di tangan staf perpustakaan. Data bibliografi tersebut dapat diperoleh dengan membaca:

-          Kulit buku

-          Halaman judul singkat

-          Halaman judul

-          Halaman sebalik halaman judul atau halaman verso

-          Bagian lainnya dari buku seperti kata pengantar, daftar isi, isi buku, indeks dan bibliografi.

2. Katalogisasi subjek

Kegiatan merekam subjek dari sebuah bahan pustaka dengan cara melakukan analisis subjek kemudian menentukan nomor klasifikasinya berdasarkan peraturan yang berlaku.

 

Setelah melakukan katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek, selanjutnya langkah yang perlu dilakukan perlu adalah membuat kartu katalog dan menyusun kartu katalog yang telah dibuat. Berikut ini langkah-langkah yang dilalui dalam kegiatan pembuatan kartu katalog dan penyusun kartu katalog:

1. Siapkan kartu katalog dengan kertas berukuran 12,5 cm. x 7,5 cm. Di tengah bagian bawah kartu dibuat lubang untuk memasukkan tusuk pengaman.

2. Membuat temporary slip (T. Slip) atau worksheet.  T. Slip merupakan kertas yang berisi konsep untuk pembuatan kartu katalog, sedangkan worksheet merupakan T.Slip yang digunakan sebagai konsep katalog komputer (Lasa-Hs, 1998). T.Slip atau worksheet akan memudahkan dalam proses pengetikan kartu katalog atau ketika memasukkan data bibliografi buku ke dalam perangkat lunak yang digunakan perpustakaan.

3. Menyalin data yang ada pada T. Slip atau worksheet ke dalam kartu katalog. 

a)      Katalog Pengarang

b)      Katalog Judul

c)      Katalog Subjek

4. Selanjutnya untuk memudahkan penelusuran kartu katalog, maka katalog-katalog tersebut dikelompokkan kedalam satu jenis dan disusun alfabetis dari yang ter kecil ke yang terbesar. Selanjutnya kartu katalog yang telah tersusun dimasukkan ke dalam lemari katalog