Pengadaan Buku Melalui Hadiah

Salah satu pengadaan buku yang lain adalah dengan cara menerima hadiah dari instansi pemerintah, swasta, maupun dari berbagai lembaga lainnya.

Kegiatan pemberian dan penerimaan bahan pustaka hadiah bahan pustaka di perpustakaan dilaksanakan oleh bagian pengadaan. Hal ini sama dengan kegiatan pertukaran buku. Bidang pengadaan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan.

Pengadaan buku yang diperoleh dari hasil sumbangan/hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan, dan untuk ini perpustakaan memperoleh keuntungan yang besar dari buku sumbangan yang diterima. Tetapi sebelum perpustakaan menerima sumbangan buku, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan. Apakah cakupan buku sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dapatkah perpustakaan menangani buku-buku hadiah dilihat dari pengolahan, penempatan dan pemanfaatannya. Kadang-kadang penawaran hadiah buku terutama dari perorangan disertai dengan persyaratan yang khusus, misalnya buku harus ditempatkan pada ruangan khusus dan terpisah dari koleksi yang ada. Untuk menghadapi persyaratan ini, peerpustakaan harus benar-benar memertimbangkannya. Sumbangan tersebut bias tidak diterima karena hadiah yang akan diterima akan menjadi beban tambahan dalam pengelolaannya.

Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Sumber yang bias diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku diantaranya adalah sebagai berikut :

• Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
• Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
• Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
• Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, Negara maju melalui kedutaannya.

Ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu sebagai berikut :

Hadiah atas permintaan

• Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan, dan sebagainya).
• Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
• Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
• Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
• Memeriksa buku yang dating dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.
• Mengirimkan ucapan terima kasih.
• Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.

Hadiah tidak atas permintaan

• Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
• Mengirimkan surat ucapan terima kasih.
• Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain.

Untuk tertib administrasi maka setiap pengiriman buku sebaiknya dilampirkan tanda terima. Sebagai contoh tanda terima dapat dilihat berikut ini :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS …………………

PERPUSTAKAAN

Kampus ……………….Po Box ………..Telp…………..

TANDA TERIMA

Telah diterima buku sebanyak …………judul………….eksemplar sebagai hadiah dari ……………..yaitu sebagai berikut :

No	Pengarang	Judul	Jumlah

Diterima tanggal                                                                                 Yang menyerahkan

Nama Penerima

Instansi

(………….........)                                                                              (…………………..)