Pengadaan Buku Melalui Hadiah

Salah satu pengadaan buku yang lain adalah dengan cara menerima hadiah dari instansi pemerintah, swasta, maupun dari berbagai lembaga lainnya.

Kegiatan pemberian dan penerimaan bahan pustaka hadiah bahan pustaka di perpustakaan dilaksanakan oleh bagian pengadaan. Hal ini sama dengan kegiatan pertukaran buku. Bidang pengadaan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan.

Pengadaan buku yang diperoleh dari hasil sumbangan/hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan, dan untuk ini perpustakaan memperoleh keuntungan yang besar dari buku sumbangan yang diterima. Tetapi sebelum perpustakaan menerima sumbangan buku, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan. Apakah cakupan buku sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dapatkah perpustakaan menangani buku-buku hadiah dilihat dari pengolahan, penempatan dan pemanfaatannya. Kadang-kadang penawaran hadiah buku terutama dari perorangan disertai dengan persyaratan yang khusus, misalnya buku harus ditempatkan pada ruangan khusus dan terpisah dari koleksi yang ada. Untuk menghadapi persyaratan ini, peerpustakaan harus benar-benar memertimbangkannya. Sumbangan tersebut bias tidak diterima karena hadiah yang akan diterima akan menjadi beban tambahan dalam pengelolaannya.

Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Sumber yang bias diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku diantaranya adalah sebagai berikut :

• Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
• Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
• Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
• Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, Negara maju melalui kedutaannya.

Ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu sebagai berikut :

Hadiah atas permintaan

• Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan, dan sebagainya).
• Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
• Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
• Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
• Memeriksa buku yang dating dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.
• Mengirimkan ucapan terima kasih.
• Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.

Hadiah tidak atas permintaan

• Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
• Mengirimkan surat ucapan terima kasih.
• Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain.

Untuk tertib administrasi maka setiap pengiriman buku sebaiknya dilampirkan tanda terima. Sebagai contoh tanda terima dapat dilihat berikut ini :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS …………………

PERPUSTAKAAN

Kampus ……………….Po Box ………..Telp…………..

TANDA TERIMA

Telah diterima buku sebanyak …………judul………….eksemplar sebagai hadiah dari ……………..yaitu sebagai berikut :

No	Pengarang	Judul	Jumlah

Diterima tanggal                                                                                 Yang menyerahkan

Nama Penerima

Instansi

(………….........)                                                                              (…………………..)

Pengadaan Buku melalui Pertukaran

Pertukaran buku dapat dilakukan antar perpustakaan maupun dengan instansi lain. Kegiatan ini memiliki potensi yang besar dalam pengembangan koleksi perpustakaan dikarenakan dapat dilakukan secara cuma-cuma namun harus sesuai dengan tujuan perpustakaan. 

Pengelolaan pertukaran buku di sebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Bagian pertukaran akan berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran dengan lembaga lain dan memperoleh bahan-bahan yang dapat dipertukarkan serta memelihara administrasi pertukaran termasuk catatan lainnya. Staf yang bertugas di bagian pertukaran biasanya dilibatkan juga dalam pemilihan bahan pustaka yang diharapkan dapat diterima melalui pertukaran, melakukan penelusuran bibliografi yang perlu untuk menemukan bahan-bahan pertukaran dan merencanakan serta mengorganisasi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan tukar-menukar. Dalam kegiatan pertukaran ini, terlebih dahulu akan dibuatkan perjanjian antar perpustakaan untuk membicarakan bahan pertukarannya. Masing-masing perpustakaan menawarkan terbitannya. Sebelum memutuskan untuk menerima tawaran perpustakaan/lembaga lain, hal yang harus dipertimbangkan adalah apakah buku yang ditawarkan benar-benar cocok dengan subjek yang dicakup perpustakaan. Biasanya perbandingan publikasi adalah 1:1 dengan tidak memandang berat, tebal-tipis publikasi, harga maupun bahasa. 

Pertukaran antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan antara lain : 

• Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di took buku, sebagai contoh : terbitan pemerintah (grey literature). 
• Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat. 
• Mengembangkan kerjasama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional. 

Cara Pertukaran 

Cara melakukan pertukaran bahan pustaka adalah sebagai berikut : 

• Perpustakaan yang mempunyai buku lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar untuk ditawarkan, dengan cara : 
• Sebelum ditawarkan, setiap buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapt dikeluarkan dari koleksi perpustakaan. 
• Dalam penawaran disusun menurut subjek, kemudian menurut pengarang dan judul. 
• Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama. Disamping itu disebutkan pula persyaratan untuk pengadaan pertukaran buku tersebut, seperti ongkos kirim, isi/subjek, dan keseimbangan bahan pertukaran. 
• Perpustakaan meneerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya, serta membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya. 
• Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran melakukan pemilihan buku yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar buku-buku yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran, dan mengirimkannya. 
• Kemudian, perpustakaan yang telah menerima tanggapan atau penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya. Setelah melakukan kesepakatan maka tukar menukar dapat dilaksanakan. 
• Kegiatan selanjutnya adalah masing-masing perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai dengan prosedur yang telah ada. 

Tugas bagian pengadaan dalam rangka melaksanakan pertukaran antara lain : 

• Merencanakan dan menyusun pekerjaan. Mendaftar bahan pertukaran yang diterima. 
• Mempersiapkan daftar lembaga penukar. Melayani semua permintaan pertukaran. 
• Menagih buku bahan pertukaran yang belum diterima. 
• Mengatur pertukaran buku. Berhubungan dengan unit yang menyediakan bahan pertukaran. 
• Membuat catatan dan statistik. 
• Menilai hubungan pertukaran. Menyusun dan menangani duplikat yang dimanfaatkan untuk pertukaran. Melakukan kunjungan ke perpustakaan lain untuk mengefektifkan hubungan pertukaran dan berkesempatan memilih bahan pertukaran. 

Dalam melaksanakan pertukaran bahan pustaka terdapat pekerjaan spesifik yang meliputi : 

• Perencanaan metode untuk mendapatkan bahan pertukaran. 
• Penentuan landasan yang sehat untuk hubungan pertukaran. 
• Pemilihan lembaga untuk kerjasama pertukaran. Penawaran pertukaran. 
• Penilaian bahan pertukaran. Transaksi pertukaran atau penolakan pertukaran. 
• Pengiriman dan penerimaan bahan pertukaran. Penagihan buku yang tidak diterima dan dan memenuhi tagihan. 
• Pemeliharaan catatan-catatan dan statistik. 
• Penilaian hubungan kerjasama pertukaran. 

Lembaga/instansi yang biasa melakukan kerja sama dalam pertukaran diantaranya adalah sebagai berikut : 

• Universitas/akademi yang menerbitkan bahan pustaka berupa terbitan resmi, disertasi atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan University Press, terbitan perpustakaan, reprint terbitan untuk unit penelitian. Pemerintah yang menerbitkan peraturan-peraturan dan terbitan resmi lainnya yang dikenal dengan terbitan pemerintah. 
• Organisasi ilmiah dan profesi. 
• Perusahaan-perusahaan industri. 

Dalam pengembangan koleksi perpustakaan, kegiatan ini perlu dibina dengan baik agar sumber-sumber informasi penting dari berbagai lembaga tersebut bias dikoleksi oleh perpustakaan karena biasanya tidak beredar di pasaran. Contoh surat penawaran untuk melakukan penawaran pertukaran dapat dilihat berikut ini : 

No          : 

Lampiran : 

Perihal   : Pertukaran Bahan Pustaka 

Kepada Yth : Kepala Perpustakaan Universitas ……………………. 

Dalam rangka kerja sama pengembangan koleksi, Perpustakaan …………….memiliki beberapa terbitan yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran dengan terbitan yang Saudara miliki. Adapun terbitan tersebut adalah sebagai berikut :

1.

2. Dst. 

Kami menunggu konfirmasi kebutujan dan judul terbitan dari instansi Saudara. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 

                                                                                                      Sragen

                                                                                                      Kepala 

                                                                                                  (……………..) 

Pada umumnya pertukaran bahan pustaka yang banyakdilakukan perpustakaan adalah untuk terbitan berseri. Hal ini akan memudahkan pernyataan kerja sama karena setiap instansi pelaksana sudah memiliki terbitan yang secara rutin terbit sebagai bahan pertukarannya.