Pengadaan Terbitan Berseri

Pengadaan terbitan berseri mencakup kegiatan-kegiatan :

• Seleksi atau pemilihan terbitan berseri
• Pengadaan terbitan berseri melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri.
• Inventarisasi terbitan berseri yang telah diadakan.

Terbitan berseri adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian, tidak diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu. Jadi, suatu publikasi dapat digolongkan ke dalam terbitan berseri apabila diterbitkan secara berurutan, yang dinyatakan dengan volume, nomor atau bulan, serta tahun. Terbitan berseri diharapkan akan terbit terus dalam jangka waktu yang tidak ditentukan.

Jenis-jenis terbitan berseri diantaranya adalah :

• Majalah (magazine)

• Majalah populer

Majalah populer ditandai dengan bahasanya yang mudah dimengerti oleh orang awam, lebih banyak menyampaikan berita terbaru, tulisan kebanyakan ditulis oleh wartawan dari majalah walaupun ada juga artikel sumbangan dari bukan wartawannya. Contoh majalah populer antara lain :

• Femina, Kartini, Dewi, Lisa

Majalah-majalah ini berfokus pada artikel sekitar perempuan.

• Tempo, Gatra, Newsweek, Times

Majalah-majalah tersebut berfokus pada berita-berita seputar dunia politik, ekonomi, sosial, dan kemanusiaan.

• Hai, Kawanku, Gadis

Majalah-majalah tersebut membidik konsumen remaja.

• Majalah Ilmiah

Tulisan yang dimuat dalam majalah ilmiah bersifat keilmuan yang praktis dan menggunakan bahasa yang mudah dicerna oleh masyarakat awam. Walaupun demikian, untuk beberapa majalah yang topik bahasannya agak sangat spesifik, ada juga kesulitan memahami artikel-artikelnya terutama untuk orang-orang yang tidak biasa membaca dalam bidang keilmuan yang dibahas. Beberapa contoh majalah ilmiah adalah sebagai berikut :

• Trubus, Flora

Majalah yang memuat artikel mengenai masalah-masalah praktis dalam bidang pertanian, perikanan, peternakan baik dari segi budi dayanya, maupun pemasarannya.

• Info Komputer

Memuat artikel tentang masalah-masalah praktis dalam bidang komputer, mudah dimengerti oleh orang-orang  yang biasa bekerja dengan komputer.

• Manajemen

Memuat artikel tentang masalah-masalah manajemen yang terjadi di banyak dunia kerja di Indonesia.

Perkembangan dari majalah adalah munculnya tabloid. Isinya mirip dengan majalah atau surat kabar, namun ukurannya lebih besar dari majalah, tetapi lebih kecil dari surat kabar, dan kertasnya banyak yang menggunakan kertas koran. Barbagai tabloid di pasaran memberitakan kegitan sekitar dunia selebritis, dunia olahraga, tanaman, dan hewan. Beberapa contoh tabloid diantaranya :

• Nova, Cek & Ricek, Wanita Indonesia, Bintang Indonesia, Asian Plus

Tabloid ini banyak memberitakan dunia selebritis dan membahas masalah hidup sehari-hari.

• Bola, Gol

Tabloid khusus yang membahas dunia olahraga.

• Agrobis, Agrina

Tabloid khusus mengenai pemeliharan tanaman dan hewan, serta agribisnis.

• Pulsa

Tabloid khusus yang membahas dunia seluler.

• Warta

Warta atau newsletter banyak diterbitkan untuk menyebarluaskan kegiatan dari sebuah instansi, baik kegiatan ilmiah maupun kegiatan sehari-hari para pakar/karyawan dari instansi tersebut. berita yang dimuat berupa topik-topik penelitian yang sedang dilakukan para pakar, seminar, kunjungan ke instansi lain, dan sebagainya. Warta ini biasanya dikirimkan ke berbagai instansi lainnya secara gratis.

• Buletin

Buletin merupakan sebuah terbitan berkala yang memuat berita-berita maupun artikel-artikel dari hasil penelitian. Contohnya adalah :

• Buletin penelitian kesehatan

Memuat hasil penelitian masalah kesehatan.

• BIES (Bulletin of Indonesian Economic Studies)

Memuat tulisan ilmiah tentang masalah ekonomi Indonesia dan ilmu-ilmu yang berkaitan.

• Jurnal

Jurnal juga memuat artikel-artikel hasil penelitian bidang ilmu tertentu. Namun artikel dalam jurnal dinilai terlebih dahulu oleh sebuah tim redaksi yang terdiri dari orang-orang yang ahli dalam bidang ilmunya. Contoh jurnal diantaranya:

• Library Journal, Jurnal Pustakawan Indonesia

Terbitan berkala ini membahas tentang masalah perpustakaan.

• The International Journal of Human Resource Management

Memuat arikel-artikel internasional mengenai manajemen sumber daya manusia.

• Surat Kabar

Surat kabar merupakan terbitan berkala yang diterbitkan setiap hari, isinya tidak dibatasi pada satu subjek tertentu dan berisikan informasi atau berita mutakhir.Tujuan diterbitkannya surat kabar adalah untuk menyebarluaskan berita secara cepat dan tepat. Contoh surat kabar adalah sebagai berikut :

• Kompas, Republika, Suara Pembaharuan

Merupakan surat kabar nasional yang diterbitkan di seluruh Indonesia.

• Pikiran Rakyat, Jawa Post, Solo Pos

Merupakan surat kabar lokal yang diterbitkan di daerah tertentu.

Pengadaan Buku melalui Pertukaran dan Hadiah

Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar-menukar dan hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan.

Untuk mengadakan kegiatan pertukaran ini terlebih dahulu dibuatkan perjanjian antarperpustakaan untuk membicarakan bahan pertukarannya. Sebelum memutuskan untuk menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan/lembaga lain, hal yang harus dinilai adalah apakah buku yang ditawarkan benar-benar cocok dengan subjek yang dicakup perpustakaan. Adapun tujuan dilakukan pertukaran, adalah sebagai berikut :

• Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan/atau grey literature.
• Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.
• Mengembangkan kerja sama antarperpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.

Lembaga/instansi yang bisa melakukan kerja sama dalam pertukaran diantaranya adalah sebagai berikut :

• Universitas/akademi yang menerbitkan bahan pustaka berupa terbitan resmi, disertasi atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan University Press, terbitan perpustakaan, reprint terbitan untuk unit penelitian.
• Pemerintah yang menerbitkan peraturan-peraturan dan terbitan resmi lainnya yang dikenal dengan terbitan pemerintah.
• Organisasi ilmiah dan profesi.
• Perusahaan-perusahaan industri.

Cara perolehan buku yang lain yaitu dengan cara menerima hadiah baik dari instansi pemerintah, swasta maupun dari berbagai lembaga lainnya. Sumber yang bisa diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku diantaranya adalah sebagai berikut :

• Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
• Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
• Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
• Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju melalui kedutaannya.

Ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu :

• Hadiah atas permintaan.

• Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya.
• Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
• Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
• Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
• Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.
• Mengirimkan ucapan terima kasih.
• Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur.

• Hadiah tidak atas permintaan

• Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
• Mengirimkan surat ucapan terima kasih.
• Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses.
• Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain.

Pengadaan Buku melalui Pembelian

Pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.

Sebelum mengadakan pembelian biasanya sebuah perpustakaan akan mengadakan seleksi terlebih dahulu. Hal itu dikarenakan adanya keterbatasan dana dan untuk menyesuaikan kebutuhan penggunanya. Judul-judul buku yang telah diseleksi akan dikumpulkan data bibliografinya dalam bentuk kartu maupun elektronik sebagai pangkalan data elektronik. Kumpulan data bibliografi ini dikenal dengan istilah desiderata, yaitu daftar yang berisi judul-judul buku yang dibutuhkan untuk diadakan.

Apabila anggaran sudah tersedia, dan jumlahnya telah ditentukan maka selanjutnya adalah melakukan pembelian buku-buku tersebut. Pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu melalui : 

• Toko buku

Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai dana yang relatif kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender. Selain itu cara ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu. Cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut :

• Membuat daftar buku yang akan dibeli berdasarkan judul.
• Menentukan toko buku yang akan dihubungi.
• Menyerahkan daftar judul yang akan dibeli ke toko buku tersebut, baik dengan cara facsimile, melaui e-mail, atau datang langsung ke toko buku.
• Toko buku memberikan informasi tentang buku-buku yang tersedia berikut harganya.
• Melakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah buku yang dibeli dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
• Toko buku mengirimkan buku-buku yang sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku-buku tersebut.

• Toko Buku On-line

Saat ini banyak terdapat toko buku on-line, dimana kita bisa membeli buku melalui internet. Pembayaran biasanya dilakukan melalui kartu kredit ataupun tranfer melalui bank. Sebagai contohnya yaitu Amazon.com, yang terdapat di Amerika. Di Indonesia juga sudah tersedia toko buku yang bisa diakses melalui internet, seperti Mizan dan Gramedia. Prosedur pembelian melaui toko buku sacara online adalah sebagai berikut :

• Siapkan judul-judul buku yang akan dibeli.
• Temukan toko buku mana yang akan dihubungi.
• Cari alamat toko buku tersebut di internet melalui homepage.
• Ikuti prosedur yang tersedia di toko buku tersebut.
• Pilihlah judul-judul buku yang akan dibeli.
• Informasikan judul-judul yang dipesan.
• Melakukan pembayaran melalui internet atau melalui bank, sesuai kesepakatan pada waktu transaksi.
• Apabila menggunakan kartu kredit, gunakan prosedur yang telah ditetapkan.
• Apabila pembayaran melalui bank, gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat, dan mengirimkan bukti pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang dipesan (proforma invoice).
• Menyimpan fotokopi bukti pembyaran, untuk keperluan klaim.

• Pembelian secara langsung ke penerbit, baik di dalam negeri maupun luar negeri

Prosedur pembelian buku melalui penerbit dalam negeri, yaitu sebagai berikut :

• Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit.
• Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku tersebut.
• Menerima proforma invoice dari penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaannya dan informasi cara pembayaran.
• Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam proforma invoice, yaitu dengan trasfer langsung ke rekening ataupun dikirim melalui pos.
• Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
• Membuat pertanggungjawaban ssuai dengan peraturan yang berlaku.
• Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.

• Agen buku yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor, baik di dalam negeri maupun di luar negeri

Cara pembelian yang sering juga dilakukan oleh perpustakaan adalah cara pembelian melalui agen. Ada beberapa alasan kenapa perpustakaan memilih agen untuk membeli buku :

• Semua pesanan judul-judul buku yang berasal dari penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. Hal ini memudahkan pesanan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
• Apabila buku yang dipesan tidak datang maka perpustakaan cukup menghubungi agen, tidak perlu melakukan klaim ke penerbit.

Ada beberapa agen buku di dalam negeri diantaranya adalah (a) Jakarta Raya, (b) Paramita Book Corner, (c) Tropen, (d) PF Book, (e) Sagung Seto, (f) Scientific, (g) Spektra.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih agen :

• Pelayanan tambahan

Di samping memberikan pelayanan standar, agen buku yang lebih besar menawarkan beberapa bantuan, yaitu :

• Buku-buku yang dipesan akan diolah terlebih dahulu dan dilengkapi dengan kartu katalog.
• Secara rutin mengirimkan katalog yang berisi informasi judul-judul pilihan terbitan terbaru.
• Menawarkan perlengkapan perpustakaan lainnya juga bahan audio visual.

• Potongan harga

Hampir semua agen buku menawarkan potongan harga lebih rendah dari harga buku. Potongan ini bervariasi dan tergantung dari volume pembelian, jenis dokumen yang dipesan, dan pelayanan yang diberikan.

• Waktu pengiriman

Pemenuhan waktu sesuai jadwal merupakan tutntutan yang utama dari perpustakaan. Sebagian agen buku dapat mengirimkan buku dalam 3-10 hari setelah pesanan diterima, tetapi sebagian besar pesanan dapat dipenuhi dalam 4-6 minggu. apabila buku harus dipesan dari penerbit maka waktu pengiriman dapat lebih lama, yaitu 90-120 hari.

• Pemenuhan kebutuhan pesanan

Agen buku pada umumnya tidak mempunyai semua buku yang diperlukan oleh pepustakaan. rata-rata pemenuhan pesanan berkisar antara 50-70 persen ari judul yang dipesan.

Ada beberapa cara yang ditawarkan penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan :

• Approval plan

Cara ini dilakukan yaitu dengan cara perpustakaan mengirimkan profilnya yang berupa penjelasan yang menggambarkan cakupan subjek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen mengirimkan buku-buku yang relevan dengan perpustakaan. Perpustakaan dapat mengembalikan setiap judul yang tidak cocok dengan kebutuhan perpustakaan.

• Blanket Order

Sistem ini mirip dengan approval plan namun perpustakaan tidak perlu mengirimkan profilnya. Perpustakaan cukup memberitahu agen atau penerbit untuk mengirimkan semua buku-buku yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau permintaan khusus. Namun perpustakaan tidak dapat mengembalikan judul-judul yang tidak sesuai. Keuntungan dari sistem ini adalah adanya diskon/potongan harga yang cukup tinggi dan waktu pengadaaan yang cepat.

• Standing Order

Dengan sistem ini perpustakaan akan memperoleh setiap buku yang telah diterbitkan oleh suatu penerbit. Sistem ini biasa digunakan oleh penerbit-penerbit perguruan tinggi dan penerbit dalam subjek khusus.

Kegiatan Utama di Perpustakaan

Dewasa ini di Indonesia dikenal mempunyai beberapa jenis perpustakaan. Masing-masing perpustakaan mempunyai tujuan dan fungsi yang berbeda. Namun pada dasarnya kegiatannya sama, yaitu :

• Pengadaan

Kegiatan ini dilakukan dalam rangka pengembangan koleksi. Pembaca akan bosan jika koleksi perpustakaan tidak lengkap. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi :

• Program lembaga induk perpustakaan
• Kelompok-kelompok pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani
• Kebutuhan pengguna
• Jenis koleksi
• Kriteria bahan pustaka
• Jumlah eksemplar
• Bahasa bahan pustaka yang dilayani

Kegiatan pengadaan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

• Pembelian

Pembelian dapat dilakukan pada toko buku lokal, langsung ke penerbit, agen buku, ataupun melalui pemesanan ke luar negeri. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi, kita bisa juga melakukan pembelian lewat internet. Situs yang paling terkenal yaitu Amazon.com.

• Pertukaran

Tambahan bahan pustaka untuk suatu perpustakaan dapat diperoleh dengan cara pertukaran. Untuk melakukan kegiatan ini perpustakaan perlu memiliki terbitan sebagai bahan pertukaran. Terbitan tersebut dapat berupa hasil penerbitan perpustakaan sendiri, lembaga induknya, atau bahan pustaka yang ada di perpustakaan, biasanya yang diterima sebagai hadiah, tetapi tidak dijadikan koleksi karena tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna setempat.

• Hadiah

Bahan pustaka dapat diperoleh dari hadiah suatu instansi, perusahaan, ataupun dari perorangan. Dengan adanya hadiah ini, perpustakaan dapat menghemat biaya pengadaan. Namun bahan pustaka ini dapat diterima jika memenuhi persyaratan perpustakaan yang disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya.

• Pengolahan Bahan Pustaka

Setelah buku diterima maka harus melalui proses pengolahan dahulu sebelum disajikan pada penggunanya. Secara garis besar pekerjaan yang dilakukan di bagian pengolahan bahan pustaka adalah :

• Pemberian nomor induk pada buku baru 
• Pembuatan deskripsi bibliografi
• Pemberian tajuk subjek dan nomor klasifikasi
• Pengetikan lembar stensil/input dalam pangkalan data untuk pembuatan kartu katalog
• Penggandaan kartu katalog menggunakan mesin duplikator atau komputer
• Penjajaran kartu katalog menurut aturan yang sudah ditentukan
• Pemberian label
• Penempelan kantong buku dan slip tanggal kembali serta menyisipkan kartu buku
• Penjajaran buku ke rak

• Pelayanan Bahan Pustaka

Koleksi suatu perpustakaan dapat dipergunakan oleh siapapun yang memerlukannya sesuai dengan aturan yang berlaku. Kegiatan yang dilakukan pada bagian pelayanan bahan pustaka adalah :

• Pembuatan Kartu anggota

Pemakai yang akan menjadi anggota suatu perpustakaan harus memenuhi persyaratan dan menaati peraturan-peraturan perpustakaan bersangkutan.

• Peminjaman buku

Anggota menyerahkan bon peminjaman, kemudian memperlihatkan kartu anggota. Petugas mencatat buku yang dipinjam, mencabut kartu buku, menuliskan tanggal kembali, yang ada di belakang buku, kemudian memberikan buku kepda peminjam.

• Pengembalian buku

Petugas menerima buku dari peminjam, kemudian kartu buku dikembalikan pada buku yang telah dikembalikan, dan pada kartu anggota yang disimpan di file perpustakaan diberi cap kembali pada kode buku yang dikembalikan.

• Penagihan buku yang terlambat

Apabila buku terlambat dikembalikan didenda sebesar ketentuan yang berlaku pada perpustakaan yang bersangkutan. Penagihan buku yang terlambat dilakukan dengan menggunakan surat tagihan.

• Layanan informasi

Layanan informasi ini merupakan sarana yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk mencari informasi secara cepat ataupun melalui rujukan.

• Statistik

Statistik diperlukan untuk mengetahui berapa buku yang dipinjam maupun dikembalikan menurut nomor kelas setiap hari. Selain itu juga jumlah pengunjung maupun pengunjung yang belum menjadi anggota. Di samping itu perlu dibuat statistik jumlah buku yang dipergunakan di tempat menurut kelas setiap harinya. Dari pendaftaran anggota dan statistik ini dapat dibuat laporan bulanan/triwulan/tahunan.

Ragam Koleksi Perpustakaan

Semua jenis perpustakaan mengelola koleksi perpustakaan. Pengelolaan koleksi harus selaras dengan visi dan misi lembaga induk terkait. Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti beragam subyeknya dan memadai besarnya agar dapat menunjang tujuan dan program lembaga induknya. Berikut ini adalah ragam koleksi yang selayaknya tersedia di perpustakaan :

• Koleksi Rujukan

Koleksi rujukan merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Contoh koleksi rujukan antara lain ensiklopedia umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan/handbook, pedoman/manual, direktori. abstrak, indeks, bibliografi, biografi, atlas, berbagai standar dan sebagainya.

• Bahan Ajar

Bahan ajar diperlukan perpustakaan perguruan tinggi, sekolah, dan perpustakaan lembaga pendidikan lainnya. Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum.

• Terbitan Berseri

Koleksi ini bertujuan untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan. Contohnya majalah umum, majalah ilmiah, dan surat kabar.

• Terbitan Pemerintah

Pemakai perpustakaan sering juga memanfaatkan terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dan lainnya.

• Muatan Lokal

Muatan lokal terdiri dari muatan lokal (local collection) dan literatur kelabu (grey literature). Koleksi lokal meliputi bahan pustaka tentang suatu topik yang sifatnya lokal. Sedangkan literatur kelabu meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi atau lembaga induk lainnya dari perpustakaan yang bersangkutan. Yang termasuk literatur kelabu antara lain :

• Sripsi, tesis, disertasi
• Makalah seminar, simposium, konferensi,dan sebagainya
• Laporan penelitian dan laporan kegiatan lainnya
• Publikasi internal, termasuk majalah, buletin, dan sebagainya

• Bahan Bacaan untuk Rekreasi Intelektual

Bahan bacaan ini disediakan perpustakaan dalam berbagai media, seperti bentuk elektronik maupun bahan pandang dengar.

Jenis Bahan Pustaka

Bahan perpustakaan (Library Materials) biasa dikenal dengan istilah bahan pustaka. Sedangkan kumpulan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan disebut dengan istilah koleksi perpustakaan. Semua istilah tersebut pada intinya adalah ditujukan untuk sebuah karya hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam berbagai bentuk media.

Adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan serta semakin banyak pula berbagai jenis bahan pustaka yang tersedia. Hal ini menuntut perpustakaan untuk dapat mengembangkan koleksinya sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Berikut ini adalah jenis-jenis bahan pustaka dalam berbagai bentuk media :

• Karya Cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak.

• Buku

Buku atau dikenal juga dengan istilah monograf adalah bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan utuh tidak berseri. Berdasarkan standar UNESCO, tebal buku paling sedikit 48 halaman tidak termasuk kulit ataupun jaket buku. Di antaranya adalah buku teks, buku rujukan, buku fiksi. Biasanya dilengkapi dengan nomor standar intenasional, yaitu ISBN (Internationsl Standard Book Number).

• Terbitan Berseri

Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus-menerus dengan jangka waktu terbit tertentu. Misalnya, surat kabar (harian), tabloid, majalah (mingguan, bulanan), buletin, jurnal, warta/newsletter, laporan tahunan. Untuk jenis terbitan berseri menggunakan nomor standar ISSN (International Standard Serial Number).

• Karya Noncetak

Karya noncetak adalah bahan pustaka yang informasinya disampaikan dalam bentuk suara, gambar, teks, dan juga kombinasi dari bentuk-bentuk tersebut. Istilah lain dari karya ini adalah nonbooks materials (bahan nonbuku), nonprint (bahan noncetak), dan audiovisual materials (bahan pandang dengar).

• Rekaman suara

Karya ini dituangkan dalam bentuk piringan hitam, pita kaset, dan cakram (disk). Jika dilihat dari segi isi, diantaranya adalah rekaman musik, wawancara, seminar, ceramah, pelajaran bahasa Inggris, dan sebagainya.

• Film (gambar hidup) dan rekaman video

• Film

Film ada dua macam, yaitu film yang bersuara dan film yang tidak bersuara. Jika dilihat dari segi fisiknya ada 3 macam, yaitu film yang berukuran 18 mm, 16 mm, dan 35 mm. Alat bantu yang digunakan untuk melihatnya adalah proyektor dan layar.

• Rekaman video

Rekaman video mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset, gulungan, dan cakram. Alat bantu yang digunakan adalah televisi, komputer, VCR (Video Casette Recorder).

• Bahan Grafika

Bahan grafika adalah bahan pustaka yang harus diproyeksikan, misalnya :

• Filmstrip, yaitu selongsongan film yang memuat gambar dalam urutan tertentu yang diproyeksikan satu persatu.
• Slide, yaitu gambar dalam suatu media film atau bahan trasparan lain yang harus dilihat dengan bantuan proyektor slide.
• Trasparansi, yaitu selembar bahan trasparan yang berisi gambar dan dirancang untuk digunakan dengan overhead projector atau kotak sinar.
• Bahan Kartografi

Bahan kartografi adalah semua karya yang merupakan representasi grafika dari bumi, matahari, bulan, planet-planet, dan badan-badan ruang angkasa lainnya. Bahan pustaka ini dapat berbentuk dua dimensi atau tiga dimensi. Misalnya, peta ruang angkasa, atlas, globe, foto udara, dan sebagainya.

• Bentuk Mikro

Bentuk mikro adalah semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca tanpa menggunakan alat bantu (microreader). Contoh bentuk mikro antara lain :

• Mikrofilm, yaitu bentuk gulungan film yang berukuran 16 mm dan 35 mm.
• Mikrofis, yaitu bentuk lembaran sebesar kartu pos, berukuran 4x6 inci atau 3x5 inci. Sumber informasi ini dikenal dengan istilah eye-readable material.
• Aperture card, adalah satu lembar mikrofilm ukuran 35 mm yang ditempelkan pada lembaran kartu.
• Microfilm Cartridge, bentuknya sama dengan mikrofilm ukuran 16 mm, namun selain ditempatkan pada satu kemasan film juga diberikan suatu tanda agar pada waktu membacanya dapat dilakukan secara otomatis.
• Microfilm jackets, adalah bentuk mikrofilm yang dimasukkan ke dalam kantong plastik transparan yang mempunyai jalur-jalur dan  berisi 12 atau 14 lembar.
• Sumber Daya Elektronik

Sumber daya elektronik adalah informasi yang dituangkan dalam bentuk buku atau jurnal ektronik yang biasa dikenal dengan istilah electronic collection (e-collection). Contoh sumber daya elektronik adalah CD-ROM (Compact Disk read Only emory), disket, jurnal online.

Perbedaan Istilah-Istilah dalam Perpustakaan

Dalam dunia perpustakaan banyak istilah yang hampir sama namun berbeda makna. Untuk itu kita perlu mengerti perbedaan makna tersebut agar dapat memahami sistem perpustakaan secara menyeluruh. Kata-kata yang berhubungan dengan perpustakaan tersebut antara lain :

• Pustaka atau buku atau kitab, yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau cetakan, dijilid menjadi satu agar mudah dibaca dan sedikitnya berjumlah 48 halaman. Dari kata pustaka terbentuk kata turunan, antara lain perpustakaan, pustakawan, kepustakaan, ilmu perpustakaan, dan kepustakawanan.

• Perpustakaan, secara umum, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai.

• Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (minimal D2 dalam bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi). Menurut Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), pustakawan adalah orang yang memberikan dan melaksanakan kegiatan perpustakaan dalam usaha pemberian layanan/jasa kepada masyarakat sesuai dengan misi yang diemban oleh badan induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang diperolehnya melalui pendidikan. Sedangkan menurut keputusan bersama Menteri Pendidikan, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tahun 1988 yang disusul dengan Surat Keputusan bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dengan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara, menyatakan bahwa pustakawan adalah mereka yang memperoleh pendidikan minimal D2 ke atas. Dalam hal ini D2 dalam bidang ilmu perpustakaan.

• Kepustakaan yang dalam bahasa Inggris disebut references, bibliography, literature, adalah bahan bacaan cetak maupun rekam yang digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah dan sejenisnya.
• Ilmu perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan, dan cakupannya yang meliputi :

• Perpustakaan sebagai suatu institusi, mencakup organisasi perpustakaan, perkembangannya, peranannya dalam masyarakat, dan sumbangan perpustakaan pada umat manusia.
• Organisasi koleksi perpustakaan, cara mengolah, menyimpan, dan sistem temu kembalinya (informasi).
• Pengawetan/pelestarian koleksi perpustakaan.
• Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan masyarakat.
• Hal-hal yang berkenaan dengan jasa perpustakaan, seperti berbagai layanan perpustakaan bagi pemakai/anggota.

• Kepustakawanan (librarianship), yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan, seperti profesi kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai.

Jenis Perpustakaan

Semua jenis perpustakaan merupakan bagian dari sistem pendidikan dan informasi masyarakat. Dengan adanya berbagai jenis masyarakat yang harus dilayani oleh perpustakaan, serta sejarah, tujuan, anggota, organisasi, dan kegiatan yang berlainan maka timbullah berbagai jenis perpustakaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi timbulnya berbagai jenis perpustakaan antara lain :

• Munculnya berbagai jenis media informasi, seperti media tercetak ( buku, majalah, laporan,surat kabar) dan media elektronik (film, foto, mikrofilm, video)
• Adanya keperluan informasi yang dibutuhkan berbagai jenis/kelompok pembaca
• Adanya berbagai spesialisasi subyek
• Adanya ledakan informasi

Selain berbagai faktor tersebut ada juga beberapa aspek yang mempengaruhi munculnya berbagai jenis perpustakaan, antara lain :

• Tugas dan fungsi perpustakaan
• Pemakai atau pengguna perpustakaan
• Koleksi perpustakaan

Jenis perpustakaan yang timbul dari berbagai aspek dan faktor tersebut yaitu :

• Perpustakaan Nasional

Perpustakaan nasional merupakan perpustakaan yang paling komprehensif yang melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara. Fungsi utamanya adalah menyimpan semua bahan pustaka yang diterbitkan suatu negara. Masyarakat yang dilayani adalah masyarakat umum, baik masyarakat dalam negeri maupun luar negeri. Tugas pokoknya adalah melaksanakan pengumpulan dan menyimpanan bahan pustaka tertulis, tercetak, dan terekam, baik yang terbit di Indonesia maupun di luar negeri sebagai khasanah kebudayaan bangsa serta melaksanakan pelayanannya untuk kepentingan pembangunan nasional dan kemajuan bangsa.

• Perpustakaan Internasional

Perpustakaan internasional adalah peprustakaan yang dikelola oleh dua negara atau lebih. Contohnya ialah perpustakaan PBB dan perpustakaan ASEAN.

• Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum mempunyai tugas melayani semua lapisan masyarakat yang memerlukan jasa perpustakaan dan informasi. Ciri-ciri perpustakaan umum adalah terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum, dan jasa yang diberikan pada hakikatnya bersifat cuma-cuma. Di Indonesia terdapat beberapa jenis perpustakaan umum, lazimnya dibagi menurut pembagian pemerintahan. Maka jenis perpustakaan umum yang ada ialah :
Perpustakaan umum desa, biasa disebut perpustakaan desa. Perpustakaan ini dikelola oleh pemerintah desa dan pelaksanaannya dilakukan oleh Lembaga Ketahanan Masyarakat Desa (LKMD) bekerjasama dengan Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK).
Perpustakaan umum kecamatan. Perpustakaan ini dikelola oleh camat beserta perangkat kecamatan. Masyarakat yang dilayani adalah penduduk seluruh kecamatan. Kehadiran perpustakaan ini sebagai alternatif jika penduduk tidak menemukan informasi di perpustakaan desa.
Perpustakaan umum kabupaten/kotamadya. Perpustakaan ini biasanya didirikan dan dikelola oleh pemerintah daerah dan anggarannya dimasukkan dalam APBD.
Perpustakaan daerah. Perpustakaan daerah adalah unit pelaksana teknis dari perpustakaan nasional yang berlokasi di setiap provinsi.
Perpustakaan provinsi, yaitu perpustakaan yang didirikan dan dikelola oleh pemerintah daerah tingkat I (provinsi). Contohnya adalah Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara yang didirikan pada tahun 1972.
Perpustakaan keliling. Perpustakaan keliling merupakan perluasan jasa sebuah perpustakaan umum untuk melayani pemakai yang tidak terjangkau oleh perpustakaan umum tetap (statik). Biasanya dilakukan dengan menggunakan mobil atau perahu.

• Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Masyarakat yang dilayani perpustakaan ini bersifat homogen. Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu :

• Pendidikan dan pengajaran
• Penelitian
• Pengabdian pada masyarakat

• Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan. Masyarakat yang dilayani terbatas dalam lingkungan sekolah masing-masing baik SD, SMP, maupun SMA, yang terdiri dari kepala sekolah, guru, staf administasi, dan siswa. Tujuannya adalah :

• Pendidikan, yaitu menunjang pendidikan
• Informasi, membekali siswa dengan keterampilan mencari, mengolah dan mengevaluasi informasi
• Pengembangan pribadi dan watak
• Penelitian sederhana dan rekreasi

• Perpustakaan Pribadi

Perpustakaan pribadi adalah perpustakaan yang dibiayai dan dikelola oleh perorangan namun beberapa atau seluruh jasanya terbuka bagi umum.

• Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang memiliki koleksi pada subyek-subyek khusus (tertentu). Biasanya dimiliki oleh sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, industri, maupun perusahaan swasta. Adapun ciri-ciri perpustakaan khusus diantaranya adalah :

• Memberi informasi pada badan induknya, di mana perpustakaan itu berada (didirikan)
• Tempatnya di gedung-gedung pusat penelitian, asuransi, agen-agen serta badan usaha yang mengarah ke kegiatan bisnis
• Melayani pemakai khusus pada organisasi induknya
• Cakupan subyeknya terbatas (khusus)
• Ukuran perpustakaannya relatif kecil
• Jumlah koleksinya relatif kecil

.

Tugas dan Fungsi Perpustakaan

Tugas Perpustakaan

Agar dapat mengikuti perkembangan zaman, maka peran perpustakaan harus ditingkatkan. Saat ini pengguna perpustakaan banyak yang telah memanfaatkan kemajuan teknologi dalam mencari informasi. Oleh karena itu pengelola perpustakaan harus dapat menyediakan informasi yang dapat diakses lewat internet. Seiring perkembangan iptek maka semakin berat pula tugas perpustakaan dalam menyediakan layanan informasi yang dibutuhkan penggunanya. Perpustakaan harus mampu menjadi jembatan informasi masa lalu, masa kini, dan masa depan.

Secara umun tugas perpustakaan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan, dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai atau masyarakat.

Secara garis besar tugas perpustakaan adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan, menyimpan, dan menyediakan informasi kepada penggunanya baik dalam bentuk cetak, elektronik, maupun multimedia
• Menyediakan informasi yang dapat diakses lewat internet untuk memudahkan masyarakat penggunanya dalam mendapatkan informasi.
• Mengikuti perkembangan teknologi terutama dalam bidang perpustakaan agar keinginan dan kebutuhan informasi penggunanya dapat terpenuhi.
• Menjadi jembatan informasi bagi pengguna
• Menjadi media yang efektif dan inovatif terhadap lingkungan yang beragam

Fungsi Perpustakaan

Perpustakaan mempunyai peran yang sangat besar terhadap masa depan bangsa ini. Perpustakaan berusaha membantu masyarakat gemar membaca agar indonesia ini bisa mengikuti negara-negara lain yang sudah maju. kita semua mungkin prihatin melihat kenyataan bahwa masih banyak masyarakat kita yang buta huruf. Sungguh sangat disayangkan ternyata program pemerintah dibidang pendidikan belum berhasil. Masyarakat kota sudah mengenal kemajuan teknologi, namun jauh di sana masih banyak saudara kita yang buta huruf. Untuk sekolah dan mendapatkan buku saja mereka harus berjuang jauh. Sangat diharapkan bahwa kehadiran perpustakaan ini akan dapat membantu memecahkan masalah tersebut. Sehingga dapat memenuhi fungsinya dalam mencerdaskan kehidupan masyarakat.

Fungsi perpustakaan dari waktu ke waktu akan mengalami perubahan, namun pada dasarnya fungsi perpustakaan adalah sebagai berikut :

• Fungsi Penyimpanan

Perpustakaan bertugas menyimpan koleksi (informasi) yang diterimanya. Tujuan ini nampak pada perpustakaan nasional. Perpustakaan nasional menyimpan semua terbitan tercetak yang diterbitkan di negara bersangkutan. Sebagai contoh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia berfungsi menyimpan terbitan yang dihasilkan di Indonesia beserta terbitan tentang Indonesia yang diterbitkan di luar negeri. Hal ini didasarkan pada Undang-undang Deposit yaitu UU No. 4 Tahun 1990 tentang Wajib Simpan Karya Cetak dan Rekam. Pelaksanaan UU ini diatur oleh PP No. 70 Tahun 1991 yang isinya menyatakan tentang kewajiban setiap penerbit, pencetak, dan produsen untuk mengirimkan contoh terbitan, baik cetak maupun terekam kepada Perpustakaan Nasional dan atau perpustakaan lain yang ditunjuk.

• Fungsi Edukatif (pendidikan)

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat belajar mandiri. Baik di sekolah maupun di luar lingkungan sekolah, perpustakaan dapat dimanfaatkan untuk tempat belajar seumur hidup. Di sekolah, perpustakaan dapat dimanfaatkan dalam proses belajar mengajar,  mengenalkan berbagai macam bacaan, dan,meningkatkan minat baca siswa agar gemar membaca. Di luar sekolah, perpustakaan dapat dimanfaatkan oleh mereka yang sudah bekerja untuk menambah ilmu dan keterampilan mereka.

• Fungsi Informatif

Perpustakaan mempunyai fungsi informatif, artinya informasi yang dibutuhkan pengguna dapat dicari di perpustakaan. Setiap pengguna tentu membutuhkan informasi yang berbeda-beda. Mungkin mereka membutuhkan informasi tentang obyek wisata, jadwal penerbangan, fasilitas kesehatan dan lain-lain. Oleh karena itu perpustakaan tidak hanya menyediakan informasi tentang koleksinya, melainkan juga informasi tentang lingkungan sekitarnya.

• Fungsi Penelitian

Perpustakaan memiliki fungsi penelitian, artinya sumber-sumber informasi  yang ada di perpustakaan dapat dijadikan bahan rujukan untuk melakukan penelitian. Umumnya fungsi ini terdapat di perpustakaan perguruan tinggi. Mereka memanfaatkan informasi yang ada di perpustakaan untuk keperluan penelitian ilmiah, seperti pembuatan makalah, skripsi, dan penelitian lainnya.

• Fungsi Kultural

Perpustakaan menyimpan khasanah budaya bangsa serta meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyediaan bahan bacaan. Selain itu perpustakaan juga menyediakan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik tentang kebudayaan antarbangsa. Hal itu bertujuan agar masyarakat dapat melestarikan dan dapat mengikuti perkembangan peradaban manusia dari masa ke masa,

• Fungsi Rekreasi

Perpustakaan mempunyai fungsi sebagai tempat dan sarana yang dapat memberikan hiburan pada penggunanya. Hal itu dilakukan dengan mendekorasi ruangan sebaik mungkin agar pengguna nyaman dalam memanfatkan perpustakaan. Selain itu, saat ini perpustakaan juga dilengkapi dengan media audio visual (TV, VCD). Ada juga yang dilengkapi dengan warnet. Jadi, pengguna dapat memanfatkan perpustakaan secara maksimal tanpa harus berpindah tempat untuk mendapatkan semua informasi yang diperlukannya.

Fungsi-fungsi perpustakaan akan berubah seiring perkembangan zaman. Oleh karena itu perpustakaan harus meningkatkan peran dan fungsinya dengan berbagai usaha, antara lain dengan mengadakan seminar, diklat perpustakaan, workshop, lokakarya, dan lain-lain. Diharapkan dengan berbagai usaha tersebut, perpustakaan akan mampu meningkatkan fungsinya dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi penggunanya di tengah perkembangan teknologi informasi.

Definisi Perpustakaan

Jika kita mendengar kata perpustakaan pasti pemahaman kita tertuju pada sebuah ruangan dengan buku-buku yang tertata di rak. Saya yakin pemahaman sebagian masyarakat juga demikian. Selama ini perpustakaan identik dengan sebuah gedung atau ruang, tumpukan  buku, dan petugas perpustakaan yang galak dan jarang tersenyum. Pemahaman itu memang tidak sepenuhnya salah. Namun pengertian perpustakaan saat ini tidak sesederhana itu. Akan tetapi lebih luas lagi dikaitkan dengan kegiatan didalam setiap jenis perpustakaan.

Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti kitab atau buku. Setelah ditambah awalan per dan akhiran an menjadi perpustakaan yang artinya kumpulan buku-buku yang kini dikenal sebagai koleksi bahan pustaka. Dalam bahasa Inggris dikenal sebagai istilah Library yang berasal dari bahasa latin, yaitu liber atau libri yang artinya buku. Dalam Bahasa Belanda disebut bibliothek, Jerman dengan bibliothek, Perancis disebut bibliotheque, Spanyol dan Portugis dikenal dengan bibliotheca.

Berikut ini adalah beberapa pendapat mengenai perpustakaan : 

• Menurut Random House Dictionary of the English Language

Perpustakaan adalah suatu tempat, berupa sebuah ruangan atau gedung yang berisi buku-buku dan bahan-bahan lain untuk bacaan, studi maupun rujukan.

• Menurut Encyclopedia Britannica

Sebuah perpustakaan adalah himpunan bahan-bahan tertulis atau tercetak yang diatur dan diorganisasikan untuk tujuan studi dan penelitian atau bacaan umum atu kedua-duanya.

• Menurut  International Federation of Library Association and Institutions (IFLA)

Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.

• Menurut Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Perpustakaan diartikan sebagai (1) koleksi buku, majalah, dan bahan kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dan dibicarakan; (2) tempat, gedung, atau ruangan yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku.

• Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002

Perpustakaan adalah sebuah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem tertentu.

Dari definisi-definisi tersebut, jelas bahwa perpustakaan bukan hanya gedung yang berisi buku, tetapi harus ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu :

• Adanya bahan pustaka
• Adanya sistem tertentu dalam penataan dan pengolahan
• Adanya petugas yang profesional dalam melakukan sirkulasi bahan pustaka
• Adanya pengguna perpustakaan
• Perpustakaan dapat menunjang institusi tempatnya bernaung dan dapat menjadi mitra bagi lembaga lainnya.