Pengadaan Buku melalui Pertukaran dan Hadiah

Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar-menukar dan hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan.

Untuk mengadakan kegiatan pertukaran ini terlebih dahulu dibuatkan perjanjian antarperpustakaan untuk membicarakan bahan pertukarannya. Sebelum memutuskan untuk menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan/lembaga lain, hal yang harus dinilai adalah apakah buku yang ditawarkan benar-benar cocok dengan subjek yang dicakup perpustakaan. Adapun tujuan dilakukan pertukaran, adalah sebagai berikut :

• Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan/atau grey literature.
• Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.
• Mengembangkan kerja sama antarperpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.

Lembaga/instansi yang bisa melakukan kerja sama dalam pertukaran diantaranya adalah sebagai berikut :

• Universitas/akademi yang menerbitkan bahan pustaka berupa terbitan resmi, disertasi atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan University Press, terbitan perpustakaan, reprint terbitan untuk unit penelitian.
• Pemerintah yang menerbitkan peraturan-peraturan dan terbitan resmi lainnya yang dikenal dengan terbitan pemerintah.
• Organisasi ilmiah dan profesi.
• Perusahaan-perusahaan industri.

Cara perolehan buku yang lain yaitu dengan cara menerima hadiah baik dari instansi pemerintah, swasta maupun dari berbagai lembaga lainnya. Sumber yang bisa diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku diantaranya adalah sebagai berikut :

• Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
• Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
• Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
• Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju melalui kedutaannya.

Ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu :

• Hadiah atas permintaan.

• Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya.
• Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
• Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
• Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
• Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.
• Mengirimkan ucapan terima kasih.
• Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur.

• Hadiah tidak atas permintaan

• Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
• Mengirimkan surat ucapan terima kasih.
• Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses.
• Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain.