Pengadaan Buku melalui Pembelian

Pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.

Sebelum mengadakan pembelian biasanya sebuah perpustakaan akan mengadakan seleksi terlebih dahulu. Hal itu dikarenakan adanya keterbatasan dana dan untuk menyesuaikan kebutuhan penggunanya. Judul-judul buku yang telah diseleksi akan dikumpulkan data bibliografinya dalam bentuk kartu maupun elektronik sebagai pangkalan data elektronik. Kumpulan data bibliografi ini dikenal dengan istilah desiderata, yaitu daftar yang berisi judul-judul buku yang dibutuhkan untuk diadakan.

Apabila anggaran sudah tersedia, dan jumlahnya telah ditentukan maka selanjutnya adalah melakukan pembelian buku-buku tersebut. Pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu melalui : 

• Toko buku

Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai dana yang relatif kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender. Selain itu cara ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu. Cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut :

• Membuat daftar buku yang akan dibeli berdasarkan judul.
• Menentukan toko buku yang akan dihubungi.
• Menyerahkan daftar judul yang akan dibeli ke toko buku tersebut, baik dengan cara facsimile, melaui e-mail, atau datang langsung ke toko buku.
• Toko buku memberikan informasi tentang buku-buku yang tersedia berikut harganya.
• Melakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah buku yang dibeli dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
• Toko buku mengirimkan buku-buku yang sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku-buku tersebut.

• Toko Buku On-line

Saat ini banyak terdapat toko buku on-line, dimana kita bisa membeli buku melalui internet. Pembayaran biasanya dilakukan melalui kartu kredit ataupun tranfer melalui bank. Sebagai contohnya yaitu Amazon.com, yang terdapat di Amerika. Di Indonesia juga sudah tersedia toko buku yang bisa diakses melalui internet, seperti Mizan dan Gramedia. Prosedur pembelian melaui toko buku sacara online adalah sebagai berikut :

• Siapkan judul-judul buku yang akan dibeli.
• Temukan toko buku mana yang akan dihubungi.
• Cari alamat toko buku tersebut di internet melalui homepage.
• Ikuti prosedur yang tersedia di toko buku tersebut.
• Pilihlah judul-judul buku yang akan dibeli.
• Informasikan judul-judul yang dipesan.
• Melakukan pembayaran melalui internet atau melalui bank, sesuai kesepakatan pada waktu transaksi.
• Apabila menggunakan kartu kredit, gunakan prosedur yang telah ditetapkan.
• Apabila pembayaran melalui bank, gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat, dan mengirimkan bukti pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang dipesan (proforma invoice).
• Menyimpan fotokopi bukti pembyaran, untuk keperluan klaim.

• Pembelian secara langsung ke penerbit, baik di dalam negeri maupun luar negeri

Prosedur pembelian buku melalui penerbit dalam negeri, yaitu sebagai berikut :

• Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit.
• Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku tersebut.
• Menerima proforma invoice dari penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaannya dan informasi cara pembayaran.
• Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam proforma invoice, yaitu dengan trasfer langsung ke rekening ataupun dikirim melalui pos.
• Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
• Membuat pertanggungjawaban ssuai dengan peraturan yang berlaku.
• Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.

• Agen buku yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor, baik di dalam negeri maupun di luar negeri

Cara pembelian yang sering juga dilakukan oleh perpustakaan adalah cara pembelian melalui agen. Ada beberapa alasan kenapa perpustakaan memilih agen untuk membeli buku :

• Semua pesanan judul-judul buku yang berasal dari penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. Hal ini memudahkan pesanan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
• Apabila buku yang dipesan tidak datang maka perpustakaan cukup menghubungi agen, tidak perlu melakukan klaim ke penerbit.

Ada beberapa agen buku di dalam negeri diantaranya adalah (a) Jakarta Raya, (b) Paramita Book Corner, (c) Tropen, (d) PF Book, (e) Sagung Seto, (f) Scientific, (g) Spektra.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih agen :

• Pelayanan tambahan

Di samping memberikan pelayanan standar, agen buku yang lebih besar menawarkan beberapa bantuan, yaitu :

• Buku-buku yang dipesan akan diolah terlebih dahulu dan dilengkapi dengan kartu katalog.
• Secara rutin mengirimkan katalog yang berisi informasi judul-judul pilihan terbitan terbaru.
• Menawarkan perlengkapan perpustakaan lainnya juga bahan audio visual.

• Potongan harga

Hampir semua agen buku menawarkan potongan harga lebih rendah dari harga buku. Potongan ini bervariasi dan tergantung dari volume pembelian, jenis dokumen yang dipesan, dan pelayanan yang diberikan.

• Waktu pengiriman

Pemenuhan waktu sesuai jadwal merupakan tutntutan yang utama dari perpustakaan. Sebagian agen buku dapat mengirimkan buku dalam 3-10 hari setelah pesanan diterima, tetapi sebagian besar pesanan dapat dipenuhi dalam 4-6 minggu. apabila buku harus dipesan dari penerbit maka waktu pengiriman dapat lebih lama, yaitu 90-120 hari.

• Pemenuhan kebutuhan pesanan

Agen buku pada umumnya tidak mempunyai semua buku yang diperlukan oleh pepustakaan. rata-rata pemenuhan pesanan berkisar antara 50-70 persen ari judul yang dipesan.

Ada beberapa cara yang ditawarkan penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan :

• Approval plan

Cara ini dilakukan yaitu dengan cara perpustakaan mengirimkan profilnya yang berupa penjelasan yang menggambarkan cakupan subjek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen mengirimkan buku-buku yang relevan dengan perpustakaan. Perpustakaan dapat mengembalikan setiap judul yang tidak cocok dengan kebutuhan perpustakaan.

• Blanket Order

Sistem ini mirip dengan approval plan namun perpustakaan tidak perlu mengirimkan profilnya. Perpustakaan cukup memberitahu agen atau penerbit untuk mengirimkan semua buku-buku yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau permintaan khusus. Namun perpustakaan tidak dapat mengembalikan judul-judul yang tidak sesuai. Keuntungan dari sistem ini adalah adanya diskon/potongan harga yang cukup tinggi dan waktu pengadaaan yang cepat.

• Standing Order

Dengan sistem ini perpustakaan akan memperoleh setiap buku yang telah diterbitkan oleh suatu penerbit. Sistem ini biasa digunakan oleh penerbit-penerbit perguruan tinggi dan penerbit dalam subjek khusus.